Estimular o uso de ferramentas colaborativas só agrega benefícios para a rotina de trabalho. O fluxo de atividades é melhorado e o aumento da produtividade faz a equipe decolar. Mas como saber se o software de colaboração escolhido é o melhor possível?
Existem alguns fatores que podem indicar que a decisão tomada pode estar indo pelo caminho errado. Acompanhe a leitura e saiba como direcionar a busca pelo melhor software de colaboração on-line para o seu time.
O que é um software de colaboração on-line?
Em poucas palavras, uma plataforma colaborativa é um sistema que ajuda a organizar os processos dentro de uma empresa. Embora cada software possua suas particularidades, o ideal é que interfaces de colaboração incluam algumas funcionalidades básicas, como:
· Ferramentas para comunicação;
· Relatórios e indicadores para produtividade;
· Funções para automatizar processos;
· Gestão de tarefas e documentos;
· Planejadores de trabalho.
Tais soluções tecnológicas servem para melhorar a integração entre os funcionários, estimular a produtividade, automatizar o trabalho em equipe e agregar resultados. É por isso que elas são cada vez mais requisitadas.
Com tanta disponibilidade na internet, como deve ser a escolha pela melhor plataforma? Reunimos algumas razões pelas quais sua decisão pode estar equivocada. Fique de olho!
Motivos pelos quais o software de colaboração escolhido não é o ideal:
Já sabe como funciona o software de sistema colaborativo, e está preocupado em saber se a sua escolha é a ideal? Fique tranquilo. Nos tópicos a seguir, listamos 7 razões que podem indicar que você está tomando a decisão errada. Acompanhe já!
1. Sua equipe tem dificuldades ao utilizá-lo
Sem dúvida alguma, a falta de acessibilidade pode ser um grande problema ao utilizar um software de colaboração empresarial. Afinal de contas: o sistema deve simplificar a rotina de trabalho, e não o contrário.
Portanto, se a interface escolhida só estiver complicando a rotina da equipe, talvez seja melhor repensá-la. Ao optar por um software de colaboração, também é importante dar preferência para ferramentas móveis – que podem ser utilizadas a qualquer hora e lugar.
Facilidade e acessibilidade farão com que os colaboradores se integrem de maneira mais efetiva e aumentem a produtividade para com o trabalho que precisa ser realizado.
2. As funcionalidades não são usuais para o seu time
Não importa quanta qualidade tenha um software de colaboração on-line. Se ele não cumprir com as necessidades dos funcionários, sua utilização não terá o proveito máximo.
De fato, não existe software de colaboração “errado”. É tudo questão de prioridades. Portanto, se as funções presentes no sistema não forem aplicáveis para a sua rotina, a escolha precisa, realmente, ser reconsiderada.
Nessa hora, a melhor coisa é colocar “na ponta do lápis” tudo aquilo que o seu time precisa para operar. Ao pensar sobre um software de colaboração, considere recursos integrados para: comunicação, gestão de projetos, calendários, gestão de documentos, dentre outros.
3. Os funcionários não encontram liberdade para se comunicar
Como o próprio nome já sugere, um software de colaboração tem como objetivo estimular a cooperação. Ao considerar este princípio, para a espécie humana, a comunicação se torna essencial.
Portanto, você só estará escolhendo um sistema colaborativo eficiente quando os recursos de comunicação integrados forem de qualidade. Muito mais do que isso: eles devem cumprir com a divergência de necessidades dos funcionários.
Sempre haverá aqueles colaboradores que gostam de se comunicar rapidamente pelo chat em tempo real. Outros, bastante comunicativos, preferirão fazer uma chamada de vídeo ou enviar um áudio. E assim por diante...
O ideal é que a plataforma de colaboração leve em conta a diversidade de preferências, oferecendo inúmeras opções para se comunicar. O Bitrix24, por exemplo, inclui funções comunicativas por chat em grupo, chat pessoal, mensagens de voz/vídeo, videoconferências e até mesmo rede social corporativa. Vale a pena considerar!
4. Não há espaço para compartilhar documentos
Várias plataformas focam no desenvolvimento colaborativo de software, mas nem todas elas incluem funcionalidade de gestão de documentos adequada. No momento da busca pelo software ideal, não esqueça de prestar atenção com relação ao gerenciamento de arquivos.
Faça os seguintes questionamentos:
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É possível criar, editar e compartilhar documentos?
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Os funcionários encontram um espaço conjunto para realizar todas essas atividades em um mesmo ambiente?
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Ou eles precisam acessar ferramentas diferentes para colaborar a partir de documentos?
A boa notícia é que grandes softwares, como o Bitrix24, permitem a criação de documentos on-line ou off-line – o que agrega ainda mais vantagens.
Num mundo globalizado, em que as coisas se atualizam a todo tempo, compartilhar documentos rapidamente fará toda a diferença. Além de permitir que a equipe de trabalho permaneça em plena sintonia, sua empresa evita perder negócios e ainda sai na frente da concorrência. E, sem dúvidas, você só estará escolhendo o melhor software de colaboração tendo isso em mente.
5. A plataforma não permite integrações
Com tantas soluções on-line disponíveis, é muito difícil encontrar uma equipe que não lide com programas secundários. E isso vai desde armazenamentos com Google Drive e Dropbox até edições de arquivos com MS Office ou Google Docs.
Por isso, escolher um software de colaboração on-line sem integração pode ser uma verdadeira emboscada. Porque, ao invés de reunir tudo que é útil em apenas um lugar, os colaboradores teriam que lidar com diferentes funcionalidades em lugares distintos.
Para que a colaboração ocorra da maneira mais efetiva o possível, a plataforma selecionada deve permitir sincronia com as soluções que interessam a equipe. Gestores e líderes devem se atentar para este fator na hora de decidir qual interface colaborativa implementar.
6. O sistema não agrega um espaço para gerenciar tarefas e projetos
Mesmo que sua empresa ainda não tenha a prática de lidar com a gestão de projetos, ela é crucial. E isso se aplica até para gerenciar o fluxo de atividades diárias que precisa ser executado.
Diante da necessidade de organizar tarefas, é quase um pecado escolher um software que exclui ferramentas colaborativas para gestão de projetos.
Como recomendação, tente selecionar um sistema que agregue tarefas ilimitadas, grupos de trabalho, modelos para atividades, gráficos para análise de resultados, atribuição de responsáveis, monitoramento de carga horária e calendários. Assim, a colaboração dará um passo adiante.
7. A equipe não consegue compartilhar calendários
Datas, eventos e prazos fazem parte do dia a dia de trabalho. Então, é essencial que uma equipe tenha pleno conhecimento de tudo que está e irá acontecer por meio de um calendário.
Não adianta querer integrar um time sem manter os envolvidos informados. Por isso, sua equipe sairá totalmente prejudicada se o software de colaboração escolhido não incluir calendários compartilhados. Transparência, conhecimento e sincronia levarão toda a equipe a um melhor alcance de resultados – independente do nicho de trabalho.
A colaboração adequada soma benefícios além do bem-estar do time
É lógico que todos os gestores e administradores devem focar em manter seus funcionários plenamente integrados. Mas a utilização de softwares colaborativos soma benefícios que vão além da motivação e comunicação das equipes.
Quando um negócio aplica princípios colaborativos, o nível de produtividade é aumentado. O fluxo de trabalho se torna mais fluido e automatizado, o que reflete no alcance de ótimos resultados.
Quanto mais as equipes forem estimuladas para trabalhar de forma colaborativa, mais sucesso será alcançado. Explore a Plataforma de Colaboração Gratuita #1 e alavanque cada vez mais.
