8 dicas de gerenciamento de e-mail para sua equipe

Quando usado de forma adequada, o e-mail ainda é uma das ferramentas de comunicação mais poderosas que as empresas têm em suas mãos.

O gerenciamento de e-mail eficaz ajuda que você retome o controle sobre a sua caixa de entrada. Com algumas dicas de gerenciamento de e-mail eficazes, a sua empresa pode tirar o máximo de proveito desta ferramenta.

8 dicas para gerenciar e-mail eficientemente

A fim de tirar o máximo proveito da ferramenta de e-mail que a sua empresa utiliza, é importante conhecer algumas estratégias úteis.  Nossa equipe editorial selecionou algumas dicas para gerenciar e-mail que farão economizar tempo e ser mais produtivo.

As dicas de gerenciamento de e-mail a seguir são aplicáveis a diversos provedores e softwares de e-mail.

1. Exclua as mensagens promocionais

As mensagens promocionais geralmente são indesejadas nas caixas de entrada das empresas. Elas estão presentes em quantidades esmagadoras e distraem a sua atenção ao acessar o e-mail.

Apesar de que você pode movê-las para a aba de mensagens promocionais nos principais softwares de e-mail, elas ainda continuam sendo mensagens inúteis.

A fim de alcançar um gerenciamento de e-mail eficaz, você deve priorizar organizar a sua caixa de entrada apenas com mensagens relevantes para os seus objetivos de trabalho. Então, exclua as mensagens promocionais de forma manual ou automática através dos filtros de e-mail.

Em muitas vezes, ao registrar-se em sites com o seu e-mail principal, em muitos casos, você acaba marcando uma caixa indicando que deseja receber e-mails promocionais. Portanto, pode ser necessário alterar essas configurações no site.

2. Desinscreva-se de listas de e-mail e newsletters irrelevantes

As newsletters são um dos recursos mais úteis para usar o e-mail de forma eficiente. No entanto, uma das dicas de gerenciamento de e-mail que podemos dar é filtrar as newsletters que são realmente importantes para você.

Em outras palavras, se você gosta de inscrever-se em listas de e-mail, é provável que receba dezenas de mensagens semanais dessas listas. Você pode organizá-las e categorizá-las, ainda assim, recomendamos remover as que não lhe agregam valor.

Se você não tem tempo de lê-las e elas se acumulam na sua caixa de entrada, isso significa que elas agregam pouco valor para a sua vida profissional. Portanto, verifique as newsletters que você realmente lê com frequência e desinscreva-se das outras.

3. Crie listas de distribuição de e-mails

As listas de distribuição de e-mails permitem agrupar vários endereços de correio eletrônico em apenas um recipiente. Ou seja, ao invés de enviar sua mensagem para cada e-mail individualmente ou adicionar cada e-mail ao recipiente manualmente, você pode usar listas de distribuição.

Elas economizam o tempo quando você precisa enviar e-mails para o mesmo grupo de pessoas regularmente. Por exemplo, sua empresa pode ser uma lista de distribuição de e-mails com os membros de cada departamento.

4. Organize os e-mails através de etiquetas

As etiquetas são uma ferramenta presente nos principais provedores e softwares de e-mail existentes. Elas permitem categorizar os seus e-mails de acordo com os seus próprios critérios e agrupá-los de forma mais eficiente.

Usar etiquetas é, sem dúvidas, uma das dicas de gerenciamento de e-mail mais eficazes para economizar tempo e organizar a sua caixa de entrada.

Você pode criar um sistema de pastas separadas dentro da sua própria caixa de entrada. Dessa forma, com a ajuda dos filtros, você pode configurar que e-mails provenientes de um mesmo endereço sejam automaticamente etiquetados e movidos para essa pasta específica.

Essa dica é especialmente útil para gerenciar e-mails de diferentes clientes, projetos, equipes e categorias.

5. Defina filtros de e-mail

Os filtros automáticos são mais um dos recursos indispensáveis das ferramentas de e-mail que muitos usuários não utilizam. Os filtros são ferramentas de automação de e-mail que permitem organizar a sua caixa de entrada eficientemente.

Com os filtros, você pode configurar para que o software de e-mail exclua automaticamente mensagens vindas de certos endereços. Igualmente, você pode configurar que elas sejam automaticamente marcadas como importantes, favoritas ou spam.

Como mencionamos anteriormente, você pode usar os filtros para etiquetar as suas mensagens automaticamente e movê-las para uma subpasta da caixa de entrada.

A automação certamente o fará economizar tempo tendo que organizar os seus e-mails manualmente.

6. Faça uso dos aliases

Os aliases são basicamente endereços de correio eletrônico alternativos que estão ligados ao seu endereço de e-mail principal. Ou seja, você pode ter um novo endereço de e-mail para utilizar, sem precisar criar uma nova.

Só para ilustrar, você pode criar um alias alternativo que você pode utilizar exclusivamente para cadastrar-se em newsletters. Dessa forma, além de organizar as mensagens recebidas de listas de e-mail, você protege o seu endereço principal de vazar na internet.

Além disso, você pode dividir o seu e-mail em alias para uso pessoal e profissional. Então, ao enviar uma mensagem, você pode definir o alias que será usado como o remetente da mensagem.

Além de uma ferramenta prática, os aliases também são bastante úteis para manter a sua privacidade na internet protegendo o seu endereço principal. Afinal, assim como não queremos que o endereço de nossas casas caia em quaisquer mãos, o mesmo vale para o e-mail.

7. Leia e responda e-mails em horários pré-definidos

Esta é uma das dicas de gerenciamento de e-mail eficaz que pode ajudá-lo a economizar tempo no cotidiano. Isto é, monitorar a sua caixa de entrada constantemente é um hábito que pode consumir bastante tempo da sua rotina.

A menos que você lide com mensagens de e-mail urgentes e importantes, monitorar a sua caixa de entrada a cada minuto não é uma boa estratégia. Defina um horário diário para ler e responder todos os e-mails recebidos.

Ao terminar de ler e responder todos, você pode concentrar-se em suas outras tarefas. Apesar disso, é ideal deixar as notificações de e-mail ativas no caso de que você receba uma mensagem importante e urgente.

8. Use modelos de e-mail personalizados

Uma das dicas de gerenciamento de e-mail para equipes é usar modelos de e-mail pré-definidos. Os templates de e-mail tornam a sua mensagem mais profissional e personalizável, assim como facilitam o processo de comunicação.

O Bitrix24 oferece modelos de e-mail dentro do CRM que as equipes podem usar para aumentar a sua produtividade e facilitar no gerenciamento dos seus e-mails. Os templates disponíveis são variados e atendem diferentes propósitos de comunicação.

Além disso, você pode criar modelos de e-mail personalizados e compartilhá-los com outros usuários do CRM.