3 maneiras de gerenciar equipes distribuídas em fusos horários

Gerenciar equipes distribuídas em vários pontos do mundo vem se tornando uma prática cada vez mais comum. Com a globalização e inovação tecnológica, já é possível conduzir times com colaboradores do globo inteiro até pelo celular.

Mas como garantir o sucesso das ações com tanta diversidade? Como gerenciar equipe que não trabalha no mesmo time zone? Além do respeito mútuo, é preciso criar um ambiente agradável, coeso e integrado para que todos atuem em sintonia. Mesmo que não falem a mesma língua ou sigam o mesmo horário de trabalho.

Antes de tudo: saiba que distância não impede integração

Algumas pessoas podem pensar que equipes descentralizadas não atuam de forma integrada – mas estão completamente enganadas. Antes mesmo de conferir maneiras de gerenciar equipes distribuídas, saiba que todo o processo deve envolver sintonia e integração.

Membros de equipe que atuam em diferentes fusos podem trabalhar de forma coesa e serem extremamente eficientes ao realizar um trabalho colaborativo. Eles podem, inclusive, construir boas relações com os colegas – mesmo que cada um atue no seu horário.

Para isso, o primeiro passo é focar em um onboarding de qualidade. Depois, estimule e instigue o senso colaborativo. Por que não promover ao menos um café virtual por mês? Ou colocar em ação uma rede social interna? Existem infinitas formas de instigar o envolvimento de uma equipe global.

Não menospreze a importância da integração em equipes remotas, mesmo que cada um esteja em um ponto totalmente distinto do globo.

Então como gerenciar uma equipe distribuída?

Trabalhar com pessoas que vivem em outro fuso e gerenciar equipes distribuídas pode ser um desafio. No entanto, existem maneiras de garantir uma colaboração eficiente mesmo a horas e quilômetros de distância. 

Não sabe como garantir o gerenciamento de equipe quando os membros do time não trabalham no mesmo time zone? Então acompanhe as dicas abaixo: 

1. Permita o acesso às informações em tempo integral

Ao gerenciar equipes distribuídas em diferentes fusos horários, é preciso tomar cuidado com a transparência e disponibilidade de arquivos e informações. Isso é ainda mais importante para colaboradores recém-chegados, que ainda estão na fase de onboarding.

Será que você, como gestor, forneceu o acesso a uma base de conhecimentos gerais da empresa – para que o colaborador tirasse todas as suas dúvidas? Fez questão de garantir que as informações estivessem atualizadas e disponíveis a qualquer hora do dia?

O gerenciamento de equipe remota merece atenção redobrada neste quesito. Afinal, os membros do time não estarão on-line sempre no mesmo horário, e durante qualquer período podem surgir questionamentos importantes, capazes de comprometer o andamento do trabalho.

Para solucionar a problemática, é essencial garantir que a informação esteja disponível para os membros envolvidos com o trabalho remoto a qualquer momento. E o mais importante: de forma atualizada, contextualizada (para que seja entendida) e de fácil acesso – e não no documento do Word salvo no seu desktop pessoal.

Neste sentido, vale a pena experimentar soluções on-line como o App do Bitrix24, que agiliza a rotina de quem precisa gerenciar equipes distribuídas – com ferramentas de gestão de projetos, calendários, comunicação e mais. 

2. Atribua tarefas e prazos e comunique com eficiência

De nada adianta um líder de equipe criar um projeto e não deixar os envolvidos saberem sobre as etapas que devem ser cumpridas. Para que os objetivos sejam alcançados da forma desejada, é preciso ser conciso ao atribuir tarefas e propor prazos de entrega.

Quando um colaborador sabe exatamente o trabalho que precisa cumprir, ele se organiza de forma muito mais fácil. Quando tudo é avisado às pressas, sempre em cima da hora, a tensão gerada no ambiente de trabalho virtual pode ser tóxica.

Por isso, cuide para manter o planejamento da equipe bem definido, com todos informados sobre suas atribuições. Será muito mais tranquilo cultivar a qualidade, produtividade e motivação.

Além de manter o planejamento de tarefas e projetos atualizado, um gestor deve se preocupar em contextualizar as atribuições.

Imagine a seguinte situação: um colaborador trabalha no fuso totalmente oposto e não encontra nenhum contexto junto com a atribuição da tarefa que precisa ser cumprida naquele dia. Caso não haja contextualização suficiente, o que possa dificultar o entendimento, o trabalho pode ficar comprometido.

Portanto, comunique de forma eficiente para garantir que o funcionário saiba e possa cumprir todas as suas atribuições. 

3. Simplifique a colaboração

Trabalhar com equipes de diferentes fusos e nacionalidades pode ser desafiador – seja por barreiras culturais ou linguísticas. Para gerenciar tantos indivíduos diferentes com sucesso, é preciso simplificar o máximo possível a comunicação e estimular a colaboração. 

Com o desenvolvimento de mensageiros instantâneos, nos acostumamos a ter respostas rápidas. No entanto, isso complica um pouco quando os colegas não estão no mesmo time zone.

Conscientize os membros do time para o fato de que a comunicação provavelmente não será imediata e que o colaborador irá responder assim que possível, dentro do seu horário de trabalho. Chamamos isso de uma comunicação assíncrona ou indireta.

Através de uma boa comunicação, os colegas podem alinhar as expectativas e deixar o trabalho fluir com facilidade. Quanto mais claro for o processo comunicativo, maiores as chances de traçar metas, otimizar processos e atingir os resultados desejados.

Com as soluções tecnológicas disponíveis atualmente, felizmente é possível instigar a colaboração e gerenciar equipes distribuídas no mundo todo a alguns cliques de distância.

Um excelente exemplo é a plataforma do Bitrix24. A interface possibilita coordenação, alinhamento e organização do trabalho em equipe, até mesmo para times multinacionais.

Com o Bitrix24, equipes também podem ficar em sintonia através de redes sociais corporativas, aumentando o senso de pertencimento mesmo com as distâncias geográficas. É uma ferramenta colaborativa muito útil para explorar!

É possível gerenciar equipes distribuídas pelo planeta?

Sem dúvidas! Empresas do mundo todo já trabalham com times remotos distribuídos em diferentes fusos horários. Com planejamento e boa integração, é totalmente possível gerenciar equipes distribuídas.

Uma coisa é certa: nem todos os trabalhadores conseguem atuar desta maneira. Mas ao encontrar os talentos ideais e realizar um bom processo de onboarding, as barreiras geográficas e horárias podem ser superadas.

Se você é um gestor de equipe ou líder, siga as dicas que trouxemos acima. Aplicando-as dentro da realidade do seu time, você certamente será capaz de colher bons resultados.