8 dicas para um acompanhamento eficaz das despesas do projeto

Você sabia que o acompanhamento das despesas do projeto pode evitar que o trabalho ultrapasse o limite de gastos e possa seguir sem o fracasso financeiro? Como todo projeto envolve custos, as empresas devem rastreá-los constantemente para chegar ao seu sucesso e viabilidade. Pensando nisso, trouxemos dicas de controle de custos em projetos para aplicar junto ao seu time. Confiram já!

Perguntas frequentes

Por que é tão importante rastrear os custos e as despesas de um projeto?

O acompanhamento das despesas do projeto não serve apenas para garantir que a equipe não ultrapasse os limites pré-aprovados pelas partes interessadas. Quando bem realizado, tal controle pode até reduzir as despesas e vir a maximizar a receita para o negócio.

Rastrear as despesas e os custos permite:

· Assegurar-se de que as despesas do projeto estejam dentro do esperado – certificando-se de que os gastos estão sendo bem direcionados;

· Evitar estouros que possam comprometer a finalização ou gerar prejuízos para a qualidade do projeto;

· Auxiliar na apresentação de custos e despesas aos patrocinadores – através de relatórios ricos e organizados;

· Impedir que alguns estágios não possam ser efetivados pela falta de recursos;

· Servir como base de controle e melhoria para projetos futuros.

Por isso, se você e a sua equipe querem garantir uma administração de custos de qualidade, é preciso gerenciar o processo nos mínimos detalhes. Caso não saibam por onde iniciar, não se preocupem! Compartilhamos, nos tópicos seguintes, as principais dicas para que o acompanhamento das despesas do projeto ocorra de forma eficaz. Não deixem de conferir!

Estratégias e dicas para o acompanhamento das despesas do projeto

Depois de compreenderem a importância de controlar os custos e as despesas, chegou a hora de saberem como colocar os princípios-chave em prática. Selecionamos as 8 dicas mais importantes para se chegar lá. Prontos para checar?   

1. Adote um software de rastreamento de despesas do projeto

Você não poderá realizar um bom rastreamento de despesas do projeto se não contar com um software de gerenciamento para coletar os dados e identificar a origem dos gastos – sabendo para onde está indo o seu dinheiro.

Para aquelas equipes que preferem soluções mais dinâmicas e inteligentes, ao invés de uma planilha simples que pode ser perdida ao longo do tempo, é interessante desbravar uma interface de qualidade como o Bitrix24. Através do seu sistema único, os times podem ter um gerenciamento eficiente dos seus custos e controlar as despesas e o próprio projeto em apenas um lugar.

2. Atue com um orçamento pré-aprovado

Como você poderá manter o acompanhamento das despesas do projeto para saber se está tudo certo sem ter ideia sobre o limite de gastos? Antes do controle em si, crie um orçamento, compartilhe-o com os envolvidos e tenha uma aprovação por parte dos responsáveis antes de iniciar o trabalho.

No orçamento, considere os custos fixos, variáveis, diretos e indiretos e trabalhe sempre com uma margem de segurança (e não com os cenários mais otimistas) para que os imprevistos não atrapalhem o seu workflow. Lembre-se de sempre olhar para o escopo ao definir o orçamento ideal, pensando sobre cada etapa do trabalho.

Acompanhando o orçamento do projeto, você e a sua equipe terão um guia para saber se as coisas (em termos de custos) estão saindo conforme o esperado.

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3. Tenha os itens e as atividades do projeto bem detalhadas

As organizações até podem ter acesso a um excelente sistema de rastreamento de despesas do projeto, mas se as etapas prévias ao controle de custos não tiverem sido realizadas (de forma satisfatória), o projeto pode ir ao fracasso.

Por isso, antes mesmo de pensar em acompanhar as despesas em si, preocupe-se em planejar o gerenciamento e estimar os custos (item a item) – além de determinar o orçamento aprovado, claro (o que já citamos anteriormente).

Crie uma lista com todas as tarefas que precisam ser realizadas ao longo do projeto e o custo envolvido/orçamento aprovado para cada uma delas. É importante que todos os recursos essenciais estejam presentes, evitando esquecer detalhes que possam comprometer o sucesso do trabalho. 

Assim, identifique todos os itens do orçamento para avaliar os seus custos detalhadamente. Caso seja possível separá-los por etapa ou departamento, ainda melhor – já que todo o processo ficará mais organizado.

4. Trabalhe com o acompanhamento das despesas do projeto on-line

Quem já está há algum tempo no mercado de trabalho deve se lembrar daqueles livros de fluxos de caixa que eram utilizados por diversas empresas. Hoje em dia, não há mais espaço (tanto físico quanto intelectual) para ficar acompanhando o orçamento do projeto com papel e caneta.

Neste caso, além de atuar com um software de rastreamento de despesas do projeto, é importantíssimo que o programa escolhido esteja disponível em versões on-line. Tal conduta já não se trata de luxo – mas sim da necessidade real de ter acesso ao plano de gestão do projeto a partir de qualquer lugar.

Imagine que os seus colaboradores estão fora e precisam documentar os gastos durante uma viagem corporativa. Eles terão que esperar o retorno para a empresa para registrar todos os detalhes? Certamente, não é uma alternativa viável.

Portanto, ao escolher o sistema ideal, dê preferência para as soluções modernas e on-line. Novamente, pode ser altamente viável utilizar o Bitrix24, já que o acesso ao acompanhamento das despesas do projeto pode ser realizado até via aplicativo móvel – para celulares e tablets. O que é muito bem-vindo! 

5. Selecione um responsável para cuidar das despesas

No processo de gestão de custos, não adianta apenas ter um sistema e um orçamento pré-determinado. Defina um colaborador encarregado de supervisionar todo o trajeto e garantir que as despesas estejam devidamente rastreadas.

Este funcionário precisa ser de confiança e com um olhar atento aos detalhes. Além de ter uma boa compreensão do projeto, do seu escopo e do limite de gastos previamente aprovado, ele deve estar pronto para sinalizar os problemas quando os custos do projeto excederem o que foi previamente acordado. Ou, ainda, caso sinta que algo pode dar errado.

Quanto maior for a sua capacidade de escolher o profissional ideal para esta função, maiores serão os efeitos positivos sobre o projeto – a curto e a longo prazo. Portanto, pense com cautela ao estabelecer o melhor profissional.

6. Eduque os colaboradores para atualizarem os dados sobre os custos em tempo real

Assim que uma despesa for realizada, ela deve ser computada (quanto antes possível) no sistema da empresa. Afinal de contas, a organização necessita ter a visão dos gastos reais – de modo a manter um controle impecável.

Por isso, mostre aos membros do time qual é a importância de informar os gastos de forma instantânea e os treine para utilizarem a plataforma de gerenciamento de custos escolhida. Mais uma vez, lembre-se de que o software utilizado para tal deve ser moderno a ponto de incluir atualizações em tempo real. De preferência, por dispositivos móveis (permitindo o acesso rápido e simplificado). Sem dúvidas, será de grande ajuda para o seu processo de acompanhamento das despesas do projeto.

A mesma ideia é válida para os entregáveis, já que as atualizações ao vivo permitirão que os gerentes tenham um maior controle do workflow e do progresso do trabalho como um todo. Vale a dica! 

7. Mantenha o controle paralelo ao orçamento e ao escopo

É comum que as alterações de escopo e de orçamento (mesmo que breves) possam surgir durante a realização de um projeto. Portanto, o ideal é que o responsável monitore frequentemente o orçamento e as contratações, por exemplo, vendo se há alguma atualização que possa influenciar sobre os gastos.

Seja em projetos curtos ou longos, até mesmo as pequenas mudanças, quando somadas, podem comprometer o equilíbrio financeiro, requerendo atenção redobrada.

Se for preciso, o colaborador responsável deve estar pronto para discutir com os outros colegas sobre o uso de recursos. Afinal, um sobrecusto excessivo pode até levar ao fracasso do trabalho. Permaneçam atentos! 

8. Comunique os custos à equipe e gere a conscientização

A última dica, mas não menos relevante, é comunicar aos membros do time quais são os custos aprovados por setor, atividade ou estágio. Mesmo que tal preocupação não reflita, diretamente, sobre o acompanhamento das despesas do projeto, ela servirá como um auxílio para que os sobrecustos sejam evitados – poupando o estresse e prejuízos sérios para o trabalho.

Com a clara noção do que é bem-vindo (ou não) em termos de despesas, os funcionários poderão ter uma maior responsabilidade com os seus gastos – sobretudo se estiverem dispostos e motivados a dar o seu melhor em prol de objetivos comuns. Incentive para que eles se comprometam a cumprir com as expectativas, somando benefícios para todos os lados!

Além disso, a equipe responsável pelo controle também poderá atuar com algumas ferramentas aliadas para mensurar se os custos estipulados estão sendo respeitados. Quer um exemplo?

Imagine que você está lidando com um projeto em que as cobranças dos terceirizados são pagas por hora de trabalho. Neste caso, atuar com ferramentas de monitoramento de carga horária poderá ajudá-lo(a) a rastrear o tempo gasto com as tarefas, gerando um maior controle sobre os seus custos. Além, claro, de servir como uma poderosa estimativa para as atividades futuras.

Conclusão

Embora a definição e a aprovação dos custos sejam partes essenciais do gerenciamento, é preciso manter o acompanhamento das despesas do projeto para garantir uma finalização bem-sucedida.

Assim, é importante que, desde o início, a equipe mantenha o rastreamento das despesas, comparando, constantemente, com o escopo original, as atualizações e o orçamento aprovado para o projeto. Garantindo, então, que os custos correspondam ao esperado.

Além de conscientizar a sua equipe sobre a importância de se manter no orçamento e de informar qualquer gasto em tempo real, é essencial adotar o uso de um software de gestão eficiente para que todo o processo esteja controlado.

Interfaces ricas em ferramentas, como o Bitrix24, contribuem com uma série de funcionalidades que apoiam a gestão de custos, incluindo: monitoramento de carga de trabalho, geração de relatórios, compartilhamento de arquivos, aprovação de documentos, recursos de análise, meios comunicativos entre a equipe e muito mais.

Além de ser 100% inteligente e incluir até versões móveis, que os acompanham em qualquer lugar. Vale a pena explorar!

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