6 Dicas de Otimização de Projetos para Agilizar os Fluxos de Trabalho e a Eficiência

Garantir que os seus projetos estejam dentro dos conformes, seguindo o orçamento, os prazos e os padrões almejados, é fundamental para o sucesso ao longo do tempo. Contudo, aquelas organizações que conseguem aplicar na prática a otimização de projetos acabam saindo na frente da concorrência.

Afinal, economizando ainda mais recursos, mantendo a equipe envolvida e chegando aos resultados desejados com tranquilidade e celeridade, pode ter todo o seu diferencial. Confira, neste artigo, todos os passos para a otimização de projetos que você pode dar para atingir a eficiência e ter um workflow mais ágil junto com a sua equipe.

Como otimizar projetos: 6 estratégias fundamentais

Otimizar a gestão de atividades de um projeto envolve muito mais do que apenas garantir que o trabalho em si esteja sendo realizado dentro dos parâmetros de qualidade e no prazo. A equipe pode atuar mais proativamente, o workflow pode seguir de modo automatizado e sem interrupções e as etapas do ciclo de vida de um projeto são capazes de terem ações padronizadas.

Antes de explorarmos as seguintes estratégias, lembre-se de que a otimização de projetos não é um destino final, mas uma jornada contínua de aprimoramento. Portanto, esteja sempre aberto à inovação e à adaptação para enfrentar os desafios em constante evolução.

Comece agora a sua jornada de otimização de projetos e descubra como se pode criar um ambiente onde a eficiência e a excelência se tornem a norma, impulsionando o sucesso sustentável de sua equipe e organização.

1. Implemente um software de gestão de projetos na sua rotina corporativa

A tecnologia nunca esteve tão propícia para a otimização de projetos quanto se mostra atualmente. Para incorporá-la na sua organização, nada melhor do que contar com um programa dedicado para a gestão de projetos.

Ao empregar softwares especializados, você acaba por otimizar a gestão de atividades de um projeto de várias maneiras, seja ao firmar a comunicação centralizada entre o time participante, manter todos os documentos organizados com facilidade ou ainda garantir que as tarefas rotineiras sejam automatizadas. Além de tornar a administração das tarefas em si mais simples, vê-se benefícios reais envolvendo o aumento da produtividade em equipe, da transparência entre os envolvidos, de um melhor gerenciamento de recursos e da colaboração e comunicação entre o time de trabalho.

Nas melhores plataformas disponíveis no Brasil, como o Bitrix24, pode-se gerir a atribuição de tarefas para todo o seu time, comunicar-se com os colegas e os liderados, rastrear os entregáveis e o progresso do projeto e partir para a tomada de ação rápida em apenas um lugar. Sem dúvidas, isso pode ser um imenso aliado na otimização de projetos, valendo a pena desbravar!

2. Adote e coloque em prática o uso de metodologias ágeis

A gestão ágil de projetos pode ser uma boa base a seguir se o seu objetivo está na otimização do trabalho. Através de princípios ágeis, aplicando na prática ferramentas como quadros Scrum ou Kanban, pode-se ganhar celeridade em suas tarefas, vencer a concorrência por se adequar prontamente e manter a equipe firme em busca de resultados – garantindo a excelência.

Para permitir uma maior flexibilidade e um ajuste rápido às mudanças de um mercado extremamente volátil, divida os projetos em partes menores (como sprints) e mais facilmente gerenciáveis, inspirando-se na gestão ágil de projetos. Foque em times multidisciplinares que colaborem entre si e promova a autonomia e a flexibilidade para que cada um dê o seu melhor em busca de resultados incríveis. Agindo ao seu modo, ainda que respeite regras conjuntas (claro), e atingindo o máximo potencial.

Siga com o acompanhamento das etapas frequentemente, de modo a ir se adaptando e vencendo as possíveis intercorrências – e não espere chegar apenas no final do trabalho para notar se tudo realmente fluía conforme o esperado. Além disso, a partir de encontros rápidos entre o time do projeto, ao nível diário ou semanalmente, por exemplo, pode-se alinhar rapidamente as prioridades e mudar o rumo do seu projeto conforme houver a necessidade. Com um mundo permeado por alterações mercadológicas rápidas e drásticas, tal princípio acaba se mostrando essencial para os times que desejam prosperar ao longo prazo.

3. Acompanhe os resultados e adapte regularmente os seus processos

Os processos, dentro de um projeto e de uma companhia, podem requerer mudanças conforme o tempo passa – mesmo que sejam imensamente singelas. Por isso, para a devida otimização de projetos, torna-se necessário rastrear o que vem acontecendo, como o seu time vem respondendo ao operacional, e ficar atento a quaisquer indícios de passos que precisem ser revisitados.

Olhando para este cenário, evite abrir portas para o microgerenciamento. Com um programa eficiente de gestão de projetos, novamente, você consegue acompanhar tudo de perto através de análises de negócios inteligentes, registros valiosos e a geração de relatórios automatizados. Poupando o seu próprio trabalho manual para tomar decisões envolvendo o projeto mais estrategicamente e ainda nutrindo relacionamentos positivos com o seu grupo de trabalho – ao invés de nutrir uma toxicidade laboral.

Para tal, inicie com o mapeamento dos seus processos, firme métricas e KPIs e avalie, de modo contínuo, os seus fluxos de trabalho. Identifique os pontos de melhoria, as referências a seguir e os desafios que precisam ser enfrentados. Atue de modo a notar e buscar formas de remover quaisquer gargalos para melhorar a eficiência dos seus processos. E lembre-se: ainda que você já tenha firmado os seus passos para a otimização da gestão de projetos, evite fazer disso uma resposta definitiva e siga com a revisão e o ajuste regular. Será que o que foi pensado faz sentido para o momento atual da sua organização? Avalie individualmente, de modo a ter sucesso, sempre.

4. Garanta que os procedimentos internos sejam consistentes e sigam um padrão

Quando os procedimentos operacionais se tornam padrão para as tarefas comumente realizadas, é muito mais fácil atingir a otimização em projetos. O primeiro motivo para isso está na execução aprimorada dos seus fluxos de trabalho. Almejando sempre modelos similares entre as tarefas executadas, segue-se com as atividades requeridas com muito mais agilidade – já que o cérebro se acostuma com o que efetua frequentemente e aquele afazer se mostra familiar para si. Sem contar que os processos acabam se tornando automatizados, poupando o tempo e o estresse da equipe ao reduzir a temida fadiga da decisão.

Deste modo, vale a pena prezar pela otimização de projetos ao garantir a consistência e a padronização da sua operação, priorizando sempre por um passo a passo de como agir, por exemplo. Opere com moldes para os seus documentos-chave e tarefas, firme exemplares ideais de possíveis mensagens e garanta que todos estejam no mesmo trajeto, atuando similar e coletivamente, de modo a alavancar a eficiência e a produtividade no trabalho em sua totalidade.

5. Empodere a colaboração da equipe para que todos atuem em conjunto

Quando o foco é a otimização de projetos, a sintonia entre os membros do time sempre precisa ser colocada em pauta. Quando há a devida colaboração entre os participantes de um projeto, o trabalho realmente tende a fluir e prosperar com maior agradabilidade. Ao unirem forças e se ajudarem nos desafios diários, os colegas tendem a atingir resultados que não fariam isoladamente, garantindo que as tarefas sejam concluídas com uma qualidade além do esperado – ou mesmo em tempos recordes. Isso é válido, sobretudo, quando se lida com times multidisciplinares, o que costuma ser imensamente bem-vindo em metodologias ágeis e projetos modernos.

Para tal, incentive uma comunicação aberta, nutra o senso de equipe (até mesmo com dinâmicas e o uso de uma rede social interna), promova os recursos ideais para que o trabalho conjunto transcorra perfeitamente e use ferramentas colaborativas para instigar o compartilhamento de ideias e facilitar o operacional como um todo. Lembre-se que firmar laços é crucial para os seres humanos e jamais se deve perder este toque em projetos comandados em equipe.

Um ponto imensamente positivo é que a maioria das ferramentas de gestão de projetos, como o Bitrix24, já vem equipadas com recursos que fomentam a colaboração em equipe. Assim, instigue o compartilhamento de ideias, facilite o trabalho em equipe – seja pelo compartilhamento rápido de documentos ou pelas conversas em múltiplos canais e mantenha todos atuando em prol dos mesmos propósitos em uma interface exímia e acessível. Isso contribui para a saúde mental e bem-estar dos colaboradores e ainda gera feitos mais positivos para o seu projeto, em uma relação em que todos têm a ganhar.

6. Utilize os princípios Lean para eliminar os desperdícios

Dentre os métodos voltados para tornar os negócios e os seus projetos mais eficazes e bem-sucedidos, o Lean se destaca. De modo geral, a metodologia Lean pode ser aplicada para tornar as operações de um projeto mais enxutas. Os seus 5 princípios se pautam em: identificar o valor a gerar para o cliente, mapear toda a cadeia envolvida com o seu projeto, criar um fluxo operacional (para que as atividades, de fato, prosperem), estabelecer o pull (trabalhando conforme a demanda) e seguir no aperfeiçoamento contínuo em busca da tão esperada perfeição.

Com o Lean, objetiva-se minimizar os desperdícios ao longo dos seus processos e direcionar os esforços da equipe apenas para as etapas que realmente agregam valor ao seu resultado final (como ao trabalho que é entregue ao cliente, por exemplo). Por isso, vale a pena aplicá-la para gerar a otimização de projetos dentro da sua corporação – trazendo ainda outras vantagens, como o aumento da satisfação e a redução dos índices de turnover de clientes. Para tal, descubra o que o seu cliente realmente deseja, atente-se para os pontos do seu projeto que geram desperdício, apresentam falhas ou se mostram essenciais, e mantenha o monitoramento de tais elementos ao longo das etapas do projeto – agindo sobre eles para ganhar eficácia.

Gerencie e otimize os seus projetos com os melhores recursos no Bitrix24

Agora que você está munido de dicas práticas para saber como otimizar projetos, chegou a hora de experimentar o universo de soluções do Bitrix24. Este programa gerenciador de projetos gratuito vem equipado com uma gama de ferramentas que vão reduzir o seu trabalho manual e alavancar o workflow do seu time, agregando produtividade.

Defina as tarefas e gerencie a sua equipe de onde estiver com um app dedicado. Facilite a comunicação de todo o time oferecendo diversos canais e uma intranet social. Trabalhe com listas de verificação, lembretes e calendários para cumprir com os prazos. Evite os aborrecimentos e os erros humanos criando as tarefas automaticamente. Use gráficos de Gantt e quadros Kanban para visualizar os afazeres do projeto e avalie as dependências de tarefas. Tenha bate-papos direcionados para cada projeto, conte com armazenamento para atuar em um único espaço e muito mais.

Registre-se agora para fazer uma verdadeira revolução no seu negócio com poucos passos e abraçar a otimização de projetos como nunca!

Perguntas frequentes

Para otimizar um projeto:

• Atue com um programa específico para a gestão de projetos;
• Adote metodologias ágeis, prezando pela autonomia e flexibilidade do time;
• Revise e ajuste regularmente os seus processos;
• Padronize os procedimentos internos;
• Incentive a colaboração entre a equipe participante do trabalho;
• Utilize na prática os princípios Lean para minimizar os desperdícios que permeiam o trabalho.

O processo de otimização de um projeto funciona de modo a melhorar o desempenho de um projeto na organização. Através de um conjunto de ações, visa-se atingir etapas mais eficientes e produtivas, reduzir o trabalho manual e formalizar estágios a fim de ter mais fluidez no progresso do trabalho.

O objetivo da otimização de projetos é atingir a excelência, fazendo com que tudo esteja funcionando perfeitamente (em termos de prazos, entregas e orçamento), e ainda siga eliminando riscos do projeto, agilizando as operações diárias, maximizando os recursos disponíveis e alavancando a eficiência dos próprios funcionários.

Em um projeto, a otimização de desempenho é voltada para um ajuste fino da performance do ativo, garantindo que a sua execução se dê do modo mais eficiente o possível. O propósito principal, com isso, é gerar maior confiabilidade e agregar para a experiência do usuário.