Avaliação de desempenho em home office: um guia para maior eficácia

A Covid-19 mudou totalmente os hábitos de produtividade. O que antes era visto de forma negativa, hoje é encarado com bons olhos. Estamos falando do home office, que por muito tempo foi considerado uma solução impossível, afinal, como controlar os processos e as entregas de forma remota?

Atualmente, as soluções baseadas em ERP, especialmente no período pós-pandemia, tornaram-se mais acessíveis do que nunca. Com um fluxo de trabalho digitalizado, basta um computador conectado à internet para que toda a equipe compartilhe as informações necessárias para realizar entregas, determinar etapas e, acima de tudo, avaliar o desempenho da equipe. No entanto, isso não é tão fácil. A avaliação de desempenho no trabalho remoto depende do nível de maturidade digital da empresa. Portanto, se um negócio não possuir um sistema ERP adequado, assim como um fluxo de trabalho que gere dados úteis, dificilmente será possível determinar o nível de entrega dos colaboradores remotos.

Portanto, o requisito mínimo de qualquer empresa é ter uma estrutura de trabalho remoto adequada. Ou seja, com um sistema ERP implementado, KPIs definidas para mensurar o desempenho da equipe à distância, programas e sistemas corretos, entre outras soluções para o time. É a união desses fatores que permite um trabalho remoto funcional e, consequentemente, uma avaliação remota eficaz. Neste conteúdo, preparamos um guia prático para tornar a avaliação de desempenho em home office funcional e precisa. Para começar, nos acompanhe nesta leitura!

Os últimos panoramas do trabalho remoto no Brasil

Durante o período de distanciamento social, houve um boom do trabalho remoto, popularmente conhecido como home office. Nesta forma de trabalho, como o próprio nome sugere, o colaborador atua em casa conectado à empresa e realiza suas entregas à distância.

Com o fim do período pandêmico, esta solução continuou popular. Segundo um estudo publicado pela consultoria Robert Half, o trabalho remoto se perpetuou para aproximadamente 35% das empresas brasileiras após a pandemia. Apesar do número expressivo, ele pode se tornar ainda maior e mais impactante.

Isso porque, ainda de acordo com o estudo, há uma predileção pelo modelo híbrido. Neste caso, ao invés de trabalhar 100% presencial ou de forma remota, o profissional intercala entre o trabalho presencial e o remoto. Nesse cenário, a avaliação de desempenho em home office se torna ainda mais precisa, pois é possível comparar as entregas realizadas no ambiente de trabalho com as feitas em casa.

Vantagens do trabalho remoto para empresas e colaboradoras

O trabalho remoto proporciona diversas vantagens tanto para as empresas quanto para os colaboradores. Por isso, muitas organizações têm preferido esse tipo de solução. Considerando que hoje há sistemas de ERP bastante completos, existem poucas barreiras a superar antes de implementar esse modelo de trabalho.

Entre as empresas, os benefícios do modelo 100% remoto ou híbrido que mais chamam a atenção são:

• Redução de gastos: as despesas com aluguel, água, luz, insumos e outros custos físicos reduzem devido à menor rotatividade na empresa;

• Maior engajamento nas vagas: as atuais e futuras vagas de trabalho têm um melhor engajamento por estarem alinhadas com a tendência de busca dos profissionais;

• Mais assiduidade dos colaboradores: permite maior flexibilidade para que os profissionais produzam e entreguem, mesmo em casos de imprevistos;

• Maior possibilidade de contratação: elimina a necessidade de restrição geográfica para contratação, aumentando o nível de expertise na empresa;

• Aprimoramento do fit cultural: possibilita que a sua empresa desenvolva um fit cultural moderno e em conformidade com as tendências de trabalho.

E não são apenas as empresas que tiram proveito do trabalho remoto. O home office dá liberdade aos colaboradores e, dependendo da forma de emprego, como CLT ou PJ, é possível equilibrar um ou mais compromissos ao longo dos dias. Abaixo, mencionamos as vantagens mais relevantes:

• Maior flexibilidade de horário;

• Maior otimização do tempo;

• Melhora na qualidade de vida;

• Mais oportunidades de trabalho;

• Expediente encurtado.

Apesar de tantas vantagens para empresas e colaboradores, vale lembrar que tudo depende da gestão de desempenho à distância da empresa. Para fazer isso da melhor forma, reunimos as principais KPIs de desempenho no trabalho remoto.

Quais são as KPIs de avaliação remota para empresas

As Key Performance Indicators (Indicadores-chave de Desempenho ou KPIs, na sigla em inglês) são usadas para medir e avaliar o desempenho remoto de uma empresa ou equipe. No entanto, pouco se fala sobre quais KPIs são realmente necessárias para essa avaliação.

Em geral, as KPIs que envolvem produtividade são as mais úteis. Por exemplo, é possível analisar quantas entregas são feitas na empresa em comparação com o home office do colaborador. Se houver uma diferença significativa, é necessário intervir e corrigir eventuais problemas.

1. Produtividade individual e do time

Uma das principais KPIs é a produtividade geral. Neste caso, a avaliação remota do colaborador é dividida em aspectos individuais e também da equipe como um todo. Dessa forma, é possível identificar quais colaboradores entregam mais ou menos, dependendo do modelo de trabalho. Do mesmo modo, percebe-se quais equipes conseguem ou não atuar à distância.

Entre os insights a serem buscados, o tempo de resposta e solução se destaca. Aqui, a produtividade no ambiente de trabalho e em casa é comparada, a fim de determinar qual modelo é mais eficaz. A quantidade de entregas também é um fator importante na avaliação de desempenho remota.

2. Grau de satisfação e aceitação do modelo

A pesquisa da consultoria Robert Half, mencionada anteriormente, revela que há uma preferência pelo modelo de trabalho híbrido. Contudo, nem todas as empresas adotam esse modelo. Especialmente em grandes cidades, o trânsito faz com que a maioria dos profissionais prefira trabalhar remotamente de forma integral.

Da mesma forma, em smart cities com foco em trânsito sustentável, o modelo híbrido pode ter maior adesão. Para chegar a uma conclusão, a avaliação de desempenho remoto é essencial. Para isso, formulários e feedbacks qualitativos dos colaboradores são suficientes.

3. Qualidade do nível final de entrega

Entre as KPIs mais úteis nas estratégias de avaliação em home office está a qualidade do nível final. Nesse caso, a avaliação remota considera uma entrega feita do início ao fim, seja de forma híbrida ou totalmente remota. Assim, é possível identificar a quantidade de obstáculos enfrentados até a entrega do projeto.

A avaliação de desempenho desse tipo de projeto costuma considerar a quantidade de ruídos nas tarefas — questionamentos, retrabalhos e entregas incorretas, o feedback de stakeholders-chave do projeto e a avaliação qualitativa dos líderes de equipe.

4. Net Promoter Score (NPS)

Uma KPI frequentemente utilizada por equipes de vendas em várias empresas, o Net Promoter Score (NPS) mede a satisfação de um cliente ou lead. A partir do grau de satisfação, é possível estimar o nível de fidelização dos leads ao seu serviço ou produto. Geralmente, há um receio de perda de NPS devido ao distanciamento entre as equipes de venda em home office e os clientes.

Especialmente para essa métrica de avaliação em home office, é importante considerar o tempo de resposta do colaborador. Mesmo trabalhando em casa, é necessário estar disponível 100% do tempo para manter a excelência no atendimento. Entre os impactos negativos, distrações e problemas no local de trabalho do colaborador podem gerar dificuldades.

5. Nível de bem-estar

O nível de bem-estar também deve ser considerado. O home office impacta homens e mulheres de maneiras diferentes. Enquanto os homens tendem a ser mais beneficiados, as mulheres podem sofrer mais devido à divisão dos afazeres domésticos. Com isso, entre tantas entregas, as mulheres acabam se dividindo para concluir as tarefas de casa.

Um estudo publicado na Personnel Psychology faz um recorte de gênero no trabalho remoto e mostra que as mulheres se sentem mais culpadas por estarem em casa e não conseguirem concluir as tarefas domésticas. Isso prejudica o bem-estar das profissionais, que se culpam pela dupla jornada.

Passo a passo para realizar a avaliação de desempenho em home office

O mercado de trabalho nos obriga a adaptar o modelo de trabalho constantemente. Desde a Covid-19, as novas relações de trabalho continuarão a trazer mudanças, e é necessário estar atento e criar formas de avaliar sua empresa a cada nova transformação.

1. Defina as suas KPIs

Para realizar a avaliação de desempenho remoto, é essencial aplicar as KPIs que melhor se adequam ao seu negócio. Acima, mencionamos diferentes indicadores-chave de desempenho que podem ser implementados. No entanto, é importante destacar que cada empresa tem sua própria realidade.

Portanto, ao considerar um indicador de desempenho, lembre-se de adaptá-lo à realidade da sua empresa. Dessa forma, os dados serão mais confiáveis e realmente ajudarão os recursos humanos do seu negócio.

2. Implemente uma forma de centralizar dados

Toda KPI é baseada em dados. Portanto, o líder da empresa deve adotar uma solução que permita unificar as informações sobre entrada e saída de colaboradores em um único lugar. Hoje, existem diversas formas de fazer isso, mas poucas soluções são tão completas quanto o Bitrix24.

O Bitrix24 é um sistema com ferramentas para avaliação remota, que incluem registros de entradas, saídas e pausas, horários de turnos, gerenciamento de inatividade, pontuação de tarefas, grau de eficiência, entre outros insights úteis para suas KPIs e avaliação em home office.

3. Defina uma data-limite de avaliação

Toda avaliação precisa de um ciclo definido. Por isso, ao estabelecer as KPIs e adotar uma solução como o Bitrix24, é necessário definir um ciclo de início e fim. Não existe um intervalo padrão; tudo depende do calendário da empresa.

Geralmente, os ciclos são definidos em trimestres ou semestres. Porém, como mencionado anteriormente, tudo depende da realidade da empresa. Para determinar o melhor ciclo, vale a pena analisar anos anteriores e identificar os períodos de baixa e alta produção.

4. Crie um plano de ação

Após o terceiro passo, como registrar, documentar e detalhar a avaliação em home office dentro do último ciclo? Para responder a essa pergunta, a criação de um plano de ação é essencial. Um plano de ação consiste em identificar e nomear os problemas e os destaques durante o período.

Geralmente, o plano de ação possui uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP) baseada nas KPIs. Com isso, é possível avaliar o desempenho em home office de forma mais abrangente. Além disso, permite criar soluções sob medida para qualquer eventual problema do ciclo.

5. Implemente as mudanças necessárias

Com o plano de ação em mãos, resta implementar as mudanças necessárias para aprimorar seu modelo de trabalho. Após realizar todas as alterações na infraestrutura e no fluxo de trabalho, é importante comunicar os colaboradores por e-mail e se preparar para mais um ciclo de produção e futuras mudanças.

Como mencionado no início do texto, o modelo de trabalho está em constante transição. Se hoje há uma preferência pelo trabalho híbrido, amanhã pode ser necessário voltar aos escritórios, e assim por diante. Para estar sempre preparado, a avaliação é fundamental.

Avaliação de desempenho em home office exige a ferramenta correta

A avaliação de desempenho em home office requer o sistema adequado. Entre tantas alternativas, o Bitrix24 se destaca como a solução definitiva. A plataforma oferece soluções para micro, pequenas, médias e grandes empresas, com planos específicos para cada segmento.

Entre as vantagens e diferenciais, estão:

• Gerenciamento de tarefas móvel;

• Espaço de trabalho virtual;

• Videoconferência integrada;

• Calendário para organização;

• Gestão de tempo da equipe;

• Base de conhecimento centralizada;

• Armazenamento em nuvem.

Conclusão

Com as dicas apresentadas aqui, certamente fica mais fácil gerir seu time, independentemente das distâncias, e alcançar resultados ainda melhores. Para transformar e aperfeiçoar a forma como você e sua equipe trabalham remotamente, utilize nosso guia juntamente com a melhor ferramenta para RH e supere as barreiras!