20 dicas comprovadas de gerenciamento de projetos para aumentar a produtividade e a eficiência da sua equipe em 2024

Aumentar a produtividade da equipe já pode ser um desafio – mas ele se torna ainda maior quando se deseja, paralelamente, agregar eficiência a um projeto. Felizmente, existem várias dicas de gerenciamento de projetos que podem ser empregadas na prática a fim de atingir o sucesso. Confira quais são elas com a leitura deste artigo!

Dicas de gerenciamento de projetos para aplicar em 2023

O seu objetivo para este ano é aumentar a produtividade da equipe, vislumbrar maior eficiência e garantir que todos os projetos sejam concluídos com sucesso? Pois, acompanhe estas dicas de especialistas para se manter no rumo certo:

1. Estabeleça metas e objetivos claros a serem cumpridos

Dentre as dicas de gerenciamento de projetos, é importante começar falando da relevância de atribuir metas e objetivos claros. Caso contrário, fica muito difícil para o time saber como se guiar – mensurando os seus resultados.

Além de definir as metas do projeto, contando com o aporte de metodologias como a SMART, por exemplo, certifique-se de expô-las com transparência para todos os membros do time, tendo a plena certeza de que eles entendem o que está sendo requerido.

2. Foque em criar um plano de projeto detalhado

A segunda das dicas de gerenciamento de projetos é a seguinte: crie um plano de projeto detalhado se quiser aumentar a eficiência da equipe e a sua produtividade. Ele nada mais é do que um documento formal e aprovado previamente utilizado para orientar tanto a execução, quanto o controle daquele projeto.

Nele, descreva todas as tarefas e os respectivos marcos que precisam ser concluídos e tente ao menos estabelecer um cronograma prévio para direcionar as suas atividades. Descreva, calmamente, todas as entradas, saídas, ferramentas e técnicas que farão parte do trabalho.

3. Trabalhe com a priorização de tarefas no projeto

Cuidou de definir as metas do projeto e traçou um plano? Atue de maneira efetiva na priorização de tarefas. Dedique-se a identificar quais tarefas são mais importantes em termos de conclusão, e então as priorize de acordo.

Isto ajudará a atingir os seus objetivos a curto, médio e longo prazo, estabelecendo, inclusive, um calendário viável para todo o projeto – afinal, você deverá alocar os seus preciosos recursos com cuidado, não é? Sempre tenha em mente ao criar um plano de projeto.

4. Comunique-se adequadamente com todos os participantes do projeto

Comunicar-se de forma eficaz é uma das chaves não apenas para elevar os índices de sucesso e produtividade, como também para garantir a motivação da equipe do projeto. Assim, para trabalhar de forma adequada, comunique-se com regularidade e transparência com os demais participantes do grupo de trabalho.

E, claro, lembre-se de garantir o engajamento e a compreensão do andamento do trabalho não apenas pela equipe interna, mas de igual modo pelas partes interessadas. A comunicação do projeto, quando bem empregada, terá todo o seu diferencial!

5. Use um software de gerenciamento de projetos como suporte

Seja para traçar um plano a seguir ou mesmo monitorar o progresso do projeto, um programa voltado para o gerenciamento de tarefas e projetos sempre é indicado. Afinal, o software certo consegue te ajudar a se manter organizado, no caminho ideal e aumentando consideravelmente a eficiência do time.

Neste caso, uma das enormes dicas de gerenciamento de projetos é explorar o universo de funcionalidades encontrado no Bitrix24. Isto porque esta interface reúne em apenas um lugar tudo o que é preciso para cuidar dos seus projetos, incluindo: listas de tarefas e interdependências, quadros Kanban, gerenciamento de carga horária de trabalho, workflows automatizados e muito mais.

6. Sempre monitore o progresso do trabalho

Monitorar o progresso do projeto é elementar para aqueles que desejam atingir o sucesso. Pois, ainda que os processos não estejam fluindo da forma desejada, é possível ajustá-los e redirecionar o trabalho antes que seja tarde demais.

Portanto, assim que estabelecer metas, certifique-se de se guiar por dados e métricas que te mostrarão que, de fato, o alvo desejado está sendo alcançado. Por meio de relatórios inteligentes gerados pelo Bitrix24, por exemplo, os superiores não precisarão de muito para notar a eficiência das tarefas, avaliar os KPIs e agir de acordo. Por motivos como tais, a implementação é válida!

7. Envolva-se e promova a motivação do time do projeto

Grandes planos nem sequer saem do papel sem pessoas. Portanto, em meio às dicas de gerenciamento de projetos, os líderes e gestores não podem se esquecer da importância de manter toda a equipe motivada – tanto para o bem-estar como um todo, quanto para a produtividade e qualidade do trabalho.

Mas, como realizá-lo? Nutra uma cultura colaborativa, dê feedbacks regularmente, valorize as conquistas individuais e coletivas e se preocupe com a saúde mental de cada colaborador. Em paralelo, até a adoção de uma rede social interna pode ser positiva!

8. Abrace a flexibilidade

Em um mundo volátil e apto a mudanças constantes, aqueles que ficam muito engessados estão fadados ao fracasso. Portanto, leve este pensamento como uma das dicas de gerenciamento de projetos, mas o aplique junto ao seu time – sendo um líder flexível.

Prontifique-se para se adaptar conforme as mudanças forem surgindo, não encare apenas um ponto de vista como verdade e não desista em meio aos desafios inesperados. Dependendo da situação de mercado e do nicho explorado, você pode ter que lidar com instabilidades constantemente – assim, ser ágil, flexível e adaptável é elementar.

9. Implemente metodologias de projeto ágeis

Seguindo a ideia de flexibilidade, entra-se em um assunto muito importante ao pensar em dicas de gerenciamento de projetos. Mais do que nunca, é recomendado trabalhar com metodologias de projetos que saem do convencional e acompanham o ritmo acelerado do mercado.

Abordagens como o Scrum ou o Kanban, conhecidas como metodologias ágeis, mantêm o seu projeto mais flexível, adaptável e pronto para enfrentar as adversidades. Além disso, a equipe consegue agir com maior eficiência e produtividade à medida que vê os sprints do projeto serem completados – sem ter que esperar para comemorar apenas no fim de todos os esforços. Pensando no formato da força de trabalho moderna e nas exigências atuais, seria o ideal – considere!

10. Identifique os riscos do projeto e crie um plano de contigência

Você pode até ter ideia dos KPIs, acompanhando a performance do seu projeto a todo o momento. Ainda assim, se não gerenciar os riscos envolvidos com o trabalho adequadamente, pode sofrer consequências desastrosas em pouquíssimo tempo.

Então se torna essencial identificar os riscos potenciais e, o quanto antes possível, desenvolver um plano para mitigá-los. No momento do mapeamento, pense a respeito de gatilhos, causas e efeitos – focando em sua prevenção ao longo do trabalho.

11. Delegue as responsabilidades com sabedoria

Como gestor, é a sua responsabilidade delegar as tarefas – mas o faça de forma eficaz, pensando nos pontos fortes e nas habilidades da sua equipe. Na medida do possível, avaliar as preferências também é viável.

O motivo disso? É que, quando se trabalha naquilo que é bom e agradável, muito mais produtividade é vislumbrada. Assim, os benefícios para o projeto tendem a ser incríveis.

12. Transforme as reuniões do projeto em algo realmente produtivo

Aquela história de ficar fazendo reuniões e vendo sobre o que falar apenas no momento – abrindo espaço para questionamentos vagos – já é coisa do passado. Dada a agilidade da era atual, manter as reuniões realmente produtivas é uma necessidade para o seu projeto.

Assim, certifique-se de que elas realmente irão agregar o seu devido valor, tenha uma agenda clara, mantenha-se no tópico e acompanhe o seu andamento item por item – garantindo que o alvo não seja desviado.

13. Use modelos e listas de verificação para as tarefas do projeto

Uma das melhores formas de minimizar o trabalho manual, evitar a sobrecarga da equipe – sobretudo com afazeres fúteis – e agregar eficiência como um todo é focar na automatização, no uso de modelos de documentos e em listas de verificação em tarefas.

Por sorte, hoje em dia, você já pode fazer tudo isso sem muito estresse – já que softwares como o Bitrix24, novamente, podem te apoiar no momento de colocar o trabalho no piloto automático. E tudo de forma personalizada – então aproveite!

14. Mantenha os documentos do projeto organizados

Quer você esteja pensando em contratos, entregáveis ou diretrizes, manter os documentos plenamente organizados é uma dentre as dicas de gerenciamento de projetos. Pois, além de facilitar o próprio workflow da equipe, torná-los acessíveis para todos os membros propicia a sua delegação e poupa retrabalhos.

De preferência, opte por fazê-lo digitalmente, ainda que você não atue com o grupo de trabalho de forma remota. Sem dúvidas, a digitalização te levará além, fora o fato de que te prepara para cenários desagradáveis.

15. Rastreie o tempo, as despesas e os recursos do projeto

Como a gestão não é algo tão simples, as dicas de gerenciamento de projetos incluem o acompanhamento de amplas vertentes – inclusive, do tempo, dos recursos e das despesas envolvidas com este trabalho.

Neste caso, para evitar se perder em meio a folhas de papel e planilhas de Excel, é imensamente recomendado usar uma ferramenta para o rastreamento de tempo e despesas – seguindo os custos do projeto e as horas faturáveis, por exemplo. Assim, ficará mais fácil administrar os recursos e garantir que os fechamentos não ultrapassem o orçamento previamente estipulado.

16. Promova uma cultura de aprendizagem

Quer mesmo aumentar a eficiência da equipe e alavancar o seu projeto? Então instigue para que todos os participantes possam aprender continuamente, ganhando mais conhecimento pessoal e profissional e melhorando as suas habilidades.

Invista em sua educação e carreira, promova programas de mentoria interna, foque em sessões de brainstormings e deixe bem claro que cada qual é importante a sua maneira – e que todos têm algo a compartilhar com o próximo que pode ser muito bem desbravado.

17. Incentive a colaboração entre o grupo de trabalho

Promover uma cultura focada no trabalho mútuo e na colaboração figura entre uma das dicas de gerenciamento de projetos porque a união de indivíduos leva ao sucesso – de forma ampla. Assim, dedique-se a unir a sua equipe o quanto puder – realizando, por exemplo, atividades de team building, promovendo um ambiente de trabalho focado na interação, incentivando a nutrição de laços e mais.

Com uma cultura colaborativa em vigor, a tendência é que a comunicação do projeto se torne mais fluida, os desafios sejam mais facilmente ultrapassados e que a melhor convivência em grupo contribua para a saúde mental e a produtividade. Assim, todos têm a ganhar!

18. Atualize, frequentemente, as partes interessadas

Ainda que elas não façam parte direta da sua equipe, é o seu dever como gestor garantir que os stakeholders do projeto estejam em sintonia com o progresso do trabalho. Por conseguinte, mantenha-os plenamente informados a respeito do andamento e comunique quaisquer mudanças que possam afetá-los.

Embora isso não tenha um impacto direto para aumentar a eficiência da equipe, com certeza, irá contribuir no desfecho – trazendo resultados positivos para todo esse time!

19. Comemore o sucesso do projeto

Como mencionado anteriormente, celebrar o alcance de certos objetivos faz parte de um gerenciamento de projetos bem-sucedido. Afinal, é o que se espera de tanto trabalho árduo, certo? Desta forma, uma das dicas de gerenciamento de projetos é para que nunca deixe isso de lado – seja celebrando com um café em equipe após o expediente, apenas expondo isso verbalmente ou concedendo uma gratificação aos funcionários.

Caso atue focado em sprints, sobretudo via metodologias de gestão modernas, por que não comemorar por etapa? O importante é garantir a motivação da equipe do projeto, preparando-os para a próxima etapa!

20. Melhore continuamente

Tudo está correndo bem no seu projeto? É uma ótima notícia – mas o trabalho não para por aí. Dedique-se para a melhoria progressiva, revise os processos internos, avalie as etapas do gerenciamento, mensure os KPIs uma vez mais e realize melhorias conforme houver a necessidade.

A verdade é que sempre há algo extra a ser otimizado – e é exatamente as empresas que identificam tais pontos que saem na frente da enorme concorrência.

Quanto mais cedo você cumprir essas dicas de gerenciamento de projetos, mais cedo colherá os frutos deste bom trabalho!

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Perguntas frequentes

As melhores dicas para o gerenciamento de projetos são:

• Ter clareza ao definir metas e objetivos;
• Criar um plano de projeto;
• Atuar por marcos e prioridades;
• Usar um software de gestão de projetos;
• Motivar o time;
• Trabalhar com metodologias ágeis;
• Delegar tarefas;
• Organizar os entregáveis;
• Monitorar o progresso constantemente.

Quais são as 5 fases de um gerenciamento de projetos?

As 5 fases de um gerenciamento de projetos são:

1. Iniciação;
2. Planejamento;
3. Execução;
4. Acompanhamento;
5. Encerramento.

O que não pode faltar no gerenciamento de projetos?

O que não pode faltar no gerenciamento de projetos é o conjunto entre:

• Metodologia clara e bem estruturada;
• Tomada de decisão ágil;
• Comunicação e colaboração eficientes;
• Gestão de escopo, conflitos, tempo e recursos;
• Utilização de dados para o processo de planejamento;
• Aplicação de metas e monitoramento por KPIs.

Quais habilidades são importantes para o gerenciamento de projetos?

As habilidades importantes para o gerenciamento de projetos incluem: comunicação, colaboração, resolução de problemas, trabalho em equipe, gestão de tempo, organização, adaptabilidade e liderança.