Saber como gerenciar prazos de projetos pode ser um desafio e tanto. Principalmente quando se se trabalha com várias atividades simultâneas ou com projetos grandes e complexos. Para minimizar essa problemática, criamos este guia repleto de dicas e insights para que você saiba como organizar um cronograma de projeto e para que a sua equipe não perca mais nenhum prazo! Tudo baseado no imponente PMBOK e em experiências reais. Vamos lá?
O gerenciamento de prazos e o PMBOK
Se você já estudou pelo menos um pouquinho sobre gestão de projetos, já deve ter ouvido falar sobre o Project Management Body of Knowledge – o PMBOK. No entanto, caso não faça nem ideia do que se trata, não há com o que se preocupar.
Basicamente, o PMBOK funciona como um guia para padronizar ferramentas, técnicas e processos que levam a um gerenciamento de projetos exímio. E pode ser utilizado como material de apoio por todos os profissionais que lidam com a área.
Segundo tal guia, a gestão de prazos contempla os “processos que permitem cumprir com as tarefas de um projeto dentro do prazo definido”. O que acaba interferindo, de forma drástica, no sucesso das atividades e do projeto como um todo.
Ao longo do PMBOK, encontramos elementos essenciais para o gerenciamento de prazo do projeto e, por isso, todas as dicas que elaboramos ao longo deste artigo seguem as recomendações do guia mais influente da área (e da nossa própria experiência com a gestão de projetos, claro). Acompanhe a seguir!
Dicas valiosas de como gerenciar prazos de projetos
Prazos: há quem os leve muito a sério, há quem os ignore com facilidade. Mas em gestão de projetos, segui-los é crucial. Afinal de contas, os projetos demandam de um processo de gestão constante para garantir uma entrega final dentro do prazo – seguindo com os princípios e tarefas desejados.
Para realizar tudo em tempo hábil, com a devida qualidade, e o máximo de controle, saiba como gerenciar prazos de projetos e ter sucesso com a execução seguindo as nossas dicas:
1. Antes de tudo, crie um cronograma para o seu projeto
O primeiro passo ao saber como gerenciar prazos de projetos é, de fato, criá-los. Antes que você inicie o processo de gestão em si, precisará definir um calendário para cumprir com cada uma das etapas.
Lembre-se que, para que isso seja feito da melhor forma possível, o cronograma deve ser atrelado ao escopo do seu projeto – e, na verdade, todas as fases seguintes devem. Se você não se lembra, o escopo é aquele documento que define os objetivos, tarefas, entregáveis, custos e, lógico, os prazos.
Por isso, pense sobre os estágios do seu projeto e defina prazos razoáveis para cumprir com cada um deles. Ainda, de preferência, adote sempre coeficientes de segurança para ter o gerenciamento de riscos ideal caso algum imprevisto venha a acontecer.
2. Defina as atividades para cada uma das etapas
Definiu o cronograma para as etapas gerais? Agora, seja mais preciso e liste, detalhadamente, as tarefas que deverão ser cumpridas em cada estágio. Mas reserve um tempo com calma para fazê-lo, afinal, o êxito do seu projeto dependerá absurdamente disso.
Somente a partir da lista de tarefas você será capaz de organizar os custos, atribuir os responsáveis e ter uma visão clara de como dividi-las para cumprir com o cronograma estipulado. Portanto, jamais menospreze a importância desta etapa!
Como resultado deste processo, você deverá obter algumas listas, incluindo: de atividades essenciais, ou seus próprios atributos e cada um dos marcos para cumpri-los. Sem esquecer de cada um dos seus prazos, claro!
Lembre-se que a divisão de projetos maiores em pequenos marcos facilitará o trabalho e somará benefícios – tanto de organização quanto de qualidade – para todas as partes.
3. Crie uma sequência, pense nas prioridades e atribua as tarefas
Seguindo as dicas 1 e 2, você já tem um cronograma e a lista de atividades que precisam ser executadas, certo? Agora, defina uma sequência para a realização das tarefas. E, não se esqueça: tudo isso deve ser programado de acordo com as prioridades do trabalho.
Ao sequenciar as atividades, o ideal é que você tenha um verdadeiro diagrama com possíveis interações. Sabendo, exatamente, as tarefas que devem ser executadas antes, o que é (de fato) prioritário, e o que pode vir a interferir em cada um dos estágios. A partir das inter-relações.
Uma vez definido tudo isso, é só atribuir os colaboradores responsáveis para começar o trabalho em si. E daí, partimos para o controle de toda a situação!
4. Para facilitar o controle (e a sua vida), gerencie tarefas e projetos on-line
Você deve ter percebido que as nossas três primeiras dicas de como gerenciar prazos de projetos foram bastante direcionadas para a organização do processo de gestão, certo? O gestor precisou se preocupar em definir um calendário, atribuir tarefas, focar nas prioridades e criar uma sequência lógica, junto à sua devida atribuição para os funcionários.
Agora que o trabalho estará em pleno vigor, é o momento de controlar rigorosamente a gestão de tarefas em si. E aqui, a nossa dica é utilizar um software on-line para o gerenciamento de projetos.
No Bitrix24, por exemplo, você pode direcionar os marcos para os funcionários desejados, se concentrar nas prioridades com os contadores de tarefas, acompanhar o progresso em um quadro Kanban, gerenciar a carga horária do projeto, ter listas completas de verificação e automatizar todas as tarefas.
Ter tudo isso na palma da mão, até pelo celular, facilita a rotina dos líderes de grupo e gestores de projetos – permitindo acompanhar o calendário, mensurar a qualidade e garantir que tudo está sendo cumprido conforme o desejado.
5. Esteja pronto para responder às mudanças prontamente
Uma coisa é certa: você pode até ter pensado no cronograma do seu projeto e na divisão das tarefas nos mínimos detalhes. Mas muitas coisas podem acontecer até que tudo seja completado da forma sonhada e dentro do prazo.
Ao cuidar do gerenciamento de múltiplos objetivos de projetos e prazos, tenha em mente que tudo é mutável. E que você precisa estar pronto para agir com prontidão e se adaptar conforme as necessidades.
Neste caso, é uma dica e tanto abordar metodologias ágeis em sua gestão de projetos. Assim, não importa o que aconteça, você estará pronto para lidar com novidades ou instabilidades – impedindo o fracasso.
Considere fazer uso de abordagens como o quadro Scrum para otimizar a rotina de trabalho, ter um fluxo de projetos mais ágil e facilitar o trabalho da equipe. Por sorte, você pode fazer tudo isso on-line, até via Bitrix24!
6. Conscientize a equipe, envolva-a e promova as ferramentas ideais para que ela possa trabalhar
De nada adianta ter tudo planejado se os envolvidos nas tarefas não cumprirem com o planejado. Perder prazos vai muito além de ter problemas com uma entrega, já que isso compromete toda a estrutura do time. Sobretudo se esse funcionário, em especial, tem papéis em múltiplas tarefas e projetos.
A conscientização deve ser um elemento chave da sua abordagem, jamais deixando de incluir todas as ferramentas que o colaborador precisa para se manter atento ao projeto. O envolvimento será um diferencial e tanto – e você precisa estimulá-lo como puder!
Novamente, o uso de uma plataforma de gestão de projetos como o Bitrix24 pode te ajudar. Já que, além de coordenar as tarefas em si, os colegas se mantêm conectados e munidos de muitos recursos colaborativos.
7. Jamais deixe de gerenciar os recursos com antecedência
Embora seja listada como a nossa última dica deste artigo, gerenciar os recursos deve ser uma das suas prioridades. E isso inclui não apenas recursos físicos ou monetários – como o próprio pessoal (o seu RH).
Imagine que você tem um prazo importante para cumprir, mas todos os seus colaboradores já estão trabalhando em outras atividades (requisitadas por outro gerente de projetos). A falta de pessoal e de planejamento de recursos trará estresse e consequências muito sérias para o prazo do projeto.
Por isso, a gestão de recursos de todos os tipos – incluindo os humanos – entram para a sua lista o quanto antes possível ao aprender como gerenciar prazos de projetos.
E o que fazer depois de saber como gerenciar prazos de projetos?
Munido de tais dicas, aproveite para colocá-las em prática! Você, sua equipe, o projeto e a companhia como um todo só têm a ganhar. E, recorde: contar com ferramentas voltadas para o gerenciamento de tempo e tarefas em projetos irá (e muito) te ajudar! Mais uma vez, recomendamos que experimente o Bitrix24 quando for colocar tudo isso em prática. Comece com a versão grátis já!
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