Gostaria de saber como melhorar a gestão de tarefas dos seus projetos?
Talvez seja hora de reavaliar alguns conceitos utilizados na gestão de tarefas da sua empresa. Existem diversos erros de gestão que influenciam diretamente no sucesso de um projeto. Por isso, é importante conhecer melhor quais são esses erros para evitá-los.
O que é gestão de tarefas?
A gestão de tarefas consiste em administrar todas as etapas desde a criação até a conclusão da tarefa. Basicamente, os gestores de tarefas buscam formas de aumentar a produtividade da sua equipe de trabalho para aumentar a produtividade e diminuir os custos.
Entretanto, existem muitos obstáculos no percurso que atrapalham a realização bem sucedida de uma tarefa. Além disso, alguns erros de gestão de tarefas cometidos pelas empresas e pelos gerenciadores dificultam o processo.
Quais são os principais erros de gestão de tarefas?
Existe um número consideravelmente grande de erros de gestão de tarefas que podem acontecer. Alguns deles ocorrem por falta de recursos e outros ocorrem pela falta de uma gestão de tarefas sistemática e eficiente.
Se você comete alguns dos erros de gestão abaixo, é hora de pensar formas de melhorar esse aspecto do gerenciamento de tarefas da sua empresa.
1. Não delegar as tarefas
Os gerenciadores de projetos e tarefas devem escutar as sugestões das suas equipes de trabalho. Ou seja, muitos deles acabam por ignorar as sugestões dos seus times e acabam por desencorajar a participação desses membros no planejamento.
Um bom gestor de projetos sabe ouvir o seu time e delegar as tarefas eficientemente. Assim, cada membro do time deve receber as tarefas que cabem às suas habilidades. Se um membro de seu time diz que é capaz de realizar uma tarefa, dê um voto de confiança.
2. Falta de recursos
A ausência de recursos adequados podem causar diversos erros na gestão de tarefas. Quando falamos de recursos, estamos falando tanto de recursos materiais quanto humanos.
Em outras palavras, se a sua equipe de trabalho não tem as habilidades necessárias para completar as tarefas, será difícil fazer uma gestão de tarefas eficiente. Por isso, é fundamental garantir que há recursos suficientes durante o planejamento das tarefas.
3. Problemas de comunicação
Entre os erros de gestão de tarefas para equipes mais comumente presenciados está a falta de comunicação adequada. Quando os desentendimentos entre os membros da equipe acontecem, eles não conseguem comunicar suas frustrações adequadamente.
Nesse sentido, é papel do gerenciador de projetos apaziguar a situação e promover a harmonia na equipe.
4. Falta de objetivos bem definidos
A gestão de tarefas mal feita pode impactar diretamente nos resultados obtidos durante a realização do projeto. Assim, um dos maiores problemas que os gestores de projetos enfrentam está relacionado à falta de metas claras.
Em outras palavras, o que você deseja atingir? É fundamental que haja metas claras para que posteriormente possa medir o sucesso da gestão de tarefas no seu projeto.
5. Metas irrealistas
Além de ter objetivos bem definidos como falamos anteriormente, é importante que eles sejam alcançáveis. Portanto, certifique-se apenas definir metas razoáveis e que podem ser alcançadas tendo em vista os recursos que você possui à disposição.
É inútil definir metas irrealistas e isso pode impactar diretamente no sucesso do seu projeto. Afinal, posteriormente, quando você for analisar as métricas de sucesso com um programa de gestão de tarefas, se deparará com um fracasso.
6. Problema para determinar o escopo do projeto
A gestão de tarefas está intrinsecamente interligada à gestão de projetos. Por isso, um pode influenciar o outro diretamente. Uma causa comum para o fracasso na gestão de tarefas de um projeto é a definição inadequada do escopo do projeto.
Portanto, antes mesmo de começar um projeto, é fundamental ter em mente o seu escopo. Dessa forma, você poderá evitar imprevistos de um projeto que cresce e consome cada vez mais tempo e recursos.
7. Falta de métricas de sucesso
As métricas de sucesso são indispensáveis em qualquer tipo de gestão de tarefas. Afinal, o objetivo de implementar um software ou aplicativo de gestão de tarefas, mudar comportamentos e implementar novas técnicas é aumentar a produtividade.
Entretanto, para isso, você precisa primeiramente ter dados detalhados sobre os processos atuais. Assim, você poderá compará-los com os resultados obtidos e analisar o quanto uma gestão de tarefas eficiente impactou nos números.
8. Não usar um programa de gestão de tarefas adequado
Um programa de gestão de tarefas adequado pode aumentar consideravelmente as chances de sucesso de um projeto. Você pode usar um aplicativo de gestão de tarefas que apenas possui esse propósito ou um CRM inteiro.
Ambos têm os seus pontos positivos. Entretanto, um software CRM como o Bitrix24 vai muito além de um programa de gestão de tarefas. Ao usar um CRM assim, você tem acesso a um ecossistema de ferramentas que facilitam todas as etapas do gerenciamento.
Além disso, você obtém acesso a diversas outras ferramentas úteis que podem ser usadas em outras áreas. Por exemplo, armazenamento em nuvem, criador de websites, formulários, e-mail marketing e muito mais.
Por fim, o Bitrix24 possui uma versão gratuita com um grande conjunto de ferramentas. Assim, você poderá testá-las e talvez adquirir a versão paga para expandir todos os recursos.
9. Falta de flexibilidade na gestão de tarefas
Uma gestão de tarefas e projeto eficientes cobre todos os aspectos que irão acontecer ao longo do projeto. Por exemplo, quem ficará responsável por cada tarefa, os horários e datas nos quais elas devem ser concluídos e muito mais.
Entretanto, imprevistos acontecem. Um membro do seu time pode ficar doente e perder o prazo de uma tarefa. Por isso, é importante priorizar a gestão de tarefas para equipes flexíveis. Assim, você poderá adaptar-se aos recursos existentes em casos de imprevistos.
10. Não ter um gestor de projetos competente
Muitas vezes, as empresas passam muito tempo pensando nos recursos materiais que precisam para realizar um projeto. Entretanto, eles acabam esquecendo o quão importante é um gerenciador de projetos competente para organizar e planejar as tarefas.
Nesse sentido, este acaba por ser um dos erros de gestão mais importantes no sucesso do projeto. Certifique-se de escolher uma pessoa que atende os requisitos necessários para o escopo do seu projeto.
Evitando este e outros erros de gestão de tarefas, você diminui muito as chances de um projeto mal sucedido.
