A gestão de equipes remotas é uma nova realidade das empresas do século XXI. Com a popularização da internet e o desenvolvimento de uma infraestrutura digital cada vez mais robusta, uma cultura de trabalho remoto já faz parte realidade de muitos negócios.
Com isso, surgiram também diversos obstáculos para os gestores e líderes de departamentos. Afinal, a gestão de equipes remotas tem várias peculiaridades que a diferencia de uma equipe de escritório.
Para aqueles que ainda estão se adaptando a essa nova realidade, há diversas dicas que podem ajudar a melhorar a gestão a distância. Por isso, preparamos um guia de 7 dicas para facilitar a gestão de equipes remotas.
Antes de mais nada, essa é uma pergunta válida e que, apesar de óbvia, se faz essencial para adaptar-se a essa realidade. A gestão de equipes remotas não se trata apenas de adaptar-se a trabalhar a distância e usar novas ferramentas.
Sim, você precisará aprender a usar novas ferramentas de comunicação, produtividade, gestão de projetos, tarefas e muito mais. Contudo, indo ainda mais além, você precisa criar uma cultura de trabalho remoto onde a equipe possa trabalhar de forma organizada, coesa e harmônica.
Para isso, você precisa entender os desafios da gestão a distância e auxiliar os membros da equipe nas suas próprias jornadas de adaptação a essa rotina.
Agora vamos ao que realmente interessa, ou seja, o que devo fazer para melhorar a gestão de equipes remotas na minha empresa?
A primeira coisa que você deve entender para gerir equipes remotas eficientemente é: A tecnologia é a sua maior aliada. Isto é, se você tem dificuldades com o uso de certas tecnologias, como espera ajudar os membros do seu time com suas dificuldades?
Por isso, é essencial que você domine todas as tecnologias relevantes aos processos internos da sua posição.
Além do conhecimento de ferramentas da sua área, é indispensável conhecer as principais ferramentas de comunicação (bate-papo, chat em grupo, videoconferência), colaboração simultânea, planejamento e muito mais.
Um software como o Bitrix24 pode ser a solução ideal pois ele integra todas essas ferramentas e muitas outras em um ambiente centralizado.
A comunicação é a chave para o sucesso de qualquer projeto, este é um clichê bastante conhecido. De fato, ele é amplamente conhecido porque é uma grande verdade, ainda mais no na gestão de equipes remotas.
Ao trabalhar com pessoas em localidades diferentes, a comunicação é o aspecto mais afetado. Ou seja, você não tem mais a possibilidade de ir ao escritório ao lado em questão de segundos para tirar uma dúvida.
Para isso, você precisará contactar via mensagem ou chamada e contar com que a pessoa esteja disponível no momento. Não deixe que a distância física entre a equipe se torne uma barreira na rotina de trabalho.
Então, comunique-se ainda mais do que faria em um local de trabalho físico. Faça uso de e-mail, bate papo, grupos, chamadas de áudio e vídeo e tudo o que estiver ao alcance para manter-se em contato com todos os membros da equipe rotineiramente.
As expectativas são um aspecto que não pode ser negligenciado ao gerenciar uma equipe, seja ela remota ou não. Com o advento da distância, pode ser mais difícil identificar como os membros da equipe reagem às suas decisões.
É importante que você defina metas, objetivos e possa mensurar o progresso de cada funcionário em suas funções. Contudo, você deve estar preparado para lidar com membros da equipe que enfrentam dificuldades em se adaptar à rotina.
Então, provenha um guia adequado para que cada membro do time saiba o seu papel, suas responsabilidades e acima de tudo preze pelo equilíbrio entre a saúde mental/física e o trabalho.
O papel de um gestor é liderar uma equipe, mas muitos se esquecem que muitas vezes os melhores gestores escutam mais do que falam. Ou seja, há momentos para dar instruções, coordenar, organizar e externar o que você.
Por outro lado, também há momentos em que apenas escutar os membros da sua equipe é a melhor decisão. Deixe-os à vontade para falar sobre suas tarefas, dificuldades e dicas para melhorar a rotina do trabalho remoto.
Quando há um canal de comunicação aberto, certamente os membros da equipe sentirão confiança e respeito, por consequência, as relações profissionais serão muito mais harmoniosas.
Mas lembre-se de fazer uso do feedback dado pelo time ou então eles estarão cada vez menos propensos a se comunicar.
A grande vantagem do trabalho remoto é a flexibilidade. Podem existir outros pontos favoráveis, mas nenhum deles supera a flexibilidade de poder fazer os seus próprios horários.
Então, ao gerir uma equipe à distância, não adianta lutar contra a natureza do trabalho remoto. Isto é, deixe os funcionários livres para fazer seus horários de acordo com seus tempos mais produtivos e adequados.
Ainda assim, reserve pelo menos algum momento diário fixo para a comunicação e análise de resultados
Sabemos que há metas e resultados que devem ser obtidos e por isso existe um planejamento. Contudo, você não precisa ficar no pé de cada membro da equipe para que ele faça a sua parte.
Assim como no escritório, não é recomendável cobrar um funcionário por resultados a cada hora, o mesmo vale para o trabalho remoto. Então, trabalhe com resultados tangíveis e dê liberdade para que cada um trace sua própria estratégia para atingi-los.
Dessa forma, você não precisa seguir controlar cada aspecto. Enquanto cada membro do time estiver se comunicando bem e entregando os resultados esperados, não há razão para cobranças exageradas.
O isolamento e a distância são um dos principais problemas que dificultam a gestão de equipes remotas. Cada indivíduo é um universo à parte, ou seja, alguns se adaptam perfeitamente à rotina e quase não se incomodam com a falta de interação cara a cara.
Por outro lado, outros membros da equipe sofrem bastante com o isolamento e a falta de contato humano. Como um bom gestor, é sua função promover momentos de interação social entre a equipe.
Por isso, além das reuniões de trabalho, é importante ter momentos de descontração em equipe. Então, eventualmente promova momentos de interação fora da rotina de trabalho que faça com que os membros do time sintam-se mais do que apenas um funcionário.
Que tal uma hora da pizza? Um pequeno happy-hour via videoconferência? Considere as possibilidades e o interesse de cada um, claro, prezando sempre pela manutenção de relações profissionais saudáveis.