6 estratégias para o gerenciamento de mudança de escopo do projeto

Os negócios modernos estão cada vez mais suscetíveis às mudanças não planejadas. Até porque é preciso se adaptar conforme as necessidades do mercado para superar a barreira da concorrência e ter fechamentos bem-sucedidos.

Quer se esteja falando de alterações sutis e graduais ou imensamente transformadoras, é preciso atuar com abordagens mais ágeis e flexíveis ao pensar no gerenciamento de mudança de escopo do projeto. Pois, assim, garante-se que tais mudanças inesperadas não prejudiquem os seus resultados.

Pensando nisso, com as estratégias expostas neste artigo, aprenda a realizar o gerenciamento de mudança de escopo do projeto com baixo desconforto e os menores riscos possíveis!

Como lidar com as mudanças do escopo do projeto? Descubra 6 táticas!

Quem gerencia projetos já sabe que as definições de escopo são fundamentais para garantir que a equipe esteja alinhada ao alvo do projeto e que o trabalho esteja seguindo no rumo certo. São eles que dão o descritivo completo do trabalho, aferindo os seus objetivos, limites, entregas, responsáveis, prazos, custos, restrições, premissas e muito mais.

Mas o que fazer quando há alterações e o norte precisar ser repensado? Quer seja por necessidade mercadológica, corte de custos, mudança de prioridades ou mesmo a criação de um escopo inicial sem planejamento, é preciso gerenciar, sempre que surgirem, os ajustes no plano do projeto.

A seguir, saiba como superar qualquer adversidade com organização e assertividade máximas, sabendo como lidar com as alterações de escopo nos seus projetos corporativos:

1. Entenda os motivos por trás dos pedidos de mudança de escopo e comunique-os aos envolvidos

O gerenciamento de mudança de escopo do projeto só termina bem-sucedido quando se entende, fielmente, o que é pretendido através das alterações. Assim sendo, independentemente da fonte que pediu pela modificação, compreenda o porquê isso está sendo solicitado – antes de pensar em qualquer aprovação.

Ao perguntar sobre os propósitos e cogitar a respeito, você consegue responder aos questionamentos que te ajudarão a lidar com as mudanças do escopo do projeto e atingir o sucesso. Além disso, pense se os novos requisitos indicam que o que vem sendo executado atualmente não vai ao encontro da estratégia da empresa, ou é, simplesmente, uma preferência dos superiores.

Avalie qual é a orientação de tal pedido, sendo por:

• Dados: novas percepções advindas da análise de dados podem levar a crer que manter o projeto como está não trará os resultados-alvo. Deste modo, mudar o escopo está relacionado, diretamente, à taxa de sucesso do projeto;
• Prazo: devido ao posicionamento mercadológico ou de outro concorrente, o produto/serviço precisa ser lançado com antecedência? Seria melhor esperar mais um pouco, em busca do momento ideal? Ou o cronograma talvez precise sofrer adiamento porque surgiram novas demandas mais urgentes e importantes? Sempre que os prazos precisarem ser ajustados, isso influenciará no escopo do seu projeto;
• Orçamento: muitas vezes, os negócios podem sofrer cortes de orçamento em seus projetos e os custos precisam ser repensados a fim de seguir com a viabilidade. Veja se precisa repensar o investimento de tempo e recursos. Além de tudo, a reavaliação do escopo é igualmente válida se os fundos para a realização forem aumentados;
• Recursos: qualquer modificação nos recursos atrelados a um projeto (sejam eles humanos ou de qualquer outra natureza), levará à revisão do escopo de tal projeto. Pois, precisará ser revisitada a questão de ajuste dos envolvidos, partes interessadas, atribuições e demais abordagens;
• Outros motivos: se for o caso, quais? Entenda com a máxima clareza e deixe tudo bem especificado.

Em paralelo, caso trabalhe em grupo, não se esqueça de repassar, adequadamente, os detalhes aos envolvidos – após coletar os novos requisitos do projeto. Quando mais engajados eles estiverem no propósito por trás de tal gerenciamento de mudança de escopo do projeto, mais positivos tendem a ser os resultados colhidos caso se decida aprovar tal pedido.

2. Avalie a mudança proposta e compreenda o seu impacto no projeto atual

Certos pedidos de alteração de escopo não serão aprovados e outros serão colocados como prioridade. Entretanto, como é que se define isto? É a avaliação cuidadosa que permitirá que os gestores de projetos analisem o impacto de tais requerimentos sobre o trabalho que já vem sendo efetuado.

Vale a pena pensar se será preciso:

• Contratar mais profissionais (quem sabe terceirizados para ajudar);
• Rever os prazos vigentes;
• Operar com funcionalidades que antes não estavam presentes;
• Mudar completamente alguns processos que já vigoravam.

Veja se a solicitação faz sentido consoante os resultados almejados e as prioridades estratégicas – tanto suas, quanto dos parceiros. Ainda assim, mesmo que você tenha as suas opiniões pessoais e não concorde com o proposto, coloque-se sempre na perspectiva do cliente. Afinal, é crucial satisfazê-lo. Isto ajudará, inclusive, a aumentar a confiança no trabalho prestado pela sua empresa, mostrando competência, valorização da experiência do consumidor e boas habilidades de análise – desde que isso não comprometa uma política vigente, lógico.

Além do mais, no seu gerenciamento de mudança de escopo do projeto, jamais deixe de considerar o quão urgente é tal modificação. Fazer uso de recursos como matrizes de prioridades pode contribuir a fim de avaliar quais tarefas e projetos devem ser feitos primeiro e como isso impacta a sua empresa do ponto de vista tático.

3. Obtenha a devida aprovação para as alterações no escopo

Só prossiga as etapas do gerenciamento de mudanças no escopo do projeto ao possuir as devidas aprovações para quaisquer pontos que sejam modificados – não importa o quão pequenos eles sejam. Sempre contate os seus superiores ou as partes interessadas executivas de modo a ter o aval para tal mudança.

Ao enviar a papelada, seja bem detalhista ao expor, exatamente, o que seria remodelado, os motivos para tal, os seus possíveis impactos (a curto, médio e longo prazo) e quaisquer outros elementos que sejam interessantes para a equipe de gerenciamento. Utilizar ciclos de aprovações automáticas pode servir para evitar perder tempo e outros recursos que poderiam ser melhor aproveitados.

Durante o processo, quanto antes você determinar os pontos de decisão, melhor será. Visto que tal conduta contribuirá no ato de prevenir os desentendimentos e desapontamentos uma vez que as mudanças venham, de fato, a ocorrer.

Aborde o seguinte:

• Há armadilhas que podem atrapalhar na aprovação de tais mudanças?
• Quais pontos devem ser analisados antes de solicitá-la?
• Quais níveis de autoridade estão relacionados com tal modificação? Ou seja, quem você deve contatar e envolver?

Paralelamente, evite a burocracia máxima para evitar que as pessoas-chave se afastem do seu processo, prejudicando o trabalho – no Brasil, sobretudo, o excesso de requisitos pode ser visto com maus olhos. Por fim, caso, por algum motivo, a aprovação não seja bem-sucedida, repasse os motivos ao solicitante e se prontifique a negociar mudanças no escopo do projeto de acordo com a necessidade.

4. Ainda que uma alteração de escopo não seja efetivada, registre todos os pedidos

Por vezes, os pedidos de mudanças em projetos podem não refletir em alterações de escopo propriamente ditas – ou não terem as devidas aprovações ao longo do ciclo de vida do projeto. Mesmo assim, documentar tais pontos pode te ajudar a se preparar para tomadas de ação futuras.

Processos como tais são úteis para considerar soluções menos abruptas, quer se esteja falando de custos, tempo ou disrupção geral. Assim, sempre que surgir um pedido, peça para que o cliente preencha determinado formulário – você pode, inclusive, manter um modelo pré-pronto na base de conhecimento da empresa – e vá registrando, com o passar do tempo, tudo o que foi abordado. As consultas periódicas em tais acervos para buscar pontos de melhoria também figuram como algo válido no seu processo de gerenciamento.

5. Implemente a mudança e realize o monitoramento frequente de escopo

Uma vez que você tenha conseguido negociar as mudanças no escopo do projeto, vá para a implementação prática. Dê a devida atenção caso a equipe tenha se dedicado anteriormente, tendo investido muito tempo e energia naquele projeto. Certifique-se de envolver o seu time uma vez que tais alvos estejam definidos, e deixar claro todos os motivos, garantindo o devido engajamento e motivação em prol do melhor de todos os que fazem parte daquele projeto.

Prossiga com as transformações, os ajustes ou as otimizações em rotinas e processos que forem requeridas, adaptando-se adequadamente aos novos parâmetros. E, depois, prossiga avaliando os resultados constantemente a fim de verificar se os pontos vigentes vêm sendo respeitados, os novos propósitos atingidos ou se há algo que precisa ser revisto. Como tudo muda rapidamente, estar em prontidão, reavaliando constantemente a realidade e agindo agilmente, tem todo o seu diferencial!

6. Use um software de gerenciamento de projetos de qualidade para administrar todos os estágios e o seu escopo

Uma das estratégias aliadas do gerenciamento de mudança de escopo do projeto consiste em usar um software adequado para gerir o seu projeto e todas as suas etapas. De fato, fica muito mais fácil seguir com o controle de mudanças de escopo quando se tem tudo devidamente reunido e organizado em apenas um lugar – com uma visão ampla sobre o que vem sendo trabalhado.

Além disso, se você busca o êxito no gerenciamento de mudança de escopo do projeto, então deve considerar a implementação de recursos gráficos para obtê-lo. Afinal de contas, deixar os dados mais palpáveis, com o apelo visual, pode agregar imensamente para a compreensão das necessidades e execução das alterações requeridas no projeto – com a eficiência máxima.

Com uma interface direcionada para tal, pode-se:

• Gerenciar as listas de tarefas, os custos e o calendário do projeto – em um único painel – prevenindo os problemas e otimizando os processos;
• Acompanhar o progresso do projeto, o controle de mudanças de escopo e emitir relatórios inteligentes e integrados, rapidamente;
• Usar os insights automáticos para seguir com uma tomada de decisão assertiva, orientada por dados reais;
• Seguir no controle do projeto a todo o momento!

Informe-se adequadamente sobre o trabalho e se prepare para monitorar as mudanças do projeto em tempo real – sem que as mudanças de escopo te surpreendam. Com o programa de gestão de projetos do Bitrix24, você consegue tudo isso e muito mais com o máximo de acessibilidade.

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