Seja uma empresa de pequeno ou grande porte, a maioria das companhias é composta por diferentes equipes e pessoas que precisam se comunicar. Seja para alinhar expectativas, apresentar resultados ou compartilhar informações sobre clientes, fornecedores e produtos, os membros de todas as equipes necessariamente precisam trocar informações entre si para o bem do trabalho de cada um e para o sucesso da empresa. Neste artigo, você verá informações que talvez nunca tenha encontrado sobre colaboração e comunicação dentro das empresas, além de conhecer algumas soluções de colaboração online, como, por exemplo, ferramentas de gestão de equipes.
Em uma empresa, colaboração é a forma como seus membros trocam informações e se beneficiam das atividades uns dos outros para realizar tarefas e avançar em projetos, resultando em uma busca mais efetiva por um objetivo comum ou interligado. A colaboração permite que cada pessoa ou equipe se beneficie das habilidades ou das atividades realizadas por outras pessoas, que as compartilham em busca do bem comum.
Já a comunicação interna é, sem dúvida, uma parte vital da colaboração. Uma boa colaboração precisa contar com uma boa comunicação, e esta pode ser desenvolvida de diversas maneiras, desde síncrona e presencial até assíncrona e remota. Tudo isso varia de acordo com a cultura, os processos e as ferramentas de comunicação interna das empresas.
A colaboração entre pessoas de uma empresa pode aumentar a produtividade, acelerar os resultados, melhorar a interação e o relacionamento entre equipes, além de fortalecer o senso de comunidade e a cultura organizacional. Quando os colaboradores compartilham conhecimentos, a inovação se torna mais acessível, os processos ficam mais ágeis e os desafios são resolvidos de forma mais eficiente. Existem muitas estratégias e ferramentas para melhorar a comunicação com a equipe e tornar tudo mais colaborativo e eficiente. Adotar essas estratégias é muito mais fácil quando se utilizam ferramentas de comunicação corporativa, que muitas vezes fazem parte de softwares de colaboração, como o Bitrix24.
O Bitrix24 promove o equilíbrio perfeito entre a comunicação personalizada e o melhor da gestão de tempo e produtividade. Assim, comunicar-se bem com o seu time não deixará de ter o valor que deveria. É muito importante manter todos informados sobre o que foi discutido com um cliente ou sobre o estágio atual daquela tarefa que você está realizando, sem precisar escrever para cada um nem receber perguntas sobre isso em sua caixa de entrada. Uma ferramenta colaborativa como o Bitrix24 é uma adição incrivelmente poderosa para alcançar esse estágio de maturidade empresarial.
Os impactos da colaboração e da comunicação em equipes já foram estudados por diversas empresas e pesquisadores. Um grupo de pesquisadores italianos estudou como ferramentas de comunicação empresarial poderiam desenvolver melhores práticas em uma grande empresa de software.
Melhore a qualidade da comunicação entre suas equipes usando o Bitrix24 e ajude sua empresa a crescer.
Experimente agora!O estudo A Case Study on Tool Support for Collaboration in Agile Development investigou pontos de fricção no ambiente laboral de uma grande empresa italiana de software e testou mudanças para otimizar o trabalho por meio da comunicação. Alguns desses pontos eram a utilização de múltiplos canais de comunicação, como e-mails, videochamadas e programas de mensagens instantâneas corporativos, o fato de que todos eram usados de forma instintiva, o excesso de uso e a consequente superlotação de caixas de e-mail, além da dificuldade de encontrar informações relevantes — problemas comuns nas empresas que possivelmente também afetam você. Ao aprofundar-se no problema, a empresa identificou os seguintes fatores-chave:
A empresa usava apenas um quadro em um software de colaboração, onde desenvolvedores, gerentes e outros interessados compartilhavam o mesmo quadro com as mesmas informações. Após o estudo, a empresa percebeu que se beneficiaria ao separar os quadros por nível de atuação: um para os desenvolvedores, com detalhes técnicos das tarefas, e outro para os gestores, com apenas as tarefas principais e sem detalhes técnicos. Dessa forma, otimizaram a troca de informações entre as equipes técnica e de gestão.
Comunicar e colaborar não devem exigir mais tempo do que o necessário. Por isso, a empresa automatizou a integração entre a aplicação de gestão de tarefas e a de mensagens instantâneas, de modo que as atualizações das tarefas fossem enviadas automaticamente para canais específicos. Isso reduziu a necessidade de reuniões e chamadas, além de melhorar a visibilidade dos projetos.
Visando evitar confusões e redundâncias, a empresa estabeleceu regras claras sobre quais informações deveriam ser inseridas e o local correto para isso.
A empresa observou uma mudança extremamente positiva depois de entender melhor o seu problema e colocar o aprendizado em prática. Após as mudanças, 85% dos entrevistados relataram melhorias no fluxo de trabalho, gastando menos tempo com organização e atualização da ferramenta de gestão de tarefas. Também relataram uma melhora na comunicação entre desenvolvedores e gerentes, já que os gerentes agora podiam acompanhar os projetos com facilidade, gerando menos dúvidas e fricção.
Além de adotar ferramentas para melhorar a comunicação empresarial e aperfeiçoá-las, há outras formas de colaborar entre equipes para potencializar os colaboradores e os recursos da empresa. Vamos explorar algumas delas, começando pelo bom uso de um calendário compartilhado.
Isso permitirá que todos tenham visibilidade das reuniões, eventos, folgas e férias dos colegas, além dos melhores horários para falar com alguém. Fica mais fácil colaborar quando é possível visualizar o progresso de tarefas individuais e em grupo, além de conversar diretamente no próprio calendário. Com um calendário compartilhado atualizado em tempo real, toda a equipe ganha muito em tempo e produtividade.
Nada melhor do que chegar a uma reunião preparado, sabendo o que precisa fazer e o que esperar. Usando ferramentas de colaboração que incluem um calendário, ao marcar reuniões, é possível anexar pautas e ajudar todos a se prepararem, garantindo que o momento seja bem aproveitado. Além disso, essa ferramenta pode enviar avisos automáticos sobre eventos marcados ou alterados, sem a necessidade de enviar notificações individuais.
Fomentar o uso de termos padronizados e formatos de mensagem condizentes com o meio de comunicação é muito importante. Isso reduz ruídos e mal-entendidos que poderiam levar a erros operacionais e ao temido retrabalho. Quando a linguagem é clara, gasta-se menos tempo esclarecendo dúvidas e respondendo perguntas, resultando em mais tempo para realizar tarefas.
Para ter um relacionamento de qualidade com os clientes, é necessário saber muito sobre eles. Esse conhecimento precisa estar salvo e acessível a toda a equipe, não apenas à pessoa que o coletou. Por isso, um software de gerenciamento de clientes de qualidade deve dedicar espaço para anotações e inserção de informações. Se isso puder ser feito automaticamente por uma inteligência artificial enquanto você fala com os clientes, melhor ainda.
A maioria dos grandes projetos é colaborativa, ou seja, envolve tarefas que precisam ser realizadas por mais de uma pessoa, em que cada uma delas se beneficia do trabalho desenvolvido pelos colegas. A facilidade na gestão dessas tarefas pode definir o quão produtivo será o projeto. Desde a facilidade que o gerente do projeto tem para designar e acompanhar a execução das tarefas, editar prazos e responsáveis, até a facilidade de quem as executa em visualizar suas características e notificar os envolvidos quando as conclui ou quando algo muda. Além disso, o envio automático de notificações quando o status da tarefa é alterado é uma ajuda de grande valor.
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Experimente agora!Ferramentas ou softwares de colaboração são plataformas de comunicação em equipe, gestão de tarefas ou de relacionamento que permitem trabalhar de forma eficiente, aproveitando o melhor dos momentos remotos e presenciais, tanto no trabalho síncrono quanto no assíncrono. Essas ferramentas facilitam o armazenamento, o compartilhamento e a localização de informações sobre projetos, tarefas, clientes e processos de modo integrado. O resultado é a melhoria da produtividade individual e coletiva. Exemplos de ferramentas de colaboração incluem gerenciadores de tarefas, calendários compartilhados, quadros Kanban, mensageiros empresariais, entre outros.
Pergunte a si mesmo se alguma dessas situações se aplica a você: é comum precisar refazer uma tarefa, repetir instruções ou tirar dúvidas sobre algo que já fez ou disse? Ultimamente, você gastou tempo buscando informações sobre clientes porque não sabia se as tinha ou onde estavam? Ficou em dúvida sobre o andamento de uma tarefa que é responsabilidade de outra pessoa? Precisou perguntar a alguém quando ela estava livre para uma reunião? Foi para uma reunião sem ter certeza do que seria tratado e sem se preparar adequadamente? Esteve em uma reunião e saiu com a sensação de que "poderia ter sido um e-mail"? Tudo isso são bons indícios de que sua empresa ganharia bastante ao adotar algumas ferramentas de colaboração.
Isso pode variar de equipe para equipe, dependendo de suas necessidades e dos tipos de interação desejados. Uma empresa que trabalha remotamente, mas valoriza as interações síncronas, verá muito valor em videochamadas e aplicativos de mensagens instantâneas, enquanto empresas que operam totalmente presencialmente podem não precisar tanto desses recursos. Porém, toda empresa se beneficia muito de ferramentas de gestão de tarefas e projetos, calendários compartilhados, ferramentas de gestão de relacionamento com clientes (CRM) e armazenamento de arquivos na nuvem. É muito importante garantir o máximo de integração entre todas essas ferramentas. Portanto, se puder contar com uma plataforma que inclua todos esses recursos e garanta sua total integração, melhor ainda.
Existe uma infinidade de ferramentas que se propõem a melhorar a colaboração da sua equipe. Porém, de nada adianta se elas não estiverem integradas e não forem simples de usar. Você quer mais tempo para realizar seu trabalho, e essas ferramentas devem ajudá-lo nisso. Por isso, além de cumprir as funções que exploramos ao longo do texto, escolha ferramentas que sejam totalmente integradas umas às outras. Assim, você vai receber e enviar atualizações relevantes sem precisar escrever e-mails, terá reuniões verdadeiramente mais produtivas e verá as pessoas da sua equipe efetivamente se beneficiando do trabalho umas das outras.
Agora, imagine que, além disso, você pudesse contar com uma ajuda extra na realização mais rápida das tarefas repetitivas envolvidas nesses processos de comunicação. Por exemplo, se em vez de você preencher dados sobre os clientes no seu CRM para que toda a sua equipe tenha acesso, uma inteligência artificial fizesse isso automaticamente. Essa é uma das coisas que o Bitrix com CoPilot pode realizar.
Um estudo da McKinsey & Company indicou que empresas que utilizam IA em seus processos de vendas tiveram um aumento de 50% no número de leads e reuniões agendadas, até 70% menos tempo gasto em chamadas e até 60% de redução de custos. Vários desses processos são colaborativos e envolvem, por exemplo, equipes de marketing e vendas. Cada vez mais fica claro que a inteligência artificial pode trazer ganhos gigantescos para as empresas em diversos setores e, por isso, é fundamental contar com ela a seu favor. Você pode saber mais sobre o papel da IA no Bitrix lendo o nosso relatório.
Ruído na comunicação entre setores, com informações que chegam incompletas, linguagem inacessível e conteúdo não focado. Pode ser evitado adotando processos padronizados de comunicação e utilizando ferramentas de colaboração para garantir rapidez e produtividade.
Falta de clareza, com informações vagas, exageradamente longas ou com linguagem inacessível. Pode ser evitado com todos sendo diretos, objetivos, com linguagem acessível e com cordialidade.
Falta de definição de responsáveis e prazos, resultando em tarefas vagarosas e atrasos. Para evitar isso, a gestão deve sempre estabelecer um prazo e um responsável para cada tarefa. Além disso, usar ferramentas de gestão de tarefas ajudará a manter a clareza e a visibilidade do andamento.
Excesso de canais de comunicação, como e-mail, mensagens instantâneas, reuniões e chamadas. Pode ser evitado com a definição de canais específicos para cada objetivo, por exemplo, e-mail para comunicados, mensagens instantâneas para assuntos que precisam de resposta em pouco tempo e chamadas para assuntos urgentes.
A comunicação é um ativo valioso na operação e na gestão de uma empresa. Como muitos projetos são realizados por diversas pessoas, trocar informações sobre o que está sendo feito é primordial para o andamento das atividades. Para isso acontecer de forma fluida, é necessário um ambiente colaborativo. Esse, por sua vez, pode ser criado e estimulado pelos processos e atitudes que exploramos nesse artigo.
Além disso, é primordial contar com os meios certos por onde isso vai acontecer. Com o Bitrix24, além de contar com todas as ferramentas de colaboração e comunicação necessárias, você terá todas funcionando de maneira totalmente integrada, pois são construídas já com esse intuito. Com a adição da IA do CoPilot ao Bitrix24, você verá o potencial da colaboração e da produtividade da sua equipe decolar.