Gerenciamento de custos de projetos para agências em 4 etapas simples

Quando uma agência inicia um projeto, nem sempre se sabe se todos os recursos necessários estarão plenamente disponíveis. Por isso, torna-se essencial atuar com o gerenciamento de custos do projeto para garantir o seu sucesso a partir dos custos aprovados.

Neste guia, saiba como prever um orçamento e administrar os custos de seus projetos em quatro estágios simples. Vamos conferir?

Perguntas frequentes

4 passos para o gerenciamento de custos do projeto

Uma coisa é certa: os problemas de orçamento podem levar um projeto ao fracasso. Então, gestores e agências são obrigados a buscar formas de contorná-los se quiserem ver as suas propostas bem-sucedidas no mercado.

Quem já reservou um tempo para estudar gestão de projetos conhece o guia PMBOK, que serve como referência de boas práticas para profissionais da área. O fato que nos interessa é que, neste guia, existe uma seção exclusiva para falar sobre o que é gerenciamento de custos do projeto e como aplicá-lo.

Agora, citaremos as quatro etapas essenciais para os processos de gestão de custos e orçamento seguindo o PMBOK. Acompanhe já!

1. Planejar o processo de gestão de custos

A primeira etapa do gerenciamento de custos do projeto deve ser, de fato, planejá-lo. Aqui, cabe aos gestores definirem sob quais diretrizes eles irão mensurar os custos e orçamento do projeto. Bem como as medidas utilizadas, regras para a mensuração e quais especialistas serão consultados caso haja a necessidade.

Durante tal etapa, a equipe irá definir todos os procedimentos e políticas que levarão ao gerenciamento, execução e controle de custos do trabalho. Para isso, ela precisará ter em mãos:

·    O termo de abertura do projeto e o seu plano de gestão;

·    O acesso a visão sobre os ativos disponíveis e fatores ambientais da empresa.

Pois só assim é possível definir como o processo de gerenciamento de custos do projeto será pensado. O que será obtido pelas análises de dados, reuniões e opiniões para finalizar este estágio.

2. Estimar os custos envolvidos

A partir de dados e informações que o gestor já tenha disponível, chegou o momento de realizar estimativas sobre o custo e a realização de cada uma das ações do projeto. Obviamente, se tratará apenas de valores estimados. Mas o ideal é que eles estejam o mais próximo possível da realidade.

É importante ter em mente que esta etapa de estimativas não se dará apenas no início. Na verdade, ela será replicada diversas vezes durante a realização do projeto – conforme a necessidade.

Neste ponto, o plano de gerenciamento de custos do projeto abrange todos os custos envolvidos com:

·    Mão de obra;

·    Equipamentos;

·    Materiais;

·    Serviços;

·    Instalações;

·    A gestão do projeto em si;

·    Possíveis atualizações de taxas/inflação;

·    Custos com contingência;

·    E outras categorias consideradas especiais.

Em paralelo, durante esta etapa, a companhia pode tomar decisões importantes envolvendo o processo de gerenciamento de custos. Ao chegar aqui, a agência deve questionar itens como:

·    Devemos terceirizar ou fazer uso de recursos próprios?

·    Vamos esperar o outro projeto terminar ou optar por compartilhar os recursos?

·    É mais viável comprar o equipamento ou alugá-lo?

Tipos de estimativas que serão suas aliadas

Além de fazer uso de análises de dados e opiniões especializadas, este estágio do gerenciamento de custos do projeto pode abranger uma série de estimativas. Elas podem considerar valores base de projetos anteriores, previsão de cenários, parâmetros e objetos históricos e mais.

Geralmente, as estimativas mais comuns são:

·    Estimativa de três pontos: que permite estimar os custos de atividade com base nos cenários otimista, pessimista e mais provável;

·    Estimativa bottom-up: estimativa na qual grandes pacotes de trabalho são dissolvidos em frações menores, detalhando de forma precisa os custos daquela atividade;

·    Estimativa paramétrica: que faz uso de relações estatísticas a partir de parâmetros e históricos, estipulando os custos;

·    Estimativa análoga: a partir do histórico e monitoramento de projetos passados, as equipes estimam os custos das atividades ou do pacote de trabalho completo.

3. Realizar o orçamento

Assim que estiverem estipulados os custos, a partir da etapa anterior do processo de gerenciamento de custos do projeto, pode-se determinar o orçamento previsto para o projeto. Inclua todos os fornecedores, valores envolvidos e gere a totalização dos gastos. 

É crucial elaborar um documento bastante claro e preciso, próximo da realidade, para que o orçamento seja aprovado pelo cliente ou a parte patrocinadora – responsável por cobri-los.

Ao fim, é preciso que estejam claros os requisitos dos recursos financeiros para gerar a linha de base dos custos – que irá permear as ações de toda a equipe ao longo do trabalho. Tenha atenção máxima ao tratar a linha de base, já que é ela que possibilitará o monitoramento dos custos no processo de execução.

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4. Controlar os custos

A prática final, então, será a de identificar, monitorar e avaliar todos os custos envoltos no projeto. Isso servirá tanto para reduzir as despesas, evitando ultrapassar limites, quanto para maximizar as receitas do negócio.

Lembre-se que, constantemente, o desempenho financeiro atual deve ser comparado com as expectativas prévias. Por isso uma etapa é totalmente dependente da outra – como em um efeito cascata.

Os seguintes procedimentos devem ser adotados no controle de custos:

·    Acompanhamento de custos a partir da análise e emissão de relatórios detalhados;

·    Incentivo ao cumprimento das estimativas por meio das partes envolvidas;

·    Avaliação dos custos (despesas reais vs. despesas previstas) ao longo de todo o ciclo de vida do projeto;

·    Análise do desempenho financeiro após a conclusão do trabalho – servindo como base para futuras decisões.

Ferramentas que ajudam a propor o orçamento de projetos

Em meio a tantas fases a serem concretizadas, a melhor opção é que os negócios e agências, em geral, possam realizar o seu gerenciamento de custos do projeto com uma plataforma de gestão eficiente. Tais programas digitais permitem que o fluxo de análise e informações transcorra com maior facilidade e agregue benefícios como produtividade, auxílio na tomada de decisão e maior controle de tarefas e projetos.

O ideal é que um único software de gerenciamento de custos de projeto contenha os seguintes recursos:

·   Ferramentas de gestão de projetos: para comandar o trabalho do início ao fim;

·   Monitoramento de carga horária: quando se rastreia o tempo em tarefas, as agências conseguem ter ideia da duração e custos dos seus recursos. Assim, estimando e alocando os recursos de acordo com a real necessidade.

·   Emissão de relatórios e recursos de análise: gerentes de projeto devem ter a possibilidade de emitir, facilmente, informações e relatórios em tempo real que permitam acompanhar o projeto. Gráficos, quadros de análise e outros recursos visuais serão de grande ajuda para processos de tomada de decisão e acompanhamento do workflow. Além da gestão de custos como um todo.

·   Criação e compartilhamento de arquivos: documentar as etapas do gerenciamento de custos do projeto é essencial. Uma vez que a linha de base de custos for definida, por exemplo, ela também terá que ser compartilhada com os responsáveis para a aprovação.

·   Meios comunicativos: uma boa ferramenta de gestão de custos promove as ferramentas de comunicação ideais para que toda a equipe atue em sintonia. Ainda, quanto mais funcionalidades interativas e flexíveis ela tiver, melhor.

Indicação com uma gama de funcionalidades

Não faz ideia de onde encontrar algo assim? Então, a nossa dica é que você se organize com o software de gerenciamento de custos de projeto do Bitrix24. A interface é completa para agências de todos os tamanhos e inclui todas as funcionalidades requeridas para o um bom gerenciamento, incluindo análise dos custos de publicidade. Vale a pena conferir!

Dicas finais para o gerenciamento de custos

Quer alavancar o seu controle de custos? Então, ficam algumas dicas:

Revise, frequentemente, o seu orçamento

Se não controlar o orçamento e os custos, você não precisa, necessariamente, estar fadado ao fracasso. Mas ao prejuízo, com certeza, você estará!

Como consequência, uma das maiores recomendações é sempre revisar a parte financeira do seu plano de gerenciamento de custos do projeto, evitando acréscimos de gastos e falta de recursos. Tente se manter o mais fiel possível às estatísticas previamente elaboradas.

Cuidado para não fugir do escopo 

O orçamento de um projeto pode sair fora de controle quando o escopo não é seguido à risca – e isso pode representar um problema bem sério! Dimensione o trabalho e siga a gestão constante de atividades, recursos e custos demandados para cumpri-las.

Implante uma política que formalize os seus pedidos e impeça extrapolar os gastos – sobretudo em agências que lidam com partes terceirizadas. Além de aumentar o controle das despesas, isso também auxiliará a potencializar o lucro daquele projeto em particular.

Informe o time sobre as estimativas do projeto 

De nada adianta querer ter um controle fino sobre os gastos quando o time envolvido com a sua execução não é conscientizado sobre o uso de recursos. Seja transparente e mostre quais são as previsões de custos do projeto, seguido pelo acampamento de tais atividades.

Não deixe de que as adversidades comprometam o seu orçamento

Gestão de custos e de riscos devem ser aliadas. Afinal, os obstáculos podem surgir a qualquer momento, mas eles não podem impedi-lo de concluir aquele importante trabalho. Mas, ainda mais relevante: eles também não devem gerar gastos excessivos.

Antes que os riscos causem uma bola de neve em seu orçamento, levando ao caos, planeje-os antecipadamente e garanta um fundo para o plano de contingência. Isso poupará estresse, perda de tempo e dinheiro com situações que já são, por si só, de natureza desagradáveis. Jamais deixe de considerar isso!

Conclusão

Ainda que nem todas as empresas e agências de marketing o executem na íntegra, o gerenciamento de custos do projeto é um ponto crucial para se certificar de que o trabalho seja concluído com sucesso. Afinal, em gestão de projetos, gestão de tempo e escopo andam juntos. 

Depois de saber o que é gerenciamento de custos do projeto e as quatro fases envolvidas, converse com a sua equipe sobre a importância e aplique-as na prática. Certamente, o workflow e desfecho será outro dotado de tais controles e estimativas.

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