Está procurando por ferramentas e técnicas para melhorar a gestão de tempo do seu negócio?
Sabemos que a falta de tempo pode ser um dos maiores problemas para administração de qualquer empresa. Entretanto, muitas vezes o problema é mais simples do que se imagina e uma gestão do tempo eficaz pode fazer a diferença.
Por isso, ao longo deste artigo, vamos dar 7 dicas de gestão do tempo para empreendedores e gestores.
O processo de gestão do tempo diz respeito a como você organiza e planeja as tarefas a serem realizadas. Nesse sentido, uma gestão do tempo eficaz tem forte impacto direto na produtividade de um negócio.
Pensando nisso, muitas ferramentas e técnicas foram desenvolvidas nesse âmbito. Elas têm como objetivo principal auxiliar os funcionários e supervisores a melhor forma como gerenciam o tempo para cada atividade.
Confira a nossa lista de 7 técnicas ou dicas que você pode aplicar para melhorar a gestão de tempo do seu business.
Uma das melhores dicas de gestão de tempo que podemos dar é com relação a definição de prioridades. Como tudo na vida, existem tarefas e atividades do seu negócio que possuem um grau de urgência e importância consideravelmente maior.
Por isso, classificar as tarefas com base no grau de prioridade que elas possuem é uma das principais estratégias de gestão do tempo eficaz. A princípio, há mais de uma forma de classificação de prioridade e você pode inclusive criar a sua com base em critérios específicos.
Entretanto, de maneira simplificada, você pode usar o seguinte esquema:
Tarefas importantes e urgentes:
Elas precisam ser concluídas o quanto antes.
Tarefas importantes mas não urgentes:
Realize-as assim que terminar as importantes e urgentes.
Tarefas urgentes mas não importantes:
Tente fazê-las em seguida, mas caso haja escassez de tempo, tente delegá-las a outra pessoa.
Tarefas não urgentes e não importantes:
Planeje um horário confortável para fazê-las após as outras da lista. Entretanto, não esqueça completamente delas.
Apenas o fato de você definir um horário específico para a realização de uma tarefa já possui impacto psicológico. Ou seja, ao ter um prazo rígido e planejado com antecedência, você evita a procrastinação a longo prazo.
É importante ressaltar que essa tarefa em si consome algum tempo. Portanto, ela também deve estar inclusa na sua gestão tempo/produtividade. De maneira geral, fazer a estimativa do tempo gasto em uma tarefa exige que você mensure aproximadamente a média de tempo gasto nela.
Lembre-se de sempre definir expectativas realistas nesse processo de gestão produtividade. Por exemplo, se uma tarefa demora geralmente 1h para ser concluída, adicione uma margem extra de 20%.
Desse modo, você evita possíveis imprevistos e conseguirá terminar as suas tarefas em tempo hábil. Além disso, você mesmo sabe que não é possível trabalhar no pico da sua produtividade alta o tempo todo. Portanto, seja razoável também com os outros.
Todos sabem da dificuldade que pode ser realizar muitas tarefas em seguida. Ou seja, você pode começar com muita energia e otimismo para concluí-las, mas progressivamente sua produtividade diminui.
Isso é mais do que normal, afinal todos precisam de um tempo de descanso para recuperar as energias. Muitas vezes, apenas o fato de você se levantar e caminhar um pouco pelo ambiente de trabalho já pode fazer uma diferença considerável.
Por fim, é fundamental que os intervalos de trabalho estejam calculados dentro da gestão do tempo. É um fato cientificamente comprovado que os intervalos de trabalho contribuem diretamente com a produtividade.
Muitas pessoas se orgulham da habilidade de realizar muitas tarefas ao mesmo tempo. Ou seja, é um fato que algumas pessoas têm mais facilidade com o multitasking. Por outro lado, algumas pessoas têm muita dificuldade de se concentrar para isso.
Ainda assim, por mais que você tenha a capacidade de realizar muitas tarefas simultâneas, isso não é recomendado. A menos que você tenha poderes sobrenaturais, é inegável que a qualidade do seu trabalho em ambas as tarefas será reduzida nesses casos.
Além disso, você estará sobrecarregando o seu cérebro para processar muitas informações ao mesmo tempo. Assim, ao invés de adiantar aquela tarefa atrasada, pode ser que você esteja na verdade perdendo tempo.
As melhores estratégias de gestão do tempo eficaz priorizam a qualidade sobre a quantidade. Então, para fazer um bom trabalho, concentre-se na tarefa com maior grau de importância e urgência.
Esse é um erro muito comum cometido por alguns gestores. Eles acreditam que podem pedir o que quiserem das suas equipes de trabalho. Mas as coisas não funcionam assim, se você delegar mais tarefas do que é viável, você será prejudicado.
Afinal de contas, caso um membro do time não consiga entregar uma tarefa a tempo, ele pode até ser repreendido. Porém, você é quem será cobrado pelo atraso e por usar uma estratégia inadequada de gestão tempo.
Muitas vezes, acabamos aceitando mais tarefas do que podemos realizar. Neste caso, um bom gestor de tempo deve estar preparado para saber quando errou ao aceitar mais do que poderia para a sua equipe de trabalho.
Portanto, é importante que você encontre formas de diminuir essa sobrecarga. Tente repassar as tarefas que forem possíveis para os membros do time ou mesmo para outros departamentos. Caso ainda assim não consiga atingir o seu objetivo , serve o aprendizado do que não fazer na próxima vez.
Existe uma vasta gama de ferramentas que podem te ajudar nesse aspecto. Entretanto, um CRM pode ser a melhor opção para uma gestão de tempo eficiente. Eles são melhores pois fornecem um conjunto de ferramentas que poderão ajudar você em diversas etapas do processo.
Por exemplo, um CRM como o Bitrix24 fornece app de gestão do tempo e recursos de gestão de tarefas e projetos. Para facilitar ainda mais sua vida, eles também possuem calendários compartilhados e possibilitam a comunicação eficiente entre as equipes de trabalho.
Além disso, você pode ter acesso a muitas ferramentas totalmente gratuitas.