10 dicas de gerenciamento de estoque para donos de lojas on-line

Quando uma empresa realiza um gerenciamento de inventário eficaz, ela minimiza os seus custos com manutenção de estoque, acelera o ciclo de vida de um produto (colocando-os nas mãos dos clientes com muito mais agilidade) e mantém os seus níveis de estoque equilibrados.

Portanto, implementar as dicas de gestão de estoque propostas por especialistas é um elemento-chave para ter um negócio varejista bem-sucedido. Neste artigo, saiba como aplicar o gerenciamento de inventário no comércio eletrônico, mantendo os clientes satisfeitos e a sua loja virtual em harmonia.

Perguntas frequentes

As melhores dicas de gestão de estoque para o seu e-commerce

Para quem lida com vendas on-line e armazenamento de produtos para distribuição, saber o que é gerenciamento de inventário não basta. Para ter sucesso, coloque em vigor as seguintes dicas de gestão de estoque:

1. Faça da organização e da categorização a sua prioridade

Organizar-se é o primeiro passo para ter sucesso ao gerenciar o estoque da sua loja on-line – e o mesmo vale para os estabelecimentos físicos, é claro! O fato é que você precisará acompanhar o leque de produtos que possui e separá-lo de maneira estratégica, poupando perdas e retrabalho.

Dependendo do enfoque da sua loja virtual, tal separação pode ser feita:

• Por semelhança: agrupando itens similares em uma mesma região; 
• Pelo método FIFO - First In, First Out ou "primeiro a entrar, primeiro a sair";
• Por conveniência: identificando os mais vendidos de todos ou os que mais fazem sucesso naquele período em especial;
• Ou por frescor: essencial para quem lida com produtos perecíveis.

Caso esteja buscando maneiras de facilitar a organização, administre os processos no melhor software de gerenciamento de inventário de comércio eletrônico seguindo as suas necessidades. É uma prática altamente recomendada!

2. Cuide com a falta de visibilidade ao trabalhar com diversos canais de venda on-line

Quanto mais você cresce na internet, mais oportunidades surgem. De repente, quando você vê, não está vendendo o seu produto apenas em landing pages próprias ou no Mercado Livre, mas também na Amazon e em outros marketplaces nacionais e internacionais.

É lógico que não há problema algum nisso, muito pelo contrário. O contratempo ocorre quando você não tem visibilidade sobre as vendas em todos esses canais – de forma integrada – e, a partir disso, passa por dificuldades para gerenciar o estoque e o inventário.

Portanto, atente-se a este ponto e evite problemas maiores pela falta de noção global. O mesmo insight vale para a visibilidade quando você trabalha com vários armazéns – requerendo o dobro de cuidado.

Em ambos os casos, definitivamente, seguir dicas de gestão de estoque como essa, administrando canal por canal – mas interligando as informações, só irá ajudar a impulsionar o seu e-commerce cada vez mais. Em paralelo, o gerenciamento de inventário de comércio eletrônico via software será o seu grande aliado – os seus detalhes serão listados mais para frente, não deixe de conferir!

3. Adote processos padrão para a entrada de itens no estoque

Algo que não poderia faltar nestas dicas de gestão de estoque é a seguinte recomendação: não deixe de adotar processos padronizados ao receber novas mercadorias em estoque.

Quando cada funcionário ou grupo de trabalho estabelece o seu próprio comando, torna-se complexo gerenciar o inventário como um todo – garantindo a fluidez para o ciclo global. Afinal, mesmo uma pequena discrepância de valores ou quantidade de itens pode comprometer o seu processo de abastecimento ou vendas. Então tenha muita cautela!

Dentre as dicas de gerenciamento de inventário levando em conta tal detalhe, certifique-se de que os responsáveis recebam novos produtos e prossigam da mesma maneira. Por exemplo: conferindo as caixas e as notas fiscais, categorizando pelo padrão da empresa e mais – como em um passo a passo.

4. Preveja as demandas

Prever a demanda com precisão é um dos segredos do gerenciamento de inventário eficaz. O grande problema, neste caso, é que esta é uma tarefa extremamente difícil de ser executada – envolvendo estudo de princípios relacionados, conhecimento sobre o seu ciclo de vendas e uma gama de outras variáveis (que nem sempre são controláveis).

Apesar da complexidade, é possível ter uma visão geral e prever cenários considerando:

• As próximas promoções que serão realizadas no seu e-commerce (ou produtos que farão parte de anúncios planejados);
• A sazonalidade do seu negócio – olhando também para a economia geral e a taxa de crescimento prevista;
• As vendas que já estão fechadas através de assinaturas recorrentes ou contratos firmados;
• As tendências do seu nicho de atuação;
• E o panorama de vendas para o mesmo período em anos anteriores.  

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5. Automatize as operações com o uso de códigos de barras

Quando se considera uma loja on-line, pode-se falar de centenas (ou até mais) pedidos diários. O fluxo constante de informações e necessidades aumenta o potencial de erros humanos – então implementar um sistema de códigos de barras no seu estoque poderá facilitar o controle do inventário, além de aumentar a previsão de coleta e envio de mercadorias.

Em grandes centros de armazenamento, ou quando você tem muitos produtos com os quais se preocupar, localizar itens para enviá-los em tempo hábil para o cliente (que está cada vez mais ansioso) pode ser um desafio. O uso de código de barras agiliza o processo de encontro, separação e envio, previne situações desagradáveis (como o envio do produto errado) e poupa custos extras advindos de tais problemas – como o retorno de um item errôneo.

6. Cultive bons relacionamentos com os seus fornecedores

Sobretudo no ramo digital, adaptar-se rapidamente é crucial. Portanto, se você deseja ter sucesso, uma das dicas de gestão de estoque é: estabeleça um relacionamento forte com os seus fornecedores, fazendo com que eles estejam muito mais dispostos a te ajudar a suprir demandas e resolver problemas. Além de ser gentil, isso inclui transparência, proatividade e boa comunicação.

Por vezes, você pode precisar de um produto novo – o quanto antes – para seguir as tendências. Em outros casos, será necessário expandir a fabricação para picos sazonais. Ou, ainda, reabastecer um de seus parceiros rapidamente – caso lide com um e-commerce B2B, por exemplo.

O comum em todos os cenários é que, firmando relacionamentos sólidos com os fornecedores, você não apenas vence as demandas, como obtém melhores negociações (em termos de valores e pedido mínimo) e consegue trazer benefícios para o seu estoque e operação – até adaptando as promoções da loja on-line pensando naquele suprimento em especial.

7. Controle o estoque com auditorias regulares

Todas as dicas de gestão de estoque mencionadas neste artigo são válidas e dependem muito das operações internas da própria empresa. Mas se tem uma que se aplica a todos os tipos de negócios e ramos de atuação é esta! De fato, independentemente do seu nicho ou do formato da sua loja on-line, parta para as auditorias frequentes!

Auditar nada mais é do que realizar uma checagem dupla para garantir que esteja tudo certo. Em resumo: os dados listados no seu inventário realmente condizem com a realidade?

Em e-commerces, a auditoria é ainda mais importante, porque os dados digitais podem se confundir facilmente com os números reais do estoque físico – e eles podem nem se atualizar na mesma velocidade. Por isso, é preciso ter cuidado!

E não se engane: você não estará perdendo recursos como o tempo e dinheiro para fazer isso. Muito pelo contrário: erros na gestão do inventário podem ser mais penosos para o seu negócio, levando a custos não planejados com retornos de produtos, perdas de clientes e mais. Por motivos como tais, sempre é válido reconsiderar.

8. Tenha um plano de contingência

Ninguém quer ser pessimista a ponto de pensar que tudo pode dar errado ao gerenciar o inventário. No entanto, como os problemas podem surgir a qualquer momento, você precisa se preparar – atuando para mitigar os riscos o quanto antes possível.

O que acontecerá se:

• O fluxo de caixa vigente não for capaz de suportar a demanda que você precisa suprir?
• As vendas aumentarem repentinamente e você vender mais do que possui em estoque?
• Houver falta de espaço de armazenamento durante um período em que se espera pico nas vendas (como na época de Natal)?

De fato, essas são apenas algumas das preocupações ao pensar no gerenciamento de inventário de comércio eletrônico. Portanto, antecipe os cenários desagradáveis e fora de controle pensando em quais estratégias você colocaria em prática para resolver o problema.

Questione-se sobre:

• Como isso iria impactar o seu negócio?
• Qual seria a saída mais viável no caso?

Traçar um plano de contingência é a melhor alternativa após identificar onde estão os seus riscos e como você pode reduzir o impacto desastroso de cada um deles. Tenha sempre em mente como uma das principais dicas de gestão de estoque!

9. Analise os dados para gerenciar estoques futuros

O foco apenas no imediatismo pode trazer sérios problemas para uma loja on-line. Apesar de tudo mudar e requerer uma adaptação em tempo recorde, é preciso pensar e olhar adiante, pautando-se em dicas de gerenciamento de inventários futuros. Por sorte, os dados do seu estoque atual (e recente) podem ser os melhores indicativos para tal – desde que eles estejam bem organizados, sejam precisos e a equipe realize uma exímia análise sobre eles, é claro.

Analise os dados de vendas e pedidos de compra de períodos anteriores para prever a movimentação dos produtos, ver quais itens devem ser reordenados e com que frequência – bem como se existe uma época particular para isso. Tal ação te ajudará não apenas a gerenciar o estoque que já existe, como também direcionar melhor o processo de compra, mantendo os inventários bem supridos e sem prejudicar a sua saúde financeira.

Os excessos podem ocupar espaço importante no armazém, além de impactar negativamente o seu fluxo de caixa. A falta de uma classe de produtos pode gerar insatisfação do cliente e levar o consumidor a buscar pelo concorrente. Assim, é preciso analisar os seus processos internos para tomar melhores decisões de compra e de reordenamento.

Quer dicas de gestão de estoque direcionadas para isso? Então:

• Organize cada produto que você tem no seu e-commerce, fazendo um estudo da quantidade mínima e máxima com a qual é viável operar em estoque;
• Mantenha tudo arquivado em um banco de dados que, de preferência, permita emitir alertas quando as quantidades disponíveis no inventário estiverem acima de/abaixo de certos valores;
• Siga com o levantamento de estoque constante – atualizando automaticamente as quantidades na sua loja virtual a fim de evitar complicações.

10. Use um programa inteligente para o gerenciamento de inventário

Você até pode aplicar as dicas de gestão de estoque e seguir com o trabalho manual – atuando planilha por planilha ou mantendo um livro físico para gerenciar os seus estoques. Mas conforme a sua demanda vai crescendo e você vai se desenvolvendo como um negócio de sucesso, isso tende a não funcionar!

Portanto, contar com soluções digitais é a chance perfeita de manter o estoque bem organizado, administrar com afinco a entrada/saída de produtos, poupar o retrabalho, minimizar os erros, facilitar a automação e sair na frente da concorrência.

Para tal, conte com o melhor software de gerenciamento de inventário de comércio eletrônico do Brasil: o Bitrix24. A partir de sua ferramenta 100% focada no gerenciamento de inventário, integre loja on-line e CRM em apenas um lugar, cuidando amplamente do inventário, das baixas e transferências e dos pedidos de venda.

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