Software de gerenciamento de documentos

Melhor software de gerenciamento de documentos, armazenamento em nuvem, compartilhamento de arquivos públicos, colaboração e comunicação de equipes, rede social corporativa com múltiplos recursos e funcionalidades — tudo dentro de uma só plataforma.

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Sabe aquela papelada de escritório que não tem fim? Tudo isso é coisa do passado! Em um mundo tão moderno e tecnológico, é essencial contar com um software de gerenciamento de documentos de qualidade – que permita gerenciar tudo que você precisa no ambiente online.

O conceito de paperless somado a um software de gerenciamento de documentos vai muito além de eliminar o papel na sua empresa. Tudo isso reduz custos, trás agilidade para processos, minimiza o extravio de documentos e ainda conta pontos para a sustentabilidade.

Dentro do universo de soluções e de gerenciamento de documentos software, o Bitrix24 se destaca como uma das plataformas mais completas para se operar. Nesta página, confira tudo o que precisa saber sobre gestão de documentos online e aproveite para colocar as dicas em prática.

Dicas sobre como fazer uma gestão de documentos eficiente:

A gestão de documentos pode ser um processo penoso, principalmente quando os papéis estão espalhados por todos os departamentos. Mas com dedicação, dicas poderosas e um quality document management software, é possível chegar lá!

Como gerenciar documentos?

A gestão de documentos não precisa ser um ‘bicho de sete cabeças’. Fique de olho nas dicas e passos para organizar os arquivos dentro da sua empresa:

1.    Antes de tudo: separe os documentos e defina quais precisam ser armazenados de forma física e aqueles que podem ser armazenados no meio digital;
2.    Depois que a separação estiver concluída, vá para a organização dos papéis e direcione os documentos para diferentes pastas – incluindo divisões por data, ordem alfabética ou outros critérios que sejam convenientes para a sua empresa;
3.    Para ajudar na organização, também é válido separá-los de acordo com a temporalidade – quantidade de anos que precisam ser arquivados;
4.    Assim que o processo de organização estiver concluído, é hora de começar a digitalizar! Divida as tarefas por departamentos e crie uma rotina de digitalização, dedicando algum período do dia somente para essa função;
5.    Não esqueça de padronizar o processo para garantir que todos os documentos sejam digitalizados da maneira desejada;
6.    Ao mesmo tempo que a digitalização estiver sendo concluída, já vá organizando os arquivos no software de gestão de documentos do Bitrix24.

Assim, vai ficar ainda mais fácil sincronizar arquivos e organizar os documentos que são importantes para o seu negócio.

* Observe que as informações podem ter mudado desde a publicação. Para verificar os preços e recursos vigentes, consulte a página de preços do Bitrix24.

Comece grátis

Está sofrendo para organizar os documentos?

Você acha que é só você que sofre para deixar os documentos organizados e a papelada em dia? Então está muito enganado!

Porque a combinação de palavras ‘gerenciamento de documentos software’ é uma das mais pesquisadas no Google – o que mostra que essa problemática é mais comum do que se imagina.

Então, para resolver esse problema, baixe gratuitamente o aplicativo do Bitrix24 e comece a gerenciar seus documentos de forma simples e rápida, sem complicações.

Os benefícios em utilizar um software gerenciamento de documentos

Depois de conferir todas as vantagens em gerenciar documentos online, você nunca mais vai querer voltar atrás.

·      O espaço físico da empresa é mais bem aproveitado;
·      Os funcionários podem organizar melhor o seu trabalho e até mesmo a execução de tarefas;
·      Há maior flexibilidade e agilidade na hora de coordenar processos internos da empresa;
·      Os custos com materiais de escritório reduzem drasticamente;
·      Existem menores chances de extraviar documentos importantes;
·      Facilita a padronização dos arquivos da empresa;
·      E claro que ainda contribui para a sustentabilidade, reduzindo o impacto ambiental – o que pode até melhorar a imagem da corporação, trazendo vantagens com relação aos concorrentes.

O melhor software para gerenciamento de documentos: conheça o Bitrix24

Se você está procurando um software de gerenciamento de documentos, precisa dar uma olhada nas funcionalidades da plataforma Bitrix24.

Principais recursos que você encontra na plataforma:

As melhores ferramentas para a gestão de documentos, reunidas num só lugar:
·      5 GB de armazenamento gratuito para você arquivar todos os documentos;
·      Edição de documentos entre vários colaboradores – tanto online quanto off-line;
·      Sincronização de arquivos para manter toda a equipe bem atualizada;
·      Acesso via smartphones, tablets ou desktop – em qualquer hora e lugar!

Na plataforma Bitrix24, todos os seus documentos ficam arquivados e seguros – incluindo tecnologia de ponta para proteger os seus dados.

Gerencie documentos pessoais ou foque no project document management software – para gerenciar documentos de um projeto. Independente da sua necessidade, há muito o que desbravar.

Vá além com o software de gerenciamento de documentos do Bitrix24:

O lado bom é que as vantagens do Bitrix24 vão muito além da gestão de documentos, porque você encontra muitas funcionalidades integradas para explorar. Quer saber quais são os principais recursos integrados?

·      Comunicação interativa entre equipes, incluindo chat de grupo, videoconferências e rede social corporativa;
·      Gestão de projetos, para garantir que os planos saiam do papel;
·      Atribuição de tarefas e estipulação de cronograma, para fazer os projetos decolarem;
·      CRM integrado com gestão de clientes, cotações, faturas e ferramentas para ajudar com o e-mail marketing e automação de vendas;
·      E muito (mas muito) mais!

Já pensou encontrar tantas funcionalidades num só aplicativo de gerenciamento de documentos?

A outra notícia maravilhosa é que Bitrix24 é um electronic document management software free. Traduzindo: ele é um software de gerenciamento eletrônico de documentos. E o melhor de tudo: é grátis para usuários ilimitados.

Seja para pequenos negócios (small business document management software) ou para grandes corporações, vale a pena explorar.

Pare de perder tempo com pilhas de papéis sem fim!

Todas as empresas deveriam seguir a ideia do paperless document management software, que nada mais é do que gerenciar documentos sem precisar arquivar papéis. Porque ninguém merece perder tempo com tanta papelada.

Mas para proporcionar a eficiência desejada, é lógico que os sistemas precisam ser ágeis. E você precisa escolher uma plataforma de gerenciamento ágil (ou agile document management software) como o Bitrix24.

A solução inovadora do software de gerenciamento de documentos Bitrix24 reúne mais de 35 funcionalidades. Gerencie documentos, projetos e clientes – da maneira que você precisar! Que tal experimentar a assinatura gratuita? Inclua todos os usuários gratuitamente da sua equipe e faça com que a empresa atinja outro patamar.

Para mais informações sobre o Bitrix24 acesse nossos cursos de treinamento.

Também temos um ótimo canal no YouTube que cobre todos os apectos do Bitrix24, de vendas e planejamento a gerenciamento de documentos e ferramentas de comunicação interna de empresas.

Para fazer o download da versão auto-hospedada do Bitrix24, que pode ser instalada no seu próprio servidor e te dá acesso ao código-fonte, visite a página do Bitrix24 On-premise.

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