7 etapas para encontrar as melhores ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho

Que líder ou gestor nunca sonhou em ver o trabalho fluindo sem interrupções? Graças a ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho, é possível coordenar atividades de equipes inteiras, adicionando fluidez para os processos diários.

Para que a procura pelo software ideal não seja uma tortura, reunimos 7 passos que podem ajudar a encontrar a melhor interface para gerenciar o fluxo de trabalho. Acompanhe já!

Mas por que é importante gerenciar o fluxo de trabalho?

Adotar um fluxo de trabalho (ou workflow) para a gestão de equipes é uma ação cada vez mais valorizada. Sua importância está exatamente na execução otimizada de processos. Isso porque o gerenciamento de fluxo de trabalho consiste em uma sequência de passos para otimizar as atividades e automatizar o trabalho.

Coordenar as tarefas que precisam ser executadas leva ao melhor aproveitamento do tempo, aumento da produtividade e índice ainda mais satisfatório de resultados. E, por sorte, todos os benefícios são facilmente alcançados com uma boa aplicação em um software de qualidade.

A seguir, saiba quais etapas te ajudarão a encontrar a melhor solução para aplicar e administrar os fluxos de trabalho.

Como escolher a melhor interface de gerenciamento de fluxo de trabalho?

A relevância do workflow é indiscutível. Mas encontrar a ferramenta tecnológica ideal é parte importante para alcançar excelentes resultados. Siga os passos para realizar sua busca com maior assertividade:

1. Antes de começar a procurar: certifique-se de definir suas prioridades 

De nada adianta sair procurando por um software para gerenciamento de fluxo de trabalho se o gestor não parar para pensar nas necessidades da empresa. Afinal: o que é indispensável para coordenar o trabalho do seu time?

A primeira etapa para ter sucesso com a escolha é listar as funções que o negócio precisará ter acesso para administrar e otimizar seu workflow. Tentar realizar o “match perfeito” entre o que o software oferece e o que o seu time precisa tem que ser uma das grandes prioridades. 

2. Só aprofunde a pesquisa se tiver certeza de que é uma interface segura 

Segurança é requisito primordial em todas as áreas de nossas vidas. E ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho, não é diferente. Sobretudo se considerarmos que várias informações empresariais e contatos importantes podem estar sendo trocados a todo momento.

Por isso, uma etapa crucial da busca é só ter a intenção de lidar com ferramentas seguras o suficiente. Mas, afinal, como saber que se trata de um software confiável? Além de recomendações on-line, procure saber se a plataforma inclui acessos autenticados, conexão segura SSL e armazenamentos com proteção máxima.

3. Analise os recursos oferecidos pelas plataformas de interesse

Uma ótima maneira de saber se uma ferramenta de workflow é bastante completa é olhar para os recursos disponíveis. De maneira geral, grandes sistemas tendem a agregar outras funções, que permitem administrar o negócio a partir de diferentes ênfases presentes em um time.

Para facilitar a compreensão, pense no seguinte: como uma empresa pode atingir sucesso no gerenciamento de fluxo de trabalho se não envolver todos os departamentos responsáveis? Pelo requerimento de diferentes funcionalidades, várias funções serão bem-vindas.

Também é importante se atentar para o gerenciamento eletrônico de documentos no fluxo de trabalho. O motivo? É que para atingir o melhor resultado possível, o time deve coordenar o fluxo de trabalho com a gestão de documentos integrada.

 4. Veja se as ferramentas são usuais

Nem todos os softwares disponíveis no mercado são usuais o suficiente para serem utilizados por quaisquer membros de um time. E quando falamos sobre gerenciar o fluxo de trabalho, é importante que todos possam acessar informações com extrema facilidade.

Então, uma etapa importantíssima é avaliar a usabilidade da plataforma para com os membros-alvo. Caso queira expandir o acesso para terceiros – incluindo fornecedores, por exemplo – adicione mais fluidez ao processo selecionando um software completo, mas que também seja o mais usual possível.

5. Compare os planos oferecidos

Cada solução tecnológica visa atender da melhor forma os seus clientes. Portanto, é comum encontrar vários tipos de planos disponíveis dentro de um único software para gestão de workflow. No momento da decisão, compare o que está sendo oferecido por cada aplicativo.

Alguns detalhes que merecem atenção especial incluem:

· O tamanho do armazenamento disponível para documentos;

· A quantidade de membros do time que podem ser incluídos;

· Tipo de acessos disponíveis;

· E, claro, as funcionalidades que estão sendo oferecidas. 

Certifique-se de avaliar ponto a ponto antes de implementar qualquer interface na sua empresa. Já pensou como pode ser desagradável treinar o time todo e o plano contratado possuir limitações que não correspondem ao que você necessita? Pense em cada detalhe e realize uma boa pesquisa comparativa. 

6. Procure recomendações de outros usuários

Com a chuva de informações disponíveis na internet, as estrelinhas e avaliações reais ganham notoriedade. Por isso, procure saber o que outros clientes acham da sua experiência com a plataforma candidata.

Contar com uma prova social pode ajudar na tomada de decisão, além de atentar para detalhes que você sequer tinha pensado. Embora nem sempre a aplicação seja a mesma do seu nicho ou negócio, avaliações gerais são bem-vindas e devem ser ponderadas.

7. Teste antes de implementar a interface

Como o objetivo principal é executar o gerenciamento de processos de negócio no fluxo de trabalho, é necessário que os funcionários tenham facilidade para lidar com a plataforma selecionada. Portanto, antes de despender esforços para implementar um sistema, é recomendado realizar um teste para ver se há adaptabilidade.

Só será possível garantir que se está lidando com as melhores ferramentas para gerenciamento de fluxo de trabalho quando os processos são aplicados na prática. Em vez de realizar a experiência com a equipe toda, selecione alguns membros relevantes para testá-la.

Opção de software de gerenciamento de fluxo de trabalho

Com um bom gerenciamento de fluxo de trabalho, sua equipe pode trabalhar de forma mais eficiente – além de interagir com transparência e entregar resultados de maior qualidade.

Uma ótima maneira de explorar todos os benefícios de um workflow eficiente é aproveitar todas as funcionalidades do Bitrix24.

A plataforma é referência para ajudar na gestão de negócios, independente da área de atuação. E o melhor de tudo: além de gerenciar o fluxo de trabalho, empresas também podem comandar o CRM, sites e contatos num só lugar.  Saiba mais!