Monitorar a carga de trabalho? Dividir projetos complexos em tarefas diárias? Gerenciar o trabalho on-line? São inúmeros os desafios que as empresas encontram quando o assunto é gestão de tempo no ambiente corporativo.
Quando bem realizado, o gerenciamento de trabalho estimula a produtividade, contribui para a organização e ainda soma pontos positivos para o alcance de metas e resultados. Neste artigo, falaremos sobre algumas técnicas para gerenciar a carga de trabalho que podem ajudá-lo a equilibrar as atividades e tarefas da equipe.
Precisando gerenciar a carga de trabalho? Confira 7 dicas práticas
Monitorar a carga de trabalho vai muito além de apenas controlar a jornada diária de cada um dos funcionários. O gerenciamento é essencial para compreender mais sobre a produtividade. Tanto do empregado em si quanto dos resultados obtidos pela companhia como um todo.
Considerando tal importância, explore 7 técnicas para gerenciamento de carga de trabalho que você pode aplicar na rotina empresarial. Acompanhe já!
1. Divida as ações dos funcionários conforme as prioridades
Cada vez mais, percebemos que é mais fácil realizar uma tarefa complexa quando ela é dividida em etapas. Afinal de contas: tudo flui de maneira mais simples e rápida.
Adaptar esta realidade para o dia a dia dos colaboradores pode ser uma estratégia incrível para aumentar a produtividade através da gestão em equipes de trabalho.
Por que não organizar o trabalho dos funcionários a partir de prioridades? Em vez de atribuir uma tarefa gigante, separe o objetivo em níveis e conclua-os passo a passo. Inicie pelas atividades mais essenciais (com maior prioridade) e vá progredindo para alcançar grandes feitos.
É possível somar tal ação ao gerenciamento de carga de trabalho, obtendo ótimos resultados. Além de facilitar o acompanhamento do projeto como um todo, tal organização agrega pontos positivos para a empresa e bem-estar do próprio funcionário.
2. Atribua tarefas de acordo com funções e habilidades
Uma das 7 técnicas para gerenciamento de carga de trabalho consiste em delegar tarefas para ter maior controle sobre as atividades que precisam ser realizadas. Porque de nada adianta ter grandes objetivos quando a empresa sequer consegue se organizar para alcançá-los.
Pensando nisso, líderes ou gestores devem dividir o trabalho da equipe em tarefas, realizando um profundo gerenciamento de projetos. O ideal é que as atividades sejam atribuídas pensando nas funções e habilidades de cada colaborador.
Quanto mais assertivo o gestor for ao escolher o ‘perfil ideal’ para determinada atividade, maior a produtividade e as chances de chegar de forma rápida ao resultado desejado.
3. Planeje as atividades com antecedência
O planejamento é um incrível aliado da gestão do tempo e da carga de trabalho. Afinal de contas: equipes bem planejadas conseguem organizar sua rotina previamente, atuando com eficiência e agilidade.
Quando as obrigações e afazeres diários são listados com antecedência, o funcionário já se sente pronto para iniciar o dia com a máxima produtividade.
Isso facilita não apenas a organização, como também permite que gestores tenham um controle fino da carga horária de trabalho dos colaboradores e do andamento dos projetos — somando inúmeras vantagens.
4. Acompanhe o avanço das etapas de um projeto
Você já conhece o diagrama de Gantt? Trata-se de um gráfico muito útil para mostrar o avanço obtido em cada uma das etapas de um projeto. Suas ilustrações podem ser aliadas da gestão em equipes de trabalho, porque permitem uma análise conjunta entre carga horária, progresso das atividades e produtividade.
Através da programação de um projeto com o diagrama de Gantt, equipes podem ter uma noção completa sobre dependências entre tarefas, atividades requeridas e prazos de entrega. Tudo isso facilita a interação entre os funcionários, organização e realização das atividades.
5. Monitore tarefas específicas
Independente do tamanho da empresa, é muito importante colocar em prática o gerenciamento de projetos. Quando bem executado, ele pode fornecer informações interessantíssimas, incluindo a economia de recursos em vários setores do negócio.
Quando falamos em gerenciamento de carga de trabalho, é válido citar que o monitoramento de atividades específicas pode trazer muitas vantagens.
Quando os gestores têm ideia do tempo gasto em uma tarefa, eles podem realizar previsões sobre o custo envolvido com aquela atividade – sem contar a carga horária de trabalho necessária para executá-la.
Tais dados podem ser úteis para projetos futuros, levando a um maior conhecimento sobre processos internos e economia de custos.
6. Defina a duração do dia útil de trabalho
No mundo moderno, o home office chegou para trazer vários benefícios. Mas é verdade que muitas empresas sentiram dificuldades para ter o controle sobre as horas trabalhadas diariamente por cada funcionário. Sem contar o desafio entre respeitar o temperamento e horários de produtividade de cada colaborador.
Portanto, uma dica útil é que as companhias definam a duração do dia útil de trabalho mesmo para quem está longe do escritório.
Além disso, é preciso não apenas adotar maneiras de monitorar a carga horária dos funcionários. Também é necessário estimular uma cultura de responsabilidade e procurar encontrar um ponto de equilíbrio que instigue a produtividade.
7. Conte com um software on-line para gestão em equipes de trabalho
Comandar os afazeres de toda uma equipe, cuidando da gestão de carga de trabalho, é de longe uma tarefa simples. Mas com a ajuda de plataformas inovadoras, a complexidade pode ser minimizada.
Para resolver esta problemática, interfaces inteligentes, como o Bitrix24, surgiram como soluções especializadas para controlar a carga horária laboral. Por tal razão, uma das 7 técnicas para gerenciamento de carga de trabalho é adotar um sistema eficiente para realizar a gestão em equipes de trabalho.
A ideia não é apenas monitorar as horas em si, mas também ter acesso ao progresso nas atividades, o andamento dos fluxos de trabalho e toda a organização dos funcionários.
Isso facilita não apenas o gerenciamento de ausências e produtividade, como o próprio progresso da equipe dentro das expectativas empresariais.
Se você e sua equipe estão buscando soluções de sistema de gestão do trabalho para melhorar a gestão de tempo e controlar a carga horária dos funcionários, vale muito a pena explorar.
