12 dicas essenciais para o gerenciamento de equipes virtuais

Garantir a comunicação integrada e a motivação de equipes virtuais podem não ser tarefas fáceis. Mas quando líderes estão abertos para aprender a vencer os desafios de um time, o processo vai adiante!

Como dar conta do recado? No momento de dúvida, nada melhor do que conferir algumas dicas essenciais para o gerenciamento de equipes virtuais. Vamos lá?

Precisa cuidar do gerenciamento de equipes virtuais?

O trabalho remoto e o home office vieram para ficar. Mesmo que todos os setores não possam adotá-los, muitas empresas já sentiram os benefícios em manter suas equipes virtuais de trabalho. 

Para vencer o desafio de gerenciar uma equipe à distância, reunimos 12 dicas essenciais para o gerenciamento de equipes virtuais. Confira-as detalhadamente abaixo:

1. Antes de tudo: conheça os membros da sua equipe

Um bom gestor conhece bem os seus parceiros de trabalho. Habilidades, particularidades e até alguns aspectos da vida pessoal precisam ser levados em conta para criar uma boa equipe de trabalho remoto.

Conhecendo os membros do time, é possível adaptar o trabalho da maneira mais produtiva possível. Além, claro, de colaborar para uma melhor interação entre líder-funcionário.

2. Estimule a comunicação e integração entre o time

Infelizmente, muitas companhias falham com a gestão de equipes virtuais pela falta de comunicação, engajamento e colaboração. Portanto, cabe aos líderes de equipe estimularem a interação entre o seu time.

Espaços colaborativos de trabalho podem ser a saída para minimizar as distâncias geográficas e estimular a união. Soluções como o Bitrix24 incluem até rede social corporativa integrada. É uma ótima maneira de começar a aumentar o engajamento entre sua equipe. 

3. Defina objetivos e resultados a serem alcançados

Trabalho remoto não é motivo para não atingir objetivos. Muito pelo contrário: várias empresas sentiram aumento da produtividade quando passaram a atuar com equipes virtuais. 

Elabore listas de tarefas a serem cumpridas, delegue os responsáveis e atribua prazos para que o trabalho seja cumprido. Quanto mais organizado for o calendário de projetos e corporativo, maior o sucesso no gerenciamento de equipes virtuais.

4. Adapte o trabalho olhando para a diversidade

Ao olhar para equipes virtuais vantagens e desvantagens, certamente não podemos deixar de levar em conta a flexibilidade – que é um dos principais pontos positivos. Poder adaptar o trabalho é fator motivacional que agrega na produtividade do time.

Só tome cuidado para adaptar o trabalho pensando na diversidade cultural e até de realidades. Preste atenção nos seguintes detalhes:

• Seu time segue sempre o mesmo fuso horário?

• Existem diferenças culturais?

• Todos estão expostos a mesma realidade diária? Exemplo: filhos em casa (ensino remoto) ou necessidades particulares.

Fique atento aos detalhes para garantir o máximo de respeito mútuo e boa convivência entre todos. 

5. Delegue tarefas pensando em cada profissional

 Quando realizamos uma atividade com a qual temos afinidade, nos sentimos imensamente motivados. E, definitivamente, é preciso levar isso em conta ao atribuir tarefas.

Sempre que possível, tente delegá-las olhando para as habilidades pessoais de cada profissional. Além de poupar tempo, isso maximiza a qualidade do trabalho final. 

6. Conte com um espaço de chat em tempo real

Já parou para pensar sobre equipes virtuais vantagens e desvantagens? Apesar dos benefícios incríveis, times remotos enfrentam o grande problema da falta de interação social.

Para quem sempre trabalhou desta maneira, o processo não é tão complicado. Mas para funcionários que tinham uma rotina de trabalho com os colegas de escritório, a nova realidade pode ser árdua.

Para compensar o distanciamento social, é preciso criar um ambiente em que os funcionários interajam entre si. E ter um chat disponível a todo tempo (bem como outras ferramentas comunicativas) é o passo inicial para isso.

7. Tenha um sistema eficiente para o compartilhamento de documentos

Já que os seus colaboradores não interagirão no mesmo espaço físico, é essencial contar com um ambiente para compartilhar documentos. 

Por sorte, soluções digitais simplificam a rotina e permitem o armazenamento em nuvem – com segurança e praticidade. Um exemplo é o Bitrix24, que permite sincronizar arquivos e até criar e editar em tempo real.

8. Apesar da flexibilidade, exija consistência

Não importa se os seus colaboradores seguem seu próprio horário de trabalho. A consistência é essencial para garantir o sucesso a longo prazo.

Além de estabelecer cargas horárias ou metas a serem cumpridas, definam (ao menos alguns) horários comuns de trabalho. Assim, o time todo poderá tirar dúvidas em tempo real, transcorrendo as atividades com maior facilidade.

9. Crie processos padronizados para o trabalho

Garanta o máximo de refinamento para sua empresa estabelecendo um processo padronizado para documentos.

Isso contribui para a identidade visual e até facilita a rotina de trabalho – incluindo modelos de arquivos para poupar trabalho manual dos funcionários.

10. Estimule a motivação de equipes virtuais

Sem dúvidas, motivar os colaboradores é um dos fatores mais importantes ao considerar as 12 dicas essenciais para o gerenciamento de equipes virtuais.

Isso é ainda mais importante em um time remoto, porque o distanciamento social pode trazer sérios problemas para a saúde mental dos funcionários. 

De tempos em tempos, marquem encontros para trocar insights e manter o calor humano ativo.

Mantenha o contato firme com todos os colaboradores e instigue a participação em treinamentos relacionados. Quanto mais motivados eles estiverem, maior será o alcance de ótimos resultados.

11. Promova um senso de comunidade mesmo entre equipes virtuais de trabalho

Assim como a motivação, o estabelecimento de um senso de comunidade fará toda a diferença para a equipe.

Quando os colaboradores se sentem parte importante da empresa, eles farão o máximo para que ela prospere. Além de incentivar (como em um efeito dominó) a motivação e produtividade. Novamente, a aplicação de uma rede social corporativa pode ajudar!

12.  Acompanhe o andamento e mensure a produtividade do time

Não importa se estamos lidando com a gestão de equipes virtuais ou físicas. A produtividade é um fator que sempre deve ser mensurado pelos gestores e líderes. 

Afinal de contas: os colaboradores devem cumprir com seus afazeres dentro do escritório, em casa (no regime home office) ou mesmo se estiverem do outro lado do mundo. Equipes virtuais têm suas vantagens de flexibilidade, mas ainda assim precisam ser monitoradas para gerar os resultados desejados para o time. 

Para facilitar a rotina e maximizar a produtividade, softwares como o Bitrix24 podem ser utilizados. Tal sistema permite monitorar a carga horária de funcionários, criar lista de tarefas e acompanhar o progresso passo a passo. Vale a pena aplicá-lo em sua equipe.