Criar o ambiente para um trabalho eficiente é uma questão importante para todo gerente de projeto. O maior problema é dar à equipe de desenvolvedores espaço suficiente e ter uma visão geral da situação atual. Várias ferramentas são criadas para permitir o controle e a compreensão do projeto. Eles podem ajudar a denotar os problemas e otimizar o processo de trabalho em correspondência com as necessidades do projeto e as possibilidades dos trabalhadores. Quadro Kanban é uma ótima ferramenta que ajuda a gerenciar a equipe. Se você estiver interessado, podemos ajudá-lo a descobrir essa maneira de gerenciar um projeto, discutindo suas vantagens e desvantagens, bem como os princípios básicos da implementação.
O que é um quadro Kanban?
Se você deseja ter um fluxo de trabalho visual e um progresso eficiente no trabalho, os painéis Kanban são perfeitos para seus objetivos. Ferramentas físicas e virtuais podem ser usadas para essa finalidade.
O sistema teve origem há mais de 70 anos na produção da Toyota. A palavra "Kanban" em si significa "cartão", e era o que era originalmente. Os trabalhadores da Toyota foram apresentados a um sistema que incluía cartões usados para indicar o estágio da produção. Esses cartões permitem entender o que ainda é necessário fazer antes do próximo passo. O esquema de trabalho visualizado foi um sucesso, pois chamou a atenção para os problemas que precisavam ser resolvidos e acabou resultando em uma produção mais rápida e eficiente.
Mas levou um tempo para o quadro de tarefas do Kanban antes de começar a aparecer em projetos de gerenciamento ágil. Somente em 2007, David Anderson formulou o método e o reinventou para se adequar aos modernos processos de gerenciamento de projetos. Agora é amplamente utilizado em TI, desenvolvimento de software e gerenciamento de recursos humanos, mas esse é realmente um método bastante simplista que pode ser aplicado em qualquer sistema de fabricação.
A visualidade é o que melhor representa o sistema Kanban. Muitas vezes, é difícil perceber o que está causando problemas, bem como a quantidade de tarefas que precisam ser concluídas antes que uma representação visual de alguma forma seja dada aos trabalhadores. Quando um mapa de um fluxo de trabalho é criado em um quadro Kanban, os insights de todos os processos e problemas se tornam mais visíveis, o que permite canalizar os esforços para resolver um determinado problema.
Os principais elementos do quadro Kanban são cartões alinhados nas faixas vertical e horizontal. Isso permite adaptar o sistema Kanban à sua situação atual, dependendo das especificidades do trabalho e da maneira como a equipe participa de um fluxo de trabalho. É possível usar várias cores de cartão para indicar urgência ou diferentes tipos de trabalho. Outros itens também podem ser incluídos no processo, como imagens que indicam as pessoas responsáveis pelas tarefas.
Visualização de todo o mapa de um projeto permite tornar o trabalho o mais eficiente, porque é muito mais fácil para os trabalhadores perceberem e memorizarem os detalhes mais importantes. Todos os cartões também são coletados em um quadro, o que significa que você não precisa procurar informações e pode endereçar um único local sempre que precisar de informações adicionais ou apenas desejar se manter atualizado. Também é transparente para clientes e desenvolvedores, o que permite transferir as informações com maior importância rapidamente.
Principais elementos do quadro Kanban ágil
Agora que você sabe o que é um Kanban, vamos discutir seus principais elementos. O sistema criado por David Anderson implica cinco componentes principais de um quadro Kanban:
1. Sinais visuais. Como você já deveria ter entendido, os quadros Kanban são usados para fornecer a representação mais breve e eficiente de uma situação de trabalho atual que você pode criar. Isso significa que você deve aproveitar ao máximo sua forma visual para representar o que deseja dizer. O principal componente desse sistema seria cartões (ou adesivos ou ingressos) que são usados para transmitir informações. Cada cartão representa uma tarefa ou um item de trabalho. Esses também podem ter os detalhes de um trabalho realizado por um usuário específico. As declarações devem ser breves, mas significativas, para que não importa quem olhe para um quadro compreenda os principais pontos de um projeto;
2. Colunas. Aqueles são usados para estruturar cartões. No total, as colunas representam o fluxo de trabalho como um todo, enquanto cada uma mostra uma parte ou estágio específico de um fluxo de trabalho. A divisão mais simples das colunas implica nas colunas "Trabalho em andamento", "Lista de tarefas", "Concluídas", mas, dependendo da decisão do projeto e do gerente, o esquema pode ser complicado;
3. Limites WIP (trabalhos em andamento). É isso que define o número de cartões que podem ser colocados em uma coluna. Se os limites forem atingidos, você não poderá adicionar mais cartões antes de passar alguns deles para o próximo estágio. Os limites de WIP oferecem uma ótima oportunidade para rastrear o fluxo de trabalho e acompanhar todas as tarefas para concluí-las em tempo hábil. Você também pode ver se a quantidade de trabalho é esmagadora ou há muitas tarefas que você precisa concluir ao mesmo tempo;
4. Ponto de compromisso. O quadro Kanban é um mapa das tarefas que um grupo de desenvolvedores decidiu se comprometer em concluir. Todas as idéias são mantidas separadamente, mas uma vez que algumas tarefas são concluídas, uma equipe pode decidir pegar outra tarefa e movê-la para o quadro. Esse seria o ponto de compromisso - o momento em que um grupo de trabalhadores se compromete com a tarefa;
5. Ponto de entrega. É o momento em que todo o trabalho solicitado por um cliente é concluído e um produto é finalizado. Como em qualquer outra metodologia de gerenciamento ágil, o principal objetivo é colocar um cartão em um ponto de entrega no menor tempo possível. O período de tempo entre o início do trabalho e a conclusão da tarefa é chamado Lead Time.
Como usar um quadro Kanban corretamente
Antes de começar a criar seu próprio quadro Kanban, você deve decidir qual o tipo que deseja usar. Os físicos e os virtuais são populares, no entanto, alguns podem ser mais adequados para o seu projeto atual do que outros.
Um quadro físico é preferível caso todos os colegas de trabalho compartilhem o mesmo local. Portanto, se sua equipe de desenvolvedores trabalha no mesmo escritório, um quadro física será perfeito. Isso permitirá que cada membro da equipe interaja com o quadro e faça atualizações. Como o aspecto tátil está incluído, pode ser ainda mais eficiente o hábito de criar formulários de atualização, bem como o processo de memorização mais rápido. E você só precisa de algumas coisas para organizar um quadro Kanban físico no seu local de trabalho, especialmente se as pessoas que trabalham em um projeto que você está gerenciando não interagem muito com outros departamentos e equipes.
Os quadros Kanban virtuais oferecem a possibilidade de cobrir muito mais pessoas que estão integradas ao projeto. Se sua equipe possui vários membros, alguns dos quais trabalham distantes, você deve considerar um quadro virtual em vez de físico. Ao mesmo tempo, as ferramentas on-line do quadro Kanban oferecem outros recursos, como contar o tempo do ciclo e criar relatórios; no caso de um quadro físico, isso é responsabilidade do gerente.
Se você deseja manter todos os seus colegas atualizados em cada etapa e tarefa de trabalho, é possível criar atualizações por email enviadas diariamente ou verificar outros recursos.
Depois de escolher uma opção ideal para o seu projeto atual, é a hora de começar a usar um quadro Kanban:
- Comece com o que você tem. Comece visualizando a situação atual do seu projeto. Divida todas as tarefas em várias colunas do quadro Kanban e não tenha medo de ajustar o sistema às suas próprias necessidades e use mais do que apenas uma coluna "Trabalho em andamento" - é melhor separá-lo em colunas separadas, cada uma contendo informações sobre a etapa do trabalho;
- Acompanhe o primeiro progresso no uso de um quadro Kanban. Nos primeiros estágios do uso desse sistema, você pode denotar os problemas. Às vezes, as tarefas se acumulam em uma determinada coluna e você pode usá-lo como uma ferramenta para melhorar o fluxo de trabalho. Esse é o motivo pelo qual várias colunas para todas as etapas do trabalho são recomendadas;
- O Kanban não trata de pessoas executando várias tarefas ao mesmo tempo. Ele se concentra na qualidade de um produto entregue, o que é alcançado com o menor número possível de tarefas ao mesmo tempo. Use limites WIP para impedir que seus funcionários façam tudo de uma vez;
- Se você usa o Kanban, pode se livrar de várias reuniões e ajustar o cronograma do projeto para ajustar o trabalho suficiente com menos discussões;
- Se houver algo que impeça sua equipe de concluir uma tarefa, use sinais especiais para denotá-las. No sistema Kanban, essas coisas são chamadas de bloqueadores de trabalho. Eles devem ser levados em consideração pelos fornecedores. Se você usar um quadro Kanban físico, poderá usar a cor vermelha como uma maneira de marcar os bloqueadores de trabalho. Os sistemas virtuais têm suas próprias ferramentas, especificamente destinadas a denotar bloqueadores de trabalho;
- Use os dados para melhorar o progresso. Se você usar um quadro físico, terá que contar determinada data, enquanto os programas virtuais oferecem resultados automaticamente. É assim que você pode tornar o trabalho mais eficiente e entregar produtos em um período mais curto. Você pode usar o sistema de tarefas prioritárias para iterar o processo de trabalho e obter o melhor produto com o mínimo de esforço dos desenvolvedores.
Conclusão
Os quadros Kanban oferecem uma oportunidade perfeita para dividir projetos complicados em tarefas simples e compreensíveis que não sobrecarregam os fornecedores. As empresas que utilizam o sistema Kanban são bem-sucedidas no desenvolvimento de produtos, porque cada membro da equipe tem acesso às atualizações atuais e entende todo o projeto suficientemente bem para fazer o esforço. Cada um deles também tem a chance de preencher um quadro e dar atualizações. Mas o que também é benéfico é que não há necessidade de realizar reuniões diárias se você quiser ver o progresso claramente, pois todas as tarefas concluídas e todos os problemas resultantes são representados em cartões.
