Já cansou de ver tarefas incompletas? Fluxos de trabalho mal organizados? E aqueles projetos que parecem não acabar? Então você precisa conferir algumas dicas de gerenciamento de projetos. Com a chegada da era digital, a boa notícia é que nunca foi tão fácil transformar tarefas complexas em comandos e atividades simples de se realizar.
Nesta página, reunimos as melhores recomendações de gerenciamento de projetos para colocar os seus objetivos em prática. Acompanhe a leitura na íntegra, tire as ideias do papel e alavanque os seus resultados.
As melhores dicas gerenciamento de projetos
Engana-se quem pensa que a gestão de projetos é condizente apenas com a realidade de grandes corporações mundiais. Independente do tamanho e do tipo de negócio, o gerenciamento de projetos pode fazer a sua empresa decolar. Então, por que não conferir dicas de gerenciamento de grupo de projetos? Vamos lá!
1. Planejamento é o primeiro passo!
Seja para o meio físico ou para o digital, o planejamento é essencial. Desde projetos pessoais até grandes tarefas corporativas, é preciso definir estratégias e planos a serem seguidos. Coloque as atividades e os responsáveis em uma lista ou quadro, gerenciando os seus projetos passo a passo – de maneira planejada.
2. Pare de sofrer com projetos que parecem não ter fim
Num mundo tão moderno, chega de perder tempo com processos arcaicos e intermináveis. Imagine que você possui um projeto gigante e complexo para completar. Não é muito mais fácil dividi-lo em etapas? Separe o projeto total em uma série de tarefas, melhorando o fluxo de trabalho como um todo.
3. Separe as tarefas por prioridades
De nada adianta querer resolver tudo ao mesmo tempo. Para chegar aos objetivos desejados, nada melhor do que separar as tarefas de acordo com o nível de prioridade. Estipule um cronograma de acordo com aqueles passos que precisam ser completados primeiro. Isso será muito útil para a organização pessoal e até mesmo para o alcance dos resultados almejados.
4. Aprenda a trabalhar em equipe
Um bom trabalho em grupo torna o processo simplificado. Isso porque diferentes habilidades são combinadas de forma única para gerar o resultado final. Por isso, construa um time forte e unido, aprendendo a trabalhar em grupo.
5. Estipule um cronograma
Depois de verificar quais tarefas precisam ser executadas, defina um cronograma a ser cumprido. Não esqueça que a divisão de atividades por prioridades irá facilitar o seu trabalho!
6. Organize o fluxo de trabalho com a ajuda de plataformas digitais
Os softwares oferecem soluções para uma gama de problemas corriqueiros. Então, uma dica de ouro é utilizar plataformas com ferramentas exclusivas para o gerenciamento de projetos. Não conhece nenhum sistema assim? Uma das recomendações de gerenciamento de projetos é o software do Bitrix24, que permite a gestão de projetos, do fluxo de trabalho e até CRM. Vale a pena explorar!
7. Atribua tarefas para os envolvidos
Cada colaborador possui a sua habilidade pessoal. Por isso, direcione cada tarefa para aqueles membros que se adaptam melhor às necessidades. A melhora da produtividade será indiscutível. Mas além de distribuir tarefas, é essencial estimular um senso de comunidade – provendo também uma comunicação efetiva.
Quando as pessoas partilham de um senso de comunidade, as atribuições se tornam ainda mais fáceis. Para deixar o trabalho fluido, facilite a comunicação e cooperação dos funcionários. Recentes soluções de plataformas colaborativas cumprem muito bem com este propósito – além de incluírem a gestão de projetos gratuita.
8. Conte com poderosos relatórios de gerenciamento de projetos
Outra das dicas de gerenciamento de grupo de projetos é a emissão de relatórios detalhados. Você tem acompanhado o seu projeto da maneira que deveria? Acompanhe o progresso das tarefas, cheque os calendários e veja se as metas estão sendo alcançadas.
9. Customize as tarefas conforme as suas necessidades
Cada projeto é único. Então, a personalização é uma grande aliada para organizar o seu fluxo de trabalho. Uma dica bem-vinda é customizar as tarefas de forma diferenciada.
Qual colaborador vai trabalhar diretamente na elaboração da tarefa? Quem será responsável por observar a maneira com que ela está sendo executada? Terá algum auxiliar além de quem cumprirá a tarefa? Considere todos os fatores ao planejar o trabalho, adaptando os fluxos de acordo com as características pessoais.
10. Não esqueça de manter um fluxo de trabalho em dia
Depois que tudo estiver em plena organização, chegou a hora de automatizar o processo. Com a ajuda de um bom fluxo de trabalho, a sua equipe não encontrará tantas dificuldades para avançar. Crie um workflow com os passos a serem cumpridos, não esquecendo de nenhuma tarefa que precisa terminar.
11. Tenha objetivos, prazos e custos realistas
Para chegar aos ganhos desejados, o gestor precisa ter objetivos, custos e prazos bem claros. Além disso, é necessário que ele repasse todas essas informações para os membros da sua equipe. Só quando tudo está bem definido é possível finalizar um projeto com o máximo de resultados positivos – cumprindo tudo aquilo que foi estipulado.
12. Aplique a metodologia scrum para deixar os projetos ágeis
Faça uso de metodologias adicionais para gerenciar os seus projetos. Você sabia que métodos como o scrum mantém os projetos ágeis e facilitados? A grande vantagem é que metodologias como esta podem evitar falhas graves e melhorar a produtividade ao conduzir um projeto.
Para colocar a metodologia scrum em prática, estude a teoria e conte com a ajuda de quadros gratuitos. Divida o projeto em tarefas, estipule prazos, mantenha reuniões em dia e acompanhe o progresso para ver se está conforme o esperado. Assim, é possível agir rápido às mudanças, obtendo sucesso mesmo em meio ao inesperado.
Gostou das recomendações de gerenciamento de projetos?
Depois de dar uma olhadinha nas dicas de gerenciamento de projetos, é hora de colocar em prática. Inicie pelo planejamento e siga todos os passos necessários para alavancar os seus projetos empresariais ou pessoais.
Acompanhe cada etapa, gere relatórios e veja se os objetivos estão sendo cumpridos. Com o auxílio das ferramentas corretas, chega de sofrer com projetos intermináveis. Com certeza a sua gestão de projetos se tornará impecável!
