10 Ferramentas de Onboarding para Integração de Novos Funcionários

A tecnologia tem revolucionado a maneira como as empresas conduzem a integração de novos funcionários. Este processo, que antes era demorado e envolvia diversas validações burocráticas, hoje é facilitado por ferramentas de onboarding avançadas.

Estes recursos proporcionam um meio eficiente para transmitir informações, assegurar conformidade com políticas internas e promover uma integração social harmoniosa. Neste artigo, vamos explorar 10 soluções para integração de novos colaboradores que desempenham um papel indispensável ao facilitar a adaptação e a produtividade dos funcionários recém-contratados.

1. Portais de onboarding centralizados

A integração da força de trabalho de uma empresa começa com o acesso fácil a informações críticas e recursos essenciais. É aqui que entram os portais de onboarding, plataformas que se destacam pela centralização de conteúdos, proporcionando uma experiência fluida e eficiente.

Os portais reúnem todos os detalhes que os recém-contratados precisam para começar a trabalhar. Esses sistemas oferecem acesso unificado a documentos importantes, como contratos, políticas internas e manuais de procedimentos, eliminando a confusão de procurar informações em diferentes locais ou solicitar repetidamente suporte ao departamento de RH.

Além disso, auxiliam com a disseminação de materiais de treinamento. Por meio de vídeos instrutivos, módulos interativos e cursos online, os novos colaboradores podem se familiarizar com as ferramentas, tecnologias e metodologias utilizadas pela organização. Isso não apenas acelera a curva de aprendizado, mas também garante que todos recebam o mesmo nível de instrução, promovendo uma base de conhecimento uniforme dentro da equipe.

2. Gestão eletrônica de documentos

A contratação de novos funcionários é um processo complexo, e demanda tempo, portanto, usar as ferramentas de onboarding certas pode agilizar e melhorar a eficiência do procedimento. Tradicionalmente, isso significava lidar com pilhas de papel, longos ciclos de aprovação e a constante preocupação com o armazenamento seguro.

Nesse sentido, a gestão eletrônica de documentos (GED) traz praticidade para as empresas, eliminando a necessidade de lidar com envio de contratos e impressão de múltiplas folhas. As plataformas de assinatura pela internet permitem que as partes envolvidas realizem validações de maneira rápida e segura, independentemente de sua localização.

Além disso, um bom serviço de armazenamento de arquivos mantém todos os dados importantes centralizados em um único lugar, acessíveis a qualquer momento. Isso é especialmente valioso quando se lida com grandes volumes de informações ou quando se precisa recuperar rapidamente um documento específico para auditoria ou referência.

As novas soluções de onboarding tornam a experiência melhor tanto para os funcionários, quanto para os gerentes de organizações. Para os recém-contratados, a etapa inicial fica menos burocrática e complicada. Já para os líderes oferece maior simplicidade para enviar os arquivos e segurança no armazenamento online.

3.  Sistemas de gestão de tarefas

Geralmente, o onboarding abrange várias etapas que devem ser concluídas antes da oficialização e sem as ferramentas adequadas, isso pode resultar em uma sobrecarga para os gerentes de Recursos Humanos. Seguindo essa lógica, usar um software de onboarding para RH facilita o trabalho, permitindo a criação de fluxos necessários, gerando relatórios e automatizando processos.

Com as ferramentas de onboarding certas, os gestores de RH podem delinear cada passo da contratação, desde a configuração do e-mail corporativo até o agendamento de sessões de treinamento. Essa visualização detalhada facilita o planejamento de cada etapa e também permite acompanhar o progresso de cada novo colaborador com maior intuitividade.

Para os recém-chegados, um sistema de gestão de tarefas bem implementado significa uma integração mais estruturada e menos caótica. Ao ver claramente o que é esperado deles e ter acesso fácil a recursos e suportes necessários, eles podem navegar com mais confiança.

4. Plataformas de treinamento de funcionários

A integração eficaz de novos colaboradores vai além de apresentar a cultura da empresa e preencher a papelada necessária. É vital também capacitar esses indivíduos para que eles possam desempenhar suas funções com competência.

É aqui que as plataformas de treinamento de funcionários entram em jogo. Estas soluções são projetadas para oferecer módulos de treinamento personalizados, cursos de onboarding e conteúdo educacional adaptado às necessidades específicas dos novos contratados.

Um bom software de integração de novos funcionários deve fornecer um ambiente centralizado onde os novos funcionários podem acessar uma vasta gama de recursos educacionais. Desde introduções básicas às políticas da empresa até treinamentos técnicos avançados. Logo no primeiro dia cumprindo sua função, o colaborador já terá as habilidades e o conhecimento necessário para cumprir suas responsabilidades.

Essas plataformas frequentemente incluem recursos para monitorar o progresso e avaliar os resultados dos testes de aprendizado. Portanto, são fundamentais ao auxiliar os gerentes de RH e responsáveis pelos treinamentos na garantia da preparação de cada novo contratado.

5. Software de rastreamento de conformidade

Garantir que novos funcionários estejam em conformidade com todas as exigências legais e regulatórias é uma responsabilidade crítica para qualquer organização. O descumprimento pode levar a penalidades severas e prejudicar a reputação da empresa. Por isso, entre as ferramentas de onboarding, o software de rastreamento de conformidade se torna uma das mais indispensáveis.

O que antigamente era demorado e muito mais burocrático, hoje pode ser feito com maior agilidade, diretamente pela internet. Atualmente, há programas que realizam verificação de elegibilidade para trabalhar e antecedentes criminais. Além disso, também é possível validar o histórico profissional e a formação acadêmica de cada um.

A aceleração das etapas de conformidade não é a única vantagem oferecida por esses recursos. A precisão dessas verificações também é mais alta quando você utiliza as soluções tecnológicas especializadas no assunto.

Isso se aplica tanto no momento da contratação, quanto ao longo do período em que toda força de trabalho se mantém empregada. A capacidade de monitorar continuamente, receber alertas sobre a necessidade de atualizar documentos ou realizar novas verificações de conformidade contribui para manter a organização em conformidade com os requisitos legais e regulatórios.

6. Formulários de feedback e pesquisas

O processo de onboarding não termina quando o novo funcionário conclui sua primeira semana. Na verdade, é apenas o começo de uma jornada contínua de aprendizado e adaptação. Para garantir que essa jornada seja bem-sucedida,  as equipes de Recursos Humanos devem coletar feedback regular sobre a experiência de integração. 

Coletar feedback regularmente permite às empresas identificar rapidamente o que está funcionando bem e o que precisa ser melhorado. Por exemplo, se os novos funcionários estão expressando dificuldades em entender certos aspectos da cultura corporativa ou se sentindo sobrecarregados com o volume de informações.

As ferramentas de onboarding mais completas permitem a criação de pesquisas de satisfação, formulários de feedback e enquetes. No longo prazo, a opinião dos colaboradores pode ser usada para melhorias contínuas na integração de futuros contratados. Isso cria uma cultura forte de engajamento e transparência.

7. Sistemas de integração para o onboarding

Um sistema de gestão de Recursos Humanos combina as ferramentas de onboarding com outras funções de RH. Desse modo, o diretório de funcionários, armazenamento de documentos, materiais de treinamento e canais de comunicação entre áreas ficam centralizados em um mesmo produto.

Imagine que sua equipe de RH está usando um software de treinamento de funcionários, outro para atribuir e monitorar tarefas, e ainda outro para gerenciar contratos e documentos. Sem uma plataforma de integração, você precisaria atualizar cada um desses sistemas individualmente, o que pode ser demorado e propenso a falhas. Com o programa correto, no entanto, você pode configurar fluxos de trabalho automatizados que sincronizam dados entre todos esses sistemas. 

No caso dos colaboradores, o benefício está em poder fazer todo o processo de contratação em um mesmo site, sem necessidade de ficar aprendendo diferentes mecanismos de onboarding e focar totalmente na aprendizagem da cultura da empresa e sua função.

Portanto, ao investir em plataformas de integração, as empresas melhoram a eficiência operacional e também proporcionam uma experiência de onboarding mais coesa e satisfatória para os novos empregados. Essa abordagem garante que todos os elementos do processo estejam sincronizados, resultando em uma transição mais tranquila e eficaz para a equipe.

8. Aplicativos de onboarding móveis

O cenário atual exige mobilidade e os aplicativos móveis têm um impacto significativo na facilitação do processo de integração de novos funcionários. Essas ferramentas de integração de novos colaboradores são projetadas especificamente para permitir que os contratados iniciem e concluam suas tarefas de onboarding de forma conveniente por meio de dispositivos móveis remotamente.

Ter a possibilidade de preencher documentos importantes, assinar eletronicamente contratos, acessar políticas da empresa e até mesmo assistir a treinamentos através do smartphone é muito positivo para quem está entrando na organização. Já pela visão do gestor do RH, é possível usar o aplicativo para enviar notificações aos candidatos, evitando que informações e etapas essenciais sejam perdidas ao longo do procedimento.

Hoje em dia é mais comum para uma pessoa ter um celular do que um computador. Logo, quem não tem acesso às máquinas desktop pode participar do onboarding se existir um aplicativo móvel bem otimizado. Isso aumenta consideravelmente a acessibilidade.

9. Ferramentas de colaboração social

Estabelecer uma cultura de colaboração em equipe envolve estimular a comunicação entre os funcionários para reforçar as relações sociais entre eles. Nesse sentido, as ferramentas de onboarding mais modernas devem ter meios de contato entre gerentes de RH e outros colaboradores.

As melhores soluções tecnológicas do mercado contam com rede social corporativa, bate-papo em grupo e compartilhamento em tempo real de documentos. Por meio desses recursos, os recém-chegados podem facilmente se comunicar com seus colegas, participar de grupos de interesse e colaborar em projetos, independentemente de estarem trabalhando no escritório ou remotamente.

Além de facilitar a comunicação, essas plataformas incentivam a formação de relacionamentos de mentoria e o networking dentro da empresa. Os contratados podem ser apresentados a mentores experientes ou a parceiros de trabalho que compartilham interesses profissionais semelhantes e repassam orientação para novos funcionários. A criação de um ambiente onde todos se sentem conectados e apoiados desde o início reforça o sentimento de pertencimento e alinhamento com a cultura do negócio.

10. Programas de análise e relatórios

Tomar decisões informadas e baseadas em dados é crucial para o sucesso de qualquer iniciativa. Essa estratégia deve ser aplicada desde o processo de contratação de funcionários. Assim, as ferramentas de onboarding que contam com análise de dados e métricas de desempenho se destacam. Elas permitem que as equipes de Recursos Humanos identifiquem gargalos e façam ajustes precisos para melhorar continuamente o processo de adaptação.

A possibilidade de extrair relatórios com informações da rotina de cada colaborador e suas funções expõe os pontos fortes e fracos de sua integração na nova equipe. Através delas, o responsável pela gestão do time também consegue agir se for necessário aplicar mais treinamentos e auxiliar na melhoria de desempenho de cada um.

As ferramentas de análise e relatórios também permitem que as empresas ajustem suas estratégias de onboarding em tempo real. Se os dados mostram que certos métodos ou abordagens não estão funcionando como esperado, os ajustes podem ser feitos rapidamente, garantindo que o processo continue com maior eficiência. Com isso, evita a repetição do problema nos próximos processos seletivos.

Aprimore a integração de novos funcionários com a ferramenta certa

A utilização de ferramentas de onboarding especializadas pode fazer toda a diferença no processo de integração de novos colaboradores. Tanto pelo lado da gerência, simplificando as tarefas administrativas, quanto para os funcionários, que serão recebidos em um ambiente acolhedor e bem organizado.

Uma ferramenta que se destaca por sua versatilidade e capacidade de atender às diversas necessidades de onboarding é o Bitrix24. Esta plataforma tudo-em-um oferece um conjunto abrangente de recursos projetados para facilitar cada etapa do processo de integração. Por exemplo, com seu sistema de gerenciamento de tarefas, o Bitrix24 permite que os gerentes de RH atribuam tarefas específicas a novos membros da equipe e acompanhem seu progresso em tempo real. 

Além disso, o Bitrix24 fornece ferramentas de comunicação Interna, como chat instantâneo, videoconferência e feeds de atividade, que são fundamentais para promover a interação e o engajamento entre novos integrantes e suas equipes. 

Experimente gratuitamente o Bitrix24 e entenda como o software pode melhorar a integração dos recém-chegados na sua empresa.

Perguntas frequentes

Quais são as melhores ferramentas de onboarding disponíveis?

As melhores ferramentas de onboarding disponíveis são:

• Portais de onboarding centralizados;

• Gestão eletrônica de documentos;

• Sistemas de gestão de tarefas;

• Plataformas de treinamento;

• Software de rastreamento de conformidade;

• Formulário de feedback e pesquisa;

• Aplicativos de onboarding móveis;

• Ferramentas de colaboração social;

• Programas de análise e relatórios.

No Bitrix24, por exemplo, você encontra todos esses recursos em uma única solução.

Como as ferramentas de onboarding facilitam a integração de novos funcionários?

As ferramentas de onboarding facilitam a integração de novos funcionários ao automatizar processos, organizar documentação e tarefas e fornecer plataformas centralizadas para treinamento e comunicação. Elas garantem que cada passo da integração seja claro e eficiente, promovendo uma experiência acolhedora e bem estruturada, permitindo que novos colaboradores se adaptem rapidamente à cultura e aos procedimentos da empresa, contribuindo de imediato para o sucesso organizacional.

Quais recursos devo procurar em um software de onboarding?

Os recursos que você deve procurar em um software de onboarding são ferramentas de RH avançadas que incluem automação de tarefas, gerenciamento centralizado de documentos, checklists personalizáveis, integração com outros sistemas, e plataformas de treinamento interativas. Além disso, funcionalidades para coleta de feedback, comunicação interna eficaz, e análise de dados otimizam o processo de integração e garantem uma transição suave para novos funcionários.