Sprint para o Sucesso: 7 Técnicas Ágeis de Reunião para uma Tomada de Decisão Rápida

Os bons projetos costumam ser bem-planejados. Mas como garantir que tudo flua adequadamente à medida que os cenários sofrem alterações? As equipes modernas já pararam de atuar integralmente com abordagens clássicas e passaram a implementar ao menos alguns elementos do Ágil na rotina corporativa.

Um ponto que se destaca em times de sucesso é a implementação de técnicas ágeis de reunião para uma tomada de decisão rápida e eficiente. Descubra quais são as mais recomendadas no momento e saiba como empregá-las na prática com a leitura deste artigo.

Quais são as melhores técnicas ágeis de reunião?

Dependendo do propósito, da etapa do projeto e do formato, os agile meetings podem ser classificados de diferentes maneiras, incluindo os famosos encontros para planejamento do sprint e a sua retrospectiva.

No entanto, independentemente do estágio e do tipo de encontro, as técnicas ágeis de reunião podem ser bem-vindas para tornar o processo decisório não apenas mais rápido, como também mais assertivo. Entenda mais sobre o assunto nos tópicos seguintes, vendo de qual maneira tais ênfases te ajudam a seguir os princípios do Ágil, tendo velocidade, colaboração e adaptabilidade, ao mesmo tempo em que decide sabiamente.

1. Stand-up diário - com reuniões extremamente curtas e direcionadas

Os stand-ups diários são uma das técnicas ágeis de reunião mais empregadas atualmente. Também conhecidos como scrums diários, eles se direcionam por reuniões curtas e extremamente focadas – muitas vezes realizadas até em pé. Na prática, cada participante compartilha o progresso atingido desde o último dia, expondo os desafios que foram enfrentados e traçando os seus novos planos para prosseguir. Tudo pautado em valores como a colaboração, a transparência e a confiança mútua entre os membros do time.

Na metodologia Ágil, corrigir o curso das ações rapidamente é fundamental. Assim, as reuniões scrum diárias se mostram como uma das melhores práticas ágeis porque ajudam os times a endereçarem os seus problemas muito mais rápido do que fariam anteriormente, realinharem as prioridades (conforme as novas necessidades) e manterem uma visão compartilhada a respeito do progresso do projeto – evitando grandes surpresas futuras e visando a melhoria contínua. Naturalmente, o próprio brainstorming entre o time é nutrido, instigando ideias inovadoras e criativas conforme o tempo passa. O fato de estimular os participantes para se manterem concisos também é uma conduta extremamente valiosa para se manter no rumo certo e tomar decisões rápidas a fim de resolver os desafios almejados.

2. Timeboxing - abordando a delimitação de tempo para as reuniões

As reuniões com tempo delimitado, propostas pelo timeboxing, são outra das técnicas que mantém o foco nas discussões e visam encorajar os colaboradores a discutirem apenas o que é essencial – priorizando os tópicos relevantes junto a um certo senso de urgência, a fim de driblar os desafios e sanar possíveis problemáticas em reuniões scrum.

Quando é firmada uma duração específica para o meeting, os times não apenas conseguem tomar as suas decisões com mais celeridade, como também acabam alocando os seus recursos mais eficientemente, e evitam abordar discussões tangenciais que só estressam os próprios funcionários. Respeitando o tempo, claro, dos próprios envolvidos. Além de tudo, isso vai totalmente ao encontro dos princípios ágeis porque valoriza a atuação junto a produtos funcionais, ao invés de deixar os assuntos extremamente burocráticos.

No fim, tal técnica acaba sendo aplicada em diversas metodologias ágeis, e não apenas em reuniões de trabalho – sendo bem-vinda para sessões de brainstorming e outros processos de trabalho nos quais é importante manter o foco e a eficiência temporal, evitando que as tarefas durem mais tempo do que o necessário.

3. Mapeamento de história dos usuários - delineando as interações dos usuários junto ao seu produto

O mapeamento de história de usuários é uma das técnicas ágeis de reunião almejada para organizar e priorizar os recursos ou as histórias dos usuários ao pensar no backlog do produto. Neste caso em particular, o time de desenvolvimento do produto atua com um mapa físico ou digital que representa toda a jornada pela qual o usuário passará, ordenando o seu histórico sobre um ponto de vista lógico.

Assim, confiar apenas nas funcionalidades oferecidas pelo seu produto não é o suficiente para chegar ao sucesso, o que se via em abordagens mais clássicas. Com um consumidor cada vez mais participativo e exigente, o propósito aqui é delinear, até mesmo por notas adesivas ou esboços, as interações que o time espera que o utilizador tenha ao pensar no seu produto – com foco direto para uma melhor experiência do usuário (UX).

Com isso, as equipes ágeis conseguem ponderar quais recursos ou relatos mais agregarão valor ao seu consumidor, obtendo uma clara compreensão da sua perspectiva e direcionando melhor o backlog do produto conforme tais necessidades. Sem dúvidas, com esta técnica ágil de reunião, a complexidade do processo acaba sendo reduzida e fica mais simples alinhar as prioridades e saber como prosseguir nas etapas posteriores.

4. Votação por pontos - firmando as prioridades na execução de tarefas do projeto

Entre as técnicas ágeis de reunião, a votação por pontos (dot voting), é uma abordagem participativa um tanto quanto diferenciada. Nela, os membros usam pontos ou adesivos para votarem sobre uma enquete em específico ou exporem as suas ideias sobre o tema em pauta.

Como a equipe acaba votando por pontos de modo simultâneo, as prioridades do grupo são valorizadas, ao invés de focar apenas no indivíduo mais influente do time, por exemplo. Assim, logo ao final da reunião, o gerente contabiliza os votos e classifica as iniciativas prioritárias, conforme o maior número de apreciações notado naquela sessão.

A aplicação se mostra prática para equipes que precisam fazer escolhas rápidas e priorizar ações, permitindo a participação de todos e evitando longas discussões. Isso contribui para a melhoria contínua em ambientes estressantes ou tóxicos, ajudando a aliviar estas tensões.

5. Tomada de decisão em duas etapas - incentivando a troca de ideias e a decisão conjunta

O processo de tomada de decisão é segregado em duas fases distintas com esta técnica ágil de reunião: a etapa de geração da ideia e da decisão em si.

No primeiro estágio, trabalham-se com múltiplas opções e soluções, sem entrar nas críticas, a partir de um brainstorming entre os envolvidos. O foco está em considerar cada ponto de vista e abrir espaço para a criatividade.

No momento de prosseguir, partindo para a fase de tomada de decisão, o time avalia, cautelosamente, as ideias geradas e selecionada aquelas que forem as mais adequadas para o emprego da sua metodologia ágil.

Tal divisão visa explorar uma ampla gama de oportunidades, instiga os colaboradores a terem mais pensamentos inovadores e liberdade na resolução de problemas, evita o julgamento prematuro e colabora para nutrir o senso de equipe. Fora o fato de que se pode decidir, eficientemente, o melhor curso de ação a ser adotado a partir de então.

De fato, ao dividir o processo, fica mais fácil chegar a um desfecho viável rapidamente. Já que os colegas de trabalho têm espaço para colocarem o seu sendo criativo em vigor e pensarem em oportunidades que vão além – ao invés de se cobrarem, de imediato, pelas melhores abordagens.

6. Brainstorming silencioso - a fim de gerar mais ideias em menos tempo

O brainstorming silencioso, também muito conhecido como brainwriting, é uma técnica ágil de reunião na qual as ideias são geradas pelos participantes de modo escrito e individual, seja através de ferramentas digitais, folhas de papéis ou post-its. Depois, unem-se todas essas ideias para a discussão em grupo, geralmente envolvendo a ajuda de um moderador para chegar a uma decisão a respeito de quais delas são as mais viáveis.

Em um primeiro momento, o conceito de brainwriting foi pensado para o nicho de vendas, incitando a inovação, mas hoje já é referência para diferentes setores e indústrias. Além de acelerar a geração de ideias e a tomada de decisão em reuniões ágeis, uma das enormes vantagens é permitir que até os membros mais introvertidos da equipe participem de modo ativo, nutrindo o sentimento de um time, fundamental para o sucesso coletivo.

7. Prototipagem rápida - visualizando conceitos complexos com mais simplicidade

É muito mais assertivo tomar decisões quando os conceitos são visualizados com clareza, sobretudo ao lidar com conceitos mais abstratos. Neste caso, a prototipagem rápida pode se mostrar como uma valiosa técnica ágil de reunião, capaz de gerar representações tangíveis com agilidade. A partir da criação de maquetes, modelos ou protótipos rápidos, pode-se vislumbrar as ideias quando é preciso decidir acerca de recursos de um produto, interfaces para o usuário ou melhores abordagens em termos de design.

Por meio de ferramentas ou materiais prontamente disponíveis, os participantes podem criar os seus protótipos no decorrer da reunião ágil. Facilitando, assim, as discussões e o processo decisório, e coletando o feedback das partes interessadas de modo a direcionar os esforços de um projeto. Certamente, é uma base visual e concreta excelente para avaliar possibilidades e refinar prévias ideias.

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Agora, pense no que seria ideal aplicar junto com a sua equipe de trabalho. Faria mais sentido, no momento atual do projeto, partir para os scrum diários? Reuniões com tempo delimitado? Prototipagem? Ou qual outra abordagem?

Depois que tiver feito o planejamento do seu sprint, siga com as reuniões ao seu modo, de forma personalizada com o Bitrix24. O software é totalmente passível de customização e permite integrar os melhores recursos para metodologias ágeis, como quadros Scrum, Kanban e um completo gerenciamento de tempo, tarefas e projetos, fora os recursos comunicativos de ponta, bem na palma da sua mão.

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Perguntas frequentes

Os componentes-chave de uma reunião Ágil eficaz são:

• O planejamento e a priorização: definindo metas e priorizando as tarefas com base no valor e na urgência;

• A revisão e a adaptação: avaliando o progresso e fazendo os ajustes necessários para manter o projeto alinhado aos seus objetivos;

• A comunicação e a colaboração: instigando a comunicação aberta e a colaboração entre os membros da equipe para facilitar a tomada de decisões rápida e eficaz.

Os principais desafios ao usar a metodologia Ágil para tomar decisões rápidas em reuniões são:

• Lidar com a resistência à mudança por parte da equipe, sobretudo quando os membros do time estão mais acostumados com abordagens tradicionais;

• Firmar uma comunicação realmente eficiente, garantindo que todos compreendam os seus objetivos, tarefas e responsabilidades, e saibam usar os recursos disponíveis em prol do sucesso conjunto;

• Atuar com a devida flexibilidade, de modo a se adaptar constantemente às mudanças rápidas nas equipes, bem como de suas regras e prioridades.

A diferença entre um stand-up diário e uma retrospectiva no Ágil está na brevidade da execução e no propósito. Os stand-ups tendem a ser encontros realizados diariamente e de forma extremamente rápida, apenas para alinhar a equipe e manter os participantes engajados para os próximos passos. Já a retrospectiva é o momento de reflexão acerca do que foi executado previamente e pode ser otimizado no futuro, podendo ocorrer em diferentes frequências – como semanalmente, mensalmente ou semestralmente.

Os benefícios da metodologia Ágil nas reuniões de equipe são:

• Promover a colaboração contínua e fortalecer o senso de equipe;

• Gerar um maior foco nas prioridades do projeto;

• Agregar flexibilidade e adaptabilidade de acordo com as demandas e mudanças de mercado;

• Gerir melhor o tempo, deixando os times mais produtivos e eficientes;

• Identificar oportunidades de melhoria e instigar o desenvolvimento contínuo.

A importância da tomada de decisão rápida está relacionada com a necessidade constante de adaptação da era moderna. Seja para atender as demandas do consumidor ou vencer a concorrência de mercado, é preciso decidir prontamente para redirecionar os esforços constantemente, visando o sucesso. As empresas com dificuldades no seu processo decisório rápido acabam perdendo força competitiva e prospectos a longo prazo, ficando defasadas.