Dwight Eisenhower, ex-presidente dos Estados Unidos, teve um papel de destaque na Segunda Guerra Mundial. E certamente, para isso, o então general teve que dividir e planejar muito bem suas tarefas. Como consequência, uma ferramenta muito utilizada nos dias atuais acabou surgindo.
Durante um discurso, o ex-presidente relatou ter dois tipos de problema: os urgentes e os importantes. A princípio, esses dois termos não parecem muito diferentes. Mas, hoje você descobrirá uma forma totalmente nova de dar sentido a essas palavras. Como resultado, poderá aumentar a eficiência do seu planejamento e tomada de decisão. Isso soa interessante? Bom, então vamos conhecer a Matriz de Eisenhower!
Seguindo a linha de raciocínio do ex-presidente dos Estados Unidos, o renomado autor Stephen Covey construiu a ideia de uma "Matriz de Eisenhower" em seu livro "Os 7 hábitos de pessoas altamente eficazes". Nessa obra, ele trabalha 7 comportamentos importantes para sustentar resultados positivos a longo prazo:
Ser proativo – agir e dar prioridade àquilo que você pode controlar.
Manter o objetivo em mente – comece e continue o trabalho com um conteúdo em mente: seus objetivos finais.
Começar com o que é mais importante primeiro – dê prioridade ao que é importante, e não apenas ao que é urgente.
Pensar em termos de ganha-ganha – em relacionamentos, busque um nível de parceria ganha-ganha, em que ambos saem ganhando em cada troca.
Compreender antes de ser compreendido – seja capaz de escutar atentamente ao outro e fazer uma leitura das demandas dele antes de exigir que as suas sejam atendidas.
Criar sinergia – em outras palavras, para maior produtividade, uma ferramenta fundamental é a colaboração. Busque energizar o time em torno das tarefas necessárias.
Afinar/ajustar o instrumento – aprimore a sua maior máquina de produtividade, seu próprio corpo e bem-estar. Busque evolução em diferentes áreas.
Durante essa mesma apresentação, o autor apresenta a Matriz de Gerenciamento de Tempo ou Matriz de Eisenhower. Como o primeiro nome sugere, trata-se de uma ferramenta para te ajudar a organizar sua rotina e atividades. Na prática, você pode construí-la em uma folha de papel, celular ou computador. Tudo começa pelos quadrantes, e, em seguida, a definição das tarefas que precisam ser feitas em ordem de importância. Explicamos melhor abaixo.
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EXPERIMENTE AGORANo passo a passo mais abaixo, você verá que primeira tarefa é desenhar a Matriz de Eisenhower. Para fazer isso, será necessário obedecer à lógica de quadrantes. Isso é muito simples, basta pensar que ela é feita de uma tabela com 2 linhas e 2 colunas.
Na primeira coluna, estão as tarefas urgentes; na segunda coluna, as tarefas não urgentes. Mas, isso não é suficiente para classificá-las. As tarefas também devem ser divididas entre a linha de cima, com tarefas importantes, e a segunda linha, com tarefas não importantes.
No total, temos quatro quadrantes:
Quadrante 1 – são combinadas as tarefas importantes e urgentes. Portanto, esse é o quadrante importante e urgente. O comando é "Faça Agora".
Quadrante 2 – são combinadas as tarefas importantes mas não urgentes. Portanto, esse é o quadrante "Agende".
Quadrante 3 – na segunda linha e primeira coluna, o quadrante 3 marca as tarefas urgentes, mas não importantes. O comando é "Delegue".
Quadrante 4 – por último, os afazeres que não são nem importantes, nem urgentes. O comando é "Elimine".
É sobre esse esquema que a priorização de tarefas será definida. Mas, antes do passo a passo, vamos diferenciar o que é urgente e o que é importante.
O que é mais relevante? Aquilo que é urgente ou aquilo que é importante? Bom, isso depende, sobretudo, de uma questão temporal. Vamos diferenciar essas duas categorias de tarefas:
Urgente – a urgência é uma questão de tempo. Há atividades que precisam ser finalizadas em algumas horas ou mesmo minutos, e caso isso não ocorra, consequências negativas podem surgir. Elas podem ou não ser importantes. Quando são urgentes e não importantes, se situam no quadrante 3. Na prática, isso quer dizer que podem ser delegadas e caso não sejam feitas, as consequências não são drásticas. Exemplo: responder a uma mensagem, atualizar dados em um sistema.
Importante – a importância está relacionada a uma tarefa cuja solução é fundamental ou estrutural, digamos assim. Quando é importante e urgente, tende a ameaçar a integridade ou andamento de um trabalho. Quando é importante mas não urgente, não precisa ser feita agora, porém, se não houver um planejamento claro para sua execução, grandes problemas podem surgir.
Dessa maneira, fica mais fácil entender os "comandos" em cada quadrante. Tarefas do quadrante 1 devem ser feitas imediatamente, enquanto no quadrante 3, por mais que sejam urgentes, podem ser delegadas.
Já nos quadrante 2, pode valer a pena agendar a execução dessas tarefas. Um exemplo prático pode ser algo que exige a participação de um especialista que está indisponível no momento. Por último, no quadrante 4, você pode mesmo descartar essas tarefas.
E, acredite se quiser, em muitas empresas, há atividades e procedimentos que simplesmente poderiam ser descartados, mas ainda não o foram por falta dessa organização.
Entender como utilizar a Matriz de Eisenhower é muito simples. No tópico acima, você já tem a matriz e seus quadrantes em mente. Agora, veja como usá-la e transformar suas várias responsabilidades em categorias objetivas e claras:
Desenhe os quadrantes da matriz;
Comece a distribuir as tarefas em suas respectivas posições. Se necessário, faça uma lista com todas as demandas separadamente antes de colocá-las na Matriz. Isso te ajudará a comparar cada uma delas e definir a importância e urgência.
Com as atividades divididas, trate de agendar(2), delegar(3), descartar(4) e iniciar(1) cada uma delas, seguindo a classificação realizada.
Atualize os quadrantes conforme cada tarefa é finalizada e, idealmente, busque deixá-lo acessível para toda a equipe no ambiente de trabalho.
Sabemos que, ao menos no início, pode não ser tão simples identificar quais tipos de tarefas são urgentes, importantes e quais merecem estar no topo das suas prioridades. Por isso, vamos a alguns exemplos em cada quadrante.
Para as tarefas importantes e urgentes, os exemplos são mais fáceis de se imaginar:
O sistema da empresa parou de funcionar repentinamente;
Um projeto fundamental tem um prazo encerrando;
Um encontro ou reunião crucial para a empresa e os colaboradores;
Uma reclamação urgente de um cliente;
Resolução de um conflito entre pessoas da empresa.
Uma tarefa importante e não urgente é fundamental, mas pode ser um pouco adiada no Método Eisenhower. Alguns exemplos são:
Planejamento da empresa ou de um evento/situação que acontecerá no futuro;
Construir ou aprimorar o sistema de gestão de relacionamento com o cliente;
Conduzir uma pesquisa de mercado ou atualizar a última feita;
Desenvolver as habilidades dos colaboradores;
Leitura pessoal ou produção de conteúdo para os colaboradores ou clientes.
Perceba que essas situações importantes mas não urgentes são exemplos que trazem gratificações a longo prazo e, portanto, podem ser desafiadores para muitos. Mas, aqui está o principal ponto da Matriz de Eisenhower. O objetivo dessa ferramenta é deixar de ser um apagador de incêndios para se tornar um construtor de pilares, se nos permite a metáfora.
Bom, se as tarefas do quadrante 3 realmente fossem 0% importantes, elas não estariam nesse, mas no quadrante 4. Dessa maneira, podemos as entender como "menos importantes". Outra diferenciação que você deve ter em mente para classificá-las é pensar se as demandas relacionadas exigem pessoas especializadas na questão. Se não, elas possivelmente estarão aqui. Veja alguns exemplos:
Problemas técnicos leves no site da empresa ou em outros setores;
Atendimentos a clientes que não demandam urgência ou prioridade;
Monitorar e responder comentários nas redes sociais. Da mesma forma, outros exemplos que caberiam aqui são as próprias publicações nas redes. Vale a pena postar muito e esquecer de outras atividades mais importantes?;
Tarefas administrativas simples. Nada de perder tempo com demandas que poderiam ser resolvidas facilmente por outras pessoas. Uma boa gestão sabe delegar, inclusive a própria tomada de decisão.
As demandas do quadrante 4 são simplesmente descartáveis. Essa categoria reúne as atividades que representam uma perda de tempo e que não deveriam ser vistas como prioridades. Elas podem ter entrado nessa categoria recentemente, quando antes eram importantes, ou então representar meros vícios da organização. Alguns exemplos são:
Gastar muito tempo na organização de e-mails, arquivos, do ambiente de trabalho e outras atividades;
Conversas e reuniões improdutivas – quem nunca pensou: "essa reunião poderia ter sido um e-mail?";
Promover fofocas sobre os colaboradores de uma empresa;
Sustentar tarefas manuais e repetitivas que poderiam ser atribuídas a um sistema de automação.
Por último, perceba que as mesmas demandas podem ser essenciais para os objetivos de algumas empresas, enquanto outras só a fazem perder a eficiência. A definição do nível de importância das atividades é uma questão que deve ser considerada caso a caso.
Há alguns pontos que podem te ajudar na gestão das demandas por ordem de prioridade:
Estabeleça objetivos de maneira clara e mencione como eles devem ser concretizados.
Busque por ferramentas de gestão de tempo. Um dos exemplos é a ferramenta de gerenciamento de tempo Bitrix24, que permite gerir ausências, identificar o tempo gasto em tarefas, relatórios de trabalho, e outros recursos essenciais para identificar o que está sendo, na prática, prioridade. Afinal, não basta manter a priorização no papel, é fundamental investigá-la no campo de trabalho, onde a produtividade acontece.
Procure criar indicadores objetivos para averiguar o progresso das tarefas. Eles podem envolver limites temporais, por exemplo.
Defina uma frequência em que a Matriz de Eisenhower pode ser revista, como uma vez por dia ou semana.
Esteja pronto para fazer adaptações na ferramenta e na rotina. Flexibilidade é importante para redefinir prioridades, se necessário.
Ao usar a Matriz, a combine com outras técnicas e estratégias de gestão de tarefas, tempo e rotina.
Preparado para otimizar sua produtividade com uma das ferramentas mais populares do mundo para a gestão de tempo? A Matriz de Eisenhower pode ser um recurso simples e decisivo para empresas e pessoas que precisam organizar suas prioridades.
Sendo utilizada apenas uma vez ou de forma sistemática, ela tem o potencial de trazer várias vantagens em diferentes contextos. Além de explicar como a Matriz de Eisenhower pode te ajudar, também oferecemos outras dicas para melhor estruturar suas tarefas urgentes e importantes. Entre elas, está a utilização de um sistema de gestão de tempo e produtividade.
Esse tipo de ferramenta te ajudará a organizar a Matriz de Eisenhower e o dia a dia da sua empresa, oferecendo automatizações e dados fundamentais sobre o desempenho da sua equipe. Delegue tarefas, acompanhe e compartilhe o progresso, conte com ferramentas de comunicação em tempo real e muito mais.
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EXPERIMENTE AGORAA Matriz de Einsenhower é uma tática simples para a gestão de tarefas a partir da classificação de importância e urgência entre elas. Ela serve para a priorização do trabalho em empresas ou mesmo para indivíduos que querem tornar seus trabalhos mais eficazes.
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Apesar do nome que soa complexo, usar a ferramenta é bem simples. Comece desenhando a Matriz de Eisenhower em um papel e divida as tarefas e objetivos de curto e longo prazo entre os quatro quadrantes. Para entender melhor, confira o texto acima.