8 Vantagens do CRM para Advogados e Escritórios Jurídicos

Um escritório de advocacia, independente de seu porte, lida com uma série de procedimentos e demandas diariamente. Desde a gestão de tarefas entre a equipe até o acompanhamento de processos, manter um fluxo eficiente de trabalho é um desafio.

Então, como melhorar a produtividade usando uma única ferramenta? Através de um CRM para advogados. Para saber quais soluções esse tipo de sistema oferece e como utilizá-lo em diferentes procedimentos, continue lendo.

1. Foque na atividade jurídica com um CRM para advogados

Uma questão desafiadora que justifica a busca pelo CRM para advogados é conciliar demandas secundárias com as atividades jurídicas. Isso inclui gestão de colaboradores que não são advogados, como os responsáveis pelo RH, ações de marketing e manutenção do sistema de armazenamento online.

Com um bom CRM para advogados, é possível economizar tempo e recursos financeiros em tais necessidades paralelas. Como as atividades jurídicas são o foco central para sua organização, fará muita diferença não precisar se preocupar com tudo isso.

Isso não significa que a liderança terá menos controle sobre essas áreas. Pelo contrário: a implementação de CRM em serviços jurídicos auxilia aos advogados que possuem menos experiência com a administração, já que permitem monitorar tudo de forma prática.

2. Utilize informações atualizadas no planejamento estratégico

Um grande desafio que faz com que a otimização de escritórios de advocacia com CRM se torne uma ótima opção é lidar com a grande quantidade de dados gerada diariamente. Informações como o tempo gasto por tarefa, satisfação dos clientes e até o faturamento exigem muitos recursos ao serem avaliados isoladamente.

Por outro lado, a implementação de CRM em serviços jurídicos permite ter todos esses dados de forma constante e prática. Seja com métricas isoladas ou usando ferramentas que geram relatórios, é possível poupar muito tempo que seria utilizado para coleta e análise.

Fora isso, ferramentas de CRM para o setor jurídico dão acesso a informações que grande parte dos escritórios não possui. De forma geral, tais dados concentram-se em procedimentos internos, como a produtividade de cada colaborador ou o sucesso de cada caso.

Tudo isso se mostra imensamente proveitoso durante o planejamento estratégico. Avaliar as ações futuras usando um leque imenso de informações mostrará quais são as tendências que sua organização deve seguir, além de indicar setores que demandam alguma melhoria.

Mesmo escritórios que não planejam mudar a curto ou médio prazo podem tirar proveito ao monitorar constantemente o fluxo de trabalho. Isso permitirá antecipar problemas como colaboradores sobrecarregados ou barreiras para o procedimento de cada tarefa.

3. Otimize a comunicação interna e a gestão de clientes

Mesmo profissionais experientes no meio jurídico podem ter dificuldade para lidar com a comunicação interna e externa (com clientes). De forma geral, essa questão inclui os canais de contato utilizados, acompanhamento de cada interação com o público e outras demandas. Como adicional, ainda há o desafio de seguir normas específicas do segmento.

Com soluções de CRM para profissionais do direito, é possível resolver grande parte desses obstáculos com uma única ferramenta. Sistemas completos de CRM oferecem serviços como mensageiros, chamadas de voz e até videoconferências, que podem ser usados para comunicação interna ou externa.

Além disso, é possível planejar reuniões com diversos funcionários, colaboradores externos ou clientes, incluindo datas em seus calendários de forma automatizada e enviando lembretes quando chegar a data agendada.

Para melhorar ainda mais a comunicação externa, e ser mais flexível e adaptável, um CRM completo oferece diversos canais de contact center, possibilitando criar formulários em seu site, gerenciar mensagens em redes sociais e controlar o suporte via telefone.

Também, permitirá acompanhar as interações do início até o final, avaliando os resultados atingidos. Para contatos futuros com o mesmo cliente, ferramentas de CRM para o setor jurídico dão acesso aos dados compartilhados no passado e mostram outras informações úteis previamente.

4. Melhore a produtividade do escritório com o CRM para advogados

Talvez um dos colaboradores do seu escritório esteja sobrecarregado com uma quantidade grande de demandas, enquanto outros estão abaixo do seu potencial em termos de produtividade. Se for o seu caso, o CRM para advogados pode fazer muita diferença na otimização do fluxo de trabalho.

Com esse tipo de sistema, é possível acompanhar cada etapa que uma tarefa costuma subir. Do contato inicial com o cliente até o andamento do caso ou o processamento de pagamentos, tudo pode ser acessado diariamente.

Vale a pena destacar outra questão: a sincronia entre todo o escritório. Agendar reuniões sem criar conflitos, distribuir tarefas conforme a disponibilidade de cada um, avaliar quantas demandas um colaborador pode lidar de uma só vez e outras ações antes complexas tornam-se simples com um CRM para advogados.

Claro, é preciso escolher um sistema intuitivo, seguro e confiável. Por exemplo, o Bitrix24 oferece funções variadas para a gestão de equipe por meio de uma interface completa, mas simples. Não é preciso ser um perito em ferramentas digitais para utilizá-lo, sendo acessível mesmo para quem possui pouca experiência.

5. Nutra relações sólidas com a clientela

Na advocacia, é preciso gerar, nutrir e manter ótimas relações com seus clientes. Afinal, um escritório com uma base sólida de atendimento possuirá demandas durante todo o ano, mesmo quando novas oportunidades tornam-se mais escassas. Aplica-se também uma máxima do mundo empreendedor: é mais barato manter um cliente já existente do que buscar um novo.

Dessa maneira, gerir uma boa relação entre escritório e clientes exige muita atenção, já que há um limiar tênue entre a satisfação e a frustração entre ambas as partes. Da parte do advogado, é interessante ter em mãos o máximo de informações sobre quem está sendo atendido.

No caso de um cliente mais antigo, isso inclui não só dados de identificação, mas informações sobre interações e casos passados. Um CRM para advogados deve fornecer tudo isso rapidamente.

Já para o cliente, é necessário ter um atendimento ágil, através de diferentes canais. O início da relação também tem grande importância: como e onde ele irá descobrir os serviços que seu escritório oferece?

Citando novamente o Bitrix24, o sistema oferece centrais de contato com integração de várias ferramentas. É possível automatizar comunicações básicas, agilizando as primeiras interações com o cliente, além de unir vários canais através de gestão integrada.

6. Tenha acesso a todos os documentos num único lugar

Apenas um único processo legal pode gerar centenas de páginas de documentação, todas necessárias para o andamento correto. Mesmo migrando para um formato digital, armazenar, classificar e acessar quantidades massivas de documentos exige ferramentas próprias para tal.

Um bom sistema de CRM para advogados permite solucionar esse problema ao assegurar o acesso rápido e ordenado a diferentes arquivos. Sem abdicar da proteção necessária nos dias atuais, ainda possibilita que vários colaboradores tenham acesso simultâneo a um documento ou pasta de um cliente, conforme suas permissões e cargos.

Outra questão interessante é poder relacionar documentos e anotações a clientes específicos. Essa é mais uma função que o Bitrix24 traz para seus usuários, com o chamado “gerenciamento de conhecimento” implementado ao fluxo de trabalho.

Um adicional que deve ser considerado é a acessibilidade a documentos em momentos oportunos. Como a própria atividade principal da advocacia envolve mobilidade, ter um banco de arquivos no seu smartphone pode vir a calhar em várias ocasiões.

Finalizando a questão da documentação, é preciso ressaltar a necessidade de uma proteção robusta. Mais do que assegurar documentos contra ataques virtuais, o CRM em escritórios de advocacia permite limitar o acesso somente ao que é estritamente necessário para cada atividade e colaborador legal.

7. Use várias ferramentas no mesmo sistema

Muito do que foi dito nos passos acima envolve procedimentos completamente distintos, resultando em demandas que também exigem soluções diferentes. No passado, isso tinha uma consequência negativa: os escritórios precisavam usar vários sistemas sem integração, isolados entre si e sem sincronia entre cada usuário do mesmo setor.

Unindo CRM e produtividade jurídica, este se tornou um dos principais obstáculos superados. Agora, é possível ter acesso simultâneo a muitas ferramentas distintas, usando uma mesma interface e sistemas.

Seu escritório possui times de RH, contabilidade, marketing e outros? Todos podem ser geridos no mesmo sistema, com funções como automação do fluxo de trabalho e IA dando suporte para uma maior otimização.

A questão da sincronia entre cada colaborador também pode ser resolvida por quem busca eficiência de CRM em práticas jurídicas. Estes sistemas dão a possibilidade de comunicação entre departamentos distintos com organização e sem atrapalhar o andamento de nenhuma demanda.

Outro ponto importante é dar acesso aos mesmos dados atualizados. Muitas vezes, um operador do direito inicia o atendimento, mas outro é responsável pelas etapas posteriores. Utilizando ferramentas integradas ao CRM para advogados, o risco de informações desatualizadas surgirem é diminuído significativamente, evitando vários problemas causados por esse tipo de conflito.

8. Transforme oportunidades em clientes reais

Para finalizar a lista de benefícios obtidos através da gestão de clientes para advogados com CRM, é necessário focar num dos mais notáveis: a conversão de leads em clientes.

Em outras palavras, uma pessoa interessada nos serviços oferecidos pelo seu escritório ainda precisará percorrer várias etapas antes de ser efetivamente representada por você ou outros colaboradores. Nesse interlúdio, é preciso seguir várias práticas.

Primeiro, o registro de informações deve ser preciso e eficiente. Solicitar o reenvio de dados já compartilhados é algo que gera insatisfação em muitos casos. Com o CRM, é possível armazenar as informações com diferentes níveis de organização.

Outra utilidade válida é acompanhar o estágio de cada interação, facilitando que diferentes colaboradores lidem com as mudanças e novas tarefas. Novamente, sem causar conflitos entre departamentos ou causar retrabalho para profissionais ou clientes.

A automação de alguns procedimentos é outro recurso precioso com o CRM para advogados. Essa função possibilita responder automaticamente em diferentes canais de atendimento, dar uma lista de opções a cada nova interação, dentre outras ações.

Nos estágios iniciais, a integração entre sistemas de marketing antecipa a conversão de leads e confere métricas sólidas para descobrir pessoas interessadas. Desse modo, o software CRM para advogados é benéfico inclusive para atrair clientes e mantê-los a longo prazo.

Implemente um CRM para advogados e veja seu escritório se transformar

Atingir a eficiência de CRM em práticas jurídicas pode ser o diferencial para gerir seu escritório e prestar serviços jurídicos com bons resultados. Sendo necessário lidar com tantos procedimentos distintos, a integração, acessibilidade e qualidade de tais sistemas permitirá atingir novos patamares.

Suas utilidades abrangem as duas esferas mais importantes do setor: gestão de clientes e gestão de equipe. Sem precisar de mais ferramentas, tudo estará a poucos cliques de distância, seja você um gestor ou um colaborador.

Perguntas Frequentes

Quais são as principais vantagens do CRM para advogados e escritórios jurídicos?

As principais vantagens do CRM para advogados e escritórios jurídicos são a otimização de diversos procedimentos e a união de diferentes soluções numa mesma plataforma. Mais especificamente, é possível citar:

• Comunicação eficiente entre equipe e clientes;

• Gestão de tarefas otimizada, com acompanhamento de cada etapa;

• Coleta e análise de vários dados num único sistema;

• Organização e consulta a documentos de forma estruturada;

• Gestão do fluxo de trabalho, com acompanhamento de tempo e outras métricas;

• Integração de diferentes setores e funções, com acesso em dispositivos móveis.

Como o CRM pode otimizar a gestão de clientes em escritórios de advocacia?

O CRM pode otimizar a gestão de clientes em escritórios de advocacia ao centralizar informações de clientes, casos e comunicações em um único sistema, facilitando o acompanhamento de interações e prazos legais. Além disso, permite a automação de tarefas administrativas, melhorando a eficiência e proporcionando um serviço personalizado, contribuindo para a construção de relações sólidas com os clientes.

De que forma o CRM contribui para a eficiência operacional em práticas jurídicas?

O CRM contribui para a eficiência operacional em práticas jurídicas ao simplificar a gestão de contatos, calendários e documentos legais, simplificando o monitoramento de datas importantes e a comunicação com os clientes. Essa abordagem auxilia na identificação de oportunidades de negócios e no aprimoramento da prestação de serviços, resultando em um melhor desempenho geral do escritório de advocacia.