7 Ferramentas Revolucionárias de Gestão de Projetos com IA

A gestão de projetos com IA é uma realidade no mercado atual. Mais do que uma tecnologia de última geração, o recurso vem revolucionando diferentes segmentos, com muitas aplicações úteis para gestores e líderes. Dito isso, algumas ferramentas se destacam justamente pelo uso otimizado de inteligência artificial.

Desde assistentes virtuais até sistemas para organizar documentos, estes recursos já estão disponíveis para uso. No texto abaixo, você verá 7 ferramentas que utilizam IA, com detalhes sobre como podem ser aplicadas. Seja você um profissional independente ou um líder de uma grande equipe, continue lendo para saber mais sobre o assunto.

Quais são as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos com IA do mercado?

Seja no âmbito corporativo ou até mesmo para uso pessoal, a inteligência artificial já atinge muitas pessoas. Todavia, a maioria possui um contato muito superficial com essa tecnologia, limitado a recursos como chatbots ou geradores de imagens.

Nesse sentido, a IA pode oferecer muito mais, principalmente para quem busca aprimorar sua gestão de projetos. Tanto profissionais experientes como iniciantes podem tirar proveito disso. Abaixo, estão listadas 7 ferramentas de grande utilidade, abrangendo desde planejamento de um projeto, até sua execução e avaliação.

1. Plataformas de Gestão de Projetos Aprimoradas por IA

A integração da inteligência artificial na gestão de projetos representa uma transformação significativa, especialmente na forma como automatiza tarefas de diversas complexidades. Atividades que tradicionalmente exigiriam horas de trabalho manual agora podem ser executadas rapidamente, em questão de minutos, graças ao poder da IA. Para iniciar, um comando preciso e alguns dados iniciais são suficientes.

A precisão alcançada por essas ferramentas de IA minimiza consideravelmente a ocorrência de erros e falhas, evidenciando sua eficiência. A adoção de IA em projetos, especialmente aqueles caracterizados por vastas quantidades de dados e diversificados em etapas e segmentos, simplifica a consolidação e análise dessas informações de maneira lógica, concisa e eficiente.

Esta capacidade de resumir complexidades em insights claros e acionáveis libera profissionais para dedicarem mais tempo às áreas que mais se beneficiam de sua expertise e experiência. Em vez de se atolarem na verificação e análise de dados, podem concentrar-se em tarefas de maior valor, onde o julgamento humano e a tomada de decisão estratégica são indispensáveis.

2. Software de Previsão de Riscos para Projetos

A prevenção de riscos pode ser desafiadora justamente por demandar atenção com muitas variáveis simultaneamente. Isso motiva muitos profissionais a implementarem soluções de IA em gestão de projetos, já que permite ir muito além de suas capacidades pessoais no que se refere à análise e acompanhamento da previsão de riscos.

Começando pelas capacidades primárias da IA, uma parte significativa das técnicas para prever e mitigar riscos envolve a identificação de padrões. Esses são eventos que ocorrem repetidamente, levando consistentemente a possíveis resultados negativos. Com a capacidade de avaliar grandes volumes de dados, interpretar informações complexas e fornecer conclusões assertivas, a IA pode antecipar muitos riscos simplesmente identificando padrões problemáticos.

Por exemplo, um projeto pode estar em risco de atrasos devido a fatores e escolhas feitas em suas fases iniciais. Identificar tal padrão por conta própria pode ser desafiador, especialmente por exigir conhecimento prévio de outros projetos. No entanto, ao utilizar um software de gerenciamento de projetos baseado em IA, os profissionais podem solicitar uma avaliação e obter recomendações para mitigar esses riscos rapidamente.

Vale lembrar que os algoritmos que compõem uma IA são alimentados não só por dados passados, mas por cada interação do usuário. Isso permite que a prevenção de riscos aja não só considerando problemas e ajustes do passado, mas também aqueles feitos recentemente.

3. Ferramentas para atualização de status automatizada

Um dos papéis do gestor envolve acompanhar, atualizar e se comunicar com cada um dos membros da equipe. Isso pode ser complexo, por diferentes razões. Em equipes maiores, manter-se atento a muitos profissionais pode ser exaustivo, ou culminar em negligência de alguns. Já equipes menores podem sofrer com um ambiente tenso, em que a produtividade é afetada por cobranças frequentes.

Como a gestão de projetos com IA pode ser impactante nesse aspecto? De forma simples, por diminuir o número de interações redundantes ou extremamente básicas. Ao solicitar que a ferramenta envie atualizações periódicas e objetivas, reuniões frequentes deixam de ser necessárias. É possível até utilizar a IA para formular interações personalizadas, conforme a demanda do momento.

A IA também será de grande ajuda para solicitar respostas, avaliações e dados de vários colaboradores de uma só vez. Precisa saber sobre o estado de cada funcionário, mesmo que sejam dezenas? A tecnologia será uma forma de economizar tempo e esforços cumprindo essa necessidade, sendo uma das vantagens da IA em gestão de projetos.

4. Planejamento Inteligente de Roadmaps

A gestão de projetos com IA também abrange passos iniciais dos projetos, como o planejamento, criação de cronogramas e avaliação de recursos disponíveis.

Começando pela estipulação de prazos, tecnologias de IA para gerentes de projetos podem reunir dados passados e presentes para dar insights nesse sentido. Por exemplo, o gestor pode comparar o projeto atual com projetos que tiveram um escopo e objetivo semelhantes. Ou, em outros casos, solicitar informações específicas sobre alguma etapa ou atividade.

A análise de performance também é otimizada com AI project management. Através da inteligência artificial, é possível obter uma visão ampla do desempenho do projeto, identificando padrões, tendências e áreas de melhoria. Essa análise abrangente permite tomar decisões mais informadas e ágeis para ajustar o plano conforme necessário, garantindo que o projeto alcance seus objetivos de forma eficiente.

Além disso, a gestão de recursos é aprimorada com tecnologias de IA para gerentes de projetos. A ferramenta pode monitorar a disponibilidade de recursos, fornecer insights para otimização e redistribuição, tudo isso integrado ao planejamento do roadmap do projeto. Ao alinhar a gestão de recursos com as metas e objetivos delineados no plano inteligente, a equipe pode maximizar a utilização dos recursos disponíveis e minimizar desperdícios, resultando em uma execução mais eficaz e um maior sucesso do projeto.

Aliás, melhorar o planejamento pode resultar em benefícios para clientes, investidores e outras partes externas. Mostrando que sua equipe sabe quais próximos passos tomar, quais resultados busca e como utilizar cada recurso disponível, todos terão muito mais confiança.

5. Sistemas de Automação de Fluxo de Trabalho

Conforme mais ferramentas digitais passaram a ser incorporadas à gestão de projetos, tornou-se desafiador utilizar tantas soluções. Isso pode impactar no fluxo de trabalho, já que o gestor e até mesmo os colaboradores precisarão se atentar a muitas soluções utilizadas em diferentes etapas.

Com a gestão de projetos com IA, tal obstáculo é contornado com a integração de muitas funcionalidades numa mesma interface. Um bom exemplo de uso de inteligência artificial nesse aspecto é o CoPilot, presente no Bitrix24. A ferramenta integra recursos como:

• Bate-papo: chat com a IA, utilizado para resumos, análises, gerar insights e geração de conteúdo. Isso inclui a geração de copy, apresentando ideias, escrevendo anúncios, criando imagens, respondendo comentários e até sugerindo críticas construtivas com base em um simples prompt;

• CRM: além da gestão de projetos com IA internamente, também é possível integrar a gestão de clientes. Através da IA CoPilot, chamadas podem ser transcritas, cards de negócios podem ser preenchidos automaticamente e copy para marketing via e-mail podem ser criados em instantes, os quais serão enviados automaticamente após um determinado ativador;

• Tarefas: já com foco na própria gestão de tarefas com IA, o CoPilot ajuda a desenvolver descrições de tarefas, elaborar um resumo conciso das mesmas e criar listas de tarefas a partir de uma longa descrição, o que facilita a atribuição de tarefas e o entendimento de toda a equipe.

Em vez de utilizar softwares distintos para cada uma das demandas acima, você pode requisitar tudo com a IA CoPilot. Como resultado, você economizará muito tempo, diminuirá a frequência de erros e precisará estudar apenas um sistema, em vez de vários.

6. Assistentes de Criação e Organização de Conteúdo

Na gestão de projetos com IA, a criação e organização de conteúdo desempenham papéis cruciais. A inteligência artificial oferece soluções inovadoras para potencializar a criatividade e a eficiência operacional.

No contexto da criação de conteúdo, a IA pode gerar material de alta qualidade com mínimo ou nenhum ajuste necessário. Desde frases simples para anúncios até roteiros completos, essas ferramentas são cada vez mais capazes de produzir conteúdo original e impactante.

Além disso, a IA se tornou uma ferramenta valiosa para profissionais menos experientes, oferecendo novas ideias, aprimorando conceitos existentes e adaptando conteúdo para diferentes mídias e formatos.

No que diz respeito à gestão de documentos e arquivos, a IA permite uma colaboração mais eficiente. Os sistemas de IA ajudam a organizar documentos de forma categorizada e facilitam a busca por informações específicas, garantindo que todos os colaboradores tenham acesso aos recursos necessários para suas tarefas.

Integrada com sistemas de armazenamento na nuvem e outras ferramentas de gestão de projetos, a IA proporciona acesso simultâneo e atualizado aos documentos relevantes, otimizando a colaboração e o fluxo de trabalho.

7. Assistentes Virtuais para Reuniões com IA

Por fim, mas não menos importante, uma das ferramentas de acompanhamento de projetos impulsionadas por IA envolve reuniões. A tecnologia é capaz de entregar um excelente desempenho como assistente da gestão, permitindo controlar, registrar e revisar cada segundo do evento.

Uma ferramenta que emprega IA, como o CoPilot, inicia pelo registro detalhado de tudo o que foi dito, sendo capaz de transcrever horas de conversa. Ela faz isso com precisão, incluindo a pontuação apropriada e organizando o conteúdo de forma lógica, resultando em um documento estruturado que facilita consultas e acompanhamentos futuros.

Tais transcrições são úteis em diversos sentidos. Por exemplo, em vez de reassistir toda a reunião apenas para conseguir uma informação, você pode simplesmente solicitar ao Copilot que indique todos os momentos em que determinada palavra foi mencionada. Além disso, a IA também pode analisar tudo que foi debatido e gerar um plano de ação, com tarefas para a equipe e para cada um dos participantes.

O uso de inteligência artificial em planejamento de projetos ainda economizará armazenamento, seja no sistema de nuvem ou nos dispositivos da organização. Afinal, um documento com a transcrição será muito menor do que um arquivo com horas de gravação. Para equipes que realizam reuniões frequentemente, isso também pode ter um impacto positivo.

A IA do Bitrix24 pode transformar sua gestão de projetos

Como já mencionado no texto, AI project management tools podem fazer muita diferença para sua empresa. Ter acesso a um sistema confiável e completo que possua tal tecnologia é algo simples para quem descobre o Bitrix24.

Mais do que uma das plataformas de gestão de projetos aprimoradas por IA, o Bitrix24 integra uma série de ferramentas necessárias para diferentes segmentos. Utilizada por profissionais independentes, colaboradores em equipes e líderes experientes, é a melhor oportunidade para aumentar a eficiência e o desempenho. Quer saber como funciona? Então, registre-se hoje mesmo e tenha acesso a diversas ferramentas de IA para gerenciar seus projetos com excelência.

Perguntas frequentes

Como as ferramentas de gestão de projetos com IA podem revolucionar as práticas tradicionais de gestão de projetos?

As ferramentas gestão de projetos com IA podem revolucionar as práticas tradicionais de gestão de projetos ao automatizar tarefas básicas e repetitivas, além de oferecer abordagens otimizadas para tomada de decisões, comunicação e trabalho em equipe. Com a IA, é possível prevenir falhas em diferentes aspectos, acompanhar todo o fluxo de trabalho e aprimorá-lo com economia e agilidade.

Quais são as principais características que se deve procurar em um software de gestão de projetos com IA?

As principais características que se deve procurar em um software de gestão de projetos com IA são estas:

• Possibilidade de automatizar diferentes tarefas;

• Recurso para prevenir riscos e possibilitar ajustes proativamente;

• Eficiência na atualização de informações para toda a equipe;

• Insights úteis para planejar projetos e formular cronogramas;

• Integração de diferentes recursos, reunindo tudo que é necessário num só sistema;

• Otimização da gestão de conteúdo;

• Presença de assistente virtual, com múltiplas funções para auxiliar a gestão de reuniões.

Um sistema completo deverá oferecer todos esses recursos de forma integrada e intuitiva. Além disso, outras características positivas do uso de IA surgem conforme os profissionais ganham mais experiência com a ferramenta, já que a tecnologia é capaz de se auto-aprimorar conforme o uso.

Como a IA aprimora a tomada de decisões em gestão de projetos?

A IA aprimora a tomada de decisões em gestão de projetos ao oferecer uma visão geral do ciclo de trabalho. Com essa tecnologia, tanto os gestores, como qualquer colaborador, podem ter acesso a um número muito maior de informações e documentos. Além disso, a inteligência artificial pode identificar gargalos, problemas e mudanças de grande impacto. Sua capacidade de gerir bancos de dados e interpretar informações permite que padrões sejam encontrados com muito mais facilidade, gerando insights precisos sobre projetos atuais e passados.