Por isso, decidimos fazer uma seleção de dicas úteis que podem ser aplicadas ao seu negócio para melhorar a gestão de tarefas em equipe a longo prazo. Então, continue lendo e saiba mais!
Aqui vai uma lista de 7 dicas de gerenciamento de tarefas e equipe para melhorar a produtividade e eficiência na sua empresa.
As listas de tarefas são uma forma tradicional de organizar as tarefas. Ainda que sejam a forma mais óbvia de melhorar o gerenciamento de tarefas em equipe, elas não deixam de ser poderosas e eficientes para o que se propõe.
A princípio, as listas de tarefas eram feitas manualmente no papel. No entanto, hoje em dia há diversos programas e aplicativos para criar listas e gerenciar tarefas no computador ou smartphone.
O melhor de tudo é que há uma diversidade de aplicativos de lista de tarefas gratuitos à disposição. Então, mesmo as pequenas empresas podem implementar um software de gerenciamento de equipe aos seus projetos com custo zero.Um grande desafio encontrado por empresas em todos os nichos é priorizar as tarefas que devem ser concluídas. Ou seja, todas as empresas passam por momentos em que há uma demanda de atividades maior que o previsto.
São nestes momentos, sobretudo, que a definição correta de prioridades faz a diferença no sucesso do gerenciamento de tarefas em equipe.
Uma dica é classificar e ordenar as tarefas com base em dois critérios principais: urgência e importância. Dessa forma, é importante balancear estes dois aspectos na hora de priorizar a o que deve ser feito.
Nem todas as tarefas importantes da sua lista precisam ser finalizadas imediatamente. Por outro lado, nem todas as tarefas urgentes são importantes para o sucesso do seu projeto. Então, saiba o que é mais importante em cada momento.
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OBTER AGORAUma das etapas do gerenciamento de tarefas em equipe é sem dúvidas o controle do tempo. Toda tarefa deve ter um objetivo claro, assim como o prazo para a sua execução e conclusão.
O gerenciamento de tempo e tarefas é um aspecto indispensável para alcançar o sucesso a longo prazo. O tempo é uma das métricas mais importantes para coletar da sua equipe de trabalho a fim de melhorar o desempenho na realização das tarefas.
Ao definir datas e horários de conclusão das tarefas e coletar o tempo gasto, temos uma noção mais clara do custo financeiro da realização de tarefas. Além disso, evita inconveniências como tarefas atrasadas e falta de perspectiva do tempo necessário para completar uma tarefa.
O sobrecarregamento é mais um dos grandes problemas que afetam o sucesso das empresas no gerenciamento de tarefas em equipe. Todos têm um limite de tarefas e funções que podem desempenhar em um período de tempo.
Por mais eficiente que um profissional seja, ele não pode trabalhar usando o máximo da sua produtividade o tempo todo. Ao longo da jornada, há diversas distrações e fatores secundários que influenciam o tempo de conclusão das tarefas.
É importante tomar isso em consideração na hora de atribuir responsabilidades e delegar tarefas. Em primeiro lugar, assegure-se de delegar as tarefas aos funcionários com as habilidades certas para concluí-las com excelência.
Além disso, evite sobrecarregar os membros da equipe com mais tarefas do que podem fazer em tempo hábil.
Ainda que a sua equipe seja muito eficiente, ao trabalharem sempre sob pressão e sobrecarga, a qualidade geral das tarefas desempenhadas tende a ser prejudicada.
A importância da comunicação em equipe na execução de qualquer projeto é um aspecto que sempre deve ser reiterada. Apesar de ser essencial para o sucesso do gerenciamento de tarefas em equipe, é um dos aspectos mais negligenciados pelas empresas.
É importante que os gerentes de tarefas estejam abertos e encorajam a comunicação dos membros da equipe. Mesmo estando conscientes da importância da comunicação, é comum que profissionais prefiram tomar suas próprias decisões sem consultas.
Em muitos casos, os profissionais confundem trabalhar de forma independente com falta de comunicação. Então, deixar a equipe confortável o suficiente para fazer consultas é o ideal para evitar mal entendimentos e trabalho redobrado com correções.
Um software de gerenciamento de equipe é uma revolução no universo da gestão empresarial. Ou seja, atualmente é possível gerenciar praticamente todos os aspectos de um projeto através de apenas um software.
Eles facilitam a vida dos gestores de equipes e funcionários com diversas soluções para a gestão empresarial. Muitos deles, como o Bitrix24, contam com gerenciamento de tarefas grátis para pequenas e grandes empresas.
Além de permitir criar listas de tarefas, eles permitem atribuir responsabilidades, definir datas, anexar arquivos e muito mais. Assim, você pode administrar de forma eficiente as diversas etapas das tarefas.
Aliás, a ferramenta está disponível tanto para computadores com Windows e MacOS, como para smartphones Android e iPhones. Portanto, independentemente do dispositivo, é bastante fácil e intuitivo executar o gerenciamento de tarefas em equipe.
Uma das coisas que as empresas menos esperam é que o planejamento dos seus projetos dê errado. No entanto, isso é mais comum do que muitos preveem. No mundo real, as coisas nem sempre acontecem da forma que esperamos.
Por isso, a paciência é uma virtude indispensável em um bom gerenciador de tarefas, assim como a flexibilidade e a capacidade de adaptação.
Ao dominar a arte da paciência, você pode superar uma situação complicada e ajudar a sua equipe de trabalho a encontrar a melhor solução para um problema.
Então, não deixe com que as mudanças de curso desmotivem a sua equipe ao longo da jornada, e esteja pronto para adaptar o trajeto para chegar ao objetivo final.