8 dicas para reuniões virtuais eficazes: o que fazer e o que não fazer para os participantes e apresentadores

As reuniões virtuais fazem parte da rotina da maioria das empresas do século XXI, desde as que possuem escritórios físicos, mas sobretudo as que funcionam de forma híbrida ou totalmente remota.

Planejar e executar reuniões virtuais eficazes não é uma tarefa simples. As conversas podem ser fragmentadas, os participantes podem se sentir desconfortáveis para expor suas ideias e, por fim, o resultado final da reunião pode não ser o esperado.

Portanto, continue lendo este artigo para saber mais sobre como organizar e participar de reuniões virtuais eficazes e saiba o que fazer ou não fazer.

Como liderar reuniões de equipe virtuais de forma eficaz?

Ainda que as regras básicas de convivência e etiqueta se apliquem de forma similar, a execução de reuniões virtuais exige estratégias um pouco diferentes das típicas reuniões cara-a-cara.

A fim de planejar e executar videoconferências bem-sucedidas, confira as dicas para reuniões eficazes abaixo:

1. Escolha uma ferramenta de comunicação eficiente

A escolha da tecnologia ideal é um dos passos mais importantes antes de planejar uma reunião virtual. Afinal, o que você menos deseja é usar uma ferramenta limitada que cause travamentos, assim problemas de áudio e imagem durante as videoconferências.

Há diversas ferramentas de chamadas de vídeo disponíveis na internet, assim como plataformas pagas. Na hora de escolher uma boa ferramenta, atente-se aos seus recursos e limitações.

Por exemplo, verifique se o limite de participantes simultâneos é suficiente para atender as necessidades da sua equipe de trabalho, a qualidade de áudio e vídeo oferecido, recursos para notas, assim como as possibilidades de colaboração em tempo real e delegação de tarefas.

Ao usar uma ferramenta como o Bitrix24, você pode organizar reuniões através de um calendário compartilhado, fazer videoconferências em equipe e delegar as tarefas de cada participante diretamente para o gerenciador de tarefas do software.

2. Planeje a reunião com antecedência

Para que as reuniões virtuais sejam eficazes, pode-se precisar de mais planejamento e preparação que as reuniões presenciais. O organizador de uma reunião virtual precisa garantir que diversos objetivos sejam alcançados.

É essencial garantir que todos possam comparecer no horário adequado, bem como que todos estejam familiarizados com o software utilizado para executar as reuniões. Outro aspecto importante é manter todos focados durante a reunião.

Nesse sentido, é indispensável planejar os detalhes mais importantes com antecedência. Desde enviar convites para todos os participantes e verificar quem confirmou a presença, até fazer testes dos recursos digitais que serão utilizados na reunião.

Igualmente, é útil organizar os assuntos a serem discutidos e segmentar a reunião em etapas menores para facilitar o andamento da reunião. Por fim, se aplicável, lembre-se sempre de considerar os diferentes fuso-horários dos membros da equipe ao marcar uma reunião.

3. Defina as regras para a reunião

As regras essenciais de convivência e etiqueta são implícitas e, geralmente, seguidas pelos participantes de uma reunião. No entanto, para a realização de reuniões virtuais eficazes, é útil definir outras regras para evitar atrasos e conflitos.

Por exemplo, você pode solicitar que todos se conectem alguns minutos antes do horário marcado para verificar se está tudo correto com suas câmeras e microfones. Além disso, solicite que cada participante mantenha seus microfones mudos quando não estiverem falando.

4. Saiba mediar as reuniões

A realização de reuniões virtuais eficazes exige a presença de um mediador responsável por coordenar e liderar a reunião.

É importante desenvolver algumas habilidades de interação social e profissional para desempenhar essa tarefa corretamente.

Por exemplo, saber quebrar o gelo entre os participantes, evitar silêncios constrangedores e encorajar os membros da equipe a participar. Além disso, evitar que a reunião saia do trilho com assuntos que não condizem com o motivo principal da conferência.

O que não fazer em reuniões virtuais?

Por outro lado, como um participante de uma reunião virtual, há diversos comportamentos que você deve evitar:

5. Não interrompa os outros participantes

Todos têm algo para contribuir em uma reunião, no entanto, seja paciente para esperar a sua vez de falar.

Interromper outros participantes é um comportamento desagradável que atrapalha a linha de raciocínio e o andamento da reunião como um todo. Então, assim como você não deseja ser interrompido, não o faça com os outros membros da equipe.

Ao aprender a se tornar um ouvinte melhor e controlar seu desejo de interromper, você evita falhas de comunicação e faz com que a pessoa que está ouvindo se sinta valorizada.

6. Não se prolongue em assuntos irrelevantes para a reunião

As reuniões são planejadas com o objetivo de discutir um assunto específico. Portanto, espera-se que os membros da equipe discutam temas relevantes que contribuam para o propósito da reunião.

Por isso, evite fugir do assunto principal e entrar em conversas paralelas sobre assuntos que não cabem à reunião. Afinal, existem outros momentos para isso.

7. Não se concentre em outras tarefas durante a reunião

Assim como nas reuniões cara-a-cara, os participantes de reuniões virtuais se sentem desrespeitados quando os ouvintes não prestam atenção àquilo que dizem.

Ainda que você possa usar o celular de forma despercebida ou abrir uma guia alternativa do navegador durante as reuniões virtuais, esse é um comportamento totalmente antiprofissional.

Portanto, evite distrair-se com tarefas paralelas e concentre-se na reunião. Demonstre que você prestou atenção no que as pessoas falaram e contribua com a sua opinião ou uma pergunta relevante para o assunto.

8. Não se esqueça de marcar uma reunião de acompanhamento

Ao fim de uma reunião, é importante recapitular o que foi discutido. Algumas ferramentas de videoconferência, como o Bitrix24, contam com recursos automatizados onde é possível ter acesso a uma recapitulação da reunião.

No entanto, uma dica para a execução de reuniões virtuais eficazes é resumir em forma de pontos os principais tópicos. Além disso, ao sair da reunião, todos devem ter em mente o que devem fazer a seguir no projeto.

A fim de reavaliar o andamento das tarefas que foram delegadas, é indispensável marcar outras reuniões de acompanhamento. Evite presumir que todos têm total entendimento das suas responsabilidades e mantenha um canal de comunicação aberto para eventuais dúvidas.