Está com dificuldades para encontrar a melhor ferramenta para gerenciamento de tarefas? Existem diversos critérios importantes que você deve tomar em consideração na hora de fazer a sua escolha.
Por isso, antes de investir em uma solução, confira nosso artigo com 7 truques para encontrar a melhor ferramenta de gerenciamento de tarefas para a sua empresa.
A importância do gerenciamento de tarefas
A gestão de tarefas consiste primariamente em monitorar o progresso de uma tarefa desde o seu planejamento até a sua execução, ou seja, do início ao fim. Ela vai além de uma simples lista de verificação de tarefas concluídas ou não.
Os melhores softwares para gerenciar tarefas oferecem ferramentas para organizar ideias, delegar subtarefas, visualizar o progresso com gráficos de Gantt, visualização Kanban, controle de tempo, bem como fornecem relatórios detalhados.
Por isso, elas se tornaram ferramentas indispensáveis na rotina da maioria das empresas, pequenas, médias e grandes. Ainda assim, é comum que surjam dúvidas entre os gestores na hora de escolher a ferramenta ideal para o seu projeto.
Então, vamos a dar algumas dicas úteis que facilitarão a sua decisão.
7 dicas para escolher o melhor programa para gerenciar tarefas
A etapa mais importante na escolha de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas é analisar os recursos que ela oferece em comparação com aquilo que você precisa.
De maneira geral, a maioria dessas ferramentas vem equipadas com um conjunto padrão de funcionalidades. Então, é importante que você verifique que a ferramenta de gerenciamento de tarefas:
1. Permite criar e delegar tarefas
A função primária de qualquer software gerenciador de tarefas é criar e delegar tarefas e subtarefas. Contudo, nem de longe essa é a única funcionalidade que essas ferramentas possuem para facilitar a vida das equipes de trabalho.
Um bom gerenciador de tarefas permite criar tarefas dependentes às outras, delegar tarefas a múltiplos usuários simultaneamente e mesmo delegar tarefas em tempo real durante uma reunião por vídeo-chamada por exemplo.
2. Ajuda a planejar e agendar atividades
Os recursos de planejamento e agendamento de tarefas permitem que as empresas e os gestores de projetos criem tarefas e definam suas prioridades e prazos. Ou seja, em qualquer negócio, há certas tarefas que exigem mais urgência que outras.
O gerenciador de tarefas geralmente faz parte do software de gerenciamento de projetos e as suas funcionalidades são integradas. Nesse sentido, o planejamento de tarefas está diretamente relacionado à gestão do projeto como um todo.
Ao planejar com antecedência e classificar as tarefas e subtarefas conforme suas prioridades, você minimiza contratempos em tarefas mais importantes. A definição de prioridade é um recurso essencial e que faz parte de praticamente todos os gerenciadores de tarefas do mercado.
3. Facilita a comunicação e colaboração simultânea
Este é um recurso que nem todos os softwares de gerenciamento de tarefas possuem. No entanto, ele é indispensável para o trabalho em equipe. Ao escolher uma ferramenta para a sua empresa, certifique-se de que ela tem ferramentas de comunicação.
Algumas se limitam a comentários e mensagens de texto, outras possuem quadros onde os membros podem comentar, colocar imagens e até mesmo vídeos. Já algumas ferramentas mais completas, como o Bitrix24, contam com um conjunto de ferramentas de comunicação.
Isso inclui desde bate-papo individual, grupos de equipes de trabalho com direto a videoconferência gratuita e mesmo uma rede social privada empresarial onde os colaboradores podem interagir à vontade.
4. Controla e rastreia o tempo de trabalho
O tempo é um dos recursos escassos que mais fazem falta às empresas. Por isso, os gestores de projetos e tarefas estão constantemente pensando em formas de desempenhar as mesmas tarefas em tempos mais hábeis e de forma mais eficiente.
Um bom programa de gerenciamento de tarefas deve permitir que os gestores rastreiem o tempo gasto em cada atividade. Ou seja, além de definir um tempo estimado para a conclusão, os encarregados das tarefas podem informar o tempo real gasto em sua conclusão.
Além disso, o controle de tempo é indispensável para gerar faturas de funcionários que trabalham por hora, além de permitir avaliar o desempenho individual de cada um na conclusão de suas tarefas.
5. Notifica e cria lembretes de tarefas
As notificações fazem parte das nossas rotinas de trabalho, seja no computador ou no celular. Elas estão lá para nos alertar de algo que não podemos esquecer e no caso da gestão de tarefas, isso é indispensável.
Ao analisar as opções de gerenciadores de tarefa à sua disposição, certifique-se de que eles contam com notificações personalizáveis e responsivas. Dessa forma, todos podem receber lembretes do início e conclusão de qualquer tarefa.
Nesse mesmo sentido, é importante que a ferramenta conte com apps com lembretes para dispositivos móveis com Android ou iOS. Afinal, eles já fazem parte integral da nossa vida e cada dia são mais importantes também na rotina de trabalho.
6. Permite a integração com outros serviços
Atualmente, caminhamos para um mundo cada vez mais descentralizado onde há ampla variedade de opções para prestar um mesmo serviço. Por isso, as melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas podem se conectar com serviços de terceiros.
É mais que útil que elas possam se integrar pelo menos com grandes serviços de terceiros como provedores de email, armazenamento em nuvem e colaboração simultânea. Ex: Google Drive, Gmail, Google Docs, Microsoft Outlook entre outros.
7. É fácil de usar e personalizável
Tente analisar os recursos básicos do gerenciador de tarefas, bem como a facilidade de uso da sua interface. Afinal, um software amigável facilita e muito a adaptação de todos os membros da equipe de trabalho à sua utilização.
Por exemplo, uma personalização extremamente útil é a alteração do formato de visualização. O Bitrix24 oferece tanto a visualização padrão de tarefas em lista quanto o diagrama de Gantt e a visualização Kanban.
Cada uma delas pode ser mais eficiente para visualizar com ênfase um tipo de informação diferente.
Qual é o melhor gerenciador de tarefas?
A verdade é que a escolha de um software para gestão de tarefas depende dos critérios e funcionalidades mais importantes que cada empresa busca. Há opções para todos os tipos de empresas e de todo tipo de preço.
Contudo, ao escolher um
software de CRM (Gestão de Relacionamento com Cliente) completo como o Bitrix24, você tem acesso a todas as funcionalidades citadas neste artigo e muitas outras gratuitamente, o que o coloca como uma das melhores opções.
