Os projetos são grandes desafios: cada qual com as suas características e necessidades diferentes. Portanto, até os profissionais mais experientes, muitas vezes, podem ter dificuldades para lidar com as suas complexidades.
Ainda assim, quais são os segredos dos gerentes de projeto bem-sucedidos – aqueles que sempre conseguem atingir o máximo potencial mesmo em cenários desfavoráveis? O que faz com que um indivíduo se torne um gerente de projetos de sucesso é uma combinação delicada entre as suas aptidões pessoais, as habilidades específicas e um intenso interesse na área.
Há quem diga, inclusive, que tudo se trata do equilíbrio perfeito entre os conhecimentos técnicos, as características que nos tornam humanos e até um pouco de arte. Então para acabar com a sua curiosidade, listamos neste artigo os 10 principais segredos compartilhados por grandes gestores de projetos globais. Confira já e se prepare para mudar a sua mentalidade!
Perguntas frequentes
O que é preciso para ser um bom gerente de projeto?
Para ser um bom gerente de projeto, é preciso:
- Compreender as necessidades do momento – e se adaptar de acordo;
- Respeitar e valorizar a equipe;
- Saber conduzir o trabalho – e a ação alheia – com organização e eficiência;
- Ter disposição para aprender constantemente;
Aprender a tomar decisões inteligentes com agilidade.
Quais são as estratégias mais utilizadas por um gerente de projetos?
As estratégias mais utilizadas por um gerente de projetos são:
- Esclarecer os detalhes sobre o projeto antes mesmo do seu início;
- Definir metas e KPIs para acompanhar o progresso;
- Selecionar as pessoas certas para compor a equipe de projeto;
Avaliar o trabalho sob diferentes perspectivas e ponderar os prós e contras – como fechamento e aprendizado – após a conclusão do projeto.
Quais são as 3 principais funções de um gerente de projetos?
As 3 principais funções de um gerente de projetos são:
E executar as ações envolvidas com determinado projeto.
Qual é a faculdade necessária para ser gerente de projetos?
Não existe, exatamente, uma faculdade necessária para ser gerente de projetos. Normalmente, a maioria dos profissionais que atuam no ramo são formados em administração ou cursos superiores de gestão de negócios (ou comercial), e acabam se profissionalizando mais na área de forma secundária – seja por treinamentos gerais, MBAs ou certificações internacionais.
Onde um gerente de projetos pode trabalhar?
Um gerente de projetos pode trabalhar em uma série de lugares, de diferentes nichos mercadológicos e abordagens. Dada a revolução digital, é comum que tais profissionais atuem em agências e grandes organizações envolvidas com projetos e tecnologias. Ainda assim, eles podem ser requisitados em instituições mais tradicionais – como escritórios de engenharia e arquitetura, organizações não governamentais (ONGs), órgãos do Estado e mais.
Como ser um gerente de projeto bem-sucedido? Descubra os segredos dos melhores gerentes de projeto
Gerenciar bem um projeto é uma das chaves para finalizar as suas etapas satisfatoriamente concluídas. No entanto, ainda que existam variáveis, parte deste enredo positivo é dependente da atuação de um profissional fundamental: o gerente de projetos.
Em palavras gerais, é ele o responsável por definir um cronograma de operações, planejando e organizando o trabalho, a fim de que a execução leve as entregas do projeto – no prazo e com a devida qualidade.
Mas qual é o enigma por trás desta conclusão bem-sucedida? Afinal, nem de longe é simples gerenciar os projetos. Quer saber quais são, de fato, os segredos dos gerentes de projeto bem-sucedidos? Acompanhe os detalhes seguintes para descobrir qual é o seu diferencial.
1. Empregam uma liderança forte como a sua realidade
A liderança forte faz parte dos segredos de um gerente de projeto. Isto porque os grandes gestores até parecem líderes natos – tendo uma capacidade incrível de inspirar e motivar a sua equipe.
Um líder forte foca no aspecto positivo, dedica-se a resolver problemas, assumir as responsabilidades e atingir os melhores resultados. Ele é capaz de tomar decisões difíceis com clareza a fim de guiar o time com eficiência para o alvo almejado.
Por sorte, é possível se dedicar a ser um bom líder, seguindo os passos de outros gerentes de projeto bem-sucedidos. Para tal, aprenda a delegar tarefas, se comunicar eficientemente, agir com foco, resiliência e flexibilidade e engajar (tendo empatia) com o time.
2. Têm a boa comunicação como uma das prioridades
Não é preciso ir muito além para descobrir que, dentre os segredos dos gerentes de projeto bem-sucedidos, a comunicação é um elemento-chave. Afinal de contas, ela é elementar para que todo e qualquer projeto termine como bem-sucedido.
Assim, se você quer ser um gestor de alto nível, trabalhe em suas habilidades de comunicação e saiba repassar as informações e as expectativas claramente para a sua equipe, as partes interessadas e os clientes. Livre-se dos vícios de linguagem, pratique a escuta ativa, conte com o apoio de softwares comunicativos de qualidade, observe a linguagem corporal e opte pela simplicidade – sem perder a qualidade. Este é um dos segredos de um gerente de projeto que fará um enorme diferencial!
3. Levam consigo o pensamento estratégico
A realidade é que muitos aspectos fazem certos gerentes de projeto bem-sucedidos, mas, sem dúvidas, o pensamento estratégico figura como um dos primordiais. Pois é esperado que os melhores gestores sejam capazes de antecipar cenários – sejam eles riscos, desafios ou oportunidades – e agir estrategicamente a fim de explorá-los.
Felizmente, é totalmente possível desenvolver o senso estratégico como um líder e gerente de projetos. Para isso:
- Questione-se frequentemente;
- Pense sempre antes de agir;
- Coloque-se no lugar do próximo;
- Aprenda – sem ter medo – a lidar com os números e as reais previsões;
- Antecipe-se e controle o seu tempo.
4. As habilidades de negociação fazem parte do seu arsenal de aptidões
Você sabia que um dos segredos dos gerentes de projeto bem-sucedidos é ser expert em negociações? Realmente, esta é uma habilidade que os grandes profissionais do ramo cultivam, sendo exímios na arte de negociar com a equipe, as demais partes interessadas e os fornecedores.
Junto à visão estratégica, incluindo um pensamento mercadológico sobre os objetivos e a lucratividade do negócio, um gestor de projeto de qualidade precisa se prontificar a fechar bons acordos – que tenham fechamentos positivos para ambos os lados. E isso vai desde, simplesmente, combinar um prazo de entrega viável até fechar um grande aporte financeiro para o projeto.
Neste caso, tal performance pode ser adquirida e aperfeiçoada conjuntamente com uma comunicação assertiva, senso de organização, empatia, disciplina, planejamento, inovação e flexibilidade.
5. Resolvem os problemas de forma proativa
Um gestor de qualidade é um solucionador de problemas – e é por isso que este é um dos segredos dos gerentes de projeto bem-sucedidos. Tais indivíduos enfrentam os problemas de forma analítica e proativa, encontrando soluções rápidas e efetivas para lidar com os percalços.
Durante os seus esforços, o gerente deve encontrar o equilíbrio perfeito para manter uma relação positiva com os indivíduos e, ao mesmo tempo, visar o mínimo de prejuízo para o seu projeto e a companhia como um todo. Por isso, faz-se necessário colocar em vigor uma visão global e pensar estrategicamente para tal.
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6. Possuem grandes habilidades organizacionais
Dada a atuação ampla e multifacetada, não é surpresa que permeiam entre os segredos dos gerentes de projeto bem-sucedidos um forte senso – e prática – de organização. Tais profissionais precisam manter um fluxo de trabalho altamente ordenado para acompanhar várias tarefas, pessoas e prazos em simultâneo.
Por conta disso, o seu arranjo acaba indo além de se preocupar puramente com a estrutura física e os papéis e documentos no cotidiano – se propagando a controles amplos de custos, calendários, imprevistos, pessoas e os seus resultados.
7. Estão preparados em termos de adaptabilidade
Diante das instabilidades mercadológicas, os segredos dos gerentes de projeto bem-sucedidos envolvem a adaptabilidade. Isso porque pessoas que ocupam este cargo precisam se adaptar rapidamente conforme as mudanças, vencendo os desafios inesperados que podem surgir ao longo do trajeto.
Muito da capacidade de ajuste está relacionada com a mentalidade – pois existem indivíduos que, naturalmente, se encaixam melhor em situações flexíveis. Ainda assim, a adoção de práticas rotineiras e metodologias ágeis, como a gestão de projetos via Scrum e Kanban, podem te ajudar a atuar de tal forma com mais facilidade. É altamente indicado explorar!
8. Seguem atentos aos detalhes do projeto
Quem lida com o gerenciamento de projetos sabe que os detalhes importam. E o gerente, responsável por planejar e controlar a execução de tais projetos, deve ter o olho ávido por detalhes a fim de contribuir para a realização de um trabalho exímio.
Como isso inclui administrar uma série de variáveis ao mesmo tempo, um dos segredos dos gerentes de projeto bem-sucedidos é que eles se atentam aos pormenores e garantem que todos os aspectos do projeto sejam bem planejados e executados – mantendo a qualidade desejada. O senso de presença e foco no momento também se tornam importantes para tal habilidade.
9. Sabem da importância de gerenciar os riscos do projeto
Já se tem ciência que, em meio aos segredos dos gerentes de projeto bem-sucedidos, encontra-se a capacidade de controlar os riscos – ou seja, identificá-los e mitigá-los o quanto antes possível. Tanto é que quem se dedica a programas como o Master Project Management (MPM) foca o seu aprendizado, dentre outras coisas fundamentais, na gestão de riscos em projetos.
Embora os desvios de objetivos do projeto possam ocorrer a qualquer momento, e em projetos de qualquer nicho ou abordagem, tais profissionais estão prontos para agir sobre as intercorrências e corrigir tal curso rapidamente – a partir de decisões sábias e embasadas. Eles não se deixam levar apenas pela emoção e sempre operam com proatividade em busca dos melhores cenários.
É por isso que é igualmente relevante poder se apoiar em relatórios emitidos rapidamente a partir de resultados reais – o que é apoiado a partir de abordagens de software como o Bitrix24. Vale a pena implementar na prática!
10. Dedicam-se à aprendizagem contínua
Embora este esteja listado como o último dos segredos dos gerentes de projeto bem-sucedidos da seleção, ele é imensamente relevante – Realmente, os bons gestores de projetos não se importam de serem eternos aprendizes. Eles até gostam e se sentem estimulados em seguirem o seu processo educativo.
Indo além de formações como Master Project Management (MPM), demais certificações internacionais e MBAs, os gerentes de projeto que se dedicam na função com afinco sempre procuram melhorar as suas habilidades – tanto pessoal quanto profissionalmente. Eles se abrem, inclusive, para aprender com o próximo, constantemente. É uma máxima!
Tenha eficiência para acelerar o sucesso da sua equipe e ser um gerente de projetos de ponta!
Já sabe o que é preciso para ser um gestor de projetos bem-sucedido a partir destas dicas, certo? Agora chegou o momento de partir para a prática e implementar tais melhorias e conhecimentos junto ao seu time. Por sorte, tudo isso fica bem mais fácil com a ajuda do Bitrix24!
A partir deste software de gestão de projetos, você pode:
- Acelerar as entregas do projeto graças à organização, ao workflow automatizado e aos recursos que auxiliam a colaboração;
- Visualizar rapidamente o progresso do trabalho em gráficos Kanban;
- Monitorar a carga horária de trabalho para otimizar os recursos e cuidar da saúde dos colaboradores;
- Criar fluxos de aprovações e tarefas;
- Comandar calendários pessoais e em grupo para não deixar passar nenhum prazo;
- Gerar listas de tarefas e programar as interdependências;
- Converter e-mails em tarefas em poucos cliques – poupando mais tempo e trabalho desnecessário;
- Gerar gráficos e relatórios de maneira automática – e com leitura simplificada – para acompanhar o andamento do trabalho;
- Encantar as partes interessadas com a organização máxima ao mostrar tais resultados;
- Manter todos sincronizados a partir de qualquer lugar – podendo até usar um app para administrar os arquivos do projeto e muito mais!
De fato, era a solução que faltava para que você aliasse o melhor das suas aptidões pessoais e profissionais com as ferramentas tecnológicas certas para alavancar a performance do pessoal e do projeto. Experimente hoje mesmo e simplifique drasticamente a sua forma de lidar com os projetos!
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