Processo de Desligamento de Funcionários: Checklist Essencial para uma Transição Suave

A maioria das empresas brasileiras se concentra tanto no processo de recrutamento de novos talentos que acaba se esquecendo do quanto é importante ter uma boa gestão da saída dos funcionários. Além de levarem consigo uma porcentagem de conhecimento relevante, os profissionais que deixam a companhia podem impactar até a visão de mercado acerca de sua organização.

Neste artigo, aprenda o passo a passo para vislumbrar um processo de desligamento de funcionários mais fluido. Inclusive, veja como ele pode ser aproveitado para otimizar outros aspectos intrínsecos e colaborar para o sucesso do seu negócio como um todo.

Checklist para o desligamento de funcionários - Passo a passo

Tanto o processo de integração quanto o desligamento de funcionários exige esforços dos líderes de equipe e do time de recursos humanos. De fato, a etapa de offboarding é particularmente desafiadora, visto que as empresas investem significativamente na retenção de talentos, tornando a despedida deles um processo difícil. No entanto, por fazer parte de todo o fluxo do negócio, é preciso estudá-la e pensar em melhores práticas.

Por sorte, há diversas condutas capazes de levar à redução de desperdícios no processo de desligamento, fazendo a sua equipe de RH pensar em uma abordagem mais positiva quando for preciso processar um pedido ou optar por uma saída. Com o checklist, os gerentes de equipe e o recursos humanos saberão exatamente por onde começar e como terminar.

1. Entenda a importância de administrar o processo de offboarding

Muito mais do que um afazer a cumprir na lista de tarefas do pessoal do RH, o offboarding é uma etapa importantíssima no ciclo de vida do colaborador e precisa ser comandada com a cautela necessária. Além de nutrir bons relacionamentos, mesmo com o término de um vínculo empregatício, tal processo tem o potencial de agregar pontos para o seu reconhecimento como um bom empregador, conservar informações institucionais e até mitigar os riscos envolvidos com a segurança de dados (uma preocupação relevante atualmente).

Portanto, depois de ter ciência do quão fundamental é zelá-lo, prepare-se para o processo de desligamento de funcionários adequadamente. Saiba que tudo pode variar dependendo das abordagens corporativas particulares, mas que, provavelmente, o seu checklist irá envolver boa parte das condutas mencionadas a seguir.

2. Notifique corretamente e tenha uma comunicação aberta com o seu funcionário

Uma das primeiras etapas do seu processo de offboarding, inclusa até como obrigação legal, está em notificar e se comunicar com o colaborador que será desligado. Ou, no caso do talento, informar a decisão para a empresa. Tal ponto pode ser abordado de duas maneiras principais: através da notificação formal de desligamento (escrita e detalhada, caso a decisão tenha partido do empregador) ou de uma carta de demissão formal (uma vez que tenha sido o colaborador quem decidiu deixar o local). Em todo caso, ambos os documentos devem ser redigidos e entregues pessoalmente, garantindo o respeito mútuo e cumprindo com os requisitos legais de formalidade durante os processos de desligamento no Brasil – com toda a clareza necessária para as suas etapas.

Além disso, como líder direto, tenha uma conversa franca e respeitosa para entender ou expor os motivos pelos quais ele está saindo da empresa e poder sanar quaisquer preocupações – ou resolver problemáticas – que ele possa ter. Ao mesmo tempo, compartilhe o feedback geral e identifique áreas de melhoria em seus próprios processos internos. Afinal, muitas vezes, os talentos podem estar deixando a sua empresa por questões envolvidas com o seu microambiente – e isso precisa ser rastreado.

Prontifique-se a ouvi-lo, compreendendo mais sobre a sua perspectiva, e mostre que se importa com a sua opinião e sentimentos. As estratégias eficazes de desligamento sempre envolvem uma boa comunicação. Por isso, jamais deixe de atuar com esta abordagem empática e empática, demonstrando respeito por todos os esforços prestados até o momento.

3. Garanta a devida transferência de funções e de documentos relacionados

De quais projetos este colaborador estava participando? Tem alguma programação vigente para a qual você precisará da sua substituição? No decorrer do processo de desligamento de funcionários, garanta a transferência das responsabilidades envolvendo este talento e também de documentos e outros elementos fundamentais para a empresa.

Informações sobre os clientes, fechamento de pedidos, listas de contatos, arquivos de projetos e modelos de treinamentos ou tarefas pessoais são só alguns exemplos do que pode estar envolvido com este cenário. Assim, toda a equipe pode se organizar adequadamente com a sua saída, levando à redução de desperdícios no processo de desligamento – tanto de tempo, retrabalho ou saúde mental, por exemplo.

Além do mais, lembre-se de que, se puder fazer toda essa transferência digitalmente, poderá levar à otimização do processo de desligamento de modo geral. Consequentemente, vale a pena buscar um software dedicado para apoiá-lo nesta e em outras etapas.

4. Controle os seus acessos e cuide das propriedades corporativas

Agora, em meio ao seu checklist de desligamento de funcionários, chegou o momento de revogar o acesso do funcionário aos ativos da empresa e recolher quaisquer equipamentos que tenham sido fornecidos a ele durante o tempo de trabalho. Isso vale para todos os documentos, redes, banco de dados compartilhado ou contas da empresa. Dependendo do caso, é até bem-vindo trocar as suas senhas, logo em seguida, agregando segurança extra.

No offboarding, para manter tudo seguro e organizado, não descuide de cada detalhe. Veja se havia cartões de crédito ativos junto ao colaborador e recolha-os. O mesmo vale para chaves, laptops ou demais instrumentos (como um kit escritório, comumente oferecido).

5. Gerencie a parte burocrática do processo de desligamento no RH

As melhores práticas de desligamento são aquelas feitas com o mínimo de cuidado. Por isso, haverá uma etapa em que será preciso se preocupar em processar os pagamentos finais, possíveis benefícios e garantir que os direitos do funcionário durante o desligamento sejam cumpridos.

Na hora de fechar as contas, peça para a equipe calcular cuidadosamente o salário a receber, as férias, o décimo terceiro (ao menos que parcialmente, se for o caso), os bônus e quaisquer outros benefícios que possam estar em pauta. Isso ajuda na própria otimização do processo de desligamento, prevenindo o retrabalho e a geração de estresse entre as partes envolvidas, advindas de possíveis erros.

Mantenha tudo documentado por meio de relatórios, recibos e as suas respectivas assinaturas a fim de manter o controle e se resguardar para o futuro. Garantir que tudo esteja em conformidade com a lei e as políticas da empresa, respeitando todo o direito do funcionário durante o desligamento, é a grande chave!

6. Transfira o conhecimento do colaborador que está deixando a sua empresa

A perda de capital intelectual costuma ser enorme no processo de desligamento de funcionários. Agora, imagine que um talento valioso está deixando a sua organização. Nada mais sábio a fazer do que transmitir o seu conhecimento, não é mesmo?

Assim, durante a gestão da saída de funcionários, garanta que pelo menos uma parte de todo esse know-how e expertise adquiridas permaneçam com a sua companhia, minimizando os efeitos negativos que o offboarding pode representar. O mais recomendado, neste caso, é documentar, o máximo possível, tal conhecimento e garantir o seu compartilhamento com demais membros do time – que ainda ficarão consigo. Na parte de documentação em si, instigue o funcionário que está indo embora a compartilhar as suas ideias, workflows e práticas recomendadas para o trabalho. O ideal é que isso seja feito em uma plataforma de compartilhamento de conhecimento, para já facilitar a próxima etapa de expansão aos colegas de trabalho.

Dependendo da flexibilidade, do relacionamento e de quanto tempo você tenha desde um aviso e o devido processo de desligamento de funcionários, deixar que este profissional treine ou mentore o seu possível substituto também é uma alternativa viável de ser explorada. Ainda, ao menos algumas conversas e trocas de ideias podem ser o suficiente para ir além de um simples documento com dicas, surtindo os feitos desejáveis.

7. Prepare e conduza a entrevista de desligamento

É claro que o checklist para o desligamento de funcionários precisaria considerar a etapa final de todo o processo: a entrevista de desligamento. É neste momento que o profissional do RH se senta com o colaborador em questão para, de fato, se despedir e reunir informações valiosas. Mesmo que o líder já tenha feito algo parecido.

Primeiramente, programe tal entrevista em tempo hábil. Certifique-se de conversar com este ex-colaborador assim que estiver saindo, para que toda a experiência esteja vívida em sua mente e, assim, o feedback seja mais fidedigno. Depois, ao longo do encontro, empregue habilidades de empatia e escuta ativa para ouvir, cautelosamente, o que este profissional tem a dizer.

Busque saber a sua história, como tudo se desenrolou e qual é a sua perspectiva sobre a saída da companhia. Incentivar as respostas honestas, buscando saber como foi a sua genuína experiência ao longo deste tempo na organização, é essencial. Lembre-se que, muito mais do que uma mera etapa do processo de desligamento de funcionários, tal reunião pode promover insights relevantes para o modus operandi como um todo, mostrando pontos de melhoria e o que pode ser considerado, de fato, pela sua empresa.

8. Analise o feedback após o processo de desligamento de funcionários

Parte da gestão da saída de funcionários é analítica. É preciso entrar em ação após a entrevista de desligamento do funcionário para transformar os feedbacks promovidos em mudanças efetivas e positivas. Para tal, analise com cuidado as informações compartilhadas, tente identificar padrões ou recorrências com outros desligamentos (ou mesmo reclamações) e pense em alternativas que possam agregar ao seu microambiente. Seja em processos trabalhistas, melhorias no ambiente de trabalho em si ou na política e cultura empresarial.

O interessante é que, se a equipe realizar o registro deste feedback digitalmente, com a ajuda de um programa dedicado, poderá, inclusive, gerar relatórios automatizados para uma análise mais rápida e inteligente de tais dados. Também se certifique de guardar todos os detalhes em um banco de dados relacionado com o seu RH para análises posteriores – é algo que pode fazer toda a diferença. Compartilhar tudo isso com o líder, claro, também irá ajudar.

Muito mais do que uma formalidade, usufruir do poder de tais entrevistas é o grande segredo. Use isso em prol da capacidade de moldar a experiência dos seus talentos e ter, inclusive, melhores práticas de desligamento no futuro.

O desligamento de funcionários pode ser mais fácil com o Bitrix24

Demitir um funcionário é sempre uma situação delicada e, muitas vezes, desagradável. Contudo, definitivamente, ela faz parte do ciclo das empresas. A boa notícia é que esta etapa pode fluir mais adequadamente, tanto em termos de organização, benfeitorias ou celeridade.

Com o software pensado para o RH do Bitrix24, facilite todo o seu processo de integração e desligamento de funcionários. Transfira as responsabilidades de projetos e gerencie todos os documentos com assertividade. Controle os acessos aos documentos digitalmente. Comunique-se com os profissionais. Compartilhe formulários e arquivos que precisam ser preenchidos ou assinados. Agende as entrevistas de desligamento e mantenha tudo registrado em um único lugar, mas de modo totalmente organizado.

Coloque em prática as estratégias eficazes de desligamento sem muitos esforços, mantendo o seu checklist atualizado e em pleno funcionamento. Experimente a assinatura gratuita do Bitrix24 hoje mesmo!

Perguntas frequentes

As etapas do processo de desligamento de funcionários são:

• Preparar-se para o offboarding;
  
• Notificar formalmente a empresa ou o funcionário;
• Transferir funções e documentos;
• Coletar as prioridades da empresa e restringir os acessos do empregado;
• Garantir o cumprimento de todos os direitos legais;
• Transferir o conhecimento deste profissional;
• Preparar a entrevista de desligamento;
• Trabalhar sobre o feedback para a melhoria interna.

Para efetuar o desligamento de um funcionário:

• Agende uma reunião e haja com empatia;
  
• Jamais o demita de surpresa;
• Justifique o desligamento;
• Mantenha a clareza e a cordialidade;
• Evite fazê-lo no final de semana;
• Explique quais são as próximas etapas a serem seguidas.

O tempo que leva o desligamento de um funcionário é variável, mas costuma envolver um intervalo entre 2 e 4 semanas. Durante este processo, há várias etapas que precisam ser cumpridas além de cuidar com a parte burocrática em si. É por isso que é relevante ter um checklist para o desligamento de funcionários para guiar os líderes e o pessoal do RH.

A decisão sobre quem deve conduzir o processo de demissão, seja o chefe direto ou o departamento de Recursos Humanos (RH), varia de acordo com a política da empresa. Geralmente, o chefe direto comunica a decisão, enquanto o RH fornece o apoio logístico e legal, garantindo que o processo seja conduzido de forma ética e conforme a legislação.