Manter-se produtivo é o foco, dada a imensidão de tarefas a cumprir que assolam a sociedade moderna – seja na esfera pessoal ou profissional. Para resolver tudo, é preciso ir além de ter tempo disponível – mas, sobretudo, saber como gerenciar o seu calendário semanal e encaixar todas as prioridades.
Se você não sabe por onde começar e está em busca de insights, fique com este artigo – que explora dicas infalíveis para ganhar produtividade e saber como organizar a agenda da semana.
Perguntas frequentes
Como faço para priorizar as tarefas ao criar uma programação de calendário semanal?
Para priorizar as tarefas ao criar uma programação de calendário semanal, use a Matriz de Urgência e Importância (Matriz de Eisenhower) que considera ambos os fatores – a partir de quadrantes – para priorizar as tarefas e os projetos.
Como eu posso permanecer consistente com o meu calendário de programação semanal?
Para se manter consistente com o seu calendário de programação semanal:
- Monte a sua agenda sempre focando no propósito;
- Agrupe as tarefas por relevância;
- Abra um espaço para a flexibilidade;
- Evite as distrações;
- Agende as tarefas mais complexas para os dias em que possui mais energia;
- Torne os agendamentos parte da sua rotina;
- Use um planejador de agenda usual e que se encaixe nas suas necessidades;
- Cheque os seus compromissos frequentemente.
Como eu posso criar uma programação de calendário semanal que permita flexibilidade?
Você pode criar uma programação de calendário semanal que permita flexibilidade ao:
- Estabelecer prioridades semanais;
- Criar uma rotina sazonal;
- Reservar blocos de tempo para resolver tarefas imprevistas todos os dias;
- Agrupar tarefas semelhantes no mesmo dia;
- Deixar espaços vazios no seu calendário;
- Delegar algumas tarefas.
Como eu posso melhorar as minhas habilidades de gerenciamento de tempo usando um calendário de programação semanal?
Você pode melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo usando um calendário de programação semanal ao:
- Determinar as suas metas e objetivos com antecedência;
- Adotar o pré-planejamento – com diferentes abordagens;
- Estabelecer prazos para os seus afazeres;
- Agendar apenas os encontros realmente necessários;
- Tirar as ideias e os compromissos da sua mente – levando ao papel ou a um programa especializado.
Como eu posso incorporar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal na minha programação semanal de calendário?
Para incorporar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal na programação semanal de calendário:
- Avalie as prioridades pessoais;
- Dedique tempo aos aspectos pessoais no agendamento semanal, bem como ao descanso e cuidado com a saúde física e mental;
- Inicie o dia com uma lista de tarefas prática – dividida em prioridades;
- Gerencie o tempo com a ajuda da tecnologia.
- Seja consistente com a sua rotina.
Ganhe produtividade e organize o calendário semanal com estas dicas
Se você quer saber como organizar o seu calendário semanal para satisfazer todas as suas demandas diárias, aumentar o desempenho pessoal e manter o equilíbrio com a vida particular, não há mais com o que se preocupar. Você vai perceber que, através dos hacks de produtividade, planejar a sua agenda semanal com antecedência pode te trazer muitos benefícios, inclusive ao surgirem mudanças e imprevistos. Confira em detalhes!
1. Defina as metas para cada semana
Para ter um cronograma semanal efetivo, deve-se estabelecer, previamente, quais são as suas metas e objetivos para aquela semana. O que deve ser concretizado para que este período termine como bem-sucedido? Quais são os compromissos que você já deve ter em mente?
No final de semana anterior – ou ao menos no domingo que precede a semana que está planejando, anote em um papel ou no seu planejador de tarefas quais são os propósitos atuais, considerando as metas visadas e só depois disso parta para uma organização definitiva do que fazer a cada dia.
A questão é que sempre terá uma lista de coisas a cumprir. Mas se você não a fizer a partir de propósito, ficará cada vez mais difícil ser produtivo e ter bons resultados.
2. Divida o seu cronograma semanal criando listas de tarefas
Está buscando hacks de produtividade que podem tornar a sua rotina mais fluida, produtiva e efetiva? Então experimente iniciar o seu gerenciamento semanal de tempo a partir de checklists de tarefas do que precisa ser efetuado a cada dia. Tome nota dos entregáveis que devem ser realizados, dividindo-os entre aqueles que são de baixa, média e alta prioridade – e se direcionando a partir de tal preferência.
Monitorar os afazeres diariamente é uma das chaves para manter o seu calendário semanal organizado, se certificando de que está cumprindo com as suas tarefas dia após dia – e evitando o acúmulo de pendências que podem comprometer a sua produtividade. Sem contar que, agindo de tal maneira, você ainda fica o mais longe possível da procrastinação, estando cada vez mais perto dos resultados desejados.
No final de cada dia de trabalho, verifique tudo aquilo que foi concretizado e revise a lista de tarefas para o dia seguinte – certificando-se, assim, de manter a otimização semanal da agenda. Por sorte, hoje em dia, tudo isso pode ser feito através de poucos cliques – até mesmo da tela do seu celular.
Use um planejador para a organização semanal virtual, como o Bitrix24, e acesse checklists de tarefas, calendários integrados e ferramentas que estimulam a produtividade e a gestão de tempo em apenas um lugar!
3. Escolha os dias ideais para cada tipo de tarefa
Um cronograma semanal efetivo não é construído de forma impensada – muito pelo contrário. Segundo especialistas em gestão de tempo, escolher os melhores dias para realizar determinadas tarefas contribui – e muito – para a otimização semanal da agenda.
Desta forma, monte o seu calendário semanal pensando nos dias mais e menos produtivos – e no tipo de tarefa que vale a pena ser executada em cada um destes períodos. Coloque o autoconhecimento em prática para descobrir o que mais funciona para si.
Pense no seguinte exemplo:
- Quando é o seu ponto alto de produtividade? No meio da semana? Então reserve tais dias para realizar as demandas que precisam de mais foco e cuidado.
- Em contrapartida, nos dias menos produtivos, deixe para resolver pendências rápidas e atividades de baixo impacto.
Normalmente, ao menos para a maioria das pessoas, os compromissos sociais – como as reuniões – tendem a se encaixar mais no fim da semana. Como na quinta e na sexta-feira, por exemplo, enquanto o meio da semana é o foco da produtividade. Mas, logicamente, tudo varia caso a caso – e você mesmo deve pensar em um cronograma de calendário semanal condizente com as suas realidades e a sua preferência.
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4. Não deixe os planos semanais apenas na memória
Um dos maiores erros de diversos indivíduos é manter tudo o que é relevante apenas em sua mente. Ainda que a sua memória seja excelente, tal comportamento pode contribuir para o esgotamento a longo prazo – além de ter a capacidade de comprometer a sua produtividade com devaneios e preocupações frequentes.
Portanto, tire a organização do calendário semanal da sua mente e a leve para o digital, ganhando vantagens consideráveis – que antes eram nem sequer imagináveis. Ao usar um software de gestão de calendário, por exemplo, você não apenas visualiza a agenda em tempo real, como também programa lembretes, cria calendários compartilhados com outras pessoas do trabalho ou da família e ainda emite relatórios eficientes para se manter sempre no controle.
Nunca foi tão fácil criar eventos, agendar compromissos e ter uma sincronização com diversos calendários ao vivo. Portanto, tenha como uma das técnicas de agendamento pessoal andar com tal programação ativa em seu celular e ir atualizando o calendário assim que um novo evento surgir.
5. Segmente a sua semana e os seus dias em blocos de trabalho
Existem várias maneiras interessantes de programar o seu calendário semanal – e a divisão em blocos de trabalho é uma delas, que pode apresentar excelentes resultados. A ideia por trás de tal conceito é simples de entender – basicamente, você deve dividir o seu expediente em três blocos, sendo eles:
- Blocos de trabalho concentrado: que requerem maior atenção plena e trabalho direcionado;
- Blocos de trabalho administrativo: que envolvem atividades gerenciais, como o pagamento de contas, a organização de documentos e a resposta de mensagens;
- Blocos para atividades leves e descanso: como ter uma pausa para esfriar a cabeça e tomar um café ou realizar uma leitura mais descompromissada.
Ao gerar o seu calendário com a programação semanal pensada de tal maneira, torna-se mais fácil programar a sua rotina de maneira satisfatória para todas as ênfases, a fim de ser produtivo e colher bons frutos do seu trabalho a partir deste calendário semanal – o que pode ser aplicado, igualmente, na esfera pessoal e de estudos.
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6. Programe-se para ir trabalhar com antecedência
O simples fato de ir ao trabalho já pode tomar muito tempo, o que poderia ser melhor aproveitado durante a semana. Por isso, dentre as dicas de planejamento semanal, está a seguinte: deixe um espaço no seu calendário semanal para, em cada dia, preparar o dia seguinte.
Você vai perceber que tem coisas que podem ser preparadas na semana anterior, como o cardápio com as refeições dos dias ou a roupa em que utilizará no trabalho. Por mais ingênuo que isso possa parecer, a redução de tal agitação colabora para a produtividade como um todo – aumentando a sua motivação e somando pontos para a organização semanal. Desta forma, poderá libertar a sua mente e também dedicar tempo a outros assuntos importantes.
Ainda que você decida atuar em homeoffice, várias dicas são igualmente válidas ao pensar no seu cronograma semanal. Portanto, organize a mesa de trabalho no dia prévio e garanta que a rotina posterior comece da melhor forma possível – afinal, todo o cuidado é bem-vindo para a saúde mental e bem-estar, ainda que se trabalhe sem sair de casa.
7. Agende apenas as reuniões necessárias a cada semana
Participar de encontros a todo o momento pode comprometer seriamente a organização do calendário semanal. Portanto, o ideal é que, quando estiver levando em conta o agendamento de compromissos, faça-o apenas para reuniões que realmente são importantes.
Evite dedicar momentos preciosos do seu dia para conversas que não contribuirão rumo aos seus objetivos e só esgotam as suas energias. Antes mesmo de dizer "sim" para uma participação, ainda que seja virtual, pondere a sua relevância, verificando se o investimento de tempo no seu cronograma de calendário semanal é justificado.
Dentre as dicas de gerenciamento de tempo, ainda, tente sempre compartilhar com os participantes um guia prévio caso tenha agendado uma reunião. Direcione-os sobre o que será falado no encontro e compartilhe o calendário com a programação semanal com antecedência para evitar devaneios, economizar tempo e ir direto ao ponto, ganhando eficiência. E, se possível, reserve um dia apenas para os encontros – evitando direcionar tamanha energia aos demais dias.
8. Reserve alguns horários para gerenciar os imprevistos
Uma das grandes dicas de planejamento semanal envolve o seguinte: ao tentar organizar a sua rotina laboral, considere os imprevistos. Por mais que haja a tentativa de fugir, a realidade é que uma ou outra intercorrência sempre aparecerá na sua agenda.
Portanto, ao pensar no seu gerenciamento semanal de tempo, reserve alguns horários vagos – ou janelas de tempo entre os seus compromissos – para lidar com tais eventos imprevisíveis e tente agir com resiliência para que isto não te gere ansiedade, estresse e comprometa a sua produtividade. Quer se esteja falando de uma adversidade no trabalho ou mesmo uma urgência pessoal familiar.
Preparar-se, tendo um pouco de flexibilidade, é o cerne para evitar que situações incontroláveis arruínem a sua organização prévia. Assim, inclua tais horários em seu planejador de organização semanal.
Cabe a cada um encontrar as suas próprias técnicas de agendamento pessoal, no entanto, certamente, tais dicas de gerenciamento de tempo podem te ajudar a estabelecer um calendário semanal concreto, que funcione de verdade e colabore no momento de atingir feitos cada vez melhores a longo prazo.
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Após conferir estas dicas infalíveis, nada melhor do que seguir para a prática e programar a sua semana visando o sucesso. A boa notícia é que, com o Bitrix24, isso é algo totalmente possível!
Com poucos cliques e comandos, programe o calendário da semana toda, compartilhe com pessoas de interesse, ative lembretes, gerencie o seu tempo – tendo o controle fino da carga horária – e tire da mente todos os afazeres, somando produtividade.
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