Na sua equipe, há uma luta constante para garantir que as tarefas, os prazos, a carga de trabalho e os recursos estejam plenamente alinhados e bem ordenados? Pois, esta não é uma dificuldade isolada.
Milhares de empresas brasileiras também sofrem com inconsistências, gargalos, falta de controle, insegurança e outras dificuldades – e muitas delas estão relacionadas com a precariedade em gerenciar o tempo e as tarefas nos projetos.
Pensando nisso, felizmente, foram desenvolvidas uma gama de interfaces que auxiliam no rastreamento e no controle de tarefas, permitindo aos gestores de projetos uma abordagem mais eficaz. Fora a organização geral e a ajuda com o controle de horas faturáveis, existem várias razões pelas quais você precisa usar um rastreador de tarefas junto ao seu time – e, talvez, ainda nem tenha tal consciência.
Neste artigo, descubra quais são os grandes benefícios dos rastreadores de tarefas, vendo o porquê vale a pena implementar!
Perguntas frequentes
O que é um rastreador de tarefas?
Um rastreador de tarefas é um programa usado para registrar e controlar o tempo gasto com afazeres diários. Ele serve para agregar produtividade, organização, ajudar no gerenciamento de prazos, projetos e recursos e levar a uma maior precisão em processos internos empresariais.
Como controlar a execução de tarefas?
Para controlar a execução de tarefas, você pode:
- Listar as atividades que precisam ser realizadas – definindo prioridades;
- Delegar as tarefas entre os responsáveis;
- Cronometrar o tempo gasto em tais atividades – por meio de um rastreador de tarefas;
- Avaliar o progresso em tempo real – ou gerando relatórios posteriores.
Por que rastrear as horas de trabalho em projetos?
Rastrear as horas de trabalho em projetos é útil para alocar melhor os recursos, instigar a produtividade e o foco entre o pessoal, garantir entregas no prazo e identificar mais rapidamente os desafios a serem enfrentados.
Como fazer uma boa gestão de tempo no gerenciamento de projetos?
Para fazer uma boa gestão de tempo no gerenciamento de projetos:
- Planeje-se e defina metas e prioridades a serem seguidas;
- Controle os prazos e os agendamentos;
- Recorra a ferramentas de rastreamento de tempo;
- Fique longe da procrastinação e delegue as tarefas para se dedicar a atividades mais produtivas e estratégicas.
Bons motivos para implementar um software de rastreamento de tarefas na rotina
O rastreamento de tempo pode ser um grande aliado da sua empresa – quer você atue com dezenas de projetos e uma grande equipe; quer você ainda esteja trilhando os seus caminhos como um microempreendedor individual (MEI). Mas o que, exatamente, ele pode agregar? Abaixo, acompanhe as 10 maiores vantagens da aplicação de um rastreador de tarefas no gerenciamento de projetos.
1. Maior produtividade e eficiência ao rastrear tarefas em tempo real
Quando se tem consciência a respeito do tempo despendido em cada atividade diária, ganha-se mais produtividade – já que não é desejado perder um recurso tão precioso com tarefas desnecessárias e que não te direcionam ao sucesso. É por isso que um software de rastreamento de tarefas agrega maior autocontrole e eficiência, gerando melhores resultados.
Fora isso, ele ajuda os gerentes de projeto a identificarem ineficiências nos processos mais rapidamente – assim, a rota pode ser restabelecida de maneira que agregue ainda mais produtividade. A boa notícia, inclusive, é que tudo isso pode ser atingido sem precisar microgerenciar, funcionando como uma interessante ferramenta de produtividade.
2. Melhor organização e priorização de tarefas e projetos
Rastrear as horas de serviço ajuda os profissionais a se organizarem melhor considerando as suas responsabilidades. Tendo parâmetros prévios do tempo despendido em tarefas similares, é facilitado programar o seu dia sem dificuldades – reduzindo até a ansiedade no local de trabalho.
Inclusive, munido de ferramentas de rastreamento de tarefas, você consegue priorizar adequadamente as tarefas e os projetos – já que há controle consciente, maior eficácia, eficiência e produtividade. Normalmente, tais recursos estão acoplados em um software de gerenciamento de projetos, como é o caso do Bitrix24, valendo a pena implementar.
3. Melhor delegação e alocação de responsabilidades
Quando você tem acesso a um relatório completo das horas de trabalho, o que é possibilitado através de um rastreador de tarefas, torna-se possível atribuir os trabalhos com assertividade. Afinal, é muito mais indicado alocar as responsabilidades ao ter uma visão geral a respeito das atribuições atuais dos funcionários.
Isto ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho, planejar melhor os seus recursos, os seus prazos e até a pensar em novas contratações, por exemplo. De fato, os benefícios de um rastreador de atribuição de trabalho são amplos, estando plenamente interligados.
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4. Maior colaboração e comunicação entre os membros da equipe
A partir do momento em que o time adota um rastreador de tarefas no gerenciamento de projetos, a própria interação entre o grupo de trabalho é alterada. Com a devida implementação, tanto as conversas repetitivas quanto o estresse de muito trabalho manual são reduzidos. Assim, a equipe tem a oportunidade de colaborar de forma mais saudável entre si.
Como em um efeito dominó, os gargalos de produção tendem a ser reconhecidos e solucionados, os conflitos de calendário se tornam menos frequentes e os atritos são minimizados. Por consequência, até a comunicação entre os membros da equipe ganha outra ênfase – somando benefícios para ambos os lados!
5. Melhor visibilidade e transparência do andamento do projeto
A falta de organização, clareza e planejamento são fatores que podem levar ao fracasso de um projeto. O lado bom é que um rastreador de tarefas é capaz de te ajudar a resolver este desafio, já que ele dá mais controle sobre a sua lista de afazeres e a administração do trabalho com um todo.
Quer você e o seu time atuem com metodologias de gestão de projetos tradicionais, híbridas ou ágeis, as ferramentas de rastreamento de tempo auxiliarão no momento de visualizar o que está sendo realizado – pensando em como isso vai ao encontro do cenário em que se deseja alcançar.
Consequentemente, uma visão 360 graus pode ser abordada e uma série de riscos e ameaças para o projeto podem ser mitigados. Não é à toa que elas são usadas por organizações de todos os nichos e tamanhos no mundo todo!
6. Maior precisão e responsabilidade por meio do rastreamento de tarefas
Um rastreador de tarefas funciona como uma via de mão dupla: é altamente benéfico para o empregador porque ele consegue avaliar a performance, prever os custos, medir a produtividade e acompanhar o processo de trabalho. No entanto, em contraparte, ele também é fundamental para que o próprio funcionário se administre e saiba comandar melhor o seu tempo e direcionar o seu foco, organizando a rotina.
Desta maneira, tais comportamentos relacionados acabam instigando um senso de responsabilidade – agregando, inclusive, precisão aos processos internos. Com o devido gerenciamento de tarefas, ambas as partes colaboram, ainda que indiretamente, para o sucesso do negócio.
7. Identificação e resolução mais rápidas de problemas e obstáculos
Uma vez que os rastreadores de tarefas estão em vigor, os gestores de projeto avaliam as partes indo muito além das entregas finais por sprints. Pois se torna simplificado o ato de identificar problemas que possam comprometer – ao longo do tempo – o andamento do trabalho.
É por motivos como tais que as ferramentas de rastreamento de tempo superam o ato de, simplesmente, rever a linha do tempo e acompanhar as atividades dos empregados. Só é praticável atuar com a análise de riscos e ameaças quando há a clareza para identificar os percalços.
Na gestão ágil de projetos, em que se faz o uso de metodologias como a Scrum, por exemplo, isto é ainda mais relevante. Afinal, é preciso identificar falhas rapidamente a fim de tomar medidas proativas ou mesmo ficar de olho em possíveis cenários para elaborar os seus devidos planos de contingência o quanto antes possível – seguindo a demanda de um mercado tão volátil.
8. Gestão mais eficaz do tempo e acompanhamento de prazos
Sobretudo em projetos grandes e complexos, pode ser fácil se perder em meio aos afazeres, agendamentos no calendário e prazos. Pensando nisso, um rastreador de tarefas é a solução perfeita para melhorar a gestão de tempo e acompanhar todas as datas importantes, sem deixar passar nenhum marco!
No rastreamento de tempo em tarefas promovido pela plataforma do Bitrix24, por exemplo, você observa quantas horas são gastas em cada etapa pré-estabelecida e pode se programar melhor considerando os entregáveis. E o melhor de tudo: a partir de análises reais, que levarão a processos mais assertivos. Explore os recursos como geração de relatórios e registro e controle de horas para atingir tal benefício.
9. Melhor alocação e utilização de recursos
Um dos benefícios mais notáveis de um rastreador de tarefas é a sua capacidade de ajudar os gestores e empreendedores em uma melhor alocação de recursos. Tendo uma visão geral do tempo gasto com cada afazer, torna-se mais simples saber com quantos funcionários você precisa trabalhar (pensando em recursos humanos) e a quantidade de itens ou bens materiais, bem como o orçamento, requeridos para fazer tudo acontecer.
De fato, isto traz mais eficiência e organização ao trabalho – mas não apenas! Graças a tal abordagem, os custos do projeto podem ser reduzidos drasticamente, evitando desperdícios indesejáveis, que podem ser muito caros, sobretudo considerando um longo período de tempo.
10. Relatórios de gerenciamento de projetos aprimorados e recursos de análise
Criar uma lista de tarefas e apenas registrar as horas trabalhadas não é, por si só, o suficiente para vislumbrar os resultados desejados na gestão de tempo do projeto – principalmente se for considerada a atuação de um time inteiro. Assim, as funcionalidades acopladas aos rastreadores de tarefas são elementos-chave para otimizar as atribuições, melhorar o seu próprio desempenho e garantir a progressão coletiva contínua.
O interessante é que os gestores, normalmente, conseguem explorar em um mesmo rastreador de atribuição de trabalho o recurso de geração de relatórios automáticos – colocando as análises e os KPIs para trabalharem no piloto automático. Obviamente, os dados sozinhos não trarão benefícios, mas, ao menos, tal abordagem reduzirá o trabalho manual, adicionará flow aos processos, reduzirá o estresse e agregá para a motivação e a produtividade dos envolvidos.
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Se o seu objetivo é lidar com as tarefas a fim de tirar o melhor proveito delas – chegando a projetos exímios, os seus problemas acabaram. Com o programa de gestão de tempo e tarefas do Bitrix24, monitorar os prazos, controlar os recursos, cuidar da performance e automatizar as tarefas não será mais uma dificuldade.
Com muitas funcionalidades integradas em uma única interface, o Bitrix24 supera a concorrência por ser eficiente, fácil de usar e agregar inúmeros benefícios aos projetos – se destacando por promover mais fontes de trabalho do que um rastreador de tarefas mais simples. Tudo isso, ainda, com economia!
Quer saber, exatamente, como ele consegue alavancar a atuação em seus projetos e na sua organização? Basicamente, você pode:
- Ter um painel de controle em tempo real, repleto de dados sobre os colaboradores e as tarefas;
- Rastrear o tempo gasto para acompanhar a demanda e prever a alocação de recursos de maneira otimizada;
- Monitorar as tarefas e os fluxos de trabalho usando diagramas de Gantt e quadros Kanban;
- Acelerar o sucesso da sua equipe e somar ao workflow criando checklists de tarefas, atribuindo interdependências, gerando fluxos de aprovações automáticas e permitindo o uso de modelos de tarefas a fim de facilitar o trabalho de todos;
- Explorar um relógio de ponto on-line, interligado até mesmo com o setor de RH e o banco de dados dos colaboradores;
- Gerenciar gráficos de ausência e carga horárias de trabalho, de modo a dividir melhor os afazeres entre os funcionários – planejando o progresso e os entregáveis;
- Avaliar constantemente o tempo gasto com tarefas para medir a eficiência dos envolvidos naquele projeto;
- Calcular os KPIs e auxiliar no trabalho dos gerentes de projeto, tendo o apoio ideal para a tomada de decisão, visando o sucesso!
Acha que é muita coisa para processar? Então experimente na prática e veja por si mesmo como é intuitivo – você não vai querer voltar atrás. Registre-se e inicie com a versão gratuita agora mesmo!
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