10 perguntas que os gerentes de projeto devem fazer em uma sessão de análise antes de um projeto começar

Sair de uma reunião de início de projeto sem entender como funcionarão os processos ou o que esperam de você é um dos piores erros que podem ocorrer. Portanto, para que o projeto tenha maiores chances de sucesso, desde o início, os gestores devem se preocupar com alguns questionamentos básicos.

Tais perguntas funcionam como um ponto-base para obter as informações que você precisa para analisar e planejar tarefas e projetos com eficiência, agregando melhores resultados.

Neste artigo, serão listadas as principais perguntas para os gerentes de projeto. Portanto, se você está procurando por dicas ou maneiras de planejar os seus projetos como um verdadeiro profissional, não perca nenhum detalhe!

Perguntas frequentes

Perguntas para os gerentes de projeto: o que questionar logo no início do trabalho?

Ao iniciarem um novo projeto, nem sempre os profissionais fazem perguntas suficientes. Portanto, ainda no princípio, é importante que os gerentes de projeto se preparem para obterem as respostas necessárias para atingir o sucesso – deixando o trabalho claro e ainda mais fácil de ser explorado.

Mas, normalmente, qual pergunta é abordada em uma previsão de projeto? O que, exatamente, é essencial questionar? A seguir, você confere as 10 principais perguntas a serem feitas sobre o projeto e por que cada uma delas faz a diferença ainda na etapa de análise. Veja já:

1. Quais são os objetivos do projeto e as métricas utilizadas para representar o seu sucesso?

A sessão de análise do projeto é o momento-chave para colocar em pauta as principais perguntas para os gerentes de projeto. E, neste caso, nada melhor do que iniciar os seus questionamentos buscando entender, de forma ampla, qual é o propósito de todo aquele trabalho.

• O que a equipe e a companhia almejam com este projeto?
• Quais são os objetivos a curto, médio e longo prazo?
• E quais métricas serão utilizadas para mostrar que o sucesso foi alcançado?

Não esqueça de visualizar tanto os objetivos gerais quanto os específicos, já que eles te ajudarão a analisar outros elementos do projeto – como os prazos, os custos e mais. De fato, é muito difícil ter um projeto extremamente bem-sucedido quando tais levantamentos não são realizados. Por isso, não os ignore quando pensar em suas perguntas para os gerentes de projeto.

2. Por que este projeto é relevante para a companhia?

Na sessão de análise do projeto, as perguntas do gerente de projetos devem se voltar para a compreensão da relevância global do trabalho. Você pode até ter entendido o propósito do projeto em meio à atuação da equipe de vendas, por exemplo. Mas como ele impacta a companhia como um todo? Ele será responsável por um aumento de receita? Um melhor reconhecimento da empresa no mercado? Ou mesmo por agregar pontos competitivos?

Ao realizar a análise do projeto, os gerentes devem olhar para aspectos do micro e do macroambiente para compreenderem os efeitos de tal proposta sobre a realidade organizacional.

“Por que, afinal, este projeto é importante para a organização?” e “Quais serão os seus possíveis resultados ao final do trabalho?” são só algumas das perguntas para os gerentes de projeto que devem entrar em sua análise.

3. Quais são as decisões mais importantes para este projeto?

Dentre as perguntas para os gerentes de projeto, é importante questionar a fim de saber quais são as decisões mais importantes que deverão ser tomadas ao longo do processo – preparando-se para os desafios, mitigando problemas e prevenindo cenários desagradáveis.

Fora as decisões em si, é importante listar, paralelamente, possíveis acontecimentos que possam impedir a equipe de tomar tais decisões. Assim, é mais fácil ter uma visão global do projeto e traçar um plano de ação ágil e inteligente, adaptável conforme as necessidades.

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4. Quais são os maiores ativos para este trabalho?

Cada organização conta com um conjunto de ativos para gerenciar os seus projetos. Extremamente valorosos para o ambiente empresarial (e até em termos de vantagem competitiva), eles envolvem processos, políticas, planos, procedimentos e bases de conhecimento aplicados pela companhia durante a realização dos seus próprios projetos.

Portanto, uma das perguntas a serem feitas ao ingressar em um novo projeto envolve, exatamente, tais ativos. O gestor de projetos deve saber quais são os processos, o conhecimento corporativo ou os procedimentos disponíveis a fim de administrar o próprio workflow (e o da equipe) e aproveitá-los da melhor forma possível.

Fora os ativos em si, também é importante que o gerente saiba se algum programa de gestão de projetos já foi implementado e está em pleno vigor na própria empresa. Assim, ele se prepara para agir de acordo e adaptar os processos seguindo o modo operante já aplicado. É elementar!

5. Quem são os principais interessados ou stakeholders do projeto?

Ainda na etapa de análise do projeto, o gestor precisa ter o conhecimento dos stakeholders daquele projeto. Afinal, as partes interessadas são um elemento-chave de todo e qualquer projeto – capazes de modificar a abordagem e o fluxo de ação e de tarefas.

Saber quem é o dono, quem patrocina, quem influencia, quem participa e quem pode representar um obstáculo ao workflow pode fazer toda a diferença para o trabalho. Tanto ao gerenciar riscos e limitações de projeto quanto para garantir o sucesso da sua execução. E é por motivos como estes que a avaliação dos envolvidos deve estar presente ao pensar sobre as perguntas a serem feitas sobre o projeto.

6. Quais são os grandes marcos e prazos que devem ser cumpridos?

Podem existir várias perguntas para os gerentes de projeto, mas, ainda no início do trabalho, a preocupação com o calendário não pode ser ignorada! Para gerenciar com sucesso, tais profissionais precisam saber quais são as datas importantes e quais eventos e/ou entregáveis devem ser providenciados para tal.

Todos os estágios posteriores, que envolvem a organização do projeto e dos seus recursos, devem estar pautados no calendário do projeto. Desta forma, quanto antes tal questionamento for levantado, mais cedo o gestor estará pronto para delegar tarefas e administrar os prazos, recursos e entregáveis. Um projeto bem administrado, sem sombra de dúvidas, deve levar em conta tudo isso!

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7. Quais são as áreas de concentração do projeto?

Todo projeto possui algumas áreas de foco que são mais importantes do que outras – e cabe ao gestor conhecê-las, previamente, para direcionar melhor o trabalho. Portanto, quanto antes possível, adapte as perguntas para os gerentes de projeto e descubra qual é o enfoque principal (bem como o contexto em que ele se insere).

Inclusive, dependendo da área, um gerente de projetos com experiência prévia pode ser mais recomendado do que outro que não sabe nada sobre tal nicho de atuação. Assim, analise tais elementos para ver como a sua atuação pode se encaixar nos propósitos e quais resultados podem ser atingidos a partir disso.

E lembre-se: certas vezes, pode ser mais viável dizer “não” para um novo projeto do que comprometer a sua reputação ao não possuir as aptidões ideais para lidar com ele. Saber negar, educadamente, ainda antes do início, é muito mais viável do que abandonar um trabalho em pleno andamento. Tenha isso em mente!

8. Quais são as limitações de custos envolvidas neste planejamento?

Toda organização trabalha com recursos limitados – independentemente da sua natureza. Portanto, uma das perguntas para os gerentes de projeto deve, obrigatoriamente, estar relacionada com os custos esperados para o trabalho. O gestor deve saber o quanto está disponível para gastar, se já existe um planejamento firmado para os sprints e como ele deve se comportar com isso.

Para delegar tarefas e alocar os recursos com eficiência, dentre outras coisas, o gestor deverá compreender três pontos principais:

• Se há um orçamento definido para cada etapa do projeto – e se sim, qual é;
• Como os custos são divididos pensando em projetos – naquela companhia;
• E quais são as limitações da equipe e das atividades (pensando em quesitos produtivos) em termos de custos.

Sem dúvidas, esta é uma das perguntas a serem feitas ao ingressar em um novo projeto – e que jamais deve ser deixada de lado ainda nesta etapa inicial.

9. O que acontecerá se o projeto não for bem-sucedido?

Na função de gerência, todos desejam que os seus projetos atinjam o sucesso. No entanto, devido a fatores internos e externos, isto pode não ocorrer – e cabe ao gestor ter noção das principais implicações de tal projeto. Antes mesmo do seu ingresso nele!

Ainda que o insucesso não seja o desejado, esteja ciente do que acontecerá caso o projeto não saia bem-sucedido. Busque, desde o princípio, aplicar estratégias que reduzam as falhas em um projeto. Mas caso tudo dê errado, esteja previamente pronto (ao menos mentalmente) para lidar com os percalços. São coisas que fazem parte da rotina, não importa quão bom seja o gestor ou líder – e você nem sempre pode se culpar.

10. Que barreiras foram encontradas pela organização em ocasiões similares?

Em uma empresa que lida com uma gama de projetos, não é raro encontrar exemplos de falhas pontuais ou de trabalhos inteiros que não foram bem-sucedidos. Pensando nisso, as perguntas do gerente de projetos devem antecipar cenários desagradáveis ao identificar barreiras similares:

• A empresa já enfrentou algum desafio ao gerenciar projetos parecidos?
• Ao trabalhar com este nicho ou grupo de trabalho, certos obstáculos já podem ser esperados?

Antecipar-se pode ser a chave para ir um passo adiante e superar os obstáculos. Portanto, inclua tal preocupação em suas perguntas para os gerentes de projeto. Certamente, você terá mais ideias para enfrentar as dificuldades que surgirem e já poderá se precaver conforme tais insights.

Mas perguntar demais não te torna vulnerável?

Muitos podem pensar que fazer todas essas perguntas, logo no início de uma parceria, pode demonstrar vulnerabilidade – causando uma primeira má impressão profissional. Sobretudo quando o profissional é novo na empresa ou ainda nem fechou um contrato para iniciar tal projeto!

No entanto, a realidade é totalmente oposta: já que as perguntas certas conduzem a atuação exímia de um gerente de projetos e auxiliam no sucesso como um todo.

Obviamente, as perguntas para os gerentes de projeto devem ser adaptadas conforme as suas necessidades – já que cada projeto ou nicho de atuação é dotado de suas particularidades. Desta maneira, siga os exemplos com sabedoria e os encaixe dentro do seu próprio cenário.

Compreender a fundo o projeto não apenas trará benefícios para o grupo de trabalho ou para a corporação em si. Afinal, o profissional gestor também deve se sentir parte daquilo que está sendo realizado e encontrar um caminho para aplicar as suas habilidades e entregar os melhores resultados. Assim, dedique-se a expor tais questionamentos ainda no início de um trabalho e colha os seus incríveis pontos positivos – em todas as suas áreas de abordagem!

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