14 melhores listas de tarefas e aplicativos on-line para 2025

Está em busca de um programa ou aplicativo de lista de tarefas? Esses softwares que permitem organizar a rotina individual ou empresarial estão cada vez mais populares e há uma grande variedade deles.

Isso significa que você tem uma vasta gama de opções gratuitas e pagas à sua disposição. Com o intuito de ajudá-lo a escolher o ideal para você, preparamos uma seleção com os 14 melhores aplicativos de lista de tarefas.

14 melhores apps de lista de tarefas

A seleção a seguir foi criada por nossa equipe editorial com base em nossa opinião e experiência de uso com as ferramentas. Então, confira os melhores aplicativos de listas de tarefas.

1. Bitrix24

O Bitrix24 é um software de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) que oferece uma grande variedade de funcionalidades, inclusive lista de tarefas. Além de contar com listas de tarefas gratuitas, ele oferece diversos outros recursos.

Com ele, atividades como montar uma lista de tarefas ou organizar listas de tarefas para equipes de trabalho são muito simples. Com o gerenciador de tarefas e projetos, você pode acompanhar o andamento das tarefas, customizar a visualização, emitir relatórios, definir prazos, lembretes e mais. Além disso, o AI Assistant do Bitrix24 facilita a geração automática de listas de tarefas, criando descrições detalhadas e atribuindo responsabilidades de forma inteligente, aliviando a carga administrativa e aumentando a eficiência operacional.
O Bitrix24 também inclui notificações automáticas e um calendário integrado, para que todos tenham total visibilidade sobre prazos e compromissos. Com esses recursos, a equipe recebe alertas em tempo real sobre tarefas pendentes, reuniões e prazos iminentes, mitigando esquecimentos e otimizando a organização do trabalho.

Bitrix24 se destaca entre os aplicativos de lista de tarefas por integrar um sistema de colaboração em tempo real, permitindo que equipes discutam tarefas diretamente na plataforma, compartilhem arquivos e registrem alterações instantaneamente. Esse diferencial contribui para otimizar fluxos de trabalho, tornando-o o melhor software para aumentar produtividade em empresas que dependem de comunicação contínua e organizada.

Sem falar que você também poderá ter acesso a faturas e orçamentos gratuitos, contará com o gerenciamento de leads e clientes, criação de sites, e-mail marketing e muito mais, tudo como um brinde do software. Disponível no Android, iOS, Windows e MacOS, em versões desktop ou mobile, ele foi desenvolvido para ajudar times e empresas que precisam ou dependem de mobilidade.

2. ToDoist

O ToDoist é uma das principais opções de app lista de tarefas disponíveis no mercado. No entanto, ao contrário do Bitrix24, o ToDoist se concentra especialmente na criação e gestão de lista de tarefas, não oferecendo recursos extras.

O aplicativo funciona em dispositivos móveis e no computador, mas também permite organizar listas de tarefas on-line. Além disso, ao escrever as suas listas de tarefas, o app consegue interpretar e classificá-las de acordo com o fator em comum entre elas.

A princípio, ele possui uma versão gratuita, mas uma grande parte dos recursos só está disponível para os usuários premium. Ou seja, para usufruir melhor deste software de lista de tarefas on-line, é preciso desembolsar pelos recursos.

Um dos diferenciais do ToDoist entre os aplicativos de lista de tarefas é o seu avançado sistema de etiquetas e filtros inteligentes, que possibilita classificar atividades de forma personalizada e rápida. Essa funcionalidade aprimora a organização, facilitando a criação de uma lista de tarefas compartilhada com categorias bem definidas, o que melhora a colaboração entre equipes e a priorização de atividades.

3. Quip

O Quip também é uma solução que oferece a possibilidade de criação e organização de listas de tarefas. Assim como alguns outros, o foco dele é principalmente para a gestão de listas de tarefas em equipe.

Para ajudá-lo a gerenciar as tarefas, ele oferece diversos recursos, inclusive planilhas, apresentações e edição de texto. Além disso, ele também vem equipado com chat para facilitar a comunicação em equipe.

É considerado um dos melhores entre os apps de gerenciamento de tarefas para equipes que necessitam centralizar informações, discussões e atividades em um único ambiente digital. O motivo disso é que o Quip integra suas funcionalidades diretamente a um editor de documentos colaborativo, permitindo que as tarefas sejam vinculadas a textos e planilhas em tempo real.

Contudo, ele não possui versão gratuita e tem um custo mensal considerável limitado para apenas 5 usuários de um time.

4. Monday

O Monday é um app de lista de tarefas com foco principal em aumentar a produtividade das equipes de trabalho. Ou seja, ele permite que você possa criar tarefas, organizá-las em listas e delegá-las a outros membros do time.

A princípio, a forma de funcionamento do app é como uma planilha de trabalho. Mas ele permite alterar o formato de visualização para aumentar a produtividade de acordo com a lista de tarefas que você está criando.

Além disso, eles também permitem criar quadros de tarefas onde pode-se administrar o andamento das tarefas. Isto é, quem é responsável por realizá-lo, prazo de entrega, lembretes e mais. Apesar de possuir uma versão gratuita, ela é bastante limitada e para apenas 2 usuários.

O Monday incorpora fluxos de trabalho automatizados, reduzindo a necessidade de atualizações manuais muito comuns em outros aplicativos de lista de tarefas. Com regras personalizáveis, é possível definir gatilhos que ajustam prazos, reatribuem atividades e enviam notificações sem intervenção direta. Essa funcionalidade faz com que ele se posicione como um dos melhores aplicativos para controle de projetos.

5. Focus Keeper

O aplicativo de lista de tarefas Focus Keeper é um pouco diferente das outras opções. Ele utiliza a técnica Pomodoro como o ponto central do seu funcionamento para otimizar a gestão de tempo durante a execução de tarefas.

Com um visual minimalista e bastante atraente, o app conta com diversos recursos úteis para a gestão de listas de tarefas. Além disso, ele também se integra com serviços de terceiros e oferece uma versão gratuita limitada que pode ser expandida ao adquirir a premium.

Entre os aplicativos de lista de tarefas, o Focus Keeper chama atenção pelo seu controle avançado de estatísticas, para que o usuário consiga acompanhar o tempo gasto em cada atividade e identificar padrões de produtividade. Essa funcionalidade faz com que ele se encaixe perfeitamente entre as ferramentas de organização pessoal voltadas para quem deseja equilibrar a gestão de tempo com intervalos estratégicos, evitando fadiga e melhorando a concentração.

6. CloudApp

Na hora de criar uma lista de tarefas, o CloudApp é mais um dos apps que se destacam por aumentar a produtividade do trabalho em equipe. Isto é, ele também oferece uma suíte de recursos para a comunicação em equipe.

Com ele, você pode se comunicar com membros da equipe e até mesmo com os clientes. Através de mensagens de textos, imagens, áudio e anotações, você pode economizar tempo ao discutir detalhes importantes das tarefas.

Além das funções voltadas à comunicação, o CloudApp incorpora a captura e o compartilhamento instantâneo de tela como um complemento à gestão de atividades. Isso possibilita que instruções detalhadas e feedbacks visuais sejam adicionados diretamente às tarefas, agilizando o alinhamento entre equipes, o que nem sempre é alcançado com outros aplicativos de lista de tarefas.

Um ponto fraco é que ele se limita a plataforma da Apple, não estando disponível para Android, além de ter muitas funcionalidades limitadas à versão premium.

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7. Trello

O Trello é sem dúvidas uma das opções gratuitas mais conhecidas no nicho do gerenciamento de tarefas. É uma ferramenta usada por uma grande quantidade de usuários e que oferece uma versão gratuita com uma quantidade decente de funcionalidades.

Além de criar quadros e lista de tarefas on-line, também há apps para Android e iOS. Contudo, alguns recursos úteis estão incluídos apenas no plano premium que é um pouco salgado.

O Trello permite a adição de automações dentro dos seus quadros, eliminando tarefas repetitivas sem necessidade de configurações complexas. Com o recurso Butler, é possível definir regras para movimentação de cartões, envio de lembretes automáticos e atribuição de responsáveis, tornando o fluxo de trabalho mais dinâmico. Entre os aplicativos de lista de tarefas, essa funcionalidade ajuda a otimizar tempo, sendo um atrativo para quem busca apps gratuitos para listas de tarefas que ofereçam alguma automação sem custos adicionais.

8. Asana

O Asana é um aplicativo de lista de tarefas que facilita a organização visual de tarefas, bem como a execução. Assim como qualquer outro, ele permite criar tarefas, definir prazos, alterar a visualização entre outros recursos simples e úteis.

Outro ponto interessante é a integração do programa com serviços de terceiros. Além disso, em comparação a algumas alternativas, ele oferece uma assinatura com valor acessível. Porém, não há uma versão gratuita, mesmo que limitada.

Com um sistema de acompanhamento por linha do tempo, o Asana possibilita visualizar o fluxo de trabalho de forma estruturada, facilitando o gerenciamento de múltiplos projetos simultaneamente. Essa abordagem proporciona maior controle sobre dependências entre tarefas e prazos, evitando atrasos na execução. Sendo um dos aplicativos de lista de tarefas que melhor atendem equipes organizacionais, ele se encaixa entre os aplicativos compatíveis com Android, iOS e desktop, garantindo acessibilidade em qualquer dispositivo.

9. Remember the Milk

O Remember the Milk é talvez um dos mais apps mais simples e intuitivos desta lista. Ele permite organizar listas de tarefas gratuitamente, mas conta com algumas possibilidades de compras de recursos extras dentro do app.

Um dos recursos mais práticos do Remember the Milk é a integração com e-mail e assistentes virtuais, para que o usuário adicione novas tarefas diretamente por mensagens enviadas a um endereço específico. Essa funcionalidade evita a necessidade de acessar o aplicativo constantemente, facilitando a organização do dia a dia.

Devido a sua simplicidade, ele é mais recomendado para o uso individual que para equipes de trabalho ou empresas. Além disso, ele não é tão automatizado quanto outras opções da lista.

10. Toodledo

O app Toodledo é mais uma alternativa para gerenciar e organizar as tarefas. Ele conta com uma vasta gama de recursos para aumentar a produtividade das tarefas e oferece uma versão gratuita.

Os pontos fracos do app são a interface que não é muito visualmente agradável e clean, apesar de que isso é subjetivo. Além da versão gratuita, eles também oferecem um plano pago.

Entre os aplicativos de lista de tarefas, o Toodledo inclui um sistema de hierarquização avançado, permitindo agrupar atividades por prioridade, contexto e prazos de maneira detalhada. Esse nível de personalização torna o gerenciamento de tarefas mais estratégico, ajudando os usuários a manterem o foco no que realmente importa ao longo do dia.

11. Notion

O Notion vai além dos tradicionais aplicativos de lista de tarefas, combinando gestão de atividades, organização de conhecimento e colaboração em um só ambiente. Sua estrutura flexível permite criar listas dinâmicas, tabelas interativas e dashboards personalizados, adaptando-se a qualquer fluxo de trabalho. Ainda há a capacidade de construir databases personalizáveis, que possibilitam categorizar tarefas com etiquetas, datas de vencimento e relações entre diferentes projetos.

Com a recente integração de inteligência artificial, o Notion automatiza processos, sugerindo resumos, reformulando textos e organizando informações de maneira inteligente. Essa funcionalidade otimiza a criação de notas e tarefas, agilizando o fluxo de trabalho e reduzindo o tempo gasto na organização manual.

12. ClickUp

O ClickUp é uma plataforma para organização de tarefas, combinando flexibilidade e eficiência em um só ambiente. Com seu sistema é possível criar listas personalizadas, atribuir responsabilidades, definir prazos e acompanhar o progresso por meio de diversos modos de visualização, como quadros, calendários e diagramas de Gantt. O rastreamento de tempo integrado também possibilita monitorar a produtividade e analisar a alocação de esforços em cada projeto, tornando-se uma solução estratégica para diferentes setores.

O ClickUp conta também com compatibilidade com múltiplos softwares, facilitando integrações de apps de tarefas com CRM, ferramentas de comunicação e soluções de armazenamento em nuvem.Com opções para personalização avançada e uma interface intuitiva, ele atende tanto pequenas empresas quanto grandes corporações que buscam um sistema unificado para gestão de demandas e otimização do tempo.

13. Microsoft Loop

O Microsoft Loop é uma ferramenta projetada para dinamizar a colaboração em equipes híbridas, reunindo documentos, tarefas e comunicação em um único espaço interativo. criar componentes modulares, que podem ser editados em tempo real e compartilhados em diferentes aplicativos do ecossistema Microsoft, como Teams, Outlook e OneNote. Dessa forma, a informação permanece acessível e atualizada, independentemente de onde os membros do time estejam trabalhando.

Além da integração fluida com outras ferramentas, o Loop também oferece funcionalidades para organização de demandas, tornando-se uma opção versátil dentro do universo de aplicativos de lista de tarefas. Com recursos como painéis compartilháveis, atribuição de atividades e acompanhamento de progresso em tempo real, ele facilita o gerenciamento de fluxos de trabalho em ambientes corporativos dinâmicos.

14. Motion

O Motion consegue integrar inteligência artificial na organização do dia a dia, automatizando a distribuição de compromissos e tarefas com base na prioridade e na disponibilidade do usuário. Diferente de planejadores convencionais, essa abordagem dinâmica ajusta prazos e horários automaticamente conforme novas demandas surgem, reduzindo o risco de sobrecarga e atrasos.

O Motion também se posiciona a frente de outros aplicativos para produtividade ao oferecer funcionalidades que otimizam a gestão de tarefas e reuniões. A plataforma permite visualizar compromissos de forma integrada, minimizar lacunas na agenda e sincronizar múltiplos calendários, garantindo um fluxo de trabalho mais ágil e organizado

Dicas de Produtividade: Como utilizar listas de tarefas para gerenciamento do tempo e redução do estresse

Listas de tarefas são ferramentas valiosas para estruturar demandas diárias, aprimorar a organização e evitar a sobrecarga mental. Ao distribuir compromissos de forma visual e hierárquica, elas ajudam a priorizar atividades, otimizar o uso do tempo e reduzir a sensação de urgência constante, tornando o fluxo de trabalho mais eficiente.

Para extrair o máximo desse recurso, é recomendável dividir grandes projetos em pequenas etapas, definindo prazos realistas para cada uma delas. Considere também adotar a técnica do bloqueio de tempo, associando períodos específicos do dia a determinadas tarefas, evitando distrações e procrastinação. Além disso, a revisão diária da lista garante ajustes conforme a demanda, mantendo o foco no que realmente importa.

O uso de aplicativos para produtividade potencializa ainda mais esses benefícios, oferecendo funcionalidades como categorização por prioridade, lembretes automáticos e integração com calendários. Essas soluções garantem acessibilidade e sincronização entre dispositivos, tornando o acompanhamento contínuo e intuitivo. Entre as opções disponíveis, os aplicativos de lista de tarefas proporcionam personalização avançada, ajudando a transformar a organização em um hábito natural.

Como a IA está ajudando na automação de tarefas e sugestões inteligentes de priorização?

A inteligência artificial vem revolucionando a forma como gerenciamos compromissos, tornando a organização mais ágil e eficiente. Com algoritmos avançados, sistemas baseados em IA analisam padrões de comportamento, aprendem com hábitos do usuário e automatizam atividades repetitivas, otimizando o tempo disponível.

Uma das aplicações mais impactantes está na priorização inteligente de tarefas. Alguns aplicativos de lista de tarefas utilizam IA para classificar automaticamente compromissos com base em prazos, urgência e até mesmo no nível de esforço necessário para concluí-los. Assim, ao invés de decidir manualmente o que deve ser feito primeiro, o usuário recebe sugestões personalizadas para um fluxo de trabalho mais estratégico.

Assistentes virtuais integrados podem antecipar demandas, sugerindo horários ideais para determinadas atividades com base na agenda e na produtividade em diferentes momentos do dia. Outra funcionalidade relevante é a automação de tarefas rotineiras, como o agendamento automático de reuniões recorrentes, envio de lembretes e até mesmo a delegação de atividades para equipes.

Com essas inovações, a IA reduz o tempo gasto na organização da rotina e promove decisões mais inteligentes, ajudando profissionais a manterem o foco no que realmente importa e evitando a sobrecarga gerada pelo excesso de informações.

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Melhores Aplicativos de Listas de Tarefas para Diferentes Perfis

A escolha do aplicativo ideal para organização de tarefas varia conforme as necessidades específicas de cada usuário. Enquanto freelancers buscam flexibilidade para gerenciar clientes e projetos simultaneamente, equipes remotas priorizam colaboração em tempo real. Estudantes necessitam de ferramentas voltadas à organização acadêmica, enquanto grandes empresas demandam soluções robustas para produtividade em larga escala. A seguir, destacamos algumas das melhores opções para cada perfil:

• Para freelancers: Aplicativos como Todoist e Trello oferecem painéis personalizáveis e categorização por clientes, facilitando a gestão de múltiplos projetos. Além disso, funcionalidades como automação de tarefas recorrentes e integração com e-mails agilizam o fluxo de trabalho.

• Para equipes remotas: Ferramentas como Asana e ClickUp possibilitam a distribuição de tarefas, monitoramento de prazos e comunicação integrada, garantindo alinhamento entre membros distribuídos globalmente. Recursos como comentários em tempo real e compartilhamento de documentos otimizam a colaboração.

• Para estudantes: Notion e Evernote se destacam por combinar anotações, calendários e listas de tarefas em um único ambiente, permitindo a criação de cronogramas de estudos eficientes e organização de materiais acadêmicos de forma intuitiva.

• Para grandes empresas: Plataformas como Monday.com e Microsoft Planner proporcionam uma visão abrangente da produtividade organizacional, com dashboards avançados, automação de processos e integração com outras ferramentas corporativas, facilitando o gerenciamento em larga escala.

O Bitrix24 se destaca como uma solução versátil que atende a diferentes perfis de usuários, desde freelancers até grandes empresas. Sua plataforma integra gestão de tarefas, comunicação em equipe e automação de processos em um único ambiente. Para equipes remotas, oferece chat, videoconferências e compartilhamento de arquivos, garantindo colaboração eficiente. Freelancers podem organizar projetos e acompanhar prazos com painéis personalizáveis, enquanto estudantes encontram recursos para estruturar tarefas acadêmicas. Já grandes empresas se beneficiam de relatórios detalhados e fluxos de trabalho automatizados, otimizando a produtividade em larga escala.

Tendências de apps de listas de tarefas para 2025

O futuro dos aplicativos de lista de tarefas está cada vez mais alinhado com a personalização e a automação inteligente. Em 2025, espera-se que essas plataformas adotem sistemas mais adaptáveis, permitindo que os usuários ajustem interfaces, fluxos de trabalho e notificações conforme suas necessidades específicas. Essa flexibilidade tornará as ferramentas mais intuitivas e eficazes, elevando a experiência de gerenciamento de tarefas a um novo patamar.

Uma das principais evoluções para este ano é a integração com assistentes virtuais baseados em inteligência artificial. Com comandos de voz e sugestões contextuais, os usuários poderão adicionar compromissos, reorganizar prioridades e até receber insights sobre produtividade sem precisar interagir manualmente com o aplicativo.

Além disso, recursos como coedição simultânea, sincronização instantânea e dashboards interativos fortalecerão a comunicação e a transparência entre membros de um time, independentemente da localização, por isso os aplicativos para gestão de equipes serão muito procurados daqui para frente.

Como testar aplicativos de tarefas gratuitamente e implementar um fluxo de trabalho eficiente?

Muitos dos aplicativos de lista de tarefas mencionados oferecem versões gratuitas, permitindo que os usuários testem suas funcionalidades antes de adotá-los definitivamente. O Bitrix24, por exemplo, se destaca como uma plataforma completa para gestão de tarefas e colaboração. Entre suas funcionalidades, a ferramenta possibilita a criação e atribuição de tarefas ilimitadas, permitindo um acompanhamento detalhado do progresso de cada atividade. Além disso, conta com regras de automação para prazos e lembretes, otimizando a organização do fluxo de trabalho.

Se você busca um aplicativo para gestão de equipes que integre comunicação, projetos e automação em um só lugar, experimente o Bitrix24 gratuitamente e veja como ele pode transformar a produtividade do seu time.

Perguntas frequentes

Quais são os melhores aplicativos gratuitos para listas de tarefas em 2025?

Os melhores aplicativos gratuitos para listas de tarefas em 2025 são:

• Bitrix24 (versão gratuita disponível, mas com limitações)

• ToDoist (versão gratuita disponível, mas com menos recursos)

• Trello (versão gratuita disponível com limitações)

• Asana (não tem versão totalmente gratuita, apenas teste)

• Remember The Milk (versão gratuita disponível, mas com funcionalidades limitadas)

• Toodledo (versão gratuita disponível)

• ClickUp (versão gratuita disponível com algumas restrições)

• Microsoft Loop (versão gratuita disponível para usuários do ecossistema Microsoft)

• Motion (não tem versão gratuita, apenas teste por tempo limitado)

Como escolher um aplicativo de lista de tarefas para trabalho em equipe?

Para escolher um aplicativo de lista de tarefas para trabalho em equipe, é necessário avaliar recursos como colaboração em tempo real, integração com outras ferramentas e personalização de fluxos de trabalho. Além disso, considerar a escalabilidade da solução e a usabilidade para diferentes perfis de usuários ajuda a garantir maior adesão da equipe. Funcionalidades como automação, notificações inteligentes e controle de permissões também são diferenciais relevantes.

Quais aplicativos oferecem integração com calendários e CRM?

Os aplicativos que oferecem integração com calendários e CRM são:

• Bitrix24;

• Monday;

• ClickUp.

Qual é a diferença entre Trello, Asana e Bitrix24?

A diferença entre Trello, Asana e Bitrix24 está na abordagem de gerenciamento. O Trello utiliza quadros visuais baseados em Kanban, sendo ideal para fluxos simples. O Asana oferece maior detalhamento em tarefas e dependências, indicado para projetos estruturados. O Bitrix24 combina gestão de tarefas com comunicação integrada, incluindo chat e videoconferência, além de automações avançadas para acompanhamento de processos e monitoramento de desempenho.

Como automatizar tarefas repetitivas com aplicativos de produtividade?

Você pode automatizar tarefas repetitivas com aplicativos de produtividade por meio de regras predefinidas, gatilhos e integrações com outras plataformas. Ferramentas avançadas oferecem automações para atribuir tarefas, definir prazos e gerar lembretes automaticamente. Além disso, integração com assistentes virtuais e APIs permite sincronizar dados, eliminando etapas manuais e aumentando a eficiência operacional.