12 Maneiras de Aprimorar suas Habilidades em Gerenciamento de Tarefas

Um líder eficiente busca melhorar habilidades de gerenciamento de tarefas com frequência. Este é um dos maiores desafios da atualidade, já que o mercado exige muito dos responsáveis pela gestão. Assim, como desenvolver habilidades em gestão de tarefas com agilidade, estando a cargo de inúmeras responsabilidades e compromissos diários?

No texto abaixo, você verá 12 práticas e técnicas eficazes de organização de tarefas. Desde como priorizar atividades até como avaliar os resultados gerados continuamente, as informações expostas serão úteis de imediato. Continue lendo para saber mais.

12 estratégias para melhorar suas habilidades de gerenciamento de tarefas

Dentre as práticas recomendadas para gerenciamento de tarefas, um conjunto específico delas pode ser útil para diferentes segmentos. Utilizadas por líderes e gestores em diferentes níveis de carreira, elas podem ser aplicadas tanto em grandes organizações, como em projetos de menor escala.

Claro, será preciso atenção, estudo e esforço para que resultem em boas habilidades em gerenciamento de tarefas. Nesse sentido, a lista a seguir trará estas doze técnicas úteis para melhorar sua aptidão em otimizar o fluxo de trabalho, seja individualmente ou aplicando de forma conjunta. Confira a seguir.

1. Avalie e classifique as tarefas com base na sua urgência e impacto

Lidar com um grande número de responsabilidades envolve, acima de tudo, saber priorizar. Ou seja, entender qual das tarefas precisa de maior atenção, tempo e recursos, criando uma ordem eficiente. Todavia, isso costuma ser desafiador, já que é preciso alinhar duas variáveis: importância da demanda e prazo disponível para que seja concluída.

Alguns gestores optam por utilizar técnicas para aprimorar o gerenciamento de tarefas, como a matriz de Eisenhower. Ela provê categorias para as tarefas, divididas em:

• Urgentes e importantes: demandam prioridade máxima, já que possuem um grande impacto no projeto e um prazo muito curto para a conclusão;

• Importantes, mas não urgentes: algumas demandas são vitais para o fluxo de trabalho. Entretanto, podem ser encaixadas em momentos de menor pressão;

• Urgentes, mas não importantes: são tarefas simples e sem necessidade de muitos recursos. Dito isso, ainda precisam de atenção, já que devem ser concluídas rapidamente. São justamente as que tiram proveito da automação;

• Não urgentes e não importantes: esse tipo de demanda costuma ser uma redundância no projeto, podendo ser descartada na maioria dos casos ou movida para o final do cronograma.

Ao compreender e aplicar esse método, você poderá distribuir recursos com maior eficácia, otimizando assim suas habilidades de gestão de tarefas e beneficiando sua produtividade em geral.

2. Defina metas precisas para cada tarefa para orientar seu foco e esforços

Em muitos segmentos, oferecer o prazo mais curto pode ser uma competência notável em relação à concorrência. Entretanto, qualquer projeto tirará muito mais proveito de prazos realistas, estipulados conforme o tempo e recursos disponíveis para sua conclusão.

Se você não estabelecer objetivos claros na gestão de tarefas, estará simplesmente dando voltas no escuro, sem direção definida, desperdiçando tempo e energia em atividades sem propósito ou resultados tangíveis.

Estabelecer metas precisas para cada tarefa não apenas direciona seu foco e esforços, mas também cultiva um senso de propósito e direção em seu trabalho. Ao definir marcos alcançáveis, você aprimora a eficiência e aperfeiçoa suas habilidades de gerenciamento de tarefas, impulsionando-o assim em direção a maior sucesso e realização em seus empreendimentos.

3. Divida tarefas grandes em ações menores e mais realizáveis

Assim como estabelecer metas realistas é uma das mais importantes habilidades em gerenciamento de tarefas, quebrar tarefas maiores em atividades menores é igualmente necessário.

Explicando de forma prática, imagine que um produto esteja sendo desenvolvido por sua equipe. De forma geral, o prazo estipulado é de meses. Por sua complexidade, precisará de muitos recursos, além de esforço humano. Esta complexidade pode gerar procrastinação, frustração e outros problemas relacionados à falta de percepção de progresso.

Agora, pense que esse projeto foi quebrado em tarefas como a criação de um plano de trabalho, o primeiro protótipo, testes com grupo focal, etc. Estas pequenas demandas são cumpridas com maior frequência, melhorando o ânimo geral.

Se você não dividir tarefas grandes em partes menores e alcançáveis, poderá sofrer com a sobrecarga, enquanto a abordagem fragmentada oferece um caminho mais gerenciável e eficiente em direção aos seus objetivos.

4. Utilize tecnologia para rastrear, agendar e lembrar sobre tarefas

Sistemas como o fornecido pelo Bitrix24 podem aumentar a produtividade em gerenciamento de tarefas ao dar total controle a cada uma delas. Além do planejador de tarefas, a plataforma integra vários recursos essenciais tanto para a gestão quanto para a execução de tarefas. Entre eles, podemos destacar:

• Calendário: há um cronograma geral para a equipe, além de calendários individuais. Integrados com outros recursos, permite que a disponibilidade de todos seja considerada durante a distribuição, execução e acompanhamento de tarefas;

• Conversor de e-mail em tarefas: permite transformar um e-mail numa tarefa, encaixando-a no calendário e com notificações sendo enviadas conforme os prazos estipulados;

• Visão das tarefas em Kanban: oferece um quadro com as tarefas organizadas em células, divididas em categorias. Facilita notavelmente o acompanhamento e mudanças de forma geral;

• Gráficos de Gantt: fornecem uma visão clara do cronograma do projeto, destacando tarefas, prazos e progresso, além de exibir as dependências entre as tarefas. Isso permite uma melhor organização e planejamento das atividades, contribuindo para garantir a eficiência na execução das tarefas;

• Gerador de relatórios: mostra a carga de trabalho e analisa a eficiência dos funcionários.

Ao não usar as ferramentas adequadas, você está perdendo a oportunidade de aprimorar suas habilidades de gestão. Essas ferramentas não apenas facilitam o controle, mas tornam a gestão de tarefas mais eficaz e organizada.

5. Concentre-se em concluir uma tarefa de cada vez para obter melhor qualidade e eficiência

Tentar trabalhar em várias tarefas simultaneamente pode ter o efeito oposto do buscado. Em vez de conseguir concluir várias demandas e cumprir com os prazos acordados, provavelmente você terá um atraso geral, com muito menos produtividade do que o desejado.

Por isso, é melhor se concentrar em cada atividade, principalmente quando elas possuem um nível elevado de complexidade. Claro, alguns profissionais até conseguem conciliar algumas tarefas secundárias enquanto trabalham numa demanda maior. Mesmo nesses casos, fique atento e evite se sobrecarregar com atividades paralelas, mesmo que pareçam simples ou básicas.

Ao se concentrar em uma tarefa por vez, você não só aprimora seu desempenho imediato, mas constrói uma base sólida para melhorar suas habilidades gerais de gestão de tarefas.

6. Estipule prazos desafiadores, mas realistas, considerando sua carga de trabalho

Estipular prazos é uma prática complexa, que demanda cuidado, atenção e muita análise. Afinal, lidando com múltiplos compromissos, uma equipe pode se ver sobrecarregada, sem conseguir priorizar nenhuma tarefa e com múltiplos atrasos, caso os prazos sejam muito próximos e acumulados.

No sentido oposto, oferecer apenas prazos longos e demorados pode afetar a competitividade da organização e até mesmo desanimar seus colaboradores. Assim, cada tarefa deve ter um prazo que viabilize sua execução de forma saudável, agrade ao cliente e permita que outras demandas não se acumulem.

Muitos gestores analisam demandas passadas para basear sua estipulação de datas. Já outros decidem em equipe, considerando a disponibilidade e opinião de todos os participantes.

Se você não estipula prazos apropriados, pode se perder em um ciclo de procrastinação em equipe. Ao definir metas temporais equilibradas, não apenas impulsiona a eficiência, mas também desenvolve habilidades sólidas de gestão de tarefas, promovendo um progresso constante.

7. Revise e adapte tarefas regularmente para ficar alinhado com as mudanças de prioridades

Durante o desenvolvimento de um projeto, monitorar o andamento de cada tarefa é vital para manter a produtividade. Além disso, é preciso ter atenção a possíveis mudanças em aspectos externos, como as necessidades do cliente, disponibilidade de recursos, novas demandas, etc.

Dessa forma, dentre as habilidades em gerenciamento de tarefas, a flexibilidade é uma das mais importantes. Adaptar ao trabalho para abarcar mudanças abruptas permite manter o fluxo de trabalho eficiente e otimizado, mesmo quando o cenário se transforma.

Mudanças com foco na priorização de tempo e tarefas é sempre importante em qualquer segmento, principalmente para profissionais em setores de liderança.

8. Delegue eficazmente para otimizar a gestão de tarefas

Mesmo um profissional competente e com longa experiência tirará grande proveito com organização e delegação de tarefas. Nesse sentido, é importante se esforçar para identificar quais atividades podem ser delegadas sem comprometer o andamento do trabalho.

Por exemplo, algumas demandas urgentes podem surgir quando sua agenda já está repleta de compromissos. Se outro colaborador tiver as habilidades necessárias para concluí-la, será mais proveitoso repassá-la do que perder prazos e prejudicar o fluxo de trabalho.

Na verdade, uma equipe com boa comunicação sempre saberá quando dividir e delegar demandas. Ferramentas como o Bitrix24 podem ser de grande ajuda para aumentar produtividade em gerenciamento de tarefas, ao sincronizar o cronograma de todos numa mesma interface.

Se você não sabe quando delegar tarefas e confiar na equipe, pode sufocar o potencial coletivo. Ao reconhecer as capacidades da equipe e distribuir responsabilidades com confiança, não apenas alivia sua carga, mas também desenvolve habilidades de gestão, promovendo um ambiente de trabalho mais eficaz e colaborativo.

9. Organize seu espaço de trabalho para minimizar interrupções e aumentar a concentração

O seu ambiente de trabalho também pode ter um grande impacto na produtividade. Atualmente, é inegável que muitas distrações podem atrapalhar o andamento das tarefas. Mesmo num espaço profissional, organização, limpeza e silêncio costumam gerar um foco muito maior.

No seu espaço individual, reduza distrações como redes sociais, ligações pessoais ou até o e-mail profissional, caso não seja estritamente necessário no momento.

Já em termos de equipe, é importante estabelecer espaços onde cada um possa trabalhar sem ser interrompido ou distraído, separados dos locais de descanso, reuniões ou de atendimento ao público.

10. Aprenda a recusar tarefas adicionais que não sejam prioritárias

Saber dizer não é tão importante quanto saber dizer sim, no mundo profissional. Como assim? Ao lidar com um cronograma apertado e repleto de tarefas, parte da priorização de tarefas também envolve dispensar demandas.

Em alguns casos, sua agenda não permite adicionar mais um compromisso. Em outros, os recursos disponíveis não serão suficientes. De forma geral, o objetivo deve ser prosseguir com as demandas já existentes, sem que sejam afetadas por atividades não-essenciais.

Saber como recusar tarefas extras não prioritárias é dominar o equilíbrio para dizer sim ao que realmente importa. Ao discernir e dispensar o supérfluo, você não apenas preserva a energia da equipe, mas aprimora suas habilidades, ao priorizar o essencial para alcançar resultados significativos.

11. Desenvolva um padrão para gerenciar tarefas de forma mais previsível e eficiente

Uma rotina sólida ajudará na otimização das suas habilidades em gerenciamento de tarefas. Pessoalmente, seu dia-a-dia se tornará mais produtivo com horários fixos, divisões organizadas e padrões a serem seguidos continuamente.

Crie uma sequência lógica que beneficie seu fluxo de trabalho: comece por tarefas simples, como conferir a agenda, e-mails e lembretes. Coloque atividades mais complexas nos momentos com menos interrupções. Insira até mesmo os horários de descanso ou quando você irá se comunicar com outros colaboradores.

12. Revise e ajuste periodicamente sua abordagem de gerenciamento de tarefas para melhoria contínua

Por fim, dentre as práticas recomendadas para gerenciamento de tarefas, é preciso sempre avaliar como a administração das atividades tem sido feita. Estude o tempo gasto em cada etapa, quais obstáculos surgiram, quais soluções foram apresentadas e principalmente como os objetivos originais foram alcançados.

Com base na sua análise, faça ajustes sempre que necessário. Por exemplo, uma estratégia distinta da utilizada no início pode ser mais eficiente na metade final, quando já se tem uma visão mais sólida dos resultados gerados.

Afinal, Identificar e ajustar regularmente sua abordagem é um check-up necessário para alcançar os seus objetivos e desenvolver melhores habilidades de gestão de tarefas.

Use as habilidades em gerenciamento de tarefas com a ferramenta certa

Como já dito no decorrer do artigo, a capacitação em administração de tarefas envolve utilizar a ferramenta correta. Ela fará diferença em vários aspectos e ajudará a melhorar as suas habilidades em gestão de tarefas, tais como:

• Delegação de tarefas;

• Acompanhamento do fluxo de trabalho;

• Priorização de demandas;

• Comunicação;

• Avaliação de resultados.

Quer tirar proveito de tudo isso e melhorar as suas habilidades desde já? Então teste o Bitrix24. Seja você um profissional independente ou um gestor de uma grande empresa, o sistema te oferecerá várias ferramentas integradas de forma eficiente e otimizada.

Perguntas frequentes

Quais são os aspectos fundamentais para melhorar o gerenciamento de tarefas?

Os aspectos fundamentais para melhorar o gerenciamento de tarefas são estes:

• Rotina eficiente e organizada;

• Priorização de atividades conforme prazos e importância;

• Delegação de responsabilidades de acordo com as competências e disponibilidades;

• Flexibilidade e competência para lidar com imprevistos e mudanças;

• Alinhamento e comunicação eficiente entre todos os envolvidos.

Como desenvolver e aprimorar habilidades de gerenciamento de tarefas?

Para desenvolver e aprimorar habilidades de gerenciamento de tarefas, é possível seguir estas práticas:

• Priorize tarefas estrategicamente;

• Estabeleça objetivos claros e alcançáveis;

• Segmente tarefas complexas;

• Concentre-se na tarefa única;

• Aloque o tempo com sabedoria;

• Revise e adapte tarefas regularmente;

• Delegue eficazmente;

• Crie um ambiente livre de distrações;

• Recuse tarefas assertivamente quando necessário;

• Estabeleça uma rotina consistente;

• Autoavalie seu gerenciamento de tarefas.

Quais são os desafios comuns no gerenciamento de tarefas e como superá-los?

Os desafios comuns no gerenciamento de tarefas e suas soluções são os seguintes:

• Distrações e desorganização: crie um ambiente isolado e com acesso somente as ferramentas necessárias para o trabalho;

• Falta de competência em áreas específicas ou gerais: treine continuamente, acompanhando novas tecnologias e abordagens que surgirem no seu segmento;

• Sobrecarga de tarefas: delegue responsabilidades para outros colaboradores, conforme sua disponibilidade;

• Retrabalho e gargalos na produtividade: mantenha uma comunicação frequente e ampla com outros membros da equipe ou colaboradores envolvidos;

• Acúmulo contínuo de tarefas: faça uma ordem de prioridade e rejeite tarefas que não sejam essenciais ou que ultrapassem a capacidade da sua equipe no momento;

• Muito tempo ou recursos gastos em tarefas básicas: busque ferramentas de automação, permitindo que você e sua equipe foquem em tarefas mais importantes.