7 dicas básicas para melhorar seus processos de negócios

Sempre que você desenvolve um produto, cria uma fatura, entra em contato com fornecedores ou lida com clientes, você segue alguns passos. Esses passos são conhecidos como processos de negócios.

O gerenciamento de processos de negócios contribui diretamente para que a sua empresa funcione de forma mais eficiente. Por isso, melhorar esses processos é um objetivo em comum de todas as empresas.

Para ajudar você nessa jornada, separamos 7 dicas para melhorar seus processos de negócios.

Por que é importante melhorar os processos de negócios?

Em primeiro lugar, uma gestão de processos de negócios eficiente diminui a carga de trabalho da empresa e acelera a conclusão de tarefas. Por consequência, a entrega final de produtos e serviços também é acelerada, aumentando a satisfação geral dos clientes.

Além disso, negócios que negligenciam a otimização dos processos de negócios tendem a ficar para trás e perder sua posição no mercado para os seus competidores.

Afinal, em um nicho competitivo, as empresas sempre estão em busca de otimizar ainda mais os seus processos.

Essa melhoria pode ser tão simples quanto  automatizar o envio de faturas recorrentes ou criar um fluxo de etapas para a conclusão mais rápida de uma tarefa complexa.

7 passos para otimizar os processos da empresa

A otimização de processos de negócios é um processo por si só, ou seja, há várias etapas que você deve seguir para alcançar os melhores resultados. Por isso, decidimos dividir essas etapas em 7 passos conforme a lista a seguir:

1. Identifique o processo a ser melhorado

A primeira etapa para melhorar o gerenciamento de processos de negócio é justamente identificar exatamente o processo que você deseja melhorar. Isto é, defina o que você deseja melhorar.

Para isso, você deve usar informações que as pessoas que lidam com esse processo diariamente fornecem. Entrar em contato com essas pessoas é fundamental pois elas possuem informações indispensáveis para contribuir com a melhoria do processo.

Geralmente, a própria ideia de melhorar o processo vem justamente do feedback, observações ou reclamações das pessoas envolvidas com ele diariamente.

2. Mapeie o processo

Uma vez que você tenha em mente o que deseja melhorar, o segundo passo é mapear as etapas desse processo em detalhes. Nessa etapa, você deve explorar cada passo do processo e identificar as sub-etapas dentro de cada uma delas.

A forma mais fácil de mapear um processo é usar recursos visuais como gráficos de fluxos, diagramas de raias ou mapas mentais. Cada gráfico tem seus pontos positivos e negativos, e todos eles ajudam a visualizar de forma mais prática as etapas do processo.

Então, a maneira ideal de mapear um processo depende primariamente dos tipos de processos de negócios que você deseja melhorar.

3. Análise o processo em detalhes

Este é um dos passos mais importantes para a modelagem de processos de negócio mais eficientes. Afinal este é o momento da equipe encarregada de otimizar o processo de analisar o mapa criado e identificar oportunidades de melhorias.

Em outras palavras, você deve encontrar inconsistências na execução do processo que podem ser melhoradas. Por exemplo, identifique em qual parte do processo gasta-se mais recursos (humanos, financeiros, materiais etc...), qual demora mais tempo ou qual é o mais frustrante.

Algo importante de se ter em mente é que sempre há espaço para melhorias em qualquer etapa, mas às vezes uma melhoria substancial não vale a pena o esforço empregado para alcançá-la.

4. Reformule o processo

Uma vez que a análise do processo foi concluída, é provável que você tenha uma lista de problemas que afetam o sistema. Esta é a etapa onde a criatividade cumpre um papel fundamental.

Por isso, essa é uma tarefa para ser realizada por mais de um indivíduo, afinal, várias mentes pensam melhor que apenas uma. Além disso, diferentes membros do time podem trazer diferentes perspectivas de soluções mais elegantes e eficientes.

Após gerar uma lista de possíveis soluções, é importante filtrar as que valem a pena a implementação. Isto é, as que têm o melhor custo benefício para a empresa e que são mais simples de implementar.

5. Forneça recursos necessários para a melhoria do processo

Ao passo que o plano de reformulação já está pronto, o próximo passo é encontrar e alocar os recursos para a execução das melhorias. É por isso que ao chegar nesta etapa você já tenha filtrado todas as soluções que exigem mais recursos de que o que você está disposto a alocar.

Em muitos casos, algumas soluções requerem mudanças simples de metodologia. Por outro lado, algumas melhorias podem exigir recursos financeiros e humanos, infraestrutura, novos equipamentos de hardware e  alterações de software.

6. Comunique e implemente as mudanças

Ao chegar nesta etapa, antes de implementar as mudanças de uma vez, é indispensável que você mantenha os colaboradores informados da implementação do novo processo. Todos devem estar informados dos problemas e soluções por trás das melhorias propostas.

Afinal, durante a implementação, há uma grande possibilidade de que muitas coisas possam mudar internamente na empresa. Isto é, às vezes, é preciso realocar funcionários em outros departamentos, mudar o software e mesmo organizar sessões de treinamento.

A implementação de melhorias sem uma comunicação aberta e transparente com os funcionários pode gerar uma grande rejeição às mudanças.

7. Reavalie o processo

Por fim, mesmo que o novo processo tenha sido colocado em prática, não significa que acabou. Afinal, a melhoria de um processo é gradual e em muitos casos é necessário um certo período mínimo de tempo para a avaliar o resultados.

Apenas com o passar do tempo, você terá acesso a métricas detalhadas e mais precisas que você pode comparar com as do antigo processo para avaliar o sucesso das melhorias.

Esperar que as mudanças aconteçam instantaneamente pode ser um pouco frustrante ou mesmo fora da realidade. O processo de melhoria da gestão de processos de negócios é contínuo.