7 Dicas para Coordenar Agendas com Clientes com Eficiência

Conciliar as atividades gerais da empresa e a gestão eficiente de clientes é um desafio para muitos empreendedores. Definir quais ferramentas são mais úteis, ter uma agenda concisa e otimizar o tempo disponível são alguns dos fundamentos para tal, mas há vários aspectos importantes a serem considerados.

Além de ser necessário lidar com muitas demandas distintas, também é preciso alinhar diferentes aspectos, como clientes com fuso-horários distintos e o próprio cronograma interno da empresa. Tudo isso tem grande importância para ter eficiência na agenda da sua empresa.

Para auxiliar quem quer coordenar agendas com clientes da melhor forma, o texto abaixo traz 7 dicas aplicáveis em qualquer segmento. Desde instruções sobre estratégias de gerenciamento de calendário até como ser empático com o público, continue lendo para tudo isso e muito mais.

1. Tenha empatia com os clientes para lhes prestar o melhor atendimento possível

Imprevistos acontecem. Esse é um fato da vida, mesmo no meio empresarial. Por conta disso, mesmo clientes responsáveis e com uma boa relação com seu empreendimento podem ter problemas para se adaptar aos horários disponíveis ou até mesmo para cumprir com compromissos já agendados.

Assim, sua organização deve buscar entender as características de cada um. Por exemplo, empresas que atuam no segmento B2B precisam conhecer os horários de trabalho, departamentos responsáveis e até as ferramentas de comunicação utilizadas por sua clientela.

Na questão da empatia, outra prática necessária para a coordenação eficiente de tempo com clientes é ser receptivo às sugestões dadas. O cliente prefere que as reuniões sigam um ritmo específico? Ou sugeriram intervalos a cada hora? Se as mudanças não atrapalharem o objetivo do evento, implementá-las causará uma ótima impressão.

Auxiliar colaboradores de outros projetos que não tenham tanta experiência também pode facilitar que as reuniões ocorram sem obstáculos. Isso inclui compartilhar documentos ou materiais que serão utilizados durante a conversa, instruir acerca das ferramentas ou organizar uma pauta com assuntos que interessem a ambos os lados.

2. Envie uma pesquisa para determinar o melhor horário para a reunião

Reuniões com poucas pessoas envolvidas podem ser organizadas e feitas em grandes dificuldades. O verdadeiro desafio surge ao precisar conectar indivíduos em diferentes fuso-horários, ou que trabalham em turnos opostos. Em alguns casos, até questões culturais podem impactar na escolha do melhor horário, dia ou formato para o evento.

Para evitar desperdício de tempo ou recursos, uma pesquisa pode definir todos os detalhes através da decisão mais favorável à maioria. As opções mais escolhidas serão as mais adequadas para a maioria, com as alternativas restantes podendo ser consideradas conforme o desempenho de cada uma.

Apenas fique atento ao tempo necessário para que essa estratégia funcione. Como todos os envolvidos terão que indicar datas ou horários entre os disponíveis, pode demorar até que cada um opine.

Outra questão que demanda atenção é que nem sempre será possível obter um resultado sólido. Caso não seja possível chegar a um consenso, os dados obtidos podem ser utilizados para marcar mais de uma reunião ou conversas individuais com as partes que não consigam comparecer no momento escolhido.

3. Use calendários compartilhados para coordenar agendas com clientes eficientemente

Conflito de horários é um grande problema ao agendar reuniões com seus clientes, já que cada parte possui compromissos e responsabilidades próprias. Isso torna desafiador tanto definir uma faixa de tempo inicial, como manter o que foi acordado anteriormente.

Nesse sentido, usar uma ferramenta que dê acesso ao mesmo cronograma tanto para sua equipe, quanto para a equipe do seu cliente, terá um resultado benéfico. Com isso, ambos podem ter noção de quando os eventos vão ocorrer e visualizar qualquer mudança feita em tempo real.

O Bitrix24 possui esta função. Na verdade, o sistema para coordenar agendas com clientes permite não apenas criar e compartilhar agendas, mas conferir calendários passados entre as mesmas partes e outras informações disponíveis para todos.

Na verdade, o Bitrix24 integra até mesmo ferramentas de comunicação diretamente com a agenda. Quer saber o que foi dito numa reunião específica? A gravação pode ficar disponível para consultas futuras, auxiliando nas melhores práticas em agendamento com clientes.

4. Ofereça a possibilidade de realizar a reunião remotamente

O tempo e os recursos gastos com transportes são outros fatores que complicam o planejamento de reuniões com clientes presenciais entre duas equipes. Mesmo que estejam na mesma cidade, ainda precisarão se comprometer além da faixa de horário definida para o evento, já que será preciso passar por etapas como recepção, despedidas e tudo mais.

Com uma reunião virtual, esses desafios deixam de existir. Mesmo que cada um dos participantes estejam em países distintos, ainda será possível conectar todos simultaneamente utilizando apenas um computador, ou celular, a internet e um sistema de videoconferência.

Além disso, o ambiente virtual dá muitas outras possibilidades para a coordenar agendas com clientes. Em vez de precisar imprimir e organizar cada material, basta compartilhar em segundos com os colaboradores envolvidos. O mesmo vale para anotações, gravações e outros procedimentos que costumam ser necessários para tirar total proveito.

Adicionalmente, é vital escolher um software de agendamento para clientes eficiente para suas reuniões. Ela deve oferecer conexão estável, boa imagem e som, flexibilidade para vários participantes e funções extras. Compartilhamento de arquivos, modificações no fundo do vídeo e recursos para controle por parte dos organizadores costumam estar presentes nas melhores opções do segmento.

5. Aplique o bloqueio de tempo para evitar sobreposições ao coordenar agendas com clientes

Como já mencionado, muitos gestores encontram dificuldades para a sincronização de agendas com clientes nos horários de cada participante, principalmente quando imprevistos ou novas demandas surgem. Por conta disso, muitas vezes surgem conflitos de agendamento ao coordenar agendas com clientes, com dois eventos marcados para um mesmo momento.

Entretanto, uma ferramenta como a disponível no Bitrix24 previne que problemas como esse surjam, já que possibilitam impedir novos agendamentos após uma reunião ser incluída no cronograma.

Isso também será útil nas esferas pessoais. Por exemplo, talvez um colaborador não possa participar de uma reunião por outros compromissos ou por não estar em seu horário de trabalho durante aquele período. Usar um sistema que informe quanto a isso evitará que algum evento com sua presença seja agendado durante tais períodos.

Há apenas um detalhe a ser considerado para entender como coordenar com clientes: para que esse tipo de recurso seja utilizado com bons resultados, é preciso informar cada evento e horário disponível. Ele não saberá que determinado dia ou colaborador já está comprometido se tal informação não estiver inserida no sistema.

6. Certifique-se de que todas as suas ferramentas possam se integrar para coordenar agendas com clientes

A gestão de reuniões e compromissos se tornará muito mais prática para quem implementa soluções digitais em seu empreendimento. Essas ferramentas permitem ter total controle da sua agenda, integrando bancos de dados, eventos de diferentes membros da equipe e mais.

O resultado será uma experiência muito mais prática e eficiente, tendo acesso a todas as informações necessárias para agendar reuniões numa mesma interface. Sobre os recursos disponíveis, um sistema como o disponibilizado pelo Bitrix24 permite ter acesso a algumas ferramentas específicas bem úteis, tais como:

• Lista de tarefas e interdependências: é possível acompanhar a disponibilidade de cada colaborador da sua equipe, antes de agendar algum evento em determinada data. Também pode ser utilizada para acompanhar tarefas de forma geral;

• Gerenciamento do tempo e calendários: permite criar mais que um calendário com diferentes participantes e atribuições, integrado com funções para acompanhar o tempo disponível;

• Quadros Kanban: oferece uma interface visual para que os gestores e colaboradores tenham total controle de tarefas futuras, o que inclui possíveis reuniões e eventos agendados;

• Automação das tarefas recorrentes: o sistema de automação pode ser utilizado inclusive para coordenar agendas com clientes com eficiência.

Todas essas funcionalidades desempenham um papel crucial na otimização e simplificação dos processos necessários. É importante destacar que elas são benéficas para variados segmentos empresariais.

Independentemente do tamanho da equipe ou da amplitude do público-alvo do seu negócio, oferecer um sistema de agendamento completamente online e estruturado traz vantagens significativas. Além disso, a consolidação das ferramentas em uma única plataforma facilita a coordenação de agendas com clientes de forma eficaz, mesmo com limitações de pessoal ou tempo.

7. Não se esqueça do acompanhamento posterior com os clientes após agendar a reunião

Entre o agendamento e a realização da reunião, muitos acontecimentos podem impactar a disponibilidade de cada parte ou até mesmo os assuntos que serão abordados. Por conta disso, após agendar um evento com seus clientes, prossiga acompanhando para notar se tudo acontecerá conforme o planejado.

Em primeiro lugar, é preciso assegurar a presença de todos. Como já dito anteriormente, algumas ferramentas de gestão de agenda podem auxiliar ao notificar todos os envolvidos automaticamente, sem que e-mails ou mensagens precisem ser enviados individualmente. Após as notificações serem enviadas, atente-se a respostas recebidas, sejam elas confirmações de presença ou informes acerca de problemas para a realização da reunião.

Em adição a isso, ajuste o planejamento conforme o contexto se modifica. Por exemplo, talvez um dos problemas que seriam abordados não mais exista ou tenha se desenrolado em um ponto totalmente distinto para quem vai coordenar agendas com clientes.

Ou, no caso dos horários e datas, o momento previsto inicialmente não se mostra favorável para sua equipe ou para o cliente. Não tenha receio de modificar detalhes como esses, mas sempre informando e se alinhando com todas as outras partes.

Sobre a notificação, ela deve ser feita apenas para lembrar ao cliente de que aquele evento se aproxima. Ou seja, é interessante utilizar um tom amistoso e convidativo, além de expressar cada detalhe claramente.

Como coordenar agendas com clientes de forma eficiente aumenta sua satisfação

Utilizar serviços ou produtos de uma empresa responsável e eficiente na sincronização de agendas com clientes é sempre satisfatório. Ter os horários cumpridos corretamente, ajustar eventos conforme as particularidades de cada um e outros aspectos fazem da coordenação de agendas com clientes algo benéfico quando bem feito.

Claro, há muitos obstáculos para atingir a eficiência em marcar reuniões. Desde as ferramentas utilizadas até a abordagem para imprevistos são definidores da experiência que cada parte terá. Por isso, é preciso ter um sistema realmente confiável a seu dispor, sendo exatamente isso que o Bitrix24 oferece a quem deseja coordenar agendas com clientes. Com ela, será possível:

• Ter um calendário interativo e compartilhável, acessível para os colaboradores e clientes;

• Integração com CRM e outras ferramentas utilizadas pela sua organização, numa mesma plataforma;

• Gráficos de ausência, sinalizando a disponibilidade de cada membro da equipe, com informações sobre férias, licenças, outros agendamentos, etc.;

• Ferramenta para criar reuniões e briefs, com lembretes conforme o evento se aproxima;

• Sistema para comunicação em tempo real via mensagens ou streaming, com possibilidade de múltiplas participações;

• Registro de reuniões e tarefas passadas, permitindo a consulta de forma organizada sempre que necessário.

Perguntas frequentes

Quais são as melhores ferramentas para sincronizar agendas com clientes?

As melhores ferramentas para sincronizar agendas com clientes são aquelas que permitem acompanhar e gerir todo o cronograma da empresa. Por exemplo, sistemas com ferramentas integradas para marcar reuniões, notificando tanto os colaboradores, como os clientes que participarão.

Como gerenciar efetivamente agendas sobrepostas com múltiplos clientes?

Para gerenciar efetivamente agendas sobrepostas com múltiplos clientes, é preciso ter um sistema confiável e sólido para registrar cada compromisso futuro, receber avisos conforme a data se aproxima e ter diferentes opções de personalização.

Quais estratégias podem ser usadas para lidar com mudanças de última hora em reuniões com clientes?

As estratégias que podem ser usadas para lidar com mudanças de última hora em reuniões com clientes são:

• Registre as mudanças;

• Disponibilize alternativas para a reunião acontecer, como canais digitais;

• Antecipe a abordagem da sua organização para mudanças em agendamentos;

• Apresente outras opções de datas ou formas mais práticas de discutir cada tópico;

• Otimize a pauta para abordar os assuntos mais relevantes;

• Informe assim que possível sobre novas datas ou horários.

Como compartilhar agendas com clientes?

Para compartilhar agendas com clientes, é necessário utilizar ferramentas com esta função específica. Elas permitem consultar agendamentos atuais e passados, além de darem acesso a cada modificação em tempo real.

Como evitar conflitos ao agendar reuniões com clientes?

Para evitar conflitos ao agendar reuniões com clientes, é importante buscar horários e dicas que permitam que todos estejam presentes. Para isso, é possível utilizar pesquisas divulgadas entre os participantes, além de sistemas para coordenar agendas com clientes virtualmente.