6 métodos comprovados para escolher um software de gerenciamento de projetos
Muitas oportunidades de negócios podem ser perdidas quando as equipes sentem dificuldades para cumprir prazos e organizar seus afazeres diários. Uma das soluções para minimizar o desafio é utilizar um software de gerenciamento de projetos eficiente.
Quem visualiza a importância do gerenciamento de projetos nas organizações e aplica os conceitos na rotina está um passo à frente da concorrência – em todos os sentidos.
Resumidamente: o que é gerenciamento de projetos?
O gerenciamento abrange um conjunto de atividades realizadas para que um projeto seja conduzido do início ao fim.
Ele permite que equipes coordenem um escopo inicial e atuem sobre cada parte do trabalho. A ideia é planejar, colocar em ação, controlar e, enfim, finalizar um projeto, tudo com o máximo de rapidez e eficiência.
Existem inúmeras técnicas para gerenciamento de projetos de software ou para qualquer outra área. Portanto, é importante definir quais são os processos que mais se encaixam dentro do dia a dia laboral. Em seguida, é possível escolher um software de gerenciamento de projetos de acordo com as necessidades.
Qual é a importância do gerenciamento de projetos nas organizações?
A gestão de projetos vai muito além de coordenar atividades diárias e garantir o cumprimento de prazos.
Através do gerenciamento de projetos, torna-se possível:
· Controlar cada etapa do fluxo de trabalho;
· Minimizar riscos de fracasso;
· Comandar projetos complexos com maior facilidade;
· Permitir que membros de uma equipe trabalhem com maior produtividade;
· Atingir os objetivos desejados com maior nível de eficiência;
· Aumentar o nível de qualidade dos resultados como um todo;
· Dentre outros.
Considerando tantos benefícios, contar com um software de gerenciamento de projetos on-line pode ajudar sua empresa a ir adiante.
Uma boa gestão de projetos otimiza o trabalho e reduz o uso de recursos desnecessários. Então, sem dúvidas, há muitos motivos para aplicá-la em seu cotidiano.
No entanto, escolher um software para gerenciamento de projetos pode ser um desafio. Surge aquela frequente dúvida: “Com tantas ofertas na internet, com qual plataforma devo operar?”.
Para reduzir a problemática, reunimos 6 técnicas e informações importantes que você deve levar em consideração no momento de decidir com qual sistema trabalhar. Confira já!
Maneiras comprovadas para escolher com sucesso um software de gerenciamento de projetos:
Você e sua equipe estão precisando agilizar processos e reduzir o estresse do fluxo de trabalho? Nada melhor do que usufruir das vantagens de boas ferramentas para a gestão de projetos.
Confira alguns procedimentos e métodos eficazes na hora de escolher o melhor software de gerenciamento de projetos para o seu time:
1. Considerar as necessidades empresariais
De nada adianta optar por uma plataforma ótima se ela não cumpre com as suas prioridades. Então, antes mesmo de decidir pela interface ideal, liste os recursos que são mais importantes para o seu time.
Considerar a metodologia preferencial e o nível de complexidade dos projetos também é importante no momento da decisão. Afinal de contas: nem todas as soluções on-line se encaixam dentro da rotina de gerenciamento da sua equipe.
2. Olhar para a diversidade de recursos disponíveis
Um processo altamente recomendado ao selecionar o software de gerenciamento de projetos ideal é analisar as funcionalidades oferecidas.
De maneira geral, um bom software de gerenciamento de projetos on-line precisa incluir:
· Visão das tarefas que devem ser realizadas (incluindo prazos e responsáveis);
· Atribuição de tarefas;
· Controle do andamento do projeto;
· Planejamento de cada uma das etapas de um projeto;
· Observação de dados e geração de relatórios customizáveis;
· Ferramentas que auxiliem na gestão de recursos;
· Monitoramento da carga horária de trabalho;
· Fluxos de trabalho pré-prontos;
· Calendários pessoais ou em grupo;
· Modelos de tarefas automatizadas;
· E, sempre que possível, funcionalidades de colaboração que incluem opções de comunicação para agilizar o fluxo de trabalho.
Quando bem utilizados, em conjunto, tais recursos ajudarão sua equipe a se manter organizada e em plena sintonia. Assim, até mesmo aqueles projetos que parecem infinitos e altamente complexos podem sair do papel.
3. Escolher uma interface integrada com ferramentas colaborativas
Comunicação e compartilhamento são essenciais para garantir o sucesso de um projeto. Ao levar isso em consideração, é requisito analisar se o software escolhido agrega funcionalidades colaborativas.
A plataforma permite que os membros da equipe se comuniquem em tempo real? Promove um ambiente agradável para a troca de opiniões e feedbacks? Inclui atualizações ao vivo que facilitam o andamento e rotina do time?
Preste atenção para a presença de ferramentas colaborativas e certifique-se de fornecer o melhor para os seus colaboradores. Neste sentido, a grande interação oferecida pelo sistema do Bitrix24 pode favorecer o seu time. Vale a pena conferir!
4. Levar em conta a facilidade de uso
Para colocar em prática todos os pontos positivos do gerenciamento de projetos, o sistema escolhido precisa ser acessível. Antes mesmo de implementá-lo, verifique se ele é de fácil uso para os usuários.
Se sua equipe encontrar muitas barreiras para utilizá-lo, o processo poderá ficar comprometido. Então, preste atenção neste detalhe e pense primeiramente no seu time.
5. Observar se há liberdade para customizá-lo
Uma das principais dores das companhias é se deparar com um sistema de gestão sem possibilidade de customização. Afinal de contas: o ideal é contar com uma plataforma fácil de utilizar, e que permita edições para torná-la ainda mais adequada e acessível.
Pensando que cada negócio possui suas particularidades, softwares de gerenciamento de projetos como o Bitrix24 permitem customizações, geração de relatórios personalizados, criação de modelos de tarefas e documentos únicos e mais.
Não esqueça deste fator ao implementar um software de gestão de tarefas e projetos dentro da empresa.
6. Selecionar uma plataforma segura e hábil para comportar toda a sua equipe
Ao gerenciar projetos, equipes precisam se manter em sintonia. É então que muitos dados, arquivos e informações de relevância são compartilhados.
Portanto, segurança é quesito crucial ao decidir pela melhor ferramenta de gestão de projetos.
Além de se atentar para a privacidade e segurança, não esqueça de se basear no tamanho da sua equipe. Embora sejam excelentes, alguns sistemas não comportam muitos membros. Ou sequer permitem compartilhamentos e comunicação em tempo real entre vários colaboradores.
Seguindo tais estratégias, fica muito mais fácil escolher o software ideal para criar, monitorar e concretizar projetos – obtendo êxito para suas atividades.
O Bitrix24 é uma interface de gestão de projetos pensada para oferecer segurança e qualidade – para empresas de todos os tamanhos. Experimente a versão gratuita para usuários ilimitados e faça sua equipe ficar organizada como nunca. Seus projetos irão decolar, aproveite!