Como Iniciar um Projeto como um Profissional: O Guia Definitivo para Principiantes

Independente de quão experiente um profissional é, iniciar um projeto do zero costuma ser um grande desafio. Como estabelecer um serviço ou produto sem uma base anterior? O que deve ser priorizado? Quais referências utilizar para atingir o sucesso?

É preciso responder a cada uma dessas perguntas, além de entender a fundo as etapas de iniciação de projetos.

No artigo abaixo, iremos abordar todas essas questões, trazer dicas para diferentes momentos e estratégias úteis para novatos que desejam iniciar um projeto. Continue lendo para se preparar corretamente.

Explorando o desconhecido: os 9 passos para iniciar um projeto de sucesso

Qualquer gestor ou líder de uma equipe que deseja iniciar um projeto da forma correta precisa saber previamente quais passos serão seguidos. Isso inclui entender o ponto de partida, quais procedimentos serão necessários, qual o objetivo final e prever tanto os resultados positivos, como os menos favoráveis.

Nesse sentido, vários profissionais dividem o ciclo de desenvolvimento e produção em algumas etapas gerais: início, preparação, execução, manutenção e conclusão. Os tópicos abaixo abordam exatamente o aspecto basilar do gerenciamento de projetos para iniciantes: os primeiros passos.

1. Dê prioridade ao novo projeto

Iniciar um projeto do zero exige, acima de tudo, dedicação, seja do líder da equipe, seja de cada colaborador envolvido. Desse modo, é necessário se aprofundar naquilo em que irá trabalhar: quem será beneficiado? Por que sua equipe se dedicará a ele? Qual impacto terá em sua empresa e no público atendido?

Claro, algumas dessas questões implicam análises mais complexas, como será mostrado mais adiante. Todavia, como marco zero de um novo produto ou serviço, você poderá montar um pequeno esquema com o básico das informações disponíveis antes do trabalho ser iniciado.

Ter uma espécie de “farol” desde o início, indicando porque e onde se quer chegar fará muita diferença. Além de facilitar o planejamento do projeto de forma geral, será uma referência para qualquer mudança necessária durante a execução. Também, permitirá antecipar ou ao menos remediar qualquer imprevisto.

2. Estude a viabilidade do projeto antes de executá-lo

Um estudo de viabilidade pode mostrar se o seu projeto poderá ser executado da maneira desejada, se precisará de alguma modificação ou até se não é favorável para sua empresa no momento. Há muitas possibilidades e variáveis a serem encaradas durante esse tipo de análise.

Dentre elas, a primeira é a possível recepção por parte dos seus clientes. Entender se há uma demanda ou problema real a ser resolvido, além de buscar saber como o projeto abordará tal carência.

Os recursos disponíveis no momento são outro tópico de suma importância. Como lider, você deverá avaliar se é possível ter todo o orçamento, colaboradores, tempo e flexibilidade para executar o projeto do início ao fim.

Busque cobrir o restante de exigências para atingir o objetivo buscado. Por exemplo, se o projeto envolver pontos sensíveis legalmente, avalie qual abordagem deverá ser usada. O mesmo vale para questões ambientais, acordos com outras organizações e assim por diante.

Caso não seja a primeira vez que um projeto com diretrizes semelhantes esteja ocorrendo, os dados e exemplos anteriores podem ser utilizados ao avaliar a viabilidade. Iniciar um projeto com um estudo desse tipo fará muita diferença para os resultados obtidos.

3. Defina claramente os objetivos que marcarão o rumo do projeto

Objetivos claros e específicos devem ser delimitados desde o começo, servindo como uma linha a ser seguida para cada decisão tomada. Ao defini-los, é importante que sejam explícitos, delimitados de forma realista e segmentados, de modo que possam ser atingidos sem grandes intervalos de tempo.

Aliás, a maioria dos projetos pode tirar proveito de uma divisão de objetivos em diferentes grupos. Por exemplo, a parte visual pode ter metas próprias, assim como as partes técnicas, suporte, etc. Claro, o projeto terá objetivos gerais que reúnem todas essas divisões. Todavia, ao definir alvos mais fáceis de serem batidos, a produtividade e motivação da equipe poderá melhorar.

4. Estabeleça as entregas e o escopo do projeto

Qual será o principal resultado do projeto, em termos de produção? Em outras palavras, é preciso definir qual será o serviço, produto ou mudança resultante de todo o ciclo de trabalho. Apesar de ter várias metas e alvos, normalmente o projeto se refletirá numa criação central, em que todos os esforços culminarão.

Vale enfatizar que esta criação deve ter características específicas e claras, com limites sólidos. Com isso, o resultado final não fugirá do que foi planejado lá no início.

Também, é importante definir o escopo de trabalho, principalmente para projetos que envolvem diretamente clientes ou parcerias externas. Um problema comum ao iniciar um projeto do zero é receber pedidos que desvirtuam totalmente os objetivos iniciais, ou forçam fugas do orçamento, quebras de prazos e assim por diante.

5. Faça um orçamento sólido e equilibrado

Inegavelmente, o custo financeiro de um projeto e o orçamento disponível costumam definir muitas de suas características. Quanto será necessário para atender os objetivos desejados? Será preciso economizar em algo? Há uma margem para imprevistos ou grandes mudanças?

Para definir um orçamento realista e viável, será necessário considerar absolutamente todas as necessidades do projeto. A começar pelos colaboradores, será preciso definir quantos serão necessários, além de custos paralelos com a manutenção da equipe.

Também, o gestor deve calcular o custo da matéria-prima a ser utilizada, serviços de terceiros que serão contratados, aluguel ou aquisição de equipamentos e imóveis, etc. Mesmo custos menores ou paralelos, como taxas regulamentares ou mensalidade da internet, devem ser registrados.

Sabendo dos custos para iniciar o projeto, será preciso avaliar os recursos disponíveis. Para muitas empresas, um novo ciclo de desenvolvimento demanda financiamento externo, seja por meio de empréstimos, aportes por investidores ou programas de subsídio. 

Vale lembrar que, mesmo recebendo máxima prioridade, um projeto não pode concentrar todos os recursos a ponto de outras demandas ficarem carentes. Equilibrar as contas pode ser desafiador, mas permitirá manter sua organização funcionando com eficiência mesmo ao explorar novos patamares.

6. Selecione os membros da sua equipe de trabalho com base nos objetivos

Uma das principais dicas para começar novos projetos é escolher os participantes com muita atenção. Além do gestor precisar de preparação e habilidades, os colaboradores também devem se adequar ao que é buscado. Para atingir isso, cabe à liderança avaliar o histórico de cada funcionário ou parceiro, buscando suprir as carências de cada etapa do desenvolvimento.

Ademais, uma recomendação interessante é selecionar pessoas com competências que funcionem em conjunto. Ou seja, profissionais que consigam interagir e colaborar com o restante da equipe, escutando sugestões, dando insights e participando de reuniões.

É importante destacar que uma das práticas mais eficazes na fase inicial de qualquer projeto é a formação de uma equipe diversificada. Isso significa escolher colaboradores que apresentem um leque variado de formações acadêmicas, talentos e competências. Tal diversidade permite que as fortes habilidades de alguns membros da equipe possam equilibrar as lacunas de habilidades em outros, criando um ambiente de trabalho mais completo e eficiente.

Caso queira facilitar essa etapa, poderá recorrer a algumas ferramentas voltadas a recursos humanos podem ser de grande utilidade. O Bitrix24 oferece várias delas com total integração.

7. Identifique riscos potenciais que podem afetar o projeto

O modelo de registro RAID (Risks, Assumptions, Issues, and Dependencies) deverá fazer parte do seu guia para o primeiro projeto. Esta ferramenta, que se traduz a Riscos, Suposições, Problemas e Dependências, permitirá identificar e monitorar qualquer risco para uma execução bem-sucedida, sendo adaptável a várias estratégias de iniciação de projetos.

No que se refere aos riscos, a equipe deverá registrar qualquer risco que possa comprometer a progressão do projeto. Por exemplo, se há uma grande dependência de um possível software e este pode não estar disponível após certo período.

Já as suposições envolvem registrar as ações que serão feitas no projeto e o resultado esperado, além de cenários fora do planejado. O recebimento de um protótipo no prazo seria um resultado esperado. Já o atraso ou um protótipo incorreto seria um cenário fora do planejado.

Os problemas são questões totalmente imprevistas, que devem ser registradas conforme ocorrem. A saída de um colaborador por motivos pessoais é um exemplo de problema, já que, em contraste com riscos, não pode ser prevista ou suposta.

Por fim, as dependências se referem a demandas que não podem ser resolvidas isoladamente, dependendo que outras etapas sejam concluídas. Alguns profissionais ainda registram as soluções escolhidas para os problemas e riscos, servindo como referência para outras decisões.

8. Crie um documento para centralizar os dados do projeto

Documentar é um dos atos mais benéficos que devem estar num guia completo para iniciantes em projetos. Mas documentar o quê?

Basicamente, tudo. Desde o passo inicial em que se define as diretrizes do projeto, até o estudo de viabilização, definição do orçamento, escolha de ferramentas e seleção de colaboradores, tudo deve ser registrado com detalhes.

Tal documentação servirá como referência tanto para o próprio projeto, como para iniciar projetos de forma eficaz futuramente. Permitirá também que qualquer colaborador consulte determinadas informações, caso precise de um maior entendimento sobre determinado tópico. Por exemplo, durante a execução, pode ser necessário selecionar mais profissionais. Usando a seleção original, a abordagem pode ser repetida e poupar muito tempo.

Sistemas como o Bitrix24 facilitam a documentação ao integrar diferentes funcionalidades e ferramentas. Gerando relatórios e informações de forma acessível, dará meios práticos para registrar todas as ações tomadas.

9. Faça a reunião de lançamento do projeto e alinhe todos os participantes

Finalmente, chega o momento da reunião de lançamento. Nela, o projeto será apresentado a todos, com seus objetivos, recursos, orçamento e outros detalhes definidos no início.

Nesta reunião, arestas deverão ser suavizadas, ao expor os desejos e expectativas, ferramentas, colaboradores escolhidos, etc.

Também, é o melhor momento para aprimorar ou dar início a comunicação entre os profissionais. Qual será o papel de cada um, ligação com tarefas de outros, prioridades existentes, dentre outros aspectos. Sua importância para o planejamento de projetos para iniciantes é gigantesca, já que alinhará toda a equipe para os passos seguintes.

Inicie seu projeto com confiança: aplique os 9 fundamentos essenciais do planejamento e estabeleça as bases para um desenvolvimento eficaz

As 9 etapas de iniciação de projetos podem parecer complexas, mas vão facilitar tanto o gerenciamento e liderança, como a própria execução. Elas irão afunilar os esforços em direção das prioridades corretas e evitar que o trabalho fuja do escopo definido originalmente.

Aliás, como já mencionado, utilizar ferramentas específicas disponíveis no Bitrix24 tornará o início do projeto mais eficiente. Tendo soluções para produtividade, comunicação, criação de calendários e até telefonia integradas entre si, o gestor poderá acompanhar e controlar suas tarefas numa única interface. Teste agora e tenha o melhor para iniciar um projeto com sucesso.

Perguntas frequentes

As etapas essenciais a serem tomadas antes de iniciar um projeto são as seguintes:

• Dê prioridade ao novo projeto

• Estude a viabilidade do projeto antes de executá-lo

• Defina claramente os objetivos que marcarão o rumo do projeto

• Estabeleça as entregas e o escopo do projeto

• Selecione os membros da sua equipe de trabalho com base nos objetivos

• Faça um orçamento sólido e equilibrado

• Identifique riscos potenciais que podem afetar o projeto

• Crie um documento para centralizar os dados do projeto

• Faça a reunião de lançamento do projeto para alinhar todos os participantes

Um iniciante pode gerenciar eficazmente as fases iniciais de um projeto ao estudar a fundo tudo que o envolve. Isso inclui entender quais são os objetivos desejados, se é viável com os recursos disponíveis, quais os prazos, colaboradores que devem participar e os riscos envolvidos. Além disso, sua execução deve ser feita após planejar cada etapa, acompanhando cada tarefa e mudança.

Os erros comuns que os iniciantes devem evitar na iniciação de projetos são variados, com estes se destacando:

• Não respeitar o orçamento, seja reduzindo os recursos ou estourando o teto de gastos;

• Selecionar os membros do projeto sem considerar suas habilidades ou experiência;

• Priorizar procedimentos ou características sem impacto notável no resultado final;

• Ter uma comunicação inadequada, seja internamente ou entre terceiros não envolvidos;

• Exceder as cargas de trabalho impostas a cada participante.