Quem é que nunca se viu refém da procrastinação e da falta de foco? Gerenciar o tempo no trabalho vai muito além de simplesmente fazer um checklist e se propor a cumpri-lo dentro da carga horária diária.
Através de dicas simples, saiba como orientar e gerenciar o trabalho do projeto de forma prática – conferindo 8 táticas comprovadas.
Estratégias comprovadas para gerenciar o tempo no trabalho:
Está cansado de se perder no tempo e não aproveitar ao máximo sua carga horária de trabalho? A seguir, listamos 8 táticas que podem ser suas verdadeiras aliadas ao gerenciar o tempo no trabalho.
Aplicando-as com efetividade, com certeza sua rotina de trabalho jamais será a mesma! Vamos lá?
1. Antes de tudo: tenha em mente quais são suas metas
Lembre-se da famosa frase: “se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”? Pois então, considere isso quando estivermos falando sobre o processo de gerenciamento x gestão no trabalho.
Antes mesmo de estabelecer um planejamento, definir prioridades ou gerenciar o tempo no trabalho, você precisa saber onde quer chegar. Quais são suas metas e objetivos para aquela semana ou mês?
Visualizar suas metas permitirá manter o nível necessário de foco e motivação para atingir aquilo que se pretende alcançar. Se tiver dúvidas sobre como pensar em suas próprias metas, utilize métodos como o SMART para te auxiliar.
2. Planeje um dia de cada vez
Sabe aquela história de que nada adianta querer “abraçar o mundo”? Sem dúvida alguma, isso se aplica muito bem para a rotina de trabalho. Definitivamente, é melhor planejar cada dia do que correr o risco de abraçar mais tarefas do que deveria – e não concretizar quase nada.
A solução é ser sincero consigo mesmo e só se propor aquilo que realmente será cumprido. “Passos de tartaruga” podem ser bem mais efetivos, desde que sigam o planejamento adequado. Pense nisso ao gerenciar o tempo no trabalho.
3. Estabeleça prioridades para cada uma das atividades
Quer saber como gerenciar melhor o tempo no trabalho? Trate de definir suas próprias prioridades. Divida as tarefas considerando sua importância e o quão urgente são – realizando primeiro as realmente essenciais. Quer um exemplo mais prático?
Inicie pelas tarefas que são urgentes e realmente importantes;
Depois, vá seguindo para aquelas que ainda são importantes, mas não necessariamente urgentes;
Em seguida, dê preferência para as urgências, ainda que não tenham muita importância;
E, por fim, deixe por último o que não tem nível relevante de importância ou urgência. Se sua rotina for bastante corrida, talvez você nem irá realizá-las.
Um dia de trabalho pode não ser suficiente para cumprir com tudo que você precisa realizar. O segredo para vencer tudo isso é priorizar. Se ficar perdido, tente seguir o passo a passo que trouxemos anteriormente para te apoiar.
4. Controle os prazos
Pouco importa se algumas pessoas sequer gostam de ouvir a palavra “prazo” ou “deadline”. É quase impossível trabalhar sem estar envolvido com uma série de datas e horários que precisam ser seguidos.
Programar-se com antecedência é o segredo para não ficar apavorado com prazos e para controlar melhor seu próprio fluxo de trabalho. Não esqueça de sempre ter uma margem de segurança quando fizer suas previsões. Assim, imprevistos não irão te impedir de cumprir com o necessário.
5. Agregue técnicas para aumentar o foco
Uma excelente maneira de orientar e gerenciar o trabalho do projeto é contar com métodos que estimulam o foco e a produtividade. Como exemplo, podemos citar a técnica de Pomodoro, que consiste em dividir os afazeres em períodos de concentração máximas – intercalados com pequenas pausas.
A boa notícia é que métodos como esse podem ser aplicados a diferentes tipos de tarefas – agregando ótimos resultados. Para gerenciar o tempo no trabalho, vale a pena ir dividindo o dia em “Pomodoros”, se você se adaptar.
6. Marque os compromissos com lembretes e agendamentos
Quem nunca foi “deixado(a) na mão” pelo simples esquecimento? Para atingir o equilíbrio entre gerenciar o tempo no trabalho e não esquecer do que realmente deve ser realizado, faça o uso de calendários para todos os agendamentos.
Isso permitirá ter uma melhor visualização sobre suas tarefas diárias, além de economizar estresse por perder compromissos ou guardar infinitos lembretes mentais sobre o trabalho.
Softwares de qualidade, como o Bitrix24, agregam calendários, controle de carga horária e gestão de tarefas em apenas uma interface. Sem dúvida, é válido experimentar.
7. Deixe de lado a procrastinação
Independente de quais sejam as suas atividades, a procrastinação é a inimiga número um de qualquer trabalho. Isso impede que colaboradores atinjam seus máximos níveis de produtividade e é capaz de gerar efeitos drásticos quando não é bem controlada.
Por isso, ao gerenciar o tempo no trabalho, fuja de tudo aquilo que poderá levar à procrastinação. Foque no que precisa ser feito e evite dar aquela olhadinha no Facebook ou no Instagram.
Só o fato de definir prioridades e estipular um planejamento diário já te ajudará a vencê-la – é por isso que as dicas que trouxemos hoje podem ser realmente válidas.
8. Descanse em períodos estratégicos
Gerenciar o tempo no trabalho não significa cumprir à risca as oito horas de expediente. Engana-se quem pensa que um dia de trabalho produtivo não envolve pausas. Embora alguns dias estejamos com o flow máximo, plenamente motivados, na maioria das vezes as pausas são restauradoras, se tornando essenciais.
Mas, é preciso estar atento para tomá-las nos momentos adequados. Quando for tirar um tempinho para alongar ou se distrair, aproveite aqueles períodos em que o flow foi embora e o tédio começa a chegar.
Mantenha-se focado nas atividades o quanto puder. Quando sentir que já está ficando cansado, dedique um tempinho para esfriar a cabeça e aproveitar os benefícios de uma pausa. Em vez de fazer mal, isso tende a revitalizar sua disposição, estimular a criatividade e aumentar a produtividade. Experimente!
Para finalizar: realize cada passo com o apoio de um software de gestão
A tecnologia agrega cada vez mais benefícios para as corporações, e para a área de gestão de tempo e projetos não é diferente. Para que funcionários individuais ou mesmo equipes inteiras obtenham o êxito máximo, plataformas de gestão podem ajudar a cumprir com cada uma das 8 táticas.
O Bitrix24 é uma das principais plataformas colaborativas recomendadas para gerenciar o tempo no trabalho. Suas funcionalidades integradas permitem coordenar projetos, criar tarefas, monitorar a carga horária e muito mais.
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