Como delegar tarefas e responsabilidades

É comum que gestores, líderes ou donos de uma companhia tenham medo de repassar responsabilidades. Muitas vezes, há receio de que o negócio vá a ruínas se atividades básicas forem comandadas por outros funcionários. Mas a verdade é que delegar é essencial, sobretudo para uma expansão empresarial saudável.

Neste guia, entenda a importância e confira dicas de como delegar tarefas da forma ideal: tendo tempo para se dedicar a atividades que realmente dependem apenas de você.

FAQ

Qual é o significado de “delegar trabalho”?

Antes de entender como delegar tarefas, precisamos partir do mais simples: o que significa isso?

De maneira resumida, delegar ou atribuir tarefas ou trabalho é o processo de transferir a responsabilidade de uma determinada atividade para outro funcionário. Ele pode ser um estagiário, um membro fixo da equipe ou um freelancer contratado (colaborador terceirizado). Tudo varia de acordo com o trabalho requisitado.

É comum que muitos líderes ou proprietários tenham diversos receios com o processo de delegação de tarefas. Alguns têm medo de deixar tudo nas mãos dos empregados e outros temem perder o controle do que será realizado.

No entanto, você verá, ao longo deste artigo, que a atribuição (quando bem aplicada) só tende a gerar vantagens. Continue a leitura para entender do que estamos falando e saber, de forma prática, como delegar tarefas com o máximo de qualidade.

Como delegar tarefas de forma eficiente como gerente: 7 passos

Não importa se você é dono de um negócio, é responsável por administrar uma empresa ou se lidera uma equipe. Em algum momento, será preciso direcionar responsabilidades e saber como delegar tarefas para outros funcionários.

Quando esta hora chegar, recomendamos seguir o passo criado por quem já precisou (mais de uma vez) delegar com efetividade. Pronto para acompanhar?

1. Organize os processos em um sistema interno, dando uma boa base

Antes de pensar em direcionar atividades, os processos internos da companhia devem estar bem definidos e organizados. E nada melhor do que uma intranet personalizada para te ajudar com isso! 

O ideal é que o colaborador encontre, nesta interface, tudo aquilo que precisa para trabalhar. Seja a visualização de uma tarefa atribuída, os arquivos que o ajudem a concluir tal etapa do projeto ou mesmo uma base de informações para se direcionar.

Caso você ainda não tenha adotado uma interface preferencial, é extremamente útil conferir a proposta do Bitrix24. Além de funcionar como um espaço colaborativo para integrar processos, funcionários e listas de tarefas, a plataforma possibilita que empresas criem a sua própria base de conhecimento, incluindo qualquer tipo de informação que precise ser compartilhada. Sejam instruções, regulamentos ou até detalhes sobre projetos, clientes e pagamentos. Vale a pena considerar! 

2. Crie documentos informativos que ensinem qualquer um a operar

Infelizmente, muitas pessoas não sabem como delegar tarefas do jeito certo. Certas vezes, elas pensam que cabe ao gestor apenas atribuir e deixar o processo fluir. Mas quando se visa o sucesso como um todo, isso está longe de ser verdade.

Um dos segredos de como delegar tarefas está em saber ensinar. Se você quer que uma atividade saia bem-feita, disponibilize todos os recursos possíveis para que tal resultado seja atingido.

Além de elaborar uma base de conhecimentos para os membros do time, como citamos no tópico acima, é extremamente bem-vindo criar um passo a passo para a realização de tarefas. A ideia é que qualquer um saiba como realizá-las – mesmo que nunca tenha feito isso antes.

Que tal criar vídeos de execução, uma apresentação ilustrativa ou escrever uma sequência de passos sobre como concretizar tal atividade? Quanto mais recursos e exemplos forem utilizados, melhor tende a ser o entendimento e as chances de chegar a resultados satisfatórios (minimizando a revisão e o retrabalho).

Lembre-se, apenas, que diferentes funcionários possuem diferentes habilidades. Alguns entenderão melhor com explicações escritas; enquanto outros os exemplos visuais. Unir ambos os universos é a melhor chance de ensinar a todos e colher bons resultados.

3. Defina quais atividades podem ser, realmente, delegadas

Que a atribuição de tarefas pode trazer vantagens, isto é fato. Mas é um equívoco pensar que é qualquer tipo de trabalho que pode ser repassado. Líderes e executivos só podem delegar atividades que não estejam envolvidas com o processo estratégico ou que representem partes críticas para o sucesso da sua empresa 

O ideal é atribuir aquilo que é facilmente replicável, que não possui grande impacto e que não envolve segredos comerciais. No mais, qualquer tipo de delegação que não abranja tais tópicos deve ser repensado.

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Tipos de tarefas para transferir

Quer exemplos de modalidades que são facilmente delegáveis?

·   Pequenos afazeres: apesar de serem bastante simples, são as pequenas tarefas as mais corrosivas. Isso porque elas consomem o seu precioso tempo, sobretudo quando combinadas (o que é extremamente comum). Isso vai desde limpar a sua caixa de entrada de e-mails até reservar um horário para o evento corporativo.

·   Dispendiosas: tarefas grandes e que demandam muito tempo devem ser delegadas (ao menos em partes). Se você tiver um projeto imenso ou muito complexo para ser cumprido, separe-os em etapas e divida as atribuições com outros funcionários, sempre que possível.

·   Replicáveis: existe um afazer específico que consome o seu tempo, mas que é facilmente ensinável? Explique o passo a passo ideal e direcione-o para outro colaborador com habilidades complementares.

·   Aquelas com as quais você não tem facilidade: por que perder tempo aprendendo uma nova habilidade quando você pode delegá-la a um expert? Isso não só poupará o seu tempo como também adicionará fluxo e qualidade ao trabalho. O que é algo altamente recomendável!

Ainda, é uma boa alternativa apelar para a delegação quando se está com uma alta carga de trabalho. Ou quando se tem um prazo apertado para entregar determinado projeto. Seja qual for o cenário, quando bem aplicado, tudo isso contribuirá para a produtividade, otimização do trabalho, gestão de tempo e sucesso empresarial.

4. Delegue e atribua as tarefas com sabedoria

Como líder ou gestor, você jamais pode sair delegando tarefas aleatoriamente. Pense sobre as suas escolhas sempre, definindo quem é o melhor colaborador disponível para cumprir com aquela atividade. Tudo de forma personalizada.

Afinal de contas, nem todas as atividades cairão bem para todos os perfis de funcionários. E uns terão melhores habilidades do que outros para obter os resultados almejados.

Questione-se sobre o seguinte: “Qual é o funcionário que melhor se adapta ao tipo de trabalho que deve ser realizado?” e “Qual membro da equipe possui os pontos fortes que melhor se encaixam às funções requisitadas?”. Tais indagações o ajudarão a definir a quem atribuir responsabilidades.

Uma vez definido o membro responsável, lembre-se de comunicar de forma clara porque a tarefa foi atribuída a ele, quais são os objetivos e como as suas habilidades o auxiliarão a chegar lá. A transparência e a clareza serão a chave!

Isso permite estreitar os laços de confiança, ao mesmo tempo em que estimula oportunidades de crescimento. Quando o funcionário vê que você confiou nele para realizar uma tarefa com sucesso, ele se dedicará com ainda mais motivação e produtividade para alcançar o desfecho desejado. 

5. Abra espaço para a evolução e o aprendizado

Ao pensar como delegar tarefas, todos os líderes ou proprietários devem ter em mente o aprendizado. Além do mais, este deve ser um dos grandes propósitos de delegar: ensinar o colaborador a evoluir e desfrutar de novas oportunidades e responsabilidades.

Em paralelo, não se pode inserir um colaborador em um processo totalmente novo e esperar que a adaptação ocorra de imediato. Considere que cada um terá a sua própria curva de aprendizado e se coloque à disposição para auxiliar conforme o necessário. Tudo isso acompanhando, lógico, de um fornecimento de recursos ideal.

É o conjunto entre suporte, confiança, clareza e respeito que trarão vantagens para ambos os lados.

6. Coordene o andamento e conclua as etapas com feedbacks

O colaborador ou a equipe concluiu a tarefa que estava prevista para si? Ótimo! De fato, você economizou seu tempo com processos básicos, de baixo impacto, e o investiu em atividades que não poderiam ser repassadas. Mas, e agora?

Assim que a atividade for concluída, revise-a e promova um feedback para o funcionário envolvido. Além de garantir que a entrega esteja dentro dos critérios solicitados, mantendo a padronização e devida qualidade, isso lhe permitirá repassar um parecer útil e construtivo – levando a um melhor nível de precisão futuro e resultados otimizados.

7. Agradeça

Agradecer: este será o marco final do seu processo de delegação! Sempre que uma etapa chegar ao fim, demonstre gratidão pelo serviço realizado após conceder os devidos feedbacks. 

Tal atitude aproxima o líder/gestor dos seus subordinados, mantendo a equipe unida e com um sentimento de confiança recíproca ainda maior. Sem contar, ainda, que os colaboradores tendem a se sentir valorizados e prontos para dar o seu melhor (procurando não o decepcionar) na próxima tarefa que será repassada. É como um ciclo vicioso que vale a pena ser explorado!

E por que é tão importante delegar responsabilidades de forma eficaz?

Quanto mais uma empresa cresce, mais difícil fica fazer as coisas por conta própria. Para expandir, não é apenas recomendado, como também essencial, saber como delegar tarefas. E o interessante é que tal importância vai além de, simplesmente, liberar a sua carga de trabalho.

Quer bons motivos para colocar em prática?

·    Quando um gestor/líder sabe como delegar tarefas do jeito certo, ele prepara os seus funcionários para futuras responsabilidades.

·    Os membros da equipe podem aprender e desenvolver habilidades novas – o que não fariam se permanecessem nas mesmas atividades. Isso soma pontos para a motivação e redução da rotatividade.

·    A delegação torna os processos replicáveis, permitindo que o fluxo laboral da empresa continue mesmo quando os líderes saem de férias.

·    Delegando tarefas, você repassa confiança, capacita sua equipe e forma um verdadeiro time (estimulando o senso de comunidade).

·    E, obviamente, isso ajuda a reduzir o estresse e a sua alta carga de trabalho.

Se você souber como delegar tarefas da maneira correta, isso trará resultados benéficos para todas as partes. Quando o trabalho estiver sendo bem-feito e bem delegado, você terá funcionários satisfeitos e capacitados e tempo extra para se dedicar a outras áreas, alavancando o sucesso empresarial.

Em resumo: por que fazer tudo sozinho quando se pode liderar um grupo, delegar responsabilidades e ter ainda mais vantagens?

Saber como delegar tarefas não precisa ser difícil

Depois de conferir o passo a passo que trouxemos neste guia, não há como dizer que o repasse de tarefas para outros colaboradores é tão impossível assim, não é mesmo? Agora que você já sabe por que deve fazê-lo e como delegar tarefas de forma eficiente como gerente, chegou a hora de colocar os insights aprendidos em prática.

Comece organizando os processos internos, ensine e crie passos fáceis de serem absorvidos, divida as tarefas, atribua para os colaboradores ideais, auxilie, coordene, revise e promova feedbacks construtivos. Sempre lembrando de agradecer no final. 

Quanto maior for a sua habilidade de atribuir tarefas seguindo tais passos, mais fácil serão as delegações futuras e o alcance de grandes resultados.

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