Existe um equívoco no mundo dos negócios que é pensar que a telefonia VoIP requer diversos recursos tecnológicos e configurações complexas e só pode ser empregada em grandes empresas. Na verdade, há diversos benefícios dos sistemas VoIP para quem ainda vê a sua companhia crescer.
Por permitir a realização e o recebimento de chamadas sem precisar de uma linha telefônica analógica ou convencional, o VoIP abre um mundo de possibilidades que vai muito além da economia de custos gerais. Descubra quais são as principais vantagens que um proprietário de pequena empresa deslumbra ao atuar com tal sistema do Brasil hoje em dia.
Quais os principais benefícios dos sistemas VoIP para as pequenas empresas brasileiras?
Você sabia que a união de VoIP e comunicações empresariais vem ficando mais firme do que nunca? Há quem diga que, nos próximos anos, usar linhas analógicas para se comunicar com os clientes será algo obsoleto – inclusive nas empresas convencionais. De fato, a tecnologia VoIP para PMEs vem se tornando mais acessível e repleta de vantagens, trazendo muitos motivos para usufruir do sistema na prática. Continue a leitura a seguir para entender mais.
1. O uso de múltiplas funcionalidades e recursos sem se preocupar em acessar uma gama de ferramentas
Um dos principais benefícios dos sistemas VoIP que precisa ser explorado é a combinação de diferentes recursos. Os sistemas de telefonia digital da modernidade são multifuncionais. Na verdade, eles englobam muito mais do que, simplesmente, realizar a receber chamadas. Outros recursos comunicativos estão incluídos de modo a prover mais cobertura para as pequenas empresas, incluindo, mas não se limitando, a: acesso a mensagens instantâneas, videoconferências, recebimento de correios de voz, e-mails e até o arquivamento de informações extras.
Assim, um ponto interessante é que as suas interações seguem sendo efetuadas e permanecem armazenadas em um único lugar, sem ser preciso ter que guardá-las em um ponto distinto do qual os contatos em si são realizados. Tudo direto no CRM integrado com tecnologia VoIP. Tal riqueza acaba agregando produtividade aos seus agentes de atendimento e também contribui para que o workflow e demais processos internos se mantenham plenamente organizados e fluidos.
2. A segurança durante o diálogo e maior qualidade global para a chamada
Outro dos pontos-chave do emprego de uma tecnologia VoIP para PMEs está na segurança e na qualidade. De modo geral, o sistema evoluiu de tal forma que a qualidade de chamada tende a ser muito superior em comparação com as ligações realizadas a partir de uma telefonia fixa. E, com isso, acaba sendo mais agradável atender o cliente e se fazer ser entendido. Em todo caso, apenas é preciso investir em uma banda larga rápida e eficiente. Afinal de contas, a qualidade da sua chamada estará totalmente atrelada a tal fator.
Fora isso, tendo em mente os recursos de linha analógicas mais clássicos, é muito mais seguro operar com o VoIP. Atualmente, o moderno sistema telefônico já acopla protocolos de criptografia personalizados que fazem com que a chamada e os dados trocados através dela estejam mais seguros, somando vantagens tanto para a empresa, quanto para o seu público-alvo. De fato, tal elemento é imensamente relevante para quem lida com informações delicadas ou confidenciais dos seus clientes.
3. A possibilidade de integrar o seu sistema de telefonia com um CRM
É comum que os pequenos negócios enfrentem um grande problema: a dificuldade de manter o banco de dados de clientes atualizado em seu CRM. Se você mal tem tempo para terminar uma chamada a registrar informações sobre o que foi discutido com o consumidor, certamente, a comunicação VoIP é uma alternativa valiosa para a sua companhia.
Por meio de recursos de telefonia robustos, é possível monitorar todas as conversas e armazená-las diretamente no seu sistema de CRM, sem precisar de esforços extras. O melhor de tudo é que, em plataformas inovadoras como o Bitrix24, as chamadas on-line já podem ser realizadas e gravadas diretamente em conta, sem requerer servidores, configurações complexas ou equipamentos de telefonia IP, o que soma os benefícios dos sistemas VoIP com ainda mais facilidade.
4. A adoção de assistência automatizada fora do horário de atendimento
Outro dos benefícios dos sistemas VoIP é gerar mais autonomia para o seu processo de suporte ao cliente. Imagine que o seu expediente acabou, porém, os clientes ainda tendem a entrar em contato fora do horário comercial para tirar dúvidas gerais sobre a atuação da companhia.
Neste caso, usar um VoIP para pequenas empresas pode ser extremamente útil – já que há a oportunidade de criar programações para responder, automaticamente, às perguntas mais frequentes dos clientes. E, assim, não deixá-los desamparados caso surjam questionamentos sobre o seu horário de atendimento aos feriados, bem como os horários regulares da companhia, ou quaisquer outros avisos que seja interessante programar.
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5. A mobilidade de poder receber e realizar chamadas a partir de qualquer lugar
A telefonia em nuvem para empresas mudou a forma com que as chamadas são realizadas. Você nem precisa mais estar em um determinado espaço físico para poder se comunicar com o cliente em nome da empresa – é um dos benefícios dos sistemas VoIP que é indiscutível. Contanto que tenha acesso a uma rede de internet, pode-se usar a telefonia VoIP para se comunicar de onde estiver, com qualidade máxima. E, ainda, no dispositivo que preferir. Isso vai ao encontro das tendências de trabalho híbridas e remotas.
Outro grande ponto relacionado com tal portabilidade é que um sistema como tal extingue a necessidade de ter que pedir para que o seu cliente ligue para outro número para se comunicar com determinado departamento empresarial, por exemplo. Com simples comandos, em instantes, você mesmo transfere a ligação para o colega de trabalho e ganha pontos com o consumidor, aumentando a probabilidade de que ele se sinta satisfeito com o serviço prestado.
6. A economia com a tecnologia VoIP em comparação aos telefones tradicionais
Sem dúvidas, a economia com a tecnologia VoIP é um elemento que deve ser altamente considerado. Olhando para os dados, fica claro que, ao firmar a comunicação VoIP, os custos operacionais e de chamadas se tornam muito mais baixos do que seriam através de linhas telefônicas convencionais.
O interessante é que é um compilado de fatores que contribuem para este ponto, que é um dos principais benefícios dos sistemas VoIP. Como destaque especial, pode-se mencionar: a possibilidade de consolidar as despesas entre redes de dados e de voz; evitar taxas caras de configuração e de manutenção de linhas fixas; poupar com chamadas locais e internacionais, atuando com um número digital; e até mesmo economizar espaço de escritório, já que um VoIP hospedado com comunicação baseada em nuvem permite que os colaboradores se comuniquem por recursos de voz e videoconferência direto da mesma interface.
7. A abertura para o dimensionamento das redes conforme o negócio vai crescendo
Transformar os sinais analógicos em digitais, por meio da tecnologia IP, também pode caminhar com a pretensão de escalabilidade da sua organização. À medida que uma pequena empresa cresce, os custos também tendem a acompanhar este movimento. No entanto, um dos benefícios dos sistemas VoIP é que a sua expansão é totalmente viável, muitas vezes sem nem mesmo precisar de investimentos exacerbados. A plasticidade encontrada no meio do processo é mesmo incrível!
O fato é que não será preciso arcar com despesas extras para adicionar ou remover funcionários, e muito menos comprar equipamentos – como telefones ou hardwares – para adaptar-se com relação ao novo número de linhas demandadas para o atendimento ao cliente. Inclua, remova ou transfira linhas, dimensionando o sistema de modo que atenda às suas necessidades – quer um novo colaborador tenha entrado para o time, você precise de mais pontos de contato ou os processos internos necessitem ser alterados. As soluções VoIP para negócios ajudam a promover flexibilidade e adaptabilidade, sem gastar mais por isso, em todos esses casos.
8. A chance de concorrer com companhias maiores
Não é fácil concorrer com organizações maiores, com mais tempo de mercado e processos mais bem-estabelecidos. Contudo, a era digital trouxe inovações com o potencial de diminuir as barreiras – e até driblar o distanciamento de infraestrutura, como as soluções VoIP para os negócios.
Para competir eficazmente com um concorrente direto, lógico que vários elementos precisam ser considerados. Mas a comunicação econômica e de qualidade é um ponto-chave. Graças aos benefícios dos sistemas VoIP, aproximar-se destes grandes players já é uma realidade, visto que há a praticidade e ampla acessibilidade em usufruir de tais linhas digitais. Hoje, com a telefonia na nuvem para empresas, já é altamente razoável conversar com prospectos, clientes e parceiros de negócios, mesmo que eles estejam a longas distâncias de si, alavancando o seu alcance de mercado e se mantendo competitivo com outras companhias. Sem contar que, com recursos bem empregados, atendendo bem o cliente, você só tem a ganhar de modo amplo!
Qual é o melhor sistema VoIP para pequenas empresas?
Responder a esta pergunta é algo muito particular, já que cada negócio pode ter as suas preferências e necessidades. De todo modo, um dos sistemas de telefonia digital mais completos para os empreendedores e pequenos negócios brasileiros é o Bitrix24. Sobretudo porque ele permite concentrar o CRM e a central de atendimento em apenas um lugar, de modo amplamente acessível – tanto em usabilidade, quanto economicamente.
Pague o preço das chamadas domésticas para fazer ligações internacionais, esqueça as instalações e os dispositivos complexos para vivenciar os benefícios dos sistemas VoIP, configure a sua central de atendimento para ter qualidade e evitar a latência durante o atendimento, nutra o seu banco de dados de clientes com agilidade e use do zero ou substitua o seu sistema de telefonia por um ainda melhor sem gastar muito.
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Perguntas frequentes
O que é VoIP?
O VoIP, ou Voice Over IP, é um sistema de tecnologia que permite receber e realizar chamadas de voz por meio da internet. Com ele, pode-se ligar para indivíduos em qualquer lugar do mundo, quer seja por meio de um telefone fixo, móvel ou um dispositivo conectado à rede. Em geral, o som é convertido em pacotes digitais e transmitido por meio de uma conexão banda larga com agilidade.
Como os sistemas VoIP podem transformar as comunicações de uma pequena empresa?
Os sistemas VoIP podem transformar as comunicações de uma pequena empresa porque a fala é convertida em um pacote de dados digitais de maior qualidade, capaz de ser armazenado, copiado, pesquisado e até mesmo combinado com outros dados. Fora isso, o sistema VoIP também promove mais mobilidade, quebrando as barreiras geográficas, e contribui para uma significativa redução de custos relacionados.
Quais são os benefícios econômicos de implementar um sistema VoIP em uma pequena empresa?
Os benefícios econômicos de implementar um sistema VoIP em uma pequena empresa são:
- Poder reduzir os custos com chamadas nacionais e internacionais, já que é possível utilizar um telefone móvel local;
- Manter as redes de dados e de telefones juntas, sem segregações que encarecem os custos operacionais e de infraestrutura;
- Contar com o menor custo de aquisição de um aparelho VoIP, comparando com os dispositivos de telefonia convencionais.
Implementar e gerenciar sistemas VoIP é complicado para um negócio?
Em um primeiro momento, implementar e gerenciar sistemas VoIP pode parecer complicado para um negócio porque há alguns desafios a serem enfrentados. Os principais deles são a infraestrutura de rede, a segurança, a integração com sistemas existentes e o treinamento e suporte. No entanto, com as soluções modernas e mais acessíveis, tem se tornado fácil de instalar, configurar e manter um sistema VoIP, mesmo sem a ajuda de profissionais de TI dedicados.
Quais são as desvantagens da telefonia VoIP?
Na prática, quase não existem desvantagens ao adotar a telefonia VoIP, mas o principal ponto negativo é a dependência direta da conexão a uma rede de internet. Neste caso, a qualidade e a realização das chamadas estão totalmente relacionadas com tal conectividade.
