10 chaves para uma gestão eficiente da força de trabalho

A eficácia da sua força de trabalho é totalmente dependente da ação tomada pelos profissionais de gestão e liderança. Neste cenário, é crucial alocar os recursos humanos com sabedoria, coordenando as demandas, o tempo, as competências e as capacidades produtivas.

Por isso, nada melhor do que saber quais são os elementos-chave e as maiores dicas de gerenciamento de força de trabalho para melhorar as operações internas, guiar o seu time rumo ao sucesso e usufruir de todos os benefícios corporativos. Acompanhe o artigo!

Perguntas frequentes

Saiba como realizar o gerenciamento de força de trabalho: 10 dicas poderosas

É fato que saber o que é gerenciamento de força de trabalho não resolve os seus problemas. A fim de usufruir dos seus benefícios e montar o cronograma do time com eficiência e aproveitamento máximo de recursos, é preciso partir para a prática. Acompanhe os insights expostos para seguir com foco na gestão da força de trabalho.

1. Delegue tarefas pensando nas aptidões

Se você quer ter sucesso no gerenciamento de força de trabalho, jamais deve deixar de pensar nas habilidades profissionais do colaborador antes mesmo de atribuir tarefas – compondo o seu cronograma de trabalho.

Os indivíduos são o cerne dos negócios. E quando eles atuam com precisão em suas atividades, todos têm a ganhar: os clientes ficam mais satisfeitos, o trabalho mostra mais qualidade e os projetos fluem e saem do papel.

O custo de tarefas mal alocadas pode ser muito mais alto (sobretudo a longo prazo) do que perder mais tempo planejando a força de trabalho. Por isso, escolha com calma as pessoas que cobrirão determinadas funções, pense nas suas particularidades, e vislumbre o sucesso!

2. Contrate as pessoas certas

Indo no mesmo sentido do que foi exposto anteriormente, o sucesso do seu gerenciamento de força de trabalho também depende da contratação dos talentos ideais. E, apesar das aptidões serem importantes, não são apenas as habilidades técnicas e o encaixe perfeito na função que devem ser observados.

Outros fatores também possuem um peso enorme ao considerar que você estará inserindo um novo indivíduo junto a sua força de trabalho. E, como consequência, detalhes como a facilidade de conviver e trabalhar em grupo, de responder a superiores e de receber feedbacks devem ser cogitados.

De nada adianta inserir no seu time um membro extremamente produtivo individualmente, quando ele não é capaz de interagir com o coletivo e agregar pontos positivos no ambiente organizacional – se mostrando altamente tóxico. Isso só vai comprometer a atual força de trabalho.

Em paralelo, cheque os valores pessoais do candidato: eles realmente se encaixam com os valores, a missão e a visão da empresa? Todo o cuidado é bem-vindo antes mesmo de partir para uma integração, tenha em mente!

3. Realize acordos de trabalho flexíveis

Quer melhorar os processos internos da sua empresa, aumentar os índices de retenção de colaboradores e ainda reduzir os seus custos (mesmo que indiretamente)? Então experimente adotar acordos de trabalho mais flexíveis entre as suas estratégias de gerenciamento de força de trabalho.

Diversas empresas, dos mais distintos setores, vêm tendo resultados incríveis ao fomentar modelos com/como:

• Horários de trabalho flexíveis;
• Home office;
• Trabalho remoto;
• Formato híbrido;
• Períodos sabáticos.

O fato é que os colaboradores se sentem mais engajados e motivados para darem o seu melhor potencial, equilibrando aspectos da vida profissional e pessoal com mais facilidade. É um ganha-ganha duplo: já que os resultados corporativos também melhoram e você gera uma força de trabalho produtiva e satisfeita.

Ainda que você não saiba, por exemplo, como gerenciar uma força de trabalho remota, a riqueza de informações disponíveis atualmente te ajudarão a chegar lá – não tenha medo de inovar, só tenha medo de permanecer onde está.

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4. Fique atento ao seu mercado e as necessidades relacionadas

Você conhece bem o seu mercado? Sabe quais são as tendências, os períodos de alta e de baixa? Para o correto gerenciamento de força de trabalho, é fundamental você levar tais pontos para as suas análises. Afinal, é preciso direcionar os esforços do pessoal de acordo.

Não pensando apenas em se preparar para períodos produtivos maiores em épocas sazonais, cumprindo com as necessidades do cliente, você precisa treinar os colaboradores para se adequarem a uma nova tecnologia, por exemplo.

Quanto mais ágil for o seu processo de adaptação a um mercado em constante desenvolvimento e evolução, mais fácil será rever o quadro e o cronograma dos funcionários e suprir as demandas de mercado com a máxima qualidade!

5. Faça da comunicação eficaz uma das suas maiores prioridades

Sem uma comunicação eficaz, é quase impossível realizar o gerenciamento de força de trabalho – ao menos da maneira ideal. Portanto, adote conversas claras e facilitadas, certificando-se de que as instruções são dadas e recebidas com precisão (minimizando os desentendimentos).

Promova um ambiente laboral saudável, no qual as conversas e as opiniões possam ser valorizadas em ambos os lados – independentemente do nível hierárquico. E deixe que os colegas desfrutem do senso de pertencimento.

A melhor maneira de colocar isso em ação é trabalhar com um programa de comunicação multicanal, permitindo a troca de mensagens por voz, vídeo ou chat – pessoal em grupo, com uma riqueza de abordagens (até com rede social interna, por exemplo). Sem dúvidas, junto a mentalidade de que os processos comunicativos são cruciais, há muitos frutos benéficos a colher!

Não importa se você está querendo saber como gerenciar uma força de trabalho remota ou se a equipe vai continuar atuando 100% presencial: o princípio da boa comunicação é elementar em ambos os casos – servindo para comandar de forma exímia qualquer modelo laboral.

6. Mensure a produtividade dos funcionários

Você sabia que, tendo o foco na gestão da força de trabalho, a produtividade é um elemento que sempre deve ser mensurado? Isso porque, para gerenciar adequadamente a sua força laboral, você deve acompanhar de perto como anda a performance do pessoal.

Tal processo te ajuda a tomar decisões embasadas e inteligentes, pensando em quem:

• São os empregados mais aptos para determinada função;
• Pode estar precisando de mais treinamento;
• Merece uma promoção de cargo;
• Não vale a pena manter no time – cogitando as realocações, por exemplo.

Assim, além de realizar o gerenciamento da carga horária de trabalho, leve em conta: o número de projetos, atividades ou negócios bem-sucedidos; a qualidade; a eficiência; e os índices de satisfação para pensar sobre a produtividade. Dependendo da abordagem do seu negócio, lógico, você pode encontrar outras métricas que também sejam viáveis. Basta explorar a ideia conforme as suas necessidades.

7. Dê aos empregados a chance de progredir

No gerenciamento de força de trabalho, você também deve se preocupar em reter os colaboradores. Levando em conta que muitos deles estão apenas em busca de uma oportunidade melhor para mudar de emprego, é preciso cativá-los constantemente para garantir a sua permanência na empresa.

Mostre que a organização se preocupa com o seu crescimento e desenvolvimento, e que está pronta para ajudá-lo a ser ainda melhor no que faz. Algumas ideias para transformar em realidade abrangem:

• Realizar treinamentos e capacitações frequentes;
• Gerar o networking e a troca de conhecimentos com indivíduos ainda mais experientes;
• Oferecer oportunidades para que os colaboradores gerenciem projetos e liderem causas;
• Promover os indivíduos comprometidos e/ou de alto desempenho – mostrando melhores oportunidades na própria empresa.

8. Atualize-se constantemente e acompanhe as tendências

Observar as novidades aplicadas no campo do gerenciamento de força de trabalho sempre é um pilar fundamental para quem deseja ter processos bem-sucedidos e superar a concorrência. Portanto, acompanhe as mudanças e tendências do setor para sair na frente.

Além do conhecimento técnico e de estudo de cases de sucesso relacionados, aproveite para implementar um software de gerenciamento de força de trabalho moderno como o Bitrix24.

Através de um programa como esse, você pode, dentre outras coisas:

• Programar as tarefas de acordo com as aptidões, disponibilidade e capacidade produtiva de cada colaborador;
• Otimizar os processos e fluxos de trabalho com facilidade;
• Definir as prioridades em projetos e tarefas;
• Comandar a carga horária;
• Estabelecer uma comunicação em tempo real com os funcionários;
• Gerenciar todo o corpo de trabalho com eficiência – levando em conta múltiplas abordagens e emissão de relatórios em tempo real;
• Apoiar o trabalho remoto com recursos do mais elevado (porém usual) nível.

9. Promova a responsabilidade entre os membros do seu time

Quando os colaboradores se sentem responsáveis por algo, eles tendem a se comprometer com maior eficiência – e isso é muito bem-vindo no  gerenciamento de força de trabalho. Ao invés de encarar a responsabilidade como algo negativo, a promoção certa de tal ideia é capaz de instigar a confiança mútua, motivar, empoderar e agregar resultados.

O grande segredo, mais do que comunicar com transparência, é garantir que eles entendam o que é esperado e o que acontecerá caso não cumpram com o desejado. Para isso, tenha metas e objetivos claros, trabalhe a partir de padrões comuns e crie uma cultura de feedbacks que levem ao desenvolvimento ao longo do tempo.

Este caminho tende a tornar os colaboradores mais direcionados ao que se espera deles, somando produtividade e confiabilidade. Ao todo, uma cultura pautada na responsabilidade também deixa o ambiente corporativo menos tóxico e mais colaborativo – algo altamente desejado!

10. Monitore o seu trabalho com indicadores

Será que os seus esforços de gestão estão surtindo os efeitos desejados? Um ponto-chave para descobrir se tudo está saindo como o planejado é seguir na observação frequente dos indicadores – os famosos KPIs da sua força de trabalho.

Aqui, obviamente, vários processos devem ser avaliados em conjunto, para que eles somem pontos positivos e não comprometam erroneamente a sua tomada de decisão. Além de avaliar a produtividade e a carga horária, como já mencionado neste artigo, os seguintes indicadores podem te ajudar a gerenciar a força laboral, repensar e direcionar melhor as suas condutas:

• Nível de engajamento dos empregados: mensure o quanto os colaboradores estão envolvidos e motivados com o trabalho. E, paralelamente, certifique-se de que os seus valores pessoais estão no mesmo rumo da proposta da empresa;
• Índices de turnover: cheque a quantidade de funcionários que vêm deixando a empresa no decorrer do tempo;
• Taxa de satisfação: realize pesquisas e conversas para descobrir o quanto os empregados estão satisfeitos com as suas funções, o ambiente de trabalho e o negócio como um todo. Além de pensar sobre a satisfação interna, avalie a satisfação dos consumidores para com o serviço prestado ou produto ofertado;
• Desempenho financeiro: verifique os KPIs também no setor financeiro, afinal, será importantíssimo ver se a força de trabalho atual está gerando os resultados financeiros desejados para a empresa. É elementar!

Conclusão

Aprendeu o que é gerenciamento de força de trabalho, a sua relevância e modos de colocar em vigor? Pode ter a certeza de que você está um passo à frente! Agora, adote o seu software de gerenciamento de força de trabalho de preferência, organize os processos e adicione dinamismo ao seu workflow.

Uma vez iniciado o gerenciamento da força de trabalho, seguindo com checagens constantes, a sua organização interna nunca mais será a mesma – no bom sentido. Então aproveite!

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