7 elementos-chave para uma comunicação interna eficaz no trabalho

Será que emitir comunicados via e-mail e esperar que os colaboradores adotem as melhores práticas – e estejam plenamente informados a partir de tal conteúdo – figura entre as melhores condutas nos dias atuais? Uma intranet seria melhor aproveitada? Ou, afinal, qual é o devido segredo para uma comunicação interna eficaz?
A comunicação interna em uma organização nunca precisou ser tão pensada como presentemente. Mas, por sorte, existem alguns elementos fundamentais que podem guiar as empresas no momento de traçar o melhor plano comunicativo junto ao seu time. Confira aqui neste artigo quais são os principais pontos-chave e se prepare para melhorar a rotina e vencer a concorrência já!

Como ter uma comunicação interna eficaz na sua empresa? 7 ações que te farão atingir o sucesso!

Você sabe o porquê a comunicação interna é importante? A comunicação interna é o que permite direcionar, transformar e compartilhar as estratégias necessárias para atingir os objetivos corporativos.

Quando bem estruturada, ela promove o envolvimento dos colaboradores junto ao propósito da empresa, permite a partilha de decisões e garante a compreensão do papel que cada um desempenha. Está intimamente relacionada com a experiência geral do funcionário, a operação diária da empresa e a realização de um trabalho em equipe bem-sucedido.

Para saber como implementá-la eficientemente, acompanhe abaixo as dicas compartilhadas por especialistas e saiba como elaborar uma estratégia de comunicação interna que funciona de verdade!

1. Conscientizar os colaboradores sobre a importância de uma comunicação interna eficaz

O primeiro elemento-chave para garantir uma comunicação interna eficaz em sua organização é conscientizar os funcionários sobre a importância das suas abordagens. Afinal: o que é a comunicação interna e por que ela é vantajosa para o progresso e o pessoal da sua organização? Por que eles devem acompanhar, por exemplo, os comunicados dos seus superiores – ou até mesmo de departamentos parceiros?

Deixe claro para os seus funcionários que uma comunicação interna eficaz:

• Melhora a sua experiência na companhia;
• Direciona adequadamente a equipe;
• Aumenta a produtividade conjunta e individual;
• Promove um fluxo de informação consistente;
• Dá suporte para a mudança, caso haja a necessidade de se adaptar em meio às instabilidades de mercado, por exemplo.

Se possível, vá além do simples discurso e mostre, na prática, cases de sucesso de outros negócios, evidenciando a importância da comunicação interna para o sucesso da sua empresa e dos indivíduos que fazem parte da sua rotina corporativa. Muitas vezes, a falta de ciência é que o leva ao desinteresse do empregado. Vença-a!

2. Elaborar uma política de comunicação interna, para que todos saibam como proceder

Uma vez que os empregados tenham compreendido o quanto a comunicação interna importa na sua companhia, mostre a estratégia de comunicação interna que será adotada, por quais canais os funcionários podem se comunicar e compartilhar a informação e quais são as melhores maneiras de fazê-lo – bem como os horários, caso eles atuem em regime de trabalho remoto e com cronogramas flexíveis, por exemplo.

Além de citar os canais ou programas que serão utilizados para o processo comunicativo, dê o suporte ideal para que a prática saia como o planejado. Como eles poderiam se comunicar mais eficientemente com os colegas? Talvez demonstrando mais empatia? Prezando pela clareza no discurso? Há algum ponto relevante a ser observado?

Acompanhe o processo e compartilhe um documento na base de conhecimento da sua organização para que todos possam consultá-lo a qualquer momento. Assim, haverá mais facilidade para que os indivíduos sigam as orientações estabelecidas a partir de tal política.

3. Garantir o engajamento suficiente na comunicação interna de uma organização

Para que os comunicadores de uma empresa vislumbrem sucesso em suas estratégias, eles precisam se certificar de que as informações compartilhadas com todos e os canais utilizados para tal estejam gerando o devido engajamento. E que todas as abordagens do negócio, por exemplo, estejam conversando efetivamente com o seu alvo – que são os funcionários, neste caso.

Pense sobre o seguinte: 

• Será que os colaboradores leem mesmo as comunicações internas – como os e-mails da empresa?
• Será que o formato em que os conteúdos são compartilhados faz sentido para si?
• E, afinal, eles sabem mesmo onde encontrar todas as informações relevantes da empresa?

Pense que o que funciona bem para você pode não se adequar às preferências dos membros da sua equipe – e tudo isso precisa entrar em pauta ao cogitar sobre a melhor forma de prover a devida comunicação interna dos funcionários. Esforce-se para conhecer o seu time, segmentar o seu público e as mensagens e promover uma comunicação constante e proativa.

4. Adotar um aplicativo para a comunicação em equipe e para compartilhar publicações e comunicados com o pessoal

Uma maneira incrível de estimular uma comunicação interna eficaz no seu negócio é trabalhar com um aplicativo que permita tanto a troca de mensagens e ideias entre os colaboradores (os colegas em si), quanto entre eles e a organização, no geral.

A partir de pesquisas, concluiu-se que grande parte dos membros de uma equipe nem sequer checam constantemente os e-mails que recebem da sua empresa. Muitos até fogem de notificações como tais, sabia? Ainda, olhar o mural de recados físico em uma era tão tecnológica pode ser coisa do passado.

Então, qual seria uma maneira acessível de alcançá-los? Há algum segredo para tentar instigar conexões de valor? Sem dúvidas, através de um programa moderno, que funcionasse via aplicativo e estivesse disponível de forma prática – até mesmo pelo seu celular, isso seria muito mais viável. E é o que vem sendo visto, atualmente, junto à nova rotina de muitas empresas nacionais e estrangeiras.

Neste caso, tem-se como exemplo o Bitrix24, que é o software de comunicação interna para empresas que vem revolucionando o mercado. Através dele, você não apenas estabelece canais para que os colaboradores conversem, como também tem acesso a uma rede social interna repleta de recursos – como reações, postagens, enquetes e mais. Por isso, considerando todas as vantagens, já é um elemento-chave ter um aporte como este junto ao seu time.

Usar a tecnologia certa é a resposta para poder reduzir o seu tempo tendo que programar e-mails, postagens corporativas, ou o envio de mensagens, para se dedicar mais às estratégias que realmente farão a diferença no dia a dia dos seus funcionários. Graças à automatização encontrada em plataformas como o Bitrix24, isso já é uma realidade, então aproveite ao seu favor!

5. Adaptar o tom de voz dos processos comunicativos

Dada a importância da comunicação interna, cada mínima ação que esteja relacionada com isso deve ser criticamente pensada. E um dos pontos que entram para tal análise é o tom de voz adotado. Será que a forma com que você se comunica com os colaboradores – tendo em vista o discurso – é a mais recomendada? Não há formas de se engajar melhor com o pessoal, considerando a sua faixa etária, os seus valores e até mesmo a sua escolaridade?

Para uma comunicação interna eficaz, os departamentos responsáveis devem ser cuidadosos com o tom de voz empregado nos processos internos. Ainda que o tom conversacional profissional deva ser mantido, sempre há maneiras melhores de estabelecer uma sintonia com o seu alvo, não é? Pois, assim como há tal preocupação envolvendo os clientes, tenha a mesma abordagem em mente ao pensar sobre os funcionários – adotando um tom de voz próximo, customizando a interação com cada membro e pensando nas suas peculiaridades.

6. Ser transparente em todo e qualquer comunicado

Como comunicador interno, é o seu objetivo compartilhar a informação com o pessoal. Mas, independentemente da situação, a clareza e a transparência sempre devem ser colocadas em primeiro lugar, visto que uma comunicação interna eficaz depende de tais fatores.

Você pode até agradar, momentaneamente, os funcionários, por dizer aquilo que eles querem ouvir em tal hora. No entanto, só irá conquistar a sua confiança e nutrir um relacionamento positivo a longo prazo se for honesto – e isso sempre deve entrar como prioridade ao cogitar como estabelecer uma comunicação interna eficaz.

Sejam quais forem os comunicados a serem compartilhados, preze pela transparência e mostre o seu compromisso com a verdade junto aos funcionários. Certamente, ao longo do tempo, eles se mostrarão muito mais receptivos ao seu contato, tendo a tendência a retribuir tal fato. Em todo o caso, a transparência é o segredo e os líderes devem garantir que ela seja indispensável!

7. Mensurar o progresso do seu plano de comunicação interna

Uma organização pode até ter um plano de comunicação interna impecável. No entanto, é o acompanhamento constante que irá garantir que os esforços estão gerando os resultados almejados.

Constantemente, cheque as suas abordagens e veja se elas vão de encontro às atuais preferências e necessidades dos colaboradores. Diante dos cenários extremamente voláteis, pode ser que a ênfase da sua comunicação tenha que mudar drasticamente, até mesmo de uma hora para a outra – e não há problema algum nisso.

O importante é que os responsáveis pela comunicação de uma empresa fiquem atentos às demandas e possam se adaptar ao acompanharem métricas e KPIs de interesse, visando sempre proporcionar uma fonte de informação mais rica e o devido engajamento com os funcionários.

Após escolher os melhores canais para as suas tratativas, lembre-se de estipular as métricas que podem ser medidas individualmente – porque nem tudo poderá ser checado em todos os locais. Assim, pensar ponto a ponto te ajudará a ter ainda mais sucesso em tal ênfase, sendo crucial de se considerar.

Entrelace uma boa comunicação interna na cultura empresarial do seu negócio

Existem vários motivos que explicam o porquê a comunicação interna é importante, e você poderá desfrutar de muitos destes benefícios se colocar as estratégias-chave mencionadas neste artigo em prática.

Em todo caso, lembre-se sempre de adaptá-las de acordo com a realidade da sua empresa, pensando nos canais comunicativos preferenciais do seu pessoal, no tom de voz que faz mais sentido para si e nos demais detalhes imprescindíveis que garantirão o seu engajamento. Só não esqueça de que algumas coisas nunca mudam: como a necessidade de ser transparente e de colocar o seu pessoal como primordial!

Quando as companhias colocam tais pontos em vigor, incorporando junto à sua cultura organizacional, os benefícios são sentidos a longo prazo. Tendo isso em mente, não perca mais tempo: alavanque a comunicação da sua equipe interna hoje mesmo e vá além, contando com o Bitrix24 para te apoiar!

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