8 Estratégias para Eficiência nos Fluxos de Trabalho da Sua Equipe

Qualquer gerente deseja atingir o máximo de eficiência nos fluxos de trabalho, já que isso terá um impacto direto em praticamente todos os procedimentos existentes. Para atingir isso, é preciso analisar e aplicar várias estratégias voltadas a isso.

Nesse sentido, o artigo abaixo traz 8 técnicas de melhoria da produtividade da equipe. Isso inclui desde como medir a eficiência do fluxo de trabalho em cada etapa, até como pôr em prática qualquer mudança necessária. Continue lendo para sшьaber mais.

Estratégias para eficiência nos fluxos de trabalho: o que fazer para maximizar a produtividade?

Antes de nos aprofundarmos em estratégias e dicas para melhorar o fluxo de trabalho da sua organização, vale a pena saber o que esse conceito significa.

Dessa maneira, um fluxo de trabalho é uma série definida de tarefas ou operações realizadas por indivíduos, ou sistemas, para alcançar um resultado específico. Ele estabelece a ordem dos processos, as responsabilidades e as ferramentas ou informações necessárias para fazer a transição de uma tarefa do início à conclusão. Os fluxos de trabalho são projetados para agilizar e automatizar tarefas repetitivas, garantindo eficiência e consistência na execução de atividades dentro de uma organização.

Para criar ou evoluir fluxos de trabalho eficientes, os gestores precisam conhecer a fundo cada uma das etapas, além da própria cultura interna. Mas quais resultados podem ser alcançados ao aplicar melhores práticas para eficiência da equipe? Segundo especialistas, estas são algumas consequências:

• Economia geral em recursos financeiros e humanos, além de diminuir o tempo gasto até atingir determinado esforço;

• Priorização correta das etapas e procedimentos mais importantes;

• Antecipação e diminuição de falhas;

• Produtividade e qualidade acrescida notavelmente.

Esses são apenas motivos gerais para buscar aumentar a eficiência nos fluxos de trabalho. De forma geral, toda empresa se beneficiará ao melhorar sua cultura de produção. Por isso, leia com atenção as 8 estratégias mostradas a seguir.

1. Analise sua empresa em busca de dados para melhorar o fluxo de trabalho

O passo inicial para quem deseja eficiência nos fluxos de trabalho é entender com profundidade o ciclo de produção. Avaliar cada um dos procedimentos, coletar métricas sólidas e reunir qualquer documentação utilizada pela equipe deve ser feito logo no começo. Com isso, é possível ter uma base de dados para tomar decisões de forma acertada, sabendo onde o fluxo funciona corretamente e onde precisa melhorar.

Também é interessante avaliar como os colaboradores, recursos financeiros e outros materiais necessários são utilizados. Algum setor tem um custo muito maior que o restante? Ou a distribuição de colaboradores está desequilibrada?

Para uma melhor visualização e avaliação das informações obtidas, considere utilizar uma representação visual. Afinal, se o seu objetivo é entender o fluxo de trabalho, criar um fluxo a partir de gráficos pode dar percepções mais avançadas. Inclua informações variadas na representação gráfica, proporções e outros detalhes. Isso mostrará onde a produtividade costuma ser maior e onde o trabalho costuma levar mais tempo ou recursos até ser concluído.

Com uma boa pesquisa, é possível ter mais confiança nas mudanças que serão feitas. Praticamente qualquer técnica para ter eficiência nos fluxos de trabalho utiliza ao menos algum nível de avaliação. Por fim, ainda é possível aproveitar os dados obtidos em outras ações e setores.

2. Compare a relação entre custos e resultados

Muitas vezes, a eficiência nos fluxos de trabalho não se limita ao tempo ou a produtividade de cada colaborador, mas também abrangem a proporção entre recursos investidos e resultados obtidos.

Por exemplo, um serviço considerado vital para o faturamento da empresa pode receber mais recursos do que outros. Todavia, outros serviços e produtos, mesmo considerados secundários ou auxiliares, também devem receber suporte o suficiente para funcionarem sem problema.

Na verdade, esse é um dos desafios necessários para manter fluxos de trabalho eficientes: equilibrar a divisão de recursos. Limites são úteis no sentido oposto: impedir que uma única etapa ou procedimento tenha despesas tão altas que atrapalhem o restante.

Claro, é preciso dar uma certa flexibilidade ao alocar recursos. Imprevistos podem ocorrer a qualquer momento, sendo preciso ter uma margem para manter tudo fluindo sem obstáculos. Gestores atentos podem aproveitar estas margens e direcionar valores não utilizados em determinada área para outra parte do fluxo com maiores necessidades.

3. Delegue funções e atribua responsabilidades para ter mais eficiência nos fluxos de trabalho

O acúmulo de responsabilidades pode ter um impacto na eficiência dos fluxos de trabalho. Mesmo um profissional com habilidades amplas e em diferentes áreas ainda terá um limite de tarefas feitas simultaneamente. Por isso, delegar funções e atividades da forma correta fará muita diferença para o ciclo de produção da sua empresa.

Para fazer isso da forma certa, é preciso conhecer as competências de cada membro da equipe. Tendo noção disso, designar corretamente cada um para partes específicas do fluxo de trabalho será mais simples.

Uma ferramenta muito útil tanto para avaliar, como para delegar tarefas e atividades, é o sistema de gerenciamento de projetos do Bitrix24. Ele permite que o gestor acompanhe muitas informações distintas simultaneamente, além de controlar e ajustar cada procedimento em tempo real.

Lembre-se sempre de respeitar as limitações de cada um, aplicando uma carga saudável de responsabilidades. Isso inclui você e outros membros da gestão, que também devem dividir as tarefas conforme as habilidades, competências e disponibilidade individuais.

4. Utilize ferramentas confiáveis para a otimização de fluxos de trabalho

Grande parte da otimização de fluxos de trabalho envolve a utilização de ferramentas específicas para gerir cada aspecto de forma individual e conjunta. Mas o que define um bom sistema de gestão de tarefas?

Primeiramente, uma ferramenta de qualidade, como o sistema de produtividade do Bitrix24, vai diminuir o tempo utilizado em tarefas repetitivas e protocolares. Por exemplo, registro de tempo, criação de relatórios, organização de atividades pendentes e finalizadas, dentre outros.

Um setor altamente beneficiado com a diminuição de tais processos é o de recursos humanos. Nele, o fluxo de trabalho envolve questões como documentar pagamentos, cartões de pontos e assim por diante.

Outro recurso útil disponível para diferentes usos no Bitrix24 é a automatização. Poder definir lembretes, aprovações e outros procedimentos para o funcionamento automático permitirá que o fluxo de trabalho flua da melhor maneira.

Como adicional, é preciso enfatizar que o sistema permite acompanhar todas as etapas do ciclo de produção de forma contínua. Com várias ferramentas integradas numa única interface, é possível gerir de forma centralizada e sem distrações de outros meios.

5. Estabeleça uma cadeia de prioridades para cada atividade

Nem toda etapa possui o mesmo nível de urgência ou prazos tão apertados. Além disso, algumas tarefas são muito mais rápidas do que outras, ou apenas exigem uma parte mínima do orçamento geral. Ter essas informações permitirá saber o que deve ser priorizado e onde aplicar estratégias para melhorar a eficiência.

Grande parte do trabalho do gestor é não apenas priorizar algumas atividades, mas também descartar aquelas que não possuem importância. Por exemplo, o fluxo de trabalho pode ser impactado negativamente por um procedimento que até possui uma certa utilidade, mas que pode ser descartado em prol do resultado final.

Ademais, um gestor deve garantir que as etapas mais importantes do fluxo de trabalho sejam cumpridas. O restante com certeza deve receber atenção, mas atingir o resultado principal deve ser o maior objetivo, já que muitas vezes toda a produção existe por conta dele.

6. Otimize a comunicação interna para aumentar a eficiência da equipe

Muitos profissionais analisam o fluxo de trabalho da sua empresa e notam que vários gargalos surgem por falta de comunicação eficiente. Ou seja, informações são retidas em certo ponto, notificações são feitas com atraso ou até um mesmo procedimento passa por retrabalho desnecessário.

Para resolver tudo isso, é preciso garantir que todos os colaboradores tenham canais de comunicação intuitivos e práticos. Eles devem permitir o contato tanto entre várias partes de uma só vez, ou apenas individualmente. Também, recursos como chamadas de vídeo ou troca de documentos podem diminuir notavelmente o número de interações.

A integração do sistema de comunicação com outras ferramentas é outro diferencial. Conseguir conferir a gravação de uma reunião ou a conversa registrada no chat durante a conferência é proveitoso em vários momentos.

Claro, a questão da otimização envolve um fator que poucos consideram: minimizar interrupções. Para atingir isso, é preciso responder perguntas como: este tema necessita de uma reunião ou apenas de um e-mail? Quantos colaboradores precisam estar presentes? Quais são as prioridades da pauta? Tenha mais eficiência nos fluxos de trabalho ao retirar seus funcionários do ciclo de produção o mínimo possível de vezes.

7. Mantenha sua equipe sempre atualizada e pronta para fluxos de trabalho eficientes

Um colaborador que sabe tirar o máximo proveito de cada ferramenta será muito mais produtivo e contribuirá para a otimização de fluxos de trabalho. Nesse sentido, invista em atualizações de vários tipos para sua equipe, com frequência e acessibilidade.

Isso inclui manuais e materiais que auxiliem na organização de tarefas, priorização de atividades e até na comunicação com clientes ou colegas. Ou seja, trazendo as estratégias citadas anteriormente para toda a equipe, não apenas retendo na gestão. Os próprios gerentes ou colaboradores mais experientes podem ser responsáveis por criar e atualizar tais manuais, trazendo instruções claras sobre como o fluxo de trabalho da organização funciona.

Já sobre as ferramentas, é útil aplicar treinamentos mais profundos ao adotar um novo sistema. Após isso, atualizações periódicas, com pequenas quantidades de informações específicas, já serão suficientes para manter todos afiados.

Por fim, incentive que todos fiquem atentos às novidades tanto do segmento de trabalho, como do mercado em geral. Afinal, todos devem estar atentos às técnicas para melhorar a eficiência do trabalho em equipe.

8. Aplique técnicas já existentes para agilizar os fluxos de trabalho

Especialistas em fluxo de trabalho e produtividade podem lhe dar excelentes estratégias de gerenciamento de equipe eficaz. Dois métodos específicos se destacam: Scrum e Kanban.

A primeira, Scrum, é descrita como uma estrutura ágil de colaboração em equipe. Basicamente, envolve dividir uma tarefa maior em atividades menores, batendo metas rápidas em bem menos tempo. É útil principalmente para alinhar os esforços com frequência, com pequenas reuniões a cada “sprint”, ou ciclos de trabalho.

Já o Kanban traduz o fluxo de trabalho para uma representação gráfica dividida entre colunas e com cada tarefa representada por células. Surgindo inicialmente no mundo analógico a partir de quadros e papéis, migrou para o mundo digital com sistemas como o Bitrix24, que oferece uma ferramenta baseada no método. Essas abordagens ajudam as equipes a detectar gargalos rapidamente e a tomar decisões ágeis, levando a uma melhor adaptação às novas demandas.

Melhorar a eficiência do fluxo de trabalho é possível

Uma empresa que alcança eficiência nos fluxos de trabalho pode atingir seus resultados com muito mais agilidade e muito menos custos. Isso é possível ao saber o que deve ser priorizado, ter boas estratégias de comunicação e até aplicar métodos já existentes para aumento da produtividade.

Perguntas frequentes

Como criar um fluxo de trabalho eficiente?

Para criar um fluxo de trabalho eficiente, aplique as seguintes estratégias em sua organização:

• Analise sua empresa em busca de dados para melhorar o fluxo de trabalho;

• Delegue funções e atribua responsabilidades para ter mais eficiência nos fluxos de trabalho;

• Compare a relação entre custos e resultados;

• Utilize ferramentas confiáveis para a otimização de fluxos de trabalho;

• Estabeleça uma cadeia de prioridades para cada atividade;

• Otimize a comunicação interna para aumentar a eficiência da equipe;

• Mantenha sua equipe sempre atualizada;

• Aplique técnicas já existentes para agilizar os fluxos de trabalho

Como a tecnologia pode auxiliar na melhoria da eficiência do fluxo de trabalho em equipes?

A tecnologia pode auxiliar na melhoria da eficiência do fluxo de trabalho em equipes ao otimizar cada etapa necessária. Isso resultará em menos tempo e recursos utilizados até atingir o resultado. Além disso, permitirá uma maior colaboração entre cada profissional e um sistema mais eficiente para planejamento e gestão de tarefas.

Quais são os desafios comuns enfrentados ao tentar melhorar a eficiência da equipe?

Os desafios comuns enfrentados ao tentar melhorar a eficiência da equipe são estes:

• Ferramentas que não são integradas entre si;

• Não há uma comunicação eficaz entre os colaboradores;

• Desequilíbrio entre as funções de cada profissional;

• Falta de avaliação e coleta de dados em cada etapa do fluxo;

• Cadeia de prioridades não é mantida durante cada procedimento;

• Funcionários despreparados para lidar com cada tarefa;

• Práticas de trabalho desalinhadas com ferramentas e recursos disponíveis;

• Insuficiência de recursos humanos, financeiros ou tecnológicos.