Gestão de documentos digitais
Precisando abandonar prateleiras de papéis de escritório que não acabam mais? Modernize-se com a gestão de documentos digitais na plataforma do Bitrix24.
São inúmeras ferramentas integradas para você armazenar documentos pessoais ou da equipe, editar arquivos em tempo real e encontrar a papelada importante para aquele projeto a poucos cliques de distância. Explore o software gratuito de gerenciamento de documentos digitais do Bitrix24 já!
Bons motivos para realizar a gestão de documentos digitais
Independente do nicho, o dia a dia de cada negócio envolve uma série de documentos empresariais. São contratos de venda ou prestação de serviços, pedidos de fornecedores, faturas, boletos para pagar e muitas outras possibilidades. Com a expansão da tecnologia, surgiram soluções capazes de acabar com as toneladas de papéis geradas diariamente. E, muito mais do que isso: adicionar organização e produtividade para a equipe de trabalho.Os principais benefícios de contar com sistemas de gerenciamento de documentos envolvem:
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Aumento da produtividade e organização no ambiente laboral;
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Acesso amplo e rápido aos arquivos – para todos os envolvidos;
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Redução de extravios, deterioração ou danos gerados aos arquivos;
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Maior controle dos processos empresariais;
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Menos retrabalho e perda de tempo tendo que procurar por documentos em locais errados.
Como nossa plataforma de gerenciamento de documentos pode te ajudar?
O mundo nunca esteve tão repleto de recursos tecnológicos quanto agora. Então, por que não explorar as facilidades para a gestão de documentos digitais? Que papéis e arquivos fazem parte da rotina laboral é fato. Mas eles podem deixar de ser um problema e de causar bagunça no seu ambiente de trabalho.Olhando para todas as vantagens de migrar do meio físico para a gestão de documentos digitais, não restam dúvidas de que vale a pena explorar a transição dentro da sua empresa. A seguir, confira as principais funcionalidades da plataforma de gerenciamento de documentos do Bitrix24 e saiba como ela pode ser a sua grande aliada:
* Observe que as informações podem ter mudado desde a publicação. Para verificar os preços e recursos vigentes, consulte a página de preços do Bitrix24.
Tenha um drive disponível a qualquer momento
Alguns documentos já são fruto da evolução digital, outros são físicos e precisam ser escaneados. A boa notícia é que a gestão de documentos digitais do Bitrix24 se encaixa em todos os casos.
Rapidamente, você pode armazenar documentos criados digitalmente ou digitalizados. Organize-os em pastas ou da maneira que preferir, buscando-os e visualizando sempre que desejar. Mesmo na versão Free, 100% grátis, você já conta com armazenamento de pelo menos 5 GB no drive.
Acesse suas unidades pessoais ou em grupo
Para garantir que o funcionário trabalhe de forma integrada, mas possa organizar bem o workflow pessoal, o Bitrix24 permite separar unidades de trabalho. As permissões de acesso possibilitam manter privacidade ou compartilhamento eficiente de acordo com as necessidades. Seja trabalhando a partir de pastas privadas ou públicas, respectivamente.
Crie documentos, edite-os ou compartilhe em segundos
Para que o processo de gestão de documentos se torne ainda mais simples, na mesma interface de armazenamento on-line você e sua equipe podem criar, editar e enviar documentos.
Crie e edite on-line utilizando o Google Docs ou o MS Office Online. Ou mesmo a edição local via OpenOffice e LibreOffice. Se preferir coordenar tudo aquilo que foi alterado, ative o histórico de versões. E para compartilhar, conceda acesso a arquivos e pastas para os usuários desejados. Qualquer que seja o processo, a usabilidade é extremamente fácil!
Encontre arquivos a poucos cliques
Várias empresas enfrentam o mesmo problema diário: a dificuldade ou demora para encontrar arquivos essenciais. Para poupar tempo, retrabalho e estresse, agregando produtividade, a interface de gestão de documentos digitais do Bitrix24 oferece mecanismos de pesquisa rápida. Em questão de instantes, digite o nome do documento, do cliente ou da pasta do projeto e não tenha grandes dificuldades para encontrá-lo. Ter um processo organizado através do sistema de gestão de documentos ou DMS é válido tanto para projetos vigentes quanto para documentos antigos – que por processos legais e burocráticos ainda precisam continuar armazenados.
Integre com serviços usuais para sua equipe
Você e o seu time já fazem uso de serviços como Dropbox, Google Drive, Box ou OneDrive? Então, não há com o que se preocupar. Você pode integrar facilmente a gestão de documentos digitais do Bitrix24 com outros softwares de sua preferência.
No Bitrix24 Market, você encontra inúmeros recursos e funcionalidades incríveis para adicionar à sua conta Bitrix24. A maioria deles é até compatível com o aplicativo móvel. Vale a pena conferir!
Mantenha todas as atividades diárias e projetos organizados
Acabe com a bagunça explorando o gerenciamento de documentos digitais
