10 dicas para vencer a sobrecarga de trabalho como empreendedor

Os empreendedores brasileiros sabem muito bem como é enfrentar, frequentemente, a sobrecarga de trabalho. Sobretudo quando eles atuam de forma individual (como um MEI) ou autônoma.

Se você é um destes profissionais que se sente pressionado trabalhando demais, talvez seja válido conferir algumas dicas para deixar de lado aquela desculpa de que existem muitas tarefas e não há tempo suficiente. Saiba como vencer a multiplicidade de afazeres e a sobrecarga a partir das estratégias listadas abaixo!

Está trabalhando demais? Confira as principais dicas para vencer a sobrecarga

Ter muito trabalho a cumprir nem sempre é sinônimo de sucesso. Às vezes, isso pode representar a falta de organização e/ou um ciclo de procrastinação e de perda de produtividade e motivação a longo prazo.

A seguir, acompanhem as melhores estratégias para reduzir a sobrecarga de trabalho e atingir uma rotina laboral mais produtiva, tranquila e fluida. Vencendo o temido desafio da sobrecarga no trabalho!

1. Utilize os quadros visuais para administrar a sua semana ou o dia de trabalho

Ainda que certas pessoas prezem pela linguagem verbal, é certo que a organização a partir de quadros visuais pode auxiliar grande parte dos empreendedores durante a gestão do seu negócio, sobretudo se o indivíduo estiver sobrecarregado pela carga de trabalho.

Ao visualizar os afazeres em quadros Kanban, por exemplo, é muito mais simples se manter com foco, poupar tempo e entregar os melhores resultados – quer você trabalhe como um solopreneur ou em equipe. E o melhor de tudo: você nem precisa mais ficar colando uma série de post-its para acompanhar tudo na parede do seu local de trabalho.

Em sistemas on-line como o Bitrix24, é totalmente possível organizar as suas tarefas em quadros Kanban virtuais e ir movimentando e personalizando os cartões conforme a sua necessidade. O lado bom é que o Kanban, neste caso, pode ser aplicado para uma série de propósitos, indo desde o planejamento de projetos até a gestão do fluxo de vendas. Já que funciona para muitas pessoas, é válido testar!

2. Monitore-se com uma ferramenta de rastreamento de tempo

Você está com sobrecarga de trabalho, mas, quando chega o fim do dia, sente que não realizou nada do que era necessário? Então, é hora de sentar-se para observar como está a sua agenda e a sua rotina, vindo a administrar o tempo.

• As horas estão sendo gastas com atividades realmente úteis, ou você anda ficando tempo demais em redes sociais?

• Algum projeto ou cliente em específico vem tomando a maior parte do seu tempo?

• Tem algum hábito diário que está te prejudicando de atingir um melhor potencial?

Observar tais detalhes pode fornecer feedbacks importantes sobre o que está acontecendo no seu dia. De repente, você está dedicando um tempo muito grande para algo que não agrega nada para a produtividade. Ou, ainda, perde tempo com atividades que não valem tanto a pena – e talvez seria importante delegá-las.

Portanto, se notar que você não está vencendo a sua agenda como empreendedor, seguindo sobrecarregado pela carga de trabalho, rastreie o seu tempo com as tarefas e depois reserve alguns minutos preciosos para avaliar os resultados. Assim, pode-se propor limites e repensar a forma com que você vem conduzindo aquele trabalho.

3. Perca o medo de delegar as tarefas mais básicas

É normal que os empreendedores, sobretudo aqueles que atuam solo, tenham um medo enorme de delegar tarefas. Ou ainda, principalmente no início, vários deles não têm recursos para contar com a ajuda alheia.

No entanto, ao enfrentar a sobrecarga de trabalho, pensar em repassar certas atividades para outros colaboradores, expandindo o time e o negócio, é essencial. Logicamente, não são todos os tipos de afazeres que são passíveis de delegação – ainda mais ao falar sobre questões mais administrativas ou estratégicas. Mas grande parte das atividades que podem estar te fazendo trabalhar demais, sem dúvidas, podem ser minimizadas. Experimente e verá!

4. Automatize parte do fluxo de trabalho com um software de qualidade

Você já parou para pensar que, talvez, a sua sobrecarga de trabalho seja gerada a partir de um conjunto de atividades relativamente insignificantes? O fato é que, por vezes, as pessoas não se dão conta que perdem muito mais tempo do que deveriam com tarefas banais.

Ler um e-mail, enviar um arquivo para a aprovação ou ter que redigir um simples documento do zero pode ser mais trabalhoso (e prejudicial para o workflow) do que se imagina. Por sorte, uma das saídas para resolver problemas como estes está em operar com a automação em certas etapas do fluxo de trabalho.

Por que não organizar as suas tarefas de forma automatizada? Enviar documentos, automaticamente, para um ciclo de aprovações? E deixar um modelo de arquivo pronto somente para ser preenchido de maneira personalizada?

Obviamente, assim como na delegação, você não sairá automatizando todos os processos. Mas, sem dúvidas, várias das atividades que te sobrecarregam e consomem o seu tempo a longo prazo serão sanadas. Coloque em prática com um software recomendado, como o Bitrix24, e alavanque a sua produtividade já!

5. Faça uma lista de prioridades e atue a partir dela – realizando o que é crucial primeiro

Ao ter trabalho demais, o simples dia a dia pode se tornar assustador. Afinal, você não sabe por onde começar e sente a pressão a todo o momento. Ou, pior do que isso: se perdendo em meio aos pensamentos de não vencer o que é necessário, certas vezes, você pode nem sequer cumprir com o que é primordial. Daí vem aquele sentimento de que existem muitas tarefas e não há tempo suficiente – e de que você nunca sai do lugar.

A situação lhe soa familiar? Se a resposta para esta pergunta foi “sim”, a priorização das atividades deve ser a sua nova grande aliada! Fazer uma lista do que é mais importante a realizar (iniciando do menos para o mais) e segui-la fará uma imensa diferença nodo seu dia a dia.

Portanto, mantenha o foco e não queira seguir com tudo de uma só vez. Espere cumprir com a prioridade número um daquele dia para, somente depois, seguir para a próxima etapa. Tal organização te fará ir concluindo as tarefas e atingir outro patamar!

6. Recuse as tarefas ou os projetos que você acha que não poderá concluir adequadamente

Se você está apenas começando como empreendedor, certamente, vai querer assumir todos os trabalhos e projetos que surgirem. Porém, esta nem sempre é a conduta ideal. Às vezes, em busca de um cenário positivo, será preciso recusar certas tarefas para não comprometer a qualidade do seu serviço (ou prejudicar a sua saúde mental).

Em paralelo, é comum se sentir mal ao ter que negar trabalho, seja por medo de fechar o mês com o saldo negativo ou, até mesmo, sair malmau visto pelos clientes que te contrataram. No entanto, para combater a sobrecarga de trabalho como empreendedor, é preciso encontrar o equilíbrio – e aprender a dizer não faz parte do processo.

7. Pratique atividades físicas

Fazer coisas demais pode acabar com a sua saúde mental e produtividade. Mas, no cenário oposto, realizar menos do que o necessário também é um limite perigoso. E, aqui, a referência não é válida somente para as tarefas intelectuais, como também para as físicas.

Para evitar que a sobrecarga de trabalho vire uma verdade irremediável dentro da sua vida, garanta saúde e some pontos positivos para o equilíbrio realizando exercícios físicos regularmente.

Mesmo que indiretamente, uma atividade ao ar livre, mesmo que simples, pode revitalizar as energias, reduzir o estresse e ainda somar para a sua saúde física e mental – já que tudo na vida está, de uma forma ou de outra, interligado.

Ao exercitar-se, você terá mais disposição para cumprir a lista de tarefas diárias ou semanais, minimizará o estresse do dia a dia e até as chances de sofrer com males como o burnout, a depressão ou transtornos de ansiedade caem de forma drástica. Tenha isso em mente!

8. Tire as coisas da cabeça e gerencie os seus projetos digitalmente

Na gana por tentar resolver tudo, alguns empreendedores mantêm as informações sobre o que é relevante em sua mente, bem como as tarefas que precisam ser realizadas – e seguem um ciclo vicioso de sobrecarga de trabalho. Que pode ter prejuízos drásticos não só para os resultados do seu negócio, como para a sua própria saúde mental.

Portanto, caso perceba que falta descansar a mente e organizar as coisas de modo palpável, já que você segue sobrecarregado, passar os pensamentos da cabeça para um sistema é vital. Como na sociedade moderna os papéis já seguem como algo do passado, gerenciar os projetos e as tarefas on-line surge como a solução mais plausível para manter tudo bem controlado.

9. Valorize uma boa noite de sono

Há quem pense que a solução para driblar a sobrecarga de trabalho é seguir incansavelmente até vislumbrar a conclusão das tarefas – e que isso inclui privar o sono, minimizar o lazer e priorizar o profissional ao pessoal.

No entanto, o equilíbrio no trabalho está muito longe disso e para conseguir gerenciar os seus afazeres diários com qualidade, tanto a mente quanto o corpo precisam estar descansados.

Mesmo que você tenha muito trabalho para fazer no dia seguinte, o fato de dormir bem te fará acordar com plenitude para ultrapassar aquilo que deve ser realizado. E tal conduta de descanso deve sim ser adotada dentre as suas prioridades!

10. Entenda que as pausas fazem parte do processo

Ao se ver em uma situação de sobrecarga de trabalho, você corre para vencer tudo apressadamente, ou se permite fazer pausas para relaxar? Neste cenário, é normal que a mente humana associe que o correto é trabalhar muito. No entanto, são as pequenas pausas para descansar que irão te impulsionar a cumprir com as tarefas e seguir, posteriormente, com maiores índices de produtividade. Literalmente, reserve um tempo para promover uma pausa mental (e não apenas física) e fique de longe da mesa de escritório ou dos seus afazeres. Mesmo que você tire apenas alguns minutos para o total desligamento, a tendência é que tal ação reverbere ao longo do dia, trazendo imensos resultados positivos. Se puder aproveitar este tempo para ficar longe do celular e realizar alguma atividade que realmente colabore para a sua saúde mental, como mindfulness ou yoga, o processo será ainda mais bem-vindo. Seja criativo conforme as suas preferências e o que faz bem para si e aproveite!

Otimize a sua carga horária e ganhe produtividade com o ecossistema do Bitrix24

Gerenciar a rotina e superar a sobrecarga de trabalho fará toda a diferença no crescimento da sua empresa. Por sorte, ao contar com o sistema rico em funcionalidades do Bitrix24, você consegue atingir tal feito com muito mais facilidade.

Em apenas um lugar, rastreie o tempo gasto com as atividades menos relevantes, gerencie a carga horária, crie lembretes no calendário, gerencie os projetos, automatize e delegue as tarefas.

Com mais de 30 ferramentas pensadas para apoiar o workflow e a sua empresa, pare de sentir, frequentemente, que há muitas tarefas no trabalho. Ao contar com esta plataforma única, você não apenas ganha tempo para se dedicar ao que é importante, como também adiciona mais qualidade de vida para si e para o seu entorno. Experimente!

Perguntas frequentes

O que é a sobrecarga no trabalho?

A sobrecarga no trabalho é uma situação em que há excesso de demandas a serem cumpridas. Refletindo, assim, em cargas de trabalho maiores do que o normal, prazos de entrega apertados e pressão no trabalho.

Como identificar a sobrecarga de trabalho?

Para identificar a sobrecarga no trabalho, perceba se há:

• Fadiga e/ou ansiedade relacionada ao trabalho;
• Redução considerável da produtividade;
• Sintomas ocupacionais (como dores ou doenças físicas);
• Prejuízo em suas relações profissionais ou pessoais;
• Falta de conclusão das atividades rotineiras.

Como lidar com a sobrecarga de trabalho?

Para lidar com a sobrecarga de trabalho, deve-se:

• Utilizar quadros visuais para organizar as tarefas;
• Gerenciar o tempo de forma eficiente através do monitoramento;
• Delegar as tarefas; Automatizar o workflow;
• Fazer e atuar com uma lista de prioridades;
• Recusar projetos que você não poderá concluir;
• Praticar atividades físicas com frequência;
• Tirar as informações da mente e gerenciar as tarefas e os projetos digitalmente;
• Procurar dormir bem;
• Realizar pausas para recarregar as energias.

Como o trabalho excessivo pode afetar a sua saúde mental?

O trabalho excessivo pode afetar a sua saúde mental ao:

• Aumentar os níveis de pressão, cobranças e ansiedade;
• Gerar estresse, desânimo, mal-estar e irritabilidade;
• Levar ao esgotamento no trabalho (ou até mesmo à temida síndrome de burnout).