Como evitar custos excessivos em projetos: 8 dicas decisivas

Quem dera um projeto fosse algo simples de ser coordenado. Na rotina real, os gestores se preocupam com uma gama de fatores que contribuem (ou não) para o sucesso. Um deles, sem dúvidas, inclui o orçamento, já que os custos excessivos no projeto não só prejudicam o workflow, como também podem inviabilizar uma implementação inteira. 

Quer você esteja só se precavendo ou já se veja em meio a tal situação, nunca é demais conferir dicas eficazes para saber como lidar com o estouro de custos ao longo de um projeto. Neste artigo, aprenda a vencer os custos excessivos no projeto, ficando o mais longe possível das despesas excedentes, levando a um desfecho satisfatório a curto, médio e longo prazo!

Perguntas frequentes

8 dicas para prevenir custos excessivos no projeto

Os gerentes de projeto precisam estar vigilantes o tempo todo. Além de observarem o comportamento do time e cuidarem com a qualidade dos entregáveis, dependendo da abordagem, eles também precisam se preocupar com o estouro do orçamento do projeto. E já que os custos excessivos no projeto podem levar a consequências desastrosas, incluindo o seu insucesso, é crucial saber maneiras de preveni-lo, ficando o mais longe possível do estouro do projeto. 

Não sabe por onde iniciar? Não se preocupe! As dicas a seguir reúnem os melhores comportamentos e insights que podem ser abordados por gerentes e líderes para prevenir o estouro no gerenciamento de projetos. Confira já!

1. Sempre planeje antes de executar

O planejamento prévio pode deixar muitos indivíduos ansiosos – mas ele é fundamental para evitar os custos excessivos no projeto. Afinal, quando há uma previsão clara sobre o que será realizado e os valores envolvidos com cada etapa, fica muito mais fácil se aproximar deste orçamento e cumprir com aquilo que foi estipulado.

O ideal, no caso do planejamento, é nunca ser positivo ou negativo demais – evitando os extremos. Se você realizar a abordagem pelo ponto de vista otimista, pode se surpreender com o estouro do custo do projeto. Em contrapartida, orçamentos muito pessimistas podem se mostrar inviáveis, já que, na maioria das vezes, eles envolvem recursos exorbitantes e até impossíveis de serem arcados – dificultando o cenário ao pensar em viabilidade, sobretudo em projetos complexos.

Por conta disso, dê preferência para o equilíbrio e trace um plano de gerenciamento de custos que seja condizente com a realidade. Use dados e pesquisas reais (e recentes) para embasar os valores expostos e jamais siga pelo achismo. Levar em conta a sua experiência como gerente de projetos em outros casos também ajudará. Uma vez que o plano esteja finalizado, sente-se com os stakeholders do projeto para discuti-lo, editá-lo e aprová-lo seguindo as necessidades. É a melhor conduta a ser adotada!

2. Cuide com as mudanças no escopo do projeto

Por vezes, para adequar o trabalho conforme as preferências dos colaboradores ou às necessidades finais, abraçando todas as solicitações de alteração que chegam à mesa, os gerentes acabam mudando demais o escopo inicial – gerando custos excessivos no projeto.

É preciso ter em mente que nem todos os desejos e as urgências podem ser atendidas – ainda que seja benéfico para o coletivo. Tomando, assim, o máximo de cuidado com a fluência do escopo para prevenir o estouro de custo do projeto.

Tente alinhar as atividades diárias ao plano primário e pensar cautelosamente sobre o panorama geral antes de sair alterando a execução e arcando com despesas que poderiam (se não deveriam) ser evitadas. E lembre-se de sempre conversar com os stakeholders do projeto antes de qualquer mudança significativa – sobretudo quando ela envolve grandes custos e desvios de rota – prevenindo confusões e desentendimentos futuros.

3. Monitore o progresso do projeto constantemente

Sem sombra de dúvidas, uma das melhores maneiras de evitar os custos excessivos no projeto está no monitoramento frequente. Quando um gerente e a sua equipe acompanham o andamento do trabalho de perto (sem confundir com o microgerenciamento, é claro), torna-se mais fácil identificar problemas que sejam capazes de comprometer o cronograma e o custo do projeto. E isso inclui detalhes como prazos, demanda, carga horária, fornecedores e mais.

O melhor de tudo é que, na era moderna, tal acompanhamento não requer nem sequer a sua presença física. Com o apoio de uma plataforma como o Bitrix24, parceira na gestão de projetos, os responsáveis podem ficar de olho no progresso de tarefas e projetos no dispositivo de sua preferência, até mesmo longe do escritório – ficando prontos para resolver qualquer percalço.

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4. Adote um programa amplo, que te permita acompanhar as despesas e as previsões gerais

Um dos maiores desafios dos gerentes de projeto quando o assunto é custo está em conciliar os gastos com o orçamento, evitando os excedentes. Mas como fazer isso quando você nem sequer mantém o controle do que está sendo desembolsado para cada atividade ou etapa? Ou do quanto estava direcionado para tal?
É crucial manter o acompanhamento constante entre as entradas e as saídas para o seu projeto.

• Você pode até ter recebido um aporte de recursos, mas para onde este dinheiro deve ir?
• Qual é o seu limite de gastos semanal, mensal ou semestral?
• O dinheiro gasto na semana passada condiz com o plano inicial?

E estes são apenas alguns exemplos. Garanta que o projeto esteja plenamente apoiado através de um controle fino, contando com o auxílio da ferramenta de gestão de projetos do Bitrix24. Com ela, organize os custos e os recursos do seu projeto e fique atento a tudo o que está acontecendo. Até calendários pessoais e em equipe podem ser programados, junto a delegação de tarefas, te ajudando a atingir o sucesso pensando em todas as variáveis.

5. Atente-se ao fechar um contrato com os fornecedores

O seu projeto requer o apoio de fornecedores externos para ser concluído com sucesso? Seja por mão de obra ou suprimento de materiais? Então atente-se para a maneira com que tais acordos serão firmados e esteja precavido!

Antes mesmo de fechar um contrato, você precisa checar com o fornecedor qual é o seu limite e até onde as demandas podem ser supridas – vendo se é viável firmar aquela parceria. Tendo, ainda, cuidados extras ao compor o plano de gerenciamento de custos – já pensando em possíveis despesas futuras.

Muitas companhias acabam passando pela má experiência com custos excessivos no projeto por conta de problemas como o que será relatado no seguinte exemplo. Inicialmente, o orçamento do projeto seguia pautado no valor passado pelo seu fornecedor preferencial (com quem o contrato foi fechado).

No entanto, com o passar do tempo, a mesma empresa precisou aumentar o seu pedido em 10% – e o fornecedor parceiro não foi capaz de suprir tal necessidade. O que acontece neste caso? Ao buscar por um novo provedor,  tal companhia pode se deparar com valores elevados ao custo pré-estabelecido para o projeto – e isso é capaz de frear o seu crescimento, ainda que indiretamente.

É por motivos como tais que os custos excessivos no projeto podem ser evitados quando há um plano franco (desde o início) com os fornecedores, em que as expectativas são expostas e fomentadas com dados e previsões reais. Jamais deixe de considerar!

6. Entenda o que leva ao estouro de custos no seu projeto

Se você ainda não vislumbrou o estouro do orçamento do projeto, isto é uma ótima notícia. Mas, infelizmente, ela nem sempre é a realidade. Quando as coisas saem dos trilhos e os acontecimentos geram custos excessivos no projeto, é preciso identificar as barreiras que estão te impedindo de atingir o equilíbrio.

O que, de fato, está causando tais custos exorbitantes? Será que você:

• Calculou errado as despesas do projeto?
• Teve positividade demais ao pensar no orçamento?
• Mudou demais o escopo?
• Trocou de fornecedores sem planejamento?
• Utilizou erroneamente os recursos?
• Teve alguns imprevistos e despesas adicionais?
• Ou, simplesmente, não soube controlar os seus custos?

Qualquer que tenha sido o panorama, pense a respeito da origem (ou origens) do problema para pensar em uma solução para ele – traçando um novo plano de ação. Pois, de fato, só assim você conseguirá sanar os excedentes e mudar a sua realidade antes que seja tarde demais.

7. Comunique os custos ao time envolvido e conversem sobre as prioridades

É extremamente comum que os empresários e os gerentes não queiram deixar a sua equipe a par de custos do projeto ou em cortes de orçamento – até para não gerar desmotivação, em certos casos. No entanto, quando se trata de cuidar com os gastos de um projeto, é importantíssimo que o time envolvido esteja ciente das prioridades e da disponibilidade para o trabalho.

Na verdade, adotar tal comportamento acaba não só contribuindo para o gasto consciente, já que também promove maior transparência e senso de pertencimento, somando pontos positivos para o relacionamento coletivo.

Por conta disso, não tenha medo de expor sobre os gastos e os limites com o seu time. Ser franco é muito mais viável do que apenas dizer "não" sem motivos, assim que um membro pedir para alterar ou incluir algo. A comunicação aberta sempre é bem-vinda!

8. Prepare-se para realocar os recursos conforme o necessário

Se você perceber que está enfrentando custos excessivos no projeto, saiba que nem tudo está perdido! Até porque sempre é possível ir além – e o cenário pode piorar ainda mais. Ainda que o estouro do projeto já tenha acontecido, minimize os seus gastos para voltar ao orçamento através da realocação de recursos.

Isto é extremamente válido quando consideramos o capital humano. Ao se ver diante de tal situação, você pode, por exemplo, redirecionar a sua equipe – permitindo que os profissionais mais qualificados e experientes permaneçam naquele projeto em particular.

Tal ação acabará levando a um aumento da eficiência e da produtividade. E mesmo que você gaste mais na contratação, isto reduzirá os seus custos e o estouro no gerenciamento de projetos ao longo do tempo. Pois, com certeza, haverá menos trabalho para o final do processo, levando a um balanço e desfecho satisfatórios.

Por fim, não tenha medo de errar!

Após saber o que são estouros de custo e conferir dicas para saber como driblar os custos excessivos no projeto, parta para a implementação junto ao seu time para ter resultados incríveis.

Lembre-se de que você até pode errar durante o processo – afinal, é algo totalmente humano. Ainda assim, aprender com os erros e tirar o melhor proveito de tais ensinamentos é o que fará toda a diferença. Então não tenha medo de falhar caso as coisas não saiam conforme o planejado.

Vá adaptando os insights mencionados aqui de acordo com as necessidades do seu time e projeto, minimizando os riscos de decepções em orçamento futuros e problemáticas relacionadas.

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