A bordo desta Kombi Motorhome chamada carinhosamente de Maria Joana, vamos rodar pelo Brasil trabalhando com uma agência que irá atender os parceiros à distância através de mensagens, e-mails, telefonemas e vídeo conferências. Oferecendo consultorias e desenvolvimento de materiais publicitários para o ambiente on-line e offline. Atualmente trabalhamos em nossa residência e já atendemos alguns parceiros na cidade de Goiânia e Anápolis e São Paulo, estamos com uma equipe remota composta por 4 pessoas que trabalham em movimento.
De onde Surgiu a Ideia:
Quando surgiu a ideia eu, Raphael leão, trabalhava em uma agência de publicidade digital em Goiânia e a Rayane fazia estágio no departamento de marketing em uma empresa também de Goiânia. Nós estávamos buscando novas experiências quando a Rayane me apresentou um casal que ela viu na televisão que construiu um MotorHome dentro de uma Kombi e iriam conhecer o Brasil.
Para financiar a viagem tivemos a ideia de unir a nossa área de conhecimento que nos possibilita trabalhar à distância entregando trabalhos de qualidade, com o nosso projeto de viajar e conhecer o Brasil. Então resolvemos sair de nossos empregos e começar a planejar nossa ideia, que a princípio era só uma ideia impossível.
Começamos a pesquisar sobre tudo. Sobre o que iria atender nossa necessidade profissional. Como iremos construir ela? Quais equipamentos utilizar? E principalmente quanto precisamos de dinheiro para iniciar? Nessa saga de pesquisas pela internet nós estávamos os dois finalizando TCC na faculdade e nos organizando para casar. Muita coisa aconteceu no final de 2017. Casamos, formamos e saímos dos nossos trabalhos para começarmos a construir nosso projeto. Pensamos primeiramente em construir uma base sólida de nossa empresa em nossa casa em Goiânia. Para que quando sairmos de viagem, já termos alguns parceiros fixos que pudessem nos garantir estabilidade financeira em nossa viagem.
Além disso resolvemos fazer uma reforma em nossa casa para podermos alugar ela pelo Airbnb enquanto viajamos. Nossa casa fica a 12km de Tridande, que é a Capital da Fé de Goiás, que atrai centena de turistas de todo o Brasil durante o ano. Acreditamos que deveríamos fazer algo para a casa ficar mais confortável. Então fizemos apenas uma área de lazer com uma piscina aquecida e um jardim. Fora isso não investimentos mais nada na casa. Construímos nossos móveis de palets para tentar mobilhar ela do jeito que nos sentimos aconchegante e também nossos futuros hóspedes.
Quando iremos começar nossa viagem?:
Tecnicamente já começamos nossas viagens. Apesar de termos nossa base em nossa casa em Goiânia. Temos a necessidade de atender clientes em outros estados e isso já nos possibilita fazer viagens e aproveitar as cidades que visitamos enquanto trabalhamos. Já compramos nossa Kombi, reformamos a pintura, já compramos a maior parte dos equipamentos, já planejamos e fizemos o projeto dos móveis da Kombi, já realizamos a montagem dos móveis e estamos finalizando os ajustes finais. E toda essa evolução está sendo registrada em vídeos do nosso canal no youtube. Nesse momento dia 05-08-2018, estamos finalizando a parte elétrica e hidráulica para finalizar o projeto da nossa Kombi Motor Home. Temos uma previsão de saída de Goiânia no final setembro de 2018. Conheça nosso canal no youtube - MOVIMENTO NÔMADES DIGITAIS.
A razão pela qual começamos a usar Bitrix24:
Nosso negócio tem sua base no mundo digital. Pois ele funciona em movimento, e para funcionar em movimento precisamos estar conectados para nos comunicarmos com nossos clientes, colaboradores e fornecedores. Assim que iniciamos nossa ideia de gerenciar uma agência de publicidade móvel, nós já começamos a lidar com várias dificuldades. Uma das principais dificuldades seria como gerenciar a equipe de forma remota. Pois o principal medo de toda agência convencional é perder a direção, comunicação e consequentemente a produtividade tendo uma equipe remota. E perdendo a produtividade o nosso negócio correria um certo risco de não dar certo.
Então começamos a pensar como poderíamos ter uma equipe remota que tivesse a produtividade de uma equipe convencional que trabalha dentro de um escritório. Como poderíamos gerenciar todas as atividades da equipe, como deixaríamos a comunicação mais próxima e rápida, como poderíamos acompanhar todas as atividades em tempo real, como poderíamos avaliar o desempenho de cada colaborador sem estar próximo dele ou ao menos ter um horário específico para trabalhar. Todas essas dúvidas foram surgindo.
E todas as atividades começara a ser organizadas através de planilhas e documentos compartilhados. Trabalhando em conjunto com outras ferramentas que gerenciam tarefas de forma simples sem muitos recursos. E toda a comunicação era muito complicada, pois não existia uma ferramenta que nos trazia um olhar amplo de todas as nossas atividades e comunicações.
Foi aí que surgiu o Bitrix24, pois todas as ferramentas que nós havíamos utilizado ainda não supria todas as nossas necessidades. E pesquisando no Youtube encontrei o canal BR24 onde tive meu primeiro contato com a ferramenta vendo alguns exemplos de como ela poderia ser utilizada e como ela funcionava. Depois de alguns vídeos já optei por mudar toda a minha gestão para a plataforma do Bitrix24. Pois ela iria conseguir suprir todas as necessidades e ainda trazer novas soluções que nós ainda nem imaginávamos que iram nos ajudar.
Um grande exemplo e que é a base de nosso trabalho é criar tarefas para nossos colaboradores. As atividades eram criadas em uma ferramenta. Os arquivos eram carregados em outra ferramenta. Os textos e roteiros eram criados em outras ferramentas. A gestão do tempo e de produtividade não existia, as informações dos colaboradores eram organizadas em outra ferramenta, informações dos nossos clientes eram organizadas em outra ferramenta, a comunicação entre a equipe era feita em outra ferramenta. Ou seja tudo espalhado e desorganizado. Quando passamos a utilizar o Bitrix24 todas essas informações foram centralizadas em um só gerenciador. Trazendo de maneira mais clara a visão de como cada processo está se desenvolvendo além de nos trazer resultados de desempenho.
Analisando a fundo todas as ferramentas que ele oferece nós começamos a observar que existem várias formas de deixar o nosso negócio mais organizado desde o fluxo de entrada dos clientes. Utilizando a plataforma de CRM. Então percebemos que o Bitrix24 seria a solução para os nossos problemas. Pois ele trazia todas as ferramentas para um negócio digital. Ou seja o nosso negócio.
Então cada vez mais utilizamos o Bitrix24 e estamos estudando e modificando nossos processos de trabalho adequando as ferramentas do Bitrix24 porque achamos que tudo já muito bem pensado e organizado para funcionar de forma orgânica.
Um pouco mais sobre a nossa empresa:
Nossa agência tem apenas um ano de vida e tudo está começando a evoluir agora. Nossa equipe é composta por 6 colaboradores fixos e 2 freelancers que contratamos por demanda.
Todos os colaboradores utilizam o Bitrix24, pois o nosso negócio passou a ter todos os processos incorporados ao Bitrix24. Então todos os colaboradores ao ingressarem em nossa agência, mesmos os freelancer ́s, nós já cadastramos o colaborador para que ele possa participar de qualquer atividade que nós executamos. Sem esse cadastro é como se o colaborador não estivesse trabalhando na empresa.
Como usamos o Bitrix24?
O gerenciamento de tarefas é nossa principal ferramenta do Bitrix24, e dentro de nosso processo de trabalho ela se encaixa muito bem. Pois todas as opções que o gerenciador de tarefas nos dá trás muita organização para o processo. Nós podemos criar um nome para a tarefa, descrever o que é a tarefa e fazer ali já todo o briefing. Podemos definir uma lista de verificação (quando uma tarefa demanda uma série de ações) podemos anexar arquivos, colocar links, demandar uma pessoa responsável, um participante e um observador. Conseguimos planejar o prazo, além de podermos classificar a tarefa por projeto e cliente, adicionar marcadores, colocar a tarefa como subtarefas e tarefas dependentes. Isso fora ferramentas que vieram até a ser novidades para nós como rastreamento de tempo da tarefa, CRM, Gráficos de Gantt além de campos personalizados. Olha só quantas opções temos apenas na parte de criar uma tarefa.
E todas essas tarefas criadas são facilmente gerenciadas por um gestor que consegue ver todo o fluxo de trabalho em tempo real, organizando seu fluxo como quiser. E o mais importante é que todas as outras ferramentas do Bitrix24 são interligadas às tarefas e ao gerenciador de tarefas. E nós utilizamos todas as ferramentas principais como: Bate-papo e vídeo conferências, Documentos, Drive, Calendários e RH. Nós estamos evoluindo o nosso negócio e começando a nos organizar para utilizar o Bitrix24 100% utilizando o CRM, e-mail e telefones e assim extrair todo o potencial da ferramenta.
Concluindo:
A melhoria da produtividade com a utilização do Bitrix24 foi imensa, pois finalmente estamos conseguindo colocar o nosso planejamento em prática. Não só o da nossa empresa convencional, mas de uma empresa móvel. O que era o nosso desafio inicial. Toda a nossa vida passou a ser organizada através do gerenciador de tarefas do Bitrix24. Cada mínima tarefa que fosse ser feita, nós colocamos no Bitrix24 para que tudo seja organizado e contabilizado em nosso projeto. E isso nos trouxe resultados surpreendentes, pois conseguimos medir o nosso desempenho, manter a equipe trabalhando em conjunto mesmo à distância. todas as ferramentas foram centralizadas, tudo começou a ficar mais simples e se encaixar dentro de nossas necessidades.
Já utilizamos os mais famosos e conhecidos softwares de gestão como: Trello, Asana, 5pm entre outros. Mas nenhum tinha tantas ferramentas integradas que nos dava maior controle e visão do negócio de maneira mais fácil. Então depois que conhecemos o Bitrix24 tudo mudou!